COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE DE BRUXELLES-CAPITALE

5 OCTOBRE 2023. - Arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune relatif à l'évaluation annuelle des caisses d'allocations familiales et aux modalités de la cessation éventuelle de leurs activités

Le Collège réuni de la Commission communautaire commune, Vu la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, l'article 20 ;

Vu la loi spéciale du 12 janvier 1989 relative aux institutions bruxelloises, l'article 69, alinéa 2 ;

Vu l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer établissant le circuit de paiement des prestations familiales, les articles 10, 13 et 35, § 1er ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances du 7 juin 2023 ;

Vu l'avis du Conseil de gestion des prestations familiales, donné le 11 mai 2023 ;

Vu l'avis n° 125/2023 de l'Autorité de protection des données, donné le 8 septembre 2023 ;

Vu le "test gender" effectué le 15 juin 2023 en application de l'article 3, 2°, de l' ordonnance du 16 mai 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 16/05/2014 pub. 16/06/2014 numac 2014031476 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance portant intégration de la dimension de genre dans les lignes politiques de la Commission communautaire commune fermer portant intégration de la dimension de genre dans les lignes politiques de la Commission communautaire commune ;

Vu "l'évaluation handistreaming" effectuée le 15 juin 2023 en application de l'article 4, § 3, de l' ordonnance du 23 décembre 2016Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/12/2016 pub. 02/02/2017 numac 2016031908 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance portant intégration de la dimension du handicap dans les lignes politiques de la Commission communautaire commune fermer portant intégration de la dimension du handicap dans les lignes politiques de la Commission communautaire commune;

Vu l'avis 73.969/1/V du Conseil d'Etat, donné le 8 août 2023 en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition des Membres du Collège réuni en charge des Prestations familiales ;

Après en avoir délibéré, Arrête : CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er.Au sens du présent arrêté, on entend par: 1° ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer: l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer établissant le circuit de paiement des prestations familiales;2° arrêté du 4 juillet 2019 : l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 4 juillet 2019 relatif aux frais d'administration des caisses d'allocations familiales;3° agents chargés du contrôle: les agents chargés du contrôle tels que visés à l'article 35, § 1er, de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer;4° Cadastre structuré: répertoire de données tenu et géré par Iriscare pour la région de Bruxelles-Capitale où sont enregistrées les informations relatives à tous les dossiers bruxellois d'allocations familiales, y compris les acteurs; 5° jours ouvrables: les jours ouvrables tels que visés à l'article 1.7, § 3, alinéa 2, du Code civil. CHAPITRE 2. - L'évaluation annuelle de l'activité des caisses d'allocations familiales Section 1. - Généralités

Art. 2.Le controle de la gestion administrative et financière sur lequel l'évaluation annuelle de l'activité des caisses d'allocations familiales visée à l'article 10 de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer se base, est effectué par les agents chargés du contrôle qui à cette fin exercent leurs compétences visées au titre 5 de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer.

En fonction des décisions prises par les agents chargés du contrôle, les contrôles s'effectuent dans les bureaux de la caisse d'allocations familiales ou à distance. En cas de contrôle à distance, chaque caisse d'allocations familiales doit fournir aux agents chargés du contrôle les outils garantissant un accès d'égale qualité à un contrôle qui serait effectué dans les bureaux de la caisse.

La sélection et le traitement des dossiers sont effectués de manière intégrale ou par échantillon à partir des données fournies par les caisses d'allocations familiales, le cas échéant sur la base des chapitres 1, 2 et 3 de l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 24 février 2022 relatif au rapportage par les organismes d'allocations familiales dans le cadre du contrôle administratif et financier et à des fins statistiques.

Cette évaluation annuelle et les contrôles préalables ont lieu afin de garantir un paiement correct des prestations familiales et une qualité de service rendu aux familles suivant la réglementation en vigueur. Section 2. - Contrôle de la gestion administrative

Art. 3.Le contrôle de la gestion administrative qui précède l'évaluation annuelle porte sur les actions des caisses d'allocations familiales menées durant la période du 1er janvier au 31 décembre de l'année civile X. Section 3. - Contrôle de la gestion financière

Art. 4.Le contrôle de la gestion financière qui précède l'évaluation annuelle analyse la manière dont les caisses d'allocations familiales se sont acquittées de leurs obligations fixées dans la réglementation applicable ainsi que dans les instructions administratives.

Art. 5.Le contrôle de la gestion financière porte sur les opérations comptables et financières de la caisse d'allocations familiales concernant l'exercice comptable x. Section 4 - Dispositions communes et évaluation annuelle de l'activité

des caisses d'allocations familiales

Art. 6.§ 1er. Les contrôles visés aux articles 3, 4 et 5 sont répartis en un volet A et un volet B. § 2. Les contrôles qui relèvent du volet A ont lieu sur la base des critères visés à l'article 5 de l'arrêté du 4 juillet 2019. Pour chaque critère, une liste de contrôle est établie avec une ou plusieurs variables de contrôle et des groupes cibles.

Les actions des caisses d'allocations familiales au regard des critères visés à l'alinéa 1er sont évaluées selon une méthode de sondage qui garantit des résultats représentatifs et fiables pouvant être extrapolés à l'ensemble de la population du thème. § 3. Les contrôles de la gestion administrative et financière qui portent sur le respect des dispositions visées à l'article 10, § 2, de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer et qui n'ont pas lieu sur la base des critères visés à l'article 5 de l'arrêté du 4 juillet 2019, forment le volet B.

Art. 7.. Au cours du contrôle de la gestion administrative et financière, les remarques individuelles formulées par dossier ou par opération comptable ou financière sont communiquées à la direction de la caisse d'allocations familiales. Celle-ci y répond dans un délai de 14 jours ouvrables à dater de la communication des remarques par son accord en corrigeant le dossier ou l'opération ou conteste les remarques, auquel cas la contestation sera examinée par les agents chargés du contrôle. Si les agents chargés du contrôle juge la contestation fondée, les remarques sont retirées.

La correction des dossiers ou des opérations suite aux remarques formulées en application de l'alinéa 1er est suivie par les agents chargés du contrôle.

Si la correction n'est pas effectuée, il en sera tenu compte dans l'évaluation annuelle de l'année suivante sous la forme d'une nouvelle remarque dans le résultat de la caisse d'allocations familiales.

Art. 8.§ 1er. Au terme du contrôle concernant l'année civile et l'exercice comptable 2023, les résultats pour chaque caisse d'allocations familiales sont compilés dans un rapport d'évaluation et pondérés selon les coéfficients de pondération suivants : 1° le critère à l'article 5, 1°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 49%;2° le critère à l'article 5, 2°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 24,5%;3° le critère à l'article 5, 3°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 14,7%;4° le critère à l'article 5, 4°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 4,9%;5° le critère à l'article 5,5°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 4,9%;6° les résultats des contrôles relevant du volet B visés à l'article 6, § 3 : 2 %. § 2. Au terme du contrôle concernant l'année civile et l'exercice comptable 2024, les résultats pour chaque caisse d'allocations familiales sont compilés dans un rapport d'évaluation et pondérés selon les coéfficients de pondération suivants : 1° le critère à l'article 5, 1°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 47,5%;2° le critère à l'article 5, 2°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 23,75%;3° le critère à l'article 5, 3°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 14,25% 4° le critère à l'article 5, 4°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 4,75%;5° le critère à l'article 5,5°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 4,75%;6° les résultats des contrôles relevant du volet B visés à l'article 6, § 3 : 5 %. § 3. Au terme du contrôle concernant l'année civile et l'exercice comptable 2025 et suivants, les résultats pour chaque caisse d'allocations familiales sont compilés dans un rapport d'évaluation et pondérés selon les coéfficients de pondération suivants : 1° le critère à l'article 5, 1°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 45%;2° le critère à l'article 5, 2°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 22,5%;3° le critère à l'article 5, 3°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 13,5% 4° le critère à l'article 5, 4°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 4,5%;5° le critère à l'article 5,5°, de l'arrêté du 4 juillet 2019: 4,5%;6° les résultats des contrôles relevant du volet B visés à l'article 6, § 3 : 10 %.

Art. 9.Le Conseil de gestion de la famille évalue l'action des caisses d'allocations familiales sur la base du rapport final d'évaluation et des coefficients de pondération visés à l'article 8.

Il est établi pour chaque caisse d'allocations familiales un indicateur général de l'évaluation annuelle, exprimé par un nombre sur une échelle de 1 à 100.

Art. 10.Le rapport final de l'évaluation et l'indicateur général de qualité relatifs à l'année civile et à l'exercice comptable X sont soumis au plus tard le 1er décembre de l'année X+2 à l'approbation du Conseil de gestion, tel que prévu à l'article 10, § 3, de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer. Section 5. - Communication du rapport d'évaluation et des propositions

de sanction administrative aux caisses d'allocations familiales et décision du Collège réuni

Art. 11.Le rapport d'évaluation approuvé et/ou la proposition motivée de sanction administrative par le Conseil de gestion visé à l'article 10, § 3, de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer est communiqué par le Conseil de gestion à la caisse d'allocations familiales concernée dans un délai de 7 jours ouvrables à dater de sa décision.

Art. 12.La caisse d'allocations familiales a la possibilité de formuler des observations écrites dans les 14 jours ouvrables suivant le jour de la communication du rapport d'évaluation ou de la proposition motivée de sanction administrative.

Si la caisse d'allocations familiales fait usage de cette possibilité, les observations écrites doivent être motivées et, le cas échéant, accompagnées des pièces justificatives nécessaires qui permettent de réfuter les affirmations du rapport d'évaluation ou la proposition de sanction administrative.

Si la caisse d'allocations familiales ne formule pas d'observations dans le délai prévu au premier alinéa, elle est censée être d'accord avec le rapport d'évaluation ou la proposition motivée de sanction administrative.

Art. 13.Après avoir formulé les observations visées à l'article 12, alinéa 1er, la caisse d'allocations familiales dispose de 7 jours ouvrables pour demander à être entendue dans un délai de 14 jours ouvrables par la personne désignée au sein d'Iriscare. Lors de cette consultation, qui aura lieu au siège d'Iriscare, les deux parties pourront inviter des experts de leurs institutions respectives.

Après cette consultation, la caisse d'allocations familiales peut indiquer dans les 7 jours ouvrables si elle est d'accord avec le rapport d'évaluation ou la proposition motivée de sanction administrative.

Art. 14.Après les procédures prévues aux articles 12 et 13, ou dans le cas spécifique visé à l'article 12, alinéa 3, le Collège réuni prend une décision motivée dans un délai de 30 jours ouvrables sur le rapport d'évaluation ou la proposition motivée de sanction administrative et les observations formulées par la caisse d'allocations familiales. Le Collège réuni notifie cette décision à la caisse d'allocations familiales dans un délai de 7 jours ouvrables à compter du jour où la décision est prise.

Art. 15.Pendant la procédure visée aux articles 12 et 13, l'exécution de la décision du Conseil de gestion visée à l'article 10 est suspendue. CHAPITRE 3. - Cessation d'activités

Art. 16.La notification écrite de la cessation volontaire visée à l'article 10, § 3, alinéa 4, de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer a lieu au plus tard le jour après la décision de cessation des activités et est adressée tant aux Membres du Collège réuni compétents pour les prestations familiales qu'à Iriscare.

Art. 17.Les agents chargés du contrôle contrôlent de manière régulière, et au plus tard à la date du 31 décembre de chaque année, si les caisses d'allocations familiales agréées continuent de remplir les conditions de l'agrément qui leur a été délivré, et si la caisse d'allocations familiales ne se trouve pas dans une situation visée à l'article 13 de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer.

Chaque caisse d'allocations familiales informe immédiatement Iriscare dès qu'elle ne remplit plus une ou plusieurs normes énoncées au premier alinéa.

La caisse d'allocations familiales est réputée ne plus satisfaire à la condition visée à l'article 4, alinéa 1er, 5°, de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer lorsque durant deux années consécutives il est constaté qu'un nombre inférieur au nombre de dossiers prévu par cet article est en paiement.

Pour la détermination du nombre de dossiers en paiement, Iriscare calcule au 31 décembre, la moyenne du nombre de dossiers sur l'année écoulée de chaque caisse d'allocations familiales sur la base de données mensuelles dans le Cadastre structuré. Le résultat de ce calcul est communiqué à la caisse d'allocations familialles au plus tard à la fin du mois suivant.

Art. 18.Sans préjudice de l'article 17, alinéa 2, Iriscare informe la caisse d'allocations familiales concernée si Iriscare établit que la caisse ne remplit plus une ou plusieurs des conditions énoncées à l'article 4 de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer ou se trouve dans une situation visée à l'article 13 de cette ordonannce.

La caisse d'allocations familiales indique à cet égard à Iriscare: 1° soit, qu'elle n'est plus en mesure de remplir cette condition ni de s'acquitter de ses obligations légales, et le cas échéant, Iriscare enclenche la procédure visée à l'article 13 de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer;2° soit, qu'elle est prête à adopter un plan de redressement en vue d'assurer le respect des dispositions liées à l'agrément et assurer la continuité des services. Après examen de la proposition, Iriscare décide dans un délai de 30 jours ouvrables quelle mesure visée à l'article 10, § 3, alinéa 2, de l' ordonnance du 4 avril 2019Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2019 pub. 12/04/2019 numac 2019011757 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance établissant le circuit de paiement des prestations familiales fermer il souhaite proposer au Collège réuni.

Si le Collège réuni retire l'agrément d'une caisse d'allocations familiales, il fixe la date à partir de laquelle la mesure prend effet.

Le Collège réuni notifie à la caisse d'allocations familiales sa décision de retirer l'agrément dans les 7 jours ouvrables qui suivent sa décision et en adresse une copie à Iriscare.

La décision de retrait de l'agrément sera publiée par extrait au Moniteur belge et sur le site internet d'Iriscare. CHAPITRE 4. - Dispositions finales

Art. 19.Les Membres du Collège réuni, en charge des Prestations familiales, sont chargés de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 5 octobre 2023.

Pour le Collège réuni, Les Membres du Collège réuni en charge des Prestations familiales, B. CLERFAYT