REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

1 JUNI 2017. - Omzendbrief betreffende de richtlijnen voor het indienen van de rekeningen van de politiezones voor het dienstjaar 2016

Geachte dames en heren burgemeesters, Geachte dames en heren korpschefs, Geachte dames en heren bijzondere rekenplichtigen, Deze omzendbrief heeft tot doel de wijze te bepalen waarop de rekeningen van de politiezones voor het dienstjaar 2016 ingediend moeten worden.

Het koninklijk besluit van 5 september 2001Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 05/09/2001 pub. 26/09/2001 numac 2001000961 bron ministerie van binnenlandse zaken Koninklijk besluit houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie sluiten houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie stelt de regels vast voor het afsluiten en opstellen van de jaarrekeningen (artikelen 66 tot 72).

Overeenkomstig artikel 71 van voornoemd koninklijk besluit worden "de door de bijzondere rekenplichtige ondertekende jaarrekeningen, vóór 1 maart van het volgende dienstjaar aan het college worden toegezonden".

Bovendien moet rekening gehouden worden met wat volgt : A. BEGROTINGSREKENING, BALANS, RESULTATENREKENING EN BIJLAGEN Ik verwijs ter zake naar artikel 68 van voornoemd besluit, waarin het volgende is bepaald : " § 1. De begrotingsrekening recapituleert elk begrotingsartikel van het grootboek van de begrotingsverrichtingen en maakt het totaal van de begrotingsartikelen in de volgorde van de functionele en economische indeling van de begroting. Ze vermeldt : 1° het begrotingsresultaat, dat is het verschil tussen, enerzijds, de vastgestelde rechten, verminderd met de onverhaalbare posten en de oninvorderbare ontvangsten, en, anderzijds, de vastleggingen;2° het boekhoudkundig resultaat, dat is het verschil tussen enerzijds de vastgestelde rechten, verminderd met de onverhaalbare posten en oninvorderbare ontvangsten, en anderzijds de aangerekende uitgaven. Het boekhoudkundig resultaat vormt het saldo dat naar het volgende dienstjaar moet worden overgedragen. In dat resultaat zijn de gecumuleerde boekhoudkundige resultaten van de voorgaande dienstjaren begrepen. § 2. Bij de begrotingsrekening worden gevoegd : 1° de lijst per artikel van de naar het volgende dienstjaar over te dragen begrotingskredieten en vastleggingen;2° de lijst per individuele rekening en per dienstjaar van de nog te innen vastgestelde invorderingsrechten, waarbij de dubieuze debiteuren afzonderlijk worden vermeld". Daarnaast moeten volgende documenten verplicht bij de begrotingsrekening gevoegd worden wanneer die aan het bestuur worden overgemaakt : de beslissing van de politieraad tot vaststelling van de jaarrekeningen; de balans (die ook een kolom omvat die de cijfers van het vorige jaar weergeeft) en de resultatenrekening; het formulier T3; de definitieve balansen van de algemene rekeningen en van de individuele rekeningen, ingedeeld per algemene rekening; de lijst van de onwaarden en oninvorderbare rechten; de verantwoordingsstukken van de leningen (controletabellen bezorgd door de financiële instelling) en de overzichtstabel; de financieringstabel van de buitengewone dienst;

De verantwoordingsstukken met betrekking tot de saldi van de bankrekeningen.

B. INDIENING EN DRAGER Indiening in papiervorm Het indienen van de rekeningen (begrotingsrekening, balans, resultatenrekening) in authentieke vorm, in drie tweetalige exemplaren en ondertekend door de bevoegde overheden, blijft verplicht.

De volledige dossiers inclusief beslissingen en bijlagen moeten uitsluitend verstuurd worden naar Brussel Plaatselijke Besturen op het volgende adres : Gewestelijke Overheidsdienst Brussel - Brussel Plaatselijke Besturen - Directie Lokale Financiën - Kruidtuinlaan 20 - 1035 Brussel. Ter herinnering : Brussel Plaatselijke Besturen is de enige plaats van ontvangst voor de financiële beslissingen van de politiezones, zoals bepaald in de omzendbrief van 27 februari 2017Relevante gevonden documenten type omzendbrief prom. 27/02/2017 pub. 06/03/2017 numac 2017040064 bron brussels hoofdstedelijk gewest Omzendbrief tot bepaling van de praktische regelingen betreffende de uitoefening van het specifieke goedkeuringstoezicht op de financiële beslissingen die genomen worden door de politiezones sluiten tot bepaling van de praktische regelingen betreffende de uitoefening van het specifieke goedkeuringstoezicht op de financiële beslissingen die genomen worden door de politiezones.

Elektronische indiening De Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken (Algemene Directie Veiligheid en Preventie) heeft een controlemodule in Excelformaat uitgewerkt. Het digitale bestand moet verplicht vóór het indienen van de papieren rekening verzonden worden via het TXchange-platform, op het volgende adres : financienpz@gob.brussels. Het is absoluut vereist dat de verzonden gegevens overeenstemmen met de rekening zoals die is goedgekeurd door de Politieraad. Ik verzoek u dit te controleren alvorens te verzenden.

De toezichtstermijnen gaan in op de dag van de ontvangst van de beraadslaging samen met alle bijlagen, inclusief de elektronische verzending van de controlemodule.

C. CONTROLE TER PLAATSE Als de analyse van het dossier het vereist, zullen een of meer personeelsleden van Brussel Plaatselijke Besturen zich naar uw diensten begeven om er kennis te nemen van bepaalde verantwoordingsstukken met betrekking tot de jaarrekening. Daartoe zal voorafgaandelijk contact opgenomen worden om de praktische aspecten van deze controle af te spreken.

D. VERWERKING VAN HET RESULTAAT Ten slotte verzoek ik u artikel 9 van voornoemd besluit in acht te nemen, dat het volgende bepaalt : "Het geraamde overschot of tekort van de vorige dienstjaren, dat op de begroting wordt gebracht, is het resultaat van de begroting van het voorgaande dienstjaar, aangepast door de begrotingswijzigingen. Zodra de begrotingsrekening van dat voorgaand dienstjaar door de raad goedgekeurd is, wordt het geraamde overschot of tekort dat op de begroting gebracht is, vervangen door dat van het afgesloten dienstjaar". Let er dus op om zodra de rekening van het dienstjaar 2016 is goedgekeurd door de Politieraad, het resultaat ervan over te nemen via wijziging van de begroting voor het dienstjaar 2017.

Hoogachtend, De Minister-President, R. VERVOORT