Centre d'études et de recherches vétérinaires et agrochimiques Règlement d'ordre intérieur du Conseil de direction

Article 1er.Composition du Conseil Conformément à l'article 7, § 1er, de l'arrêté royal du 20 avril 65 et ses modifications fixant le statut organique des établissements scientifiques fédéraux, le Conseil de direction du CERVA est composé du directeur général, des directeurs opérationnels et du directeur du service d'appui.

Outre les membres, qui en font légalement partie, les responsables des services Finances et Contrôle de Gestion, HRM, ICT et infrastructure participent également aux réunions du Conseil. Ces derniers ne disposent pas du droit de vote, mais ont une fonction consultative.

Le Directeur général du CERVA préside le Conseil et en assure le bon fonctionnement, fait respecter le règlement, ouvre, dirige et clôt les débats.

En cas d'empêchement du Président du Conseil, celui-ci désigne le membre du Conseil qui le remplace. A défaut de cette désignation, la présidence est assurée par le directeur opérationnel ou d'appui qui compte l'ancienneté de service la plus grande.

Article 2.Mission du Conseil Le Conseil de direction assiste le Directeur général dans la gestion journalière de l'établissement. Il exerce les missions qui sont dévolues au Comité de direction d'un service public fédéral en vertu de l'article 5 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral, le cas échéant sans empiètement sur celles dévolues au Comité de direction du service public fédéral dont il relève et en particulier pour la confection du projet de budget et du projet de plan de personnel. Le Conseil de direction établit l'organigramme fonctionnel et sélectionne et désigne les chefs des services et programmes scientifiques.

Article 3.Convocation de la réunion Le Conseil de direction se réunit sur convocation du Président, au moins une fois par mois, sauf en juillet et août. Le Président peut en outre convoquer une réunion supplémentaire soit d'initiative personnelle, soit à la demande écrite ou électronique d'au moins deux membres Les membres s'engagent à assister autant que possible à chaque réunion du Conseil de direction. Le membre, qu'un motif impérieux empêche d'assister à la réunion, en informe le Président avant la réunion. Il ne peut pas se faire remplacer sauf en cas d'absence de longue durée (un mois ou plus).

Article 4.Secrétaire et sa tâche Le Président désigne un secrétaire, éventuellement un secrétaire adjoint de l'autre rôle linguistique, chargé de préparer les réunions, d'acter les délibérations du Conseil de direction et de rédiger les procès-verbaux.

Article 5.Préparation d'ordre du jour et documentation Le secrétaire prépare l'ordre du jour sur base des éléments proposés par le Président et le met à disposition des membres, ensemble avec une version électronique des documents concernant les points à discuter. Le secrétaire envoie aux membres la convocation par voie électronique au moins deux jours ouvrables avant la réunion. En cas d'urgence, un document pourra être distribué en séance.

Le Conseil peut se faire assister par des personnes qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent l'éclairer utilement sur un point d'ordre du jour. La présence de ces personnes, sans voix délibérative ni consultative, est limitée au traitement du point pour lequel elles sont entendues, et elles ne participent, en aucun cas, aux délibérations sur des dossiers liés à des personnes.

Article 6.Ordre du jour Le Président établit l'ordre du jour. Chaque membre peut demander, par écrit jusqu'à un jour ouvrable avant la réunion, d'ajouter un point à l'ordre du jour.

Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent pas être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant l'unanimité des membres présents.

Aucun point de l'ordre du jour qui aurait une incidence sur la gestion de l'infrastructure, du budget, du personnel, de l'informatique ou de la sécurité qui concernerait spécifiquement une direction opérationnelle qui relève d'un membre empêché, ne peut être ni maintenu ni ajouté.

A la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Article 7.Délibérations et quorum Le Conseil de direction ne peut valablement délibérer que si au moins la moitié des membres ayant droit de vote sont présents.

Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents.

Toutefois on ne peut en aucun cas délibérer sur des points où il faut prendre une décision sur des dossiers individuels ayant trait au personnel, si le membre concerné du Conseil de direction, ayant droit de vote est absent.

Article 8.Vote et sujétion Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité simple des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de partage des suffrages, la voix du Président est prépondérante.

Tous les membres sont tenus d'exécuter collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Conseil de direction.

Article 9.Rédaction et approbation du procès-verbal Le projet de procès-verbal est envoyé par voie électronique à tous les membres du Conseil de direction au plus tard cinq jours ouvrables suivant la réunion.

Ce procès-verbal sera éventuellement adapté et approuvé lors de la réunion suivante du Conseil.

La version définitive est mise à disposition des membres du Conseil.

Un exemplaire, du texte définitif, signé par le Président et le secrétaire, est conservé par le secrétaire.

Article 10.Communiqué Un communiqué avec les décisions les plus importantes du Conseil de direction est mis à disposition du personnel.

Article 11.Langue de la documentation La convocation, l'ordre du jour et les documents soumis aux délibérations du Conseil de direction peuvent être rédigés en anglais, français ou néerlandais.

Le procès-verbal est rédigé alternativement en français et en néerlandais à l'exception des points qui concernent un membre de personnel en particulier, ceux-ci sont toujours rédigés dans le rôle linguistique du membre du personnel concerné.

Article 12.Envoi des documents Des documents envoyés par courrier électronique sont équivalents aux documents sur papier.

Article 13.Sélection et désignation du chef d'un service ou programme scientifique - Une décision à ce sujet est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation d'une copie : o de la note de service avec laquelle la vacance a été annoncée (cfr. art. 47/6, § 1er, du statut du personnel scientifique) o la lettre et le dossier complet introduit par tous les candidats - les membres établissent un classement des candidats sur base de leurs compétences spécifiques à la fonction et leurs compétences en matière de management et de direction d'équipe - la délibération doit donner lieu à une décision dûment motivée. Si aucune décision ne peut être formulée à l'unanimité ou si un consensus entre les membres présents ne peut être atteint, le président procédera à un vote nominatif.

En cas d'égalité des voix, la décision finale revient au président.

Approuvé par le Conseil de direction en sa séance du 17 octobre 2012.

Bruxelles, le 17 octobre 2012.

Dr. Pierre Kerkhofs, Président du Conseil de Direction