Centrum voor onderzoek in diergeneeskunde en agrochemie Huishoudelijk reglement van de Directieraad

Artikel 1.Samenstelling van de Raad Overeenkomstig artikel 7, § 1, van het koninklijk besluit van 20 april 65 en zijn wijzigingen tot vaststelling van het organiek statuut van de federale wetenschappelijke instellingen is de Directieraad van het CODA samengesteld uit de Algemeen directeur, de operationele directeurs en de directeur van de ondersteunende dienst.

Naast de leden die er wettelijk deel van uitmaken, nemen ook de verantwoordelijken van de diensten Financiën en Beheerscontrole, HRM, ICT en infrastructuur deel aan de vergaderingen van de Directieraad.

Deze laatsten hebben geen stemrecht, wel een raadgevende functie.

De Algemeen directeur van het CODA zit de Directieraad voor en staat in voor de goede werking ervan, hij zorgt er ook voor dat het reglement wordt nageleefd en hij opent, leidt en besluit de besprekingen.

Wanneer de Voorzitter van de Directieraad verhinderd is, duidt hij het lid van de Directieraad aan dat hem vervangt. Bij ontstentenis van aanwijzing, wordt het voorzitterschap waargenomen door de operationeel of ondersteunende directeur met de hoogste dienstanciënniteit.

Artikel 2.Opdracht van de Raad De Directieraad staat de Algemeen Directeur bij in het dagelijks beheer van de instelling. Binnen de instelling oefent hij de opdrachten uit die zijn toegewezen aan het Directiecomité van een federale overheidsdienst krachtens artikel 5 van het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst en, in voorkomend geval, zonder een inbreuk te vormen op deze die werden toegewezen aan het Directiecomité van de federale overheidsdienst waaronder hij ressorteert en in het bijzonder voor de opstelling van het ontwerp van begroting en het ontwerp van personeelsplan. De Directieraad stelt het functioneel organigram op en selecteert en duidt de hoofden van de wetenschappelijke diensten en programma's aan.

Artikel 3.Samenroepen van de vergadering De Directieraad vergadert op uitnodiging van de Voorzitter ten minste eenmaal per maand, behalve in de maanden juli en augustus. Bovendien kan de Voorzitter op eigen initiatief of op schriftelijke of elektronische aanvraag van minstens twee leden een bijkomende vergadering samenroepen.

De leden verbinden zich er toe zo veel mogelijk elke vergadering bij te wonen. Het lid dat om dwingende redenen verhinderd is om de vergadering bij te wonen, brengt de Voorzitter hiervan op de hoogte voor de vergadering. De leden kunnen zich niet laten vervangen, tenzij in geval van langdurige afwezigheid (één maand of meer).

Artikel 4.Secretaris en diens taak De Voorzitter duidt een secretaris en eventueel een adjunct-secretaris van de andere taalrol aan, die belast wordt met de voorbereiding van de vergaderingen, het akte nemen van de beraadslagingen van de Directieraad en het opstellen van de notulen.

Artikel 5.Opstellen van de dagorde en documentatie De secretaris bereidt op basis van de elementen aangebracht door de Voorzitter een dagorde op en stelt deze, samen met een elektronische versie van de documenten betreffende de te bespreken punten van de Directieraad ter beschikking van de leden. De secretaris stuurt de uitnodiging ten minste twee werkdagen voor de vergadering aan de leden. In dringende gevallen kan een document tijdens de zitting worden uitgedeeld.

De Directieraad kan zich laten bijstaan door personen, die omwille van hun bijzondere bevoegdheden, nuttige inlichtingen kunnen geven over een punt van de agenda. De aanwezigheid van deze personen zonder beslissende, noch raadgevende stem, wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord en in geen geval nemen zij deel aan de beraadslagingen over personeelsgebonden dossiers.

Artikel 6.Dagorde De Voorzitter stelt de agenda op. Elk lid kan, tot één werkdag voor de vergadering, schriftelijk vragen om een punt aan de agenda toe te voegen.

Tijdens de vergadering kunnen enkel bij eenparigheid van de aanwezige leden, nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd.

Geen enkel punt van de dagorde dat invloed kan hebben op het beheer van de infrastructuur, de begroting, het personeel, de informatica of de veiligheid dat specifiek betrekking heeft op een bepaalde operationele directie, waarvan een lid verhinderd is, mag behouden noch toegevoegd worden.

Op gemotiveerd verzoek van een lid, kan de Voorzitter beslissen het onderzoek van één of meerdere punten te verdagen.

Artikel 7.Beraadslagingen en quorum De Directieraad kan slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is.

Indien dit quorum niet bereikt wordt, kan de Directieraad, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Nochtans kan in geen geval over punten beraadslaagd worden over individuele personeelsdossiers, als het betrokken stemgerechtigde lid van de Directieraad afwezig is.

Artikel 8.Stemming en gebondenheid De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van de stemmen, is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen de Directieraad, collegiaal en loyaal uit te voeren.

Artikel 9.Opstelling en goedkeuring van de notulen Het ontwerp van de notulen wordt elektronisch aan alle leden van de Directieraad toegezonden ten laatste vijf werkdagen na de vergadering.

De notulen zullen eventueel aangepast en goedgekeurd worden op de volgende Directieraad.

De definitieve versie wordt ter beschikking gesteld van de leden op de server van de Directieraad. Een exemplaar van de definitieve tekst, ondertekend door de Voorzitter en de secretaris, wordt bewaard door de secretaris.

Artikel 10.Communiqué Een communiqué met de belangrijkste beslissingen van de Directieraad wordt ter beschikking gesteld van het personeel.

Artikel 11.Taal van de documenten De uitnodiging, de agenda en de documenten die voor beraadslaging aan de Directieraad worden voorgelegd kunnen opgesteld worden in het Frans, het Engels of het Nederlands.

De notulen worden afwisselend in het Nederlands en het Frans opgemaakt met uitzondering van de punten die één bepaald personeelslid betreffen, deze worden steeds opgesteld in de taalrol van het betrokken personeelslid.

Artikel 12.Opsturen van documenten Documenten verzonden per elektronische post zijn evenwaardig aan verzendingen op papier.

Artikel 13.Selectie en aanwijzing van het hoofd van een wetenschappelijke dienst of programma - Een beslissing hierover wordt geagendeerd met voorlegging van een afschrift : o van de dienstnota waarmee de vacature werd aangekondigd (cfr. art. 47/6, § 1, van het statuut van het wetenschappelijk personeel) o de brief en het complete dossier ingestuurd door alle kandidaten - de leden stellen een rangschikking op van de kandidaten op basis van hun functie-specifieke competenties en hun competenties op het gebied van management en leiding geven - de beraadslaging moet resulteren in een degelijk gemotiveerde beslissing. Voor zover geen beslissing kan worden geformuleerd met eenparigheid of consensus van de aanwezige leden gaat de voorzitter over tot de stemming.

Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Goedgekeurd door de Directieraad tijdens zijn zitting van 17 oktober 2012.

Brussel, 17 october 2012.

Dr. Pierre Kerkhofs Voorzitter van de Directieraad