Protocol Akkoord Huishoudelijk Reglement van de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid Huishoudelijk reglement van de Interministeriële Conferentie « VOLKSGEZONDHEID » Overwegende dat de Interministeriële Conferentie « Volksgezondheid » tot uiteindelijk doel heeft een geïntegreerd volksgezondheidsbeleid te voeren;

Overwegende dat de Interministeriële Conferentie « Volksgezondheid » moet kunnen plaatshebben in een geest van consensus, wederzijds respect en gelijkwaardigheid,

Artikel 1.Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement moet worden verstaan onder de « Conferentie », de Interministeriële Conferentie « Volksgezondheid », opgericht overeenkomstig artikel 31bis van de gewone wet van 9 augustus 1980 tot hervorming der instellingen.

Art. 2.De Conferentie is samengesteld uit de leden, vermeld in de tabel « Samenstelling van de Interministeriële Conferenties », overeenkomstig de omzendbrief van 6 juli 2005 betreffende de interministeriële conferenties; afhankelijk van de specifieke punten die op de agenda staan, kan die samenstelling worden gewijzigd na unaniem akkoord van de leden van de Conferentie, alsook van het Overlegcomité.

Art. 3.§ 1. De Conferentie wordt voorgezeten overeenkomstig punt 4.4 van de Omzendbrief betreffende de Interministeriële Conferenties van 6 juli 2005. § 2. Overeenkomstig de notificatie van het Overlegcomité van 10/09/ 2008, wordt het Voorzitterschap geregeld op grond van de volgende beginselen : a) Het Voorzitterschap wordt afgewisseld elk jaar in september, met uitzondering voor het jaar 2008 waar de afwisseling niet begint in september 2008 maar in januari 2009.b) Een volledige rotatieperiode telt vier jaar.c) Het Voorzitterschap van de Conferentie wordt respectievelijk door de volgende overheden waargenomen, in de volgorde zoals hierna aangeduid : - de federale overheid; - de Vlaamse Gemeenschap; - het Waals Gewest en de Franse Gemeenschap; - de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Franse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Duitstalige Gemeenschap. § 3. Het eerste rotatiejaar is het kalenderjaar 2008.

Art. 4.Met het oog op de continuïteit zal het Secretariaat van de Interministeriële Conferentie waargenomen worden door de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid. Indien de Federale minister het voorzitterschap niet waarneemt, kan het lid dat, overeenkomstig het principe van het roterend voorzitterschap, het voorzitterschap waarneemt, een persoon aanduiden die als contactpersoon fungeert ten aanzien van het Federaal Secretariaat.

Art. 5.§ 1. De Conferentie vergadert, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van de Voorzitter of van een lid van de Conferentie.

Na elke Interministeriële Conferentie wordt een datum voor de volgende vergadering vastgelegd.

In geval van hoogdringendheid en los van elke termijn kan een Interministeriële Conferentie worden bijeengeroepen. In dat geval dient het lid dat deze Conferentie heeft samengeroepen zowel de Voorzitter als het Federale Secretariaat, dat de nodige oproepingsbrieven zal versturen, hiervan op de hoogte te stellen.

Art. 6.§ 1. De leden van de Conferentie kunnen alle punten op de agenda laten plaatsen waarvan zij wensen dat ze onderzocht worden.

Daartoe neemt het Secretariaat voorafgaandelijk contact op met de leden om te vragen of er specifieke punten zijn die ze op de agenda van de conferentie wensen te plaatsen.

In dat geval, maken ze per e-mail een fiche over aan het Federaal Secretariaat, conform de door het Secretariaat vastgelegde richtlijnen. Ze voegen de aanvullende en verklarende stukken toe die ze nuttig achten. De vertaling van de fiches wordt verzekerd door het federaal secretariaat behalve indien er anders is overeengekomen. § 2. Er wordt een werkgroep opgericht, voorgezeten door de Secretaris van de Conferentie, waarin vertegenwoordigers zijn opgenomen van ieder lid van de Conferentie. Een maand vóór de Interministeriële Conferentie wordt een voorbereidende vergadering van deze werkgroep belegd, tijdens dewelke de leden van de Conferentie de vergadering voorbereiden en, in onderlinge overeenstemming, de agenda van de Interministeriële Conferentie vastleggen. Tijdens de voorbereidende vergadering worden de dossiers van de bestaande werkgroepen behandeld en wordt eveneens beslist over het agenderen van punten waarvoor tot dan geen werkgroep heeft gefungeerd. § 3 Teneinde de werkzaamheden van de Conferentie te vergemakkelijken, kent de voorbereidende vergadering een code toe aan elk document dat zal worden voorgelegd aan de Conferentie, op grond van de volgende principes : a) Een document waarover bij de voorbereidende vergadering volledige consensus bestaat, krijgt code A;b) Een document dat nog besproken of eventueel geheroriënteerd moet worden door de Conferentie, krijgt code B;c) Een document dat louter ter informatie wordt voorgelegd aan de Conferentie, krijgt code C;d) Een document dat aan de Conferentie de oprichting van een nieuwe werkgroep voorstelt, krijgt code D; § 4. In geval van hoogdringendheid kan de Conferentie met de instemming van al haar leden beraadslagen over punten die niet op de agenda voorkomen.

Art. 7.§ 1. De Voorzitter van de Conferentie schrijft elke overeenkomstig artikel 6, § 1, binnengekomen zaak in op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de Conferentie. § 2. De Voorzitter deelt deze agenda mee, door tussenkomst van het Federaal secretariaat, uiterlijk één week vóór de datum van de vergadering. De stukken moeten verstuurd worden aan de leden van de Conferentie te laatste tien dagen vóór de Interministeriële Conferentie.

Behoudens uitzonderingen moeten de werkgroepen uiterlijk een week na de voorbereidende vergadering hun document hebben afgewerkt.

Art. 8.Behoudens aan de Voorzitter genotificeerde onbeschikbaarheid mogen de leden van de Conferentie zich laten vertegenwoordigen door een gemandateerd medewerker, waarbij deze laatste aan de leden moet mededelen dat hij over een effectief mandaat beschikt; indien een lid niet aanwezig kan zijn, moet hij het Federaal Secretariaat hiervan op de hoogte brengen.

De Conferentie moet vergaderen in een geest van betrokkenheid en overleg. In elk geval zal men proberen voor elk van de behandelde dossiers tot een consensus te komen.

Met het oog op een optimale werking kan ieder lid van de Conferentie zich laten vergezellen door een beperkte delegatie.

Art. 9.De beslissingen die worden genomen naar aanleiding van de Conferentie kunnen de vorm aannemen van 3 verschillende types documenten : 1. De « Gemeenschappelijke Verklaring », het document waarin de verschillende partijen hun wil uitdrukken om een bepaald doel te bereiken en een methodologie en procedures te volgen die moeten worden opgezet om dat doel te bereiken.2. Het « Protocolakkoord », een document waarin de partijen tot een consensus zijn gekomen om op een specifiek domein een concreet beleid te voeren waarin elk van de actoren zich ertoe verbindt dat uit te voeren, ieder binnen zijn eigen bevoegdheden.3. Het « samenwerkingsakkoord », een document dat de oprichting en het gemeenschappelijk beheer behelst van een dienst of een instelling, het gezamenlijk uitoefenen van bevoegdheden of het gezamenlijk uitwerken van initiatieven, krachtens artikel 97ter van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen. Die documenten moeten ondertekend en gedateerd worden door elk van de bij het dossier betrokken ministers. Ze bevinden zich op de website van de FOD Volksgezondheid www.health.fgov.be en worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Naast de drie bovenvermelde soorten documenten, zullen de beslissingen genomen tijdens de Conferentie het voorwerp uitmaken van een specifieke notificatie.

Art. 10.De Interministeriële Conferentie kan « Interkabinetten »werkgroepen oprichten teneinde de dossiers op haar agenda verder uit te diepen. Afhankelijk van de dossiers en de daartoe specifiek vereiste expertise wijst elke werkgroep zijn eigen voorzitter aan. Het Secretariaat van die werkgroepen zal waargenomen worden door de Dienst waarvan de voorzitter van de groep verantwoordelijk is, behalve indien de werkgroep daar anders over beslist. Indien er geen specifiek secretariaat is aangeduid, dan neemt het Federaal secretariaat dit voor zijn rekening.

Art. 11.Een ontwerp van notulen van de vergadering van de Conferentie bevattende de lijst van de aanwezige leden, de beslissingen van de Conferentie, alsook de aan de Conferentie gedane officiële mededelingen worden door het Secretariaat opgesteld en aan de leden van de Conferentie toegestuurd binnen de maand die volgt op de vergadering.

Indien er opmerkingen worden geformuleerd, wordt het ontwerp van notulen aangepast; dit nieuwe ontwerp van notulen wordt aan de leden bezorgd.

Indien binnen de maand na de toezending van dit tweede ontwerp van notulen geen opmerkingen worden gemaakt bij het Secretariaat, worden de notulen geacht goedgekeurd te zijn.

In elk geval worden de notulen op formele wijze steeds op de volgende vergadering van de Conferentie ter definitieve goedkeuring voorgelegd.

Art. 12.Uiterlijk de zevende werkdag vóór de vergadering van het Overlegcomité zendt het secretariaat aan de Centrale Secretarie van het Overlegcomité de agenda's, de documenten met het oog op hun archivering, alsmede de notulen van de vergaderingen en de bijeenroepingen van de vergaderingen die geadresseerd zijn aan de leden van de Conferentie in de afgelopen maand, om ze ter informatie over te maken aan het Overlegcomité. In geval van hoogdringendheid moeten deze laatste gezonden worden op een datum die toelaat dat informatie wordt gegeven aan de centrale werkgroep van het Overlegcomité.

Art. 13.Dit reglement treedt in werking op 8 december 2008.

Voor de Federale Overheid : De Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid, Mevr. L. ONKELINX Voor de Vlaamse Regering : De Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, S. VANACKERE Voor de Waalse Gewestregering : De Minister van Gezondheid, Sociale Actie en Gelijkheid van Kansen, D. DONFUT Voor de Franse Gemeenschapsregering : De Minister van Gezondheid, Kinderen en Jeugdhulp, Mevr. C. FONCK Voor de Duitstalige Gemeenschapsregering : De Minister van Vorming en Tewerkstelling, Sociale Aangelegenheden en Toerisme, B. GENTGES Voor het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest : Het lid van het Verenigd College, bevoegd voor het Gezondheidsbeleid, G. VANHENGEL Voor het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest : Het lid van het Verenigd College, bevoegd voor het Gezondheidsbeleid, B. CEREXHE