COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE DE BRUXELLES-CAPITALE

16 NOVEMBRE 2023. - Arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales

Le Collège réuni de la Commission communautaire commune, Vu l' ordonnance du 23 mars 2017Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/03/2017 pub. 12/04/2017 numac 2017011416 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance portant création de l'Office bicommunautaire de la santé fermer portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales, article 9, § 10 ;

Vu l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune de Bruxelles-Capitale du 12 novembre 2020 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales ;

Vu l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 22 juillet 2022 portant approbation de la modification du règlement d'ordre intérieur du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales ;

Vu la décision du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales du 22 septembre 2023 ;

Sur la proposition des Membres du Collège réuni, en charge de l'Action sociale et de la Santé et des Membres du Collège réuni en charge des Prestations familiales et de la Fonction publique;

Après délibération, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.L'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune de Bruxelles-Capitale du 12 novembre 2020 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales est abrogé.

Art. 3.L'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 22 juillet 2022 portant approbation de la modification du règlement d'ordre intérieur du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales est abrogé.

Art. 4.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Art. 5.Le Membres du Collège réuni, ayant les Prestations familiales, la Fonction publique, l'Action sociale et la Santé dans leurs attributions, sont chargés de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 16 novembre 2023.

Pour le Collège réuni : Les Membres du Collège réuni en charge des Prestations familiales, du Budget, de la Fonction publique et des Relations extérieures, B. CLERFAYT Les Membres du Collège réuni en charge de l'Action sociale et de la Santé, A. MARON

Annexe Annexe à l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 16 novembre 2023 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales Règlement d'ordre intérieur du Comité général de gestion d'Iriscare Pour l'application du présent règlement d'ordre intérieur, il convient d'entendre par : 1) ordonnance : l' ordonnance du 23 mars 2017Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/03/2017 pub. 12/04/2017 numac 2017011416 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance portant création de l'Office bicommunautaire de la santé fermer portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales ;2) membres : les membres visés à l'article 9, § 1er, de l'ordonnance ;3) représentants du Collège réuni : les cinq représentants du Collège réuni visés à l'article 10, § 1, e), de l'ordonnance ;4) commissaires : les commissaires du Collège réuni visés à l'article 39 de l'ordonnance. CHAPITRE 1er. - Réunions

Article 1er.Le Comité se réunit chaque mois, sauf durant le mois d'août, sur convocation de son président.

Il se réunit, toutefois, chaque fois que l'exercice de ses missions l'exige.

Le Comité peut également être convoqué sur demande du Collège réuni, du fonctionnaire dirigeant ou de deux membres effectifs ayant voix délibérative sur le point à porter sur l'ordre du jour de la réunion à tenir.

La demande de convocation est adressée par écrit au président ou introduite en séance et contient les points à inscrire à l'ordre du jour.

Le Comité se réunit au siège de l'Office. Dans des cas exceptionnels, le Comité peut être convoqué à un autre endroit.

Les réunions du Comité se tiennent en présentiel. Toutefois, les membres, les représentants du Collège réuni, les commissaires et, le cas échéant, le fonctionnaire dirigeant des Services du Collège réuni ou son délégué, se trouvant dans l'impossibilité de rejoindre le siège de l'Office peuvent se connecter à distance.

Art. 2.Le fonctionnaire dirigeant, en concertation avec le président, fixe la date des séances.

Lorsque la convocation est demandée en exécution de l'article 1er, alinéa 3, la réunion doit avoir lieu dans les quinze jours calendrier de la demande, sauf accord du ou des demandeur(s) sur une date ultérieure.

Art. 3.L'ordre du jour est établi par le fonctionnaire dirigeant, en concertation avec le président, compte tenu, notamment, de demandes d'inscription de points formulées par un ou plusieurs membres.

Il est envoyé aux membres, ainsi que tous les documents se rapportant à l'ordre du jour, au moins cinq jours calendrier avant la date de la réunion.

Les représentants du Collège réuni, les commissaires et le fonctionnaire dirigeant des Services du Collège réuni ou son délégué reçoivent systématiquement l'ordre du jour et les documents se rapportant à celui-ci et sont invités à toutes les réunions du Comité.

Art. 4.Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent être examinées. Toutefois, le Comité, à l'unanimité, peut décider d'examiner séance tenante toute autre question ne figurant pas à l'ordre du jour.

L'examen d'une question inscrite à l'ordre du jour est ajourné à la réunion suivante lorsque le président, un commissaire, le fonctionnaire dirigeant ou deux membres au moins, ayant voix délibérative sur le point à reporter, le demandent, en séance ou par écrit avant la réunion.

L'examen d'une question ne peut toutefois être ajourné à deux reprises ou être renvoyé à une date ultérieure ou indéterminée qu'avec l'accord du Comité. En cas de convocation d'urgence, l'ajournement ne peut être prononcé qu'à l'unanimité des membres présents.

Art. 5.Lorsque le président est empêché, les prérogatives qui lui sont attribuées par le présent chapitre sont exercées par le vice-président ou, en cas d'empêchement concomitant de ce dernier, par le fonctionnaire dirigeant. CHAPITRE 2. - Quorum, délibérations et prise de décisions, avis ou propositions

Art. 6.En séance, le Comité ne délibère valablement sur un point de l'ordre du jour que si la moitié au moins des membres de chaque banc, ayant voix délibérative sur ce point, est présente, soit au siège de l'Office, soit via une connexion à distance.

Le membre effectif qui ne peut être présent à une séance, soit au siège de l'Office, soit via une connexion à distance, peut se faire remplacer par un membre suppléant appartenant au même banc. Il communique au secrétariat du Comité et aux autres membres appartenant au même banc le nom de son/sa remplaçant/e.

Une liste de présence signée par les membres et/ou les présences relevées par l'Office pour les membres participant à la séance via une connexion à distance atteste(nt) que le quorum requis est atteint.

Lorsque ce quorum n'est pas atteint, le Comité peut cependant examiner les questions portées à l'ordre du jour mais il ne s'agira pas d'une délibération pouvant donner lieu à une prise de décision.

Art. 7.En séance, le vote est exprimé : - à main levée ; - au scrutin secret lorsque trois membres ayant voix délibérative le demandent.

Art. 8.1. Lorsque, sur un point de l'ordre du jour, le quorum n'est pas atteint en séance au sein d'un banc ayant voix délibérative, le président peut décider qu'il sera procédé à une délibération électronique sur ledit point à l'égard des bancs ayant voix délibérative.

Le vote est exprimé par mail, dans le délai fixé par la demande de délibération électronique envoyée par le secrétariat. Le membre qui ne répond pas dans le délai fixé est censé avoir exprimé valablement un vote par mail en faveur de la proposition soumise à délibération. Les membres qui ont déjà émis leur vote pendant la séance ne peuvent plus voter dans le cadre de la procédure électronique. Seront additionnés les votes exprimés par mail et les votes émis en séance.

Lorsque, la moitié au moins des membres de chaque banc, ayant voix délibérative, a voté, que ce soit en séance ou lors de la délibération électronique, le résultat global du vote est acté par le secrétariat et est communiqué à l'ensemble des membres par courriel. 2. En cas d'extrême urgence constatée par le fonctionnaire dirigeant, lorsque le Comité ne pourra se réunir en temps opportun, un vote est organisé par voie électronique. A cette fin, un document préparatoire formulant une proposition de décision, est envoyé par courriel aux membres.

Les membres ayant voix délibérative s'expriment sur cette proposition, par courriel en réponse, dans le délai fixé par la demande de délibération électronique. Le membre qui ne répond pas dans le délai fixé est censé avoir exprimé valablement un vote par mail en faveur de la proposition soumise à délibération. Chaque membre peut engager l'ensemble de l'organisation qu'il représente.

Ce vote est valide pour autant que la moitié au moins des membres de chaque banc, ayant voix délibérative sur le point faisant l'objet de la délibération électronique, se soit prononcée par courriel en réponse.

Le résultat global du vote électronique est communiqué à l'ensemble des membres par courriel.

Art. 9.Les décisions, avis ou propositions du Comité sont adoptés à la majorité absolue des voix émises par les membres, ayant voix délibérative sur le point traité, suivants : - les membres présents au siège de l'Office ou via une connexion à distance et, le cas échéant, - les membres qui ont voté lors d'une délibération électronique en application de l'article 8.

Les abstentions n'entrent pas en ligne de compte.

Conformément à l'article 10, § 2, alinéa 3, de l'ordonnance, participent à la majorité absolue visée à l'alinéa 1er, les voix des représentants du Collège réuni présents au siège de l'Office ou via une connexion à distance et, le cas échéant, qui ont voté lors d'une délibération électronique en application de l'article 8.

Le vote porte sur l'ensemble de la question. En séance, à la demande d'un membre, un vote intervient sur chacun des éléments qu'elle comporte.

En séance, tout membre qui s'abstient au vote peut, après le vote, faire consigner au procès-verbal les motifs qui l'ont incité à ne pas y prendre part.

Le président et le vice-président du Comité ne prennent pas part au vote. Ils ont voix consultative.

Le membre intervenant comme président de séance conformément à l'article 11, alinéa 1er, conserve la voix délibérative qu'il détient.

Chaque membre doit faire spontanément état au Comité général de gestion des conflits d'intérêts directs ou indirects potentiels le concernant, conformément à l'article 9, § 7, alinéa 2, de l'ordonnance. Il doit en avertir le Comité, soit en début de séance, soit avant le début des délibérations visées à l'article 6, alinéa 1er, ou des discussions visées à l'article 6, alinéa 4.

Art. 10.Lorsque le quorum nécessaire est acquis, mais qu'aucune majorité n'est atteinte, la décision est reportée à la séance suivante. CHAPITRE 3. - Organisation

Art. 11.Le Comité désigne en son sein trois présidents de séance. En cas d'empêchement du président et du vice-président, la séance est, à tour de rôle, présidée par l'un des présidents de séance présents.

Le fonctionnaire dirigeant est rapporteur.

Les séances du Comité ne sont pas publiques. Les documents soumis au Comité et les procès-verbaux sont confidentiels.

Le président ouvre, suspend et clôt les séances; il dirige les débats, accorde et retire la parole, assure l'ordre des séances, fait observer le règlement d'ordre intérieur et fait assurer, le cas échéant, la traduction orale des débats.

Art. 12.Le secrétaire désigné par le Comité parmi le personnel de l'Office rédige le procès-verbal.

Celui-ci relate les débats et mentionne les décisions prises ainsi que le résultat des votes.

Le procès-verbal est soumis à l'approbation du Comité au cours de la séance suivante.

Tout membre, représentant du gouvernement ou commissaire peut présenter des observations relatives à la rédaction du procès-verbal.

Si l'observation est retenue par le Comité, le secrétaire en fait mention dans le procès-verbal de la séance au cours de laquelle l'observation a été formulée. CHAPITRE 4. - Consultation de tiers et création de groupes de travail

Art. 13.Le président du Comité, sur décision de celui-ci, peut appeler en consultation, pour l'examen de questions particulières, des personnes spécialement compétentes.

Chaque membre peut se faire assister par un technicien de son choix, à condition d'en avoir été autorisé par le président, au moins trois jours avant la réunion, sur un point de l'ordre du jour à l'égard duquel il dispose d'une voix délibérative.

Les personnes consultées en application des alinéas 1er et 2, ne peuvent assister aux votes.

Aucun membre du personnel de l'Office ne peut être choisi comme technicien.

Art. 13/1.Le Comité peut créer des groupes de travail spécifiques en son sein.

Il désigne les membres de ces groupes de travail, détermine leurs missions et approuve leur règlement d'ordre intérieur.

Lors de la composition des groupes de travail, le Comité veille à ce qu'au maximum deux tiers des membres effectifs appartienne au même groupe linguistique que le groupe linguistique le plus nombreux au Comité. L'autre partie des membres effectifs doit appartenir au groupe linguistique le moins nombreux de ce même Comité.

Le nombre de membres effectifs du groupe linguistique le plus nombreux ainsi calculé est, le cas échéant, arrondi à l'unité supérieure. En cas d'arrondi, le nombre restant de membres appartient au groupe linguistique le moins nombreux.

Le groupe linguistique est déterminé sur base de la langue de la carte d'identité ou du diplôme du membre concerné.

Les groupes de travail peuvent comprendre des membres internes ou externes à l'Office. Le Comité peut rémunérer les membres des groupes de travail externes à l'Office pour les prestations qu'ils livrent.

Cette rémunération est à charge de l'Office. CHAPITRE 5. - Actes de gestion journalière définis comme tels par le Comité

Art. 14.Les pouvoirs de gestion journalière confiés au fonctionnaire dirigeant comportent tous les actes habituellement nécessaires à l'accomplissement des missions imparties à l'Office par ordonnance de l'Assemblée réunie ou arrêté du Collège réuni, ainsi qu'en vertu du contrat de gestion, en conformité avec les directives tracées par le Comité.

Le fonctionnaire dirigeant prend tous les actes nécessités par l'exécution des décisions prises par le Comité et pour la bonne marche des services.

Ces actes sont, notamment : 1. Signer les circulaires, les instructions ainsi que le courrier de l'Office ;2. Donner décharge de tout pli, lettre recommandée ou courriel adressé à l'Office ;3. Statuer sur les demandes de paiement des avantages octroyés par l'Office, ainsi que sur le maintien, la suspension, le retrait ou le recouvrement de ces avantages ;4. Ouvrir et clôturer des comptes financiers ;5. Etablir et signer les titres de paiement et, d'une manière plus générale, négocier et effectuer toutes les opérations avec les institutions financières avec lesquelles l'Office collabore ;6. Percevoir toutes sommes versées à l'Office et en donner décharge ;7. Assurer la répartition, entre les prestataires, des fonds mis à disposition de l'Office et assurer à cet effet les rapports entre l'Office et ces prestataires ;8. Prendre toutes mesures utiles en vue du placement des fonds provisoirement disponibles ;9. Adresser aux autorités compétentes toute communication ou tout renseignement exigé dans le cadre des missions imparties à l'Office par ordonnance de l'Assemblée réunie ou arrêté du Collège réuni, ainsi qu'en vertu du contrat de gestion, sauf les documents à établir légalement par le Comité ;10. Dans le cadre de la gestion journalière, accomplir tout acte, tant judiciaire qu'extrajudiciaire, en vue de la défense des intérêts de l'Office et de la perception et du recouvrement des sommes dues à l'Office et notamment : a.au nom de l'Office, agir devant les tribunaux tant comme demandeur que défendeur ; à cette fin : assigner, interjeter appel, se pourvoir en cassation ou acquiescer ; b. conclure avec les débiteurs de l'Office tout accord en vue de l'exécution des jugements rendus à son profit ;c. exécuter par toute voie de droit, les jugements rendus au profit de l'Office, comparaître aux actes de procédure en acquiesçant ou en contestant, donner mainlevée de ces exécutions ;d. produire les créances de l'Office en cas de faillite de ses débiteurs ;11. Exécuter les décisions judiciaires portant condamnation de l'Office ;12. Agir au nom de l'Office, tant comme demandeur que défendeur, devant le Conseil d'Etat ;13. Engager, diriger et licencier le personnel contractuel ;14. Engager, approuver et liquider toute dépense prévue au budget de l'Office ;15. En cas d'urgence et à titre conservatoire, prendre toute mesure quelconque en vue du bon fonctionnement et de la sauvegarde des droits et des intérêts de l'Office ; 16. Sous le montant de 144.000 EUR, seuil européen en matière de publicité à l'égard des marchés publics de fournitures et de services passés par les pouvoirs adjudicateurs fédéraux : a. choisir le mode d'octroi du marché, établir le cahier des charges et entamer la procédure ;b. choisir les candidats pour le marché ;c. attribuer le marché. Ce montant évolue conformément à la réglementation en vigueur. CHAPITRE 6. - Pouvoirs délégués par le Comité au fonctionnaire dirigeant

Art. 15.Les pouvoirs délégués par le Comité concernent les matières suivantes : 1. Déclarer les vacances d'emplois à conférer par changement de rang, par avancement de rang ou par accession au niveau supérieur, en ce qui concerne les emplois des niveaux D, C, B et des rangs A1 et A2.2. Affecter le personnel selon les besoins des services, conformément au plan de personnel et à l'organigramme des services, sauf pour les agents de rang A3 et les titulaires d'un mandat.3. Appliquer au personnel de l'Office, les dispositions des statuts pécuniaire et administratif en vigueur.4. Gérer le personnel, notamment, les évaluations, les démissions, les mises en disponibilité, les mises à la pension, anticipée ou non, l'octroi de congés et le télétravail.5. Prononcer un rappel à l'ordre.6. Examiner les demandes de missions à l'étranger.7. Statuer sur la renonciation au recouvrement de créances inférieures à 750 EUR et, sans limitation de montant, sur les propositions de remises de dettes émanant de médiateurs de dettes dans le cadre de la procédure de règlement collectif de dettes instituée par la loi du 5 juillet 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 05/07/1998 pub. 11/12/1999 numac 1999015104 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation internationale Loi portant assentiment à l'Accord-cadre de commerce et de coopération entre la Communauté européenne et ses Etats membres, d'une part, et la République de Corée, d'autre part, et Annexe, faits à Luxembourg le 28 octobre 1996 (2) type loi prom. 05/07/1998 pub. 11/12/1999 numac 1999015016 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation internationale Loi portant assentiment à l'Accord-cadre de coopération destiné à préparer, comme objectif final, une association à caractère politique et économique entre la Communauté européenne et ses Etats membres, d'une part, et la République du Chili, d'autre part, l'Annexe, le Procès-verbal de signature et les Déclarations communes, faits à Florence le 21 juin 1996 (2) type loi prom. 05/07/1998 pub. 18/12/1998 numac 1998015145 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment à l'Accord-cadre interrégional de coopération entre la Communauté européenne et ses Etats membres d'une part et le Marché commun du Sud et ses Etats parties d'autre part, fait à Madrid le 15 décembre 1995 type loi prom. 05/07/1998 pub. 31/07/1998 numac 1998011215 source ministere des affaires economiques Loi relative au règlement collectif de dettes et à la possibilité de vente de gré à gré des biens immeubles saisis type loi prom. 05/07/1998 pub. 07/10/1998 numac 1998003328 source ministere des finances Loi contenant le deuxième ajustement du Budget général des dépenses de l'année budgétaire 1998 fermer.8. Statuer sur toute demande de renonciation au recouvrement d'indu en raison du caractère socialement contre-indiqué du recouvrement. CHAPITRE 7. - Pouvoirs pouvant être délégués par le fonctionnaire dirigeant à des membres du personnel, de manière à faciliter l'expédition des affaires

Art. 16.Les pouvoirs visé à l'article 14 peuvent être délégués par le fonctionnaire dirigeant, à l'exception de ceux visés aux points 10, a) et 12 de cet article, à des membres du personnel statutaire ou contractuel, aux conditions suivantes : - le délégataire dispose des compétences lui permettant d'exercer la délégation consentie ; - le délégataire est désigné nominativement ; - la délégation ne peut être conférée à un membre du personnel qu'après consultation de son chef hiérarchique et ne peut se rapporter qu'aux actes pour lesquels le chef hiérarchique a également reçu délégation ; - toute délégation ayant un impact sur le plan financier est soumise à l'accord préalable du Comité.

Art. 16/1.Les pouvoirs visés à l'article 15, 3. et 4., peuvent être délégués par le fonctionnaire dirigeant à des membres du personnel statutaire aux conditions suivantes : - le délégataire est un membre du personnel statutaire de grade de rang A 3 ou supérieur, chargé de la direction du service assurant la gestion du personnel ; - le délégataire est désigné nominativement ; - les délégations sont portées à la connaissance des membres du personnel. CHAPITRE 8. - Entrée en vigueur

Art. 17.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de la publication au Moniteur belge de l'arrêté du Collège réuni l'approuvant.

Vu pour être annexé à l'arrêté du Collège réuni du 16 novembre 2023 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales.

Les Membres du Collège réuni en charge des Prestations familiales, du Budget, de la Fonction publique et des Relations extérieures, B. CLERFAYT Les Membres du Collège réuni en charge de l'Action sociale et de la Santé, A. MARON