REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

1er JUIN 2017. - Circulaire traitant des directives pour la transmission des comptes des zones de police pour l'exercice 2016

Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Chefs de corps, Mesdames et Messieurs les Comptables spéciaux, La présente circulaire a pour objet de définir les modalités de transmission des comptes des zones de police pour l'exercice 2016.

L'Arrêté royal du 5 septembre 2001 portant le règlement général de la comptabilité de la zone de police détermine les règles de la clôture et de l'établissement des comptes annuels (articles 66 à 72).

En application de l'article 71 de l'arrêté précité, je vous rappelle que « les comptes annuels, signés par le comptable spécial, sont transmis au collège avant le 1er mars de l'exercice suivant ».

De plus, il y a lieu de tenir compte des éléments qui suivent : A. COMPTE BUDGETAIRE, BILAN, COMPTE DE RESULTATS ET ANNEXES En application de l'article 68 de l'arrêté précité, je vous rappelle que « § 1er. Le compte budgétaire récapitule chaque article budgétaire du grand livre des opérations budgétaires et établit la somme des articles budgétaires selon la classification fonctionnelle et économique du budget. Il mentionne : 1° le résultat budgétaire, soit la différence entre, d'une part, les droits constatés diminués des non-valeurs et irrécouvrables et, d'autre part, les engagements;2° le résultat comptable, soit la différence entre, d'une part, les droits constatés diminués des non-valeurs et irrécouvrables et, d'autre part, les imputations de dépenses.Le résultat comptable constitue le solde à reporter à l'exercice suivant. Ce résultat inclut les résultats comptables cumulés des exercices antérieurs. § 2. Au compte budgétaire sont jointes : 1° la liste par article des crédits budgétaires et des engagements à reporter à l'exercice suivant;2° la liste par compte particulier et par exercice des droits constatés à recouvrer et dans laquelle les débiteurs douteux sont mentionnés séparément ». D'autre part, les documents suivants doivent obligatoirement être annexés au compte budgétaire lors de sa transmission à l'Administration : La délibération du Conseil de police arrêtant les comptes annuels ;

Le bilan (dans lequel figue également une colonne reprenant les chiffres de l'année précédente) et le compte de résultats ;

Le formulaire T3 ;

Les balances définitives des comptes généraux et des comptes particuliers classés par compte général ;

La liste des non-valeurs et irrécouvrables ;

Les pièces justificatives des emprunts (tableaux du contrôle de la dette fournis par l'organisme financier) et le tableau récapitulatif ;

Le tableau de financement du service extraordinaire ;

Les pièces justificatives relatives aux soldes des comptes bancaires.

B. TRANSMISSION ET SUPPORT Transmission en format papier La transmission des comptes (compte budgétaire, bilan, compte de résultats) dans sa forme authentique, en trois exemplaires bilingues et signés par les autorités compétentes, reste toujours obligatoire.

Les dossiers complets contenant les délibérations et annexes devront être adressés uniquement à Bruxelles Pouvoirs Locaux à l'adresse suivante : Service Public Régional de Bruxelles - Bruxelles Pouvoirs Locaux - Direction des finances locales - Boulevard du Jardin Botanique 20 - 1035 Bruxelles. Bruxelles Pouvoirs Locaux constitue pour rappel l'unique point d'entrée des décisions financières des zones de police tel que le précise la circulaire du 27 février 2017Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 27/02/2017 pub. 06/03/2017 numac 2017040064 source region de bruxelles-capitale Circulaire visant à définir les modalités pratiques quant à l'exercice de la tutelle spécifique d'approbation sur les décisions financières prises par les zones de police fermer visant à définir les modalités pratiques quant à l'exercice de la tutelle spécifique d'approbation sur les décisions financières prises par les zones de police.

Transmission électronique Le Service Public Fédéral Intérieur (Direction Générale Sécurité et Prévention) a mis au point un module de contrôle en format Excel. Le transfert de fichier doit se faire impérativement avant le dépôt de la version papier du compte et de la transmission via la plateforme "TXchange" à l'adresse suivante : financeszp@sprb.brussels. Il est impératif que les données transmises correspondent au compte approuvé par le Conseil de police. Je vous invite à opérer une vérification avant envoi.

Les délais de tutelle débutent dès la réception de la délibération accompagnée de l'ensemble des annexes en ce inclus le transmis électronique du module de contrôle.

C. CONTROLE SUR PLACE Si l'analyse du dossier le requière, un ou plusieurs agents de Bruxelles Pouvoirs Locaux se déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques de ce contrôle.

D. INTEGRATION DU RESULTAT Enfin, je vous invite à vous conformer au prescrit de l'article 9 de l'arrêté précité qui précise que « L'excédent ou le déficit estimé des exercices antérieurs qui est porté au budget résulte du budget de l'exercice antérieur et de ses éventuelles modifications. Aussitôt que le compte budgétaire de cet exercice antérieur est approuvé par le conseil, l'excédent ou le déficit estimé qui est porté au budget est remplacé par celui de l'exercice clôturé ». Ainsi, veillez dès l'approbation du compte de l'exercice 2016 par le Conseil de police à procéder par modification budgétaire de l'exercice 2017 à l'intégration son résultat.

Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, l'assurance de ma considération distinguée.

Le Ministre-Président, R. VERVOORT