FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

Algemene Directie Civiele Veiligheid Omzendbrief zonaal/interzonaal/provinciaal dispatchingsysteem Aan de Dames en Heren Provinciegouverneurs Dames en Heren gouverneurs, Deze omzendbrief is bestemd voor de prezones en de hulpverleningszones voor wat betreft hun opdrachten exclusief de dringende geneeskundige hulpverlening zoals bepaald in artikel 1 van de wet van 8 juli 1974 betreffende de dringende geneeskundige hulpverlening. 1. De behandeling van noodoproepen bestemd voor de hulpdiensten 1.1. Algemene regel Elke noodoproep voor dringende hulpverlening en bestemd voor de hulpdiensten komt in principe binnen in een hulpcentrum (HC) 100/112.

De wet voorziet niet dat hulpverleningszones noodoproepen zouden kunnen ontvangen en het is dus niet wenselijk dat ze hieromtrent publiciteit maken bij de burger.

De wet van 29 april 2011Relevante gevonden documenten type wet prom. 29/04/2011 pub. 23/05/2011 numac 2011000308 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet houdende oprichting van de 112-centra en het agentschap 112 sluiten houdende oprichting van de 112-centra en het agentschap 112 (de « wet 112 ») voorziet dat de HC 100/112 permanent de behandeling verzekeren van de noodoproepen naar de nummers 100 en 112 voor wat betreft de dringende medische hulp en de diensten van de civiele veiligheid.

De behandeling van de noodoproepen omvat de calltaking en de dispatching.

De operator van het HC 100/112 verzekert de calltaking van de oproep zijnde : - het aannemen van de inkomende noodoproepen, - het sorteren van de oproepen, - het via de oproep en andere bronnen verzamelen van geografische informatie en toestand van de beller en de eventuele slachtoffers, - de eerste analyse van de noden, - de eerste bepaling van de graad van dringendheid.

De dispatching bestaat uit : - de aanduiding van de interventiediensten op basis van het principe van de snelste adequate hulp (SAH), - het alarmeren en doorgeven van de interventie-gegevens en kritieke informatie aan deze diensten, - de opvolging in real time van de uitvoering van de interventie, - indien nodig, de ondersteuning qua communicatie en informatie van de hulpdiensten.

Het principe van de wet 112 is dat de dispatching van de hulpdiensten gerealiseerd wordt door elke discipline binnen het 112-centrum. Het koninklijk besluit van 17 oktober 2011Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 17/10/2011 pub. 28/10/2011 numac 2011000682 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken en federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit betreffende de dispatching van de operationele diensten van de Civiele Veiligheid sluiten betreffende de organisatie van de dispatching van de operationele diensten van de Civiele Veiligheid voorziet dan ook dat de dispatching civiele veiligheid zich in het 112-centrum bevindt. 1.2. Afwijking van de algemene regel De wetgever wilde echter dat de operationele organisatie van de hulpverlening op het niveau van de hulpverleningszone gebeurt. De wet voorziet dat de zonale overheid er voor kan kiezen om de dispatching van de hulpdiensten te organiseren op het niveau van de zone met haar eigen middelen.

Rekening houdend met de federale (HC 100/112) en lokale (brandweerdiensten en in de toekomst hulpverleningszones) verantwoordelijkheden in de behandelingsketen van de oproepen naar de hulpdiensten, is het nodig gebleken, indien dit voor een zone het geval zou zijn, om de rol van iedereen te verduidelijken.

In deze hypothese leveren de HC 100/112 minstens de volgende diensten aan de zones inzake de dispatching civiele veiligheid : - aannemen van de noodoproep en van de oproepgegevens (inclusief localisatie en identificatie van het gebeurtenistype in de standaardgebeurtenistypelijst), - berekening van de SAH-aanbeveling op het CAD-systeem, - alarmering met het oog op de 1ste uitruk.

De hulpverleningszones verlenen vervolgens volgende diensten : - de vastlegging van de middelen en de personeelsleden die deel uitmaken van de uitruk, - het alarmeren van deze laatste, - bijhorende informatie-analyse, - opvolging en bijsturing, - coördinatie, - rapportering.

De taken van eenieder worden opgenomen in een samenwerkingsovereenkomst.

Desgevallend zal de toepassing van het principe van de SAH gerealiseerd worden in twee opeenvolgende stappen : - De HC100/112 identificeren met behulp van de CAD-systemen (Astrid of Citygis) de « snelste zone » (1) en de « territoriale zone » (2).

Inactiviteit van een brandweer- en reddingspost dient hiervoor doorgegeven te worden aan de HC 100/112. - Deze zones worden gealarmeerd (en geïnformeerd) en met behulp van haar dispatchingsysteem worden de SAH-middelen geïdentificeerd waarna de personeelsleden gealarmeerd worden en hun middelen geactiveerd worden, conform K.B. van 10 november 2012 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de snelste adequate hulp en van de adequate middelen. 2. Oprichting van de zonale dispatching Een groot aantal zonale operationele organisatieplannen voorzien de invoering van zonale dispatchingsystemen.In het kader van de verbetering van de operationele werking van de brandweerdiensten hebben een aantal prezones de nadruk gelegd op een beter beheer van het gevolg dat gegeven moet worden aan de oproepen van de HC 100/112.

Omdat de dispatching op zonaal niveau een element van de behandelingsketen van de oproep is, moeten de compatibiliteit van de technologieën en de procedures tussen de zonale dispatchingsystemen en de CAD-systemen in de HC 100/112 verzekerd worden.

De bestaande en toekomstige systemen, die minimaal zonaal en federaal (HC 100/112) aanwezig zijn, moeten in de mate van het mogelijke complementair, op elkaar afgestemd en, in alle gevallen, `technisch' compatibel zijn. De technische compatibiliteit moet zo garanderen dat de systemen op hun interfaces data met elkaar kunnen uitwisselen, databases kunnen synchroniseren en connectiviteitsmonitoring toelaten volgens gestandaardiseerde protocols en uniforme oplossingen. Verder moet een voldoende compatibiliteit gegarandeerd worden met de systemen van de aangrenzende zones teneinde de SAH-aanbevelingen snel en efficiënt te vertalen in de identificatie van de nodige middelen (in real-time) op basis van hun beschikbaarheid, hun positie en de uitrukplannen van de hulpverleningszones.

Deze bepalingen moeten de snelste adequate hulp (SAH) voorzien door de wet van 15 mei 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/05/2007 pub. 31/07/2007 numac 2007000663 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de civiele veiligheid type wet prom. 15/05/2007 pub. 25/06/2008 numac 2008000526 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de civiele veiligheid sluiten betreffende de civiele veiligheid garanderen. Om de compatibiliteit van de technologieën en de procedures te verzekeren tussen de dispatchingsystemen en de HC 100/112 wordt gevraagd aan de toekomstige hulpverleningszones om hun dispatchingsystemen zodanig te kiezen, te installeren, te configureren en te beheren dat een aantal technisch-operationele garanties aanwezig zijn (zie bijlage `Connectiviteit op het CAD-platform'). 3. Samenvoegen van zonale dispatchings Naast investeringen in soft- en hardware vereist de organisatie van een zonale dispatching veel menselijke middelen wanneer men deze 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 wenst te laten functioneren. Om deze redenen is het wenselijk dat de toekomstige hulpverleningszones de opportuniteit evalueren om hun (toekomstige) zonale dispatchings te integreren in een provinciale dispatching. Het delen van deze dienst begunstigt de toepassing van de SAH, met name door het feit dat dubbele uitrukken vermeden kunnen worden en dat de interventies buiten de zonale grenzen beter gecoördineerd zullen zijn.

Deze samenvoeging zal bovendien toelaten om de investering te optimaliseren en dus om schaalvoordelen te realiseren, wat aansluit bij de filosofie van de Commissie-Paulus.

Ik verzoek de toekomstige hulpverleningszones dan ook om samen te werken aan de creatie van een gemeenschappelijke dispatching op provinciaal niveau. Een interessant, maar minder optimaal, alternatief kan de creatie van een interzonale dispatching, gemeenschappelijk voor meerdere zones van dezelfde provincie, zijn.

Ik vestig uw aandacht op het feit dat de technische specificaties die voorzien zijn in de bijlage steeds gewijzigd kunnen worden om rekening te houden met de evolutie van de technieken, maar ook om optimaal te beantwoorden aan de vragen van de gebruikers van het systeem. In dit geval zult u natuurlijk geïnformeerd worden over de toekomstige aanpassingen.

Met de meeste hoogachting.

Mevr. J. MILQUET, Minister van Binnenlandse Zaken _______ Nota's (1) De hulpverleningszone waartoe de brandweer- of reddingspost behoort die snelst ter plaatse zal zijn.(2) De hulpverleningszone waar het incident plaatsvindt. CONNECTIVITEIT OP HET CAD-PLATFORM Technische Specificaties Om de compatibiliteit van de technologieën en de procedures te verzekeren tussen de zonale / interzonale / provinciale systemen en de 112-centra, wordt gevraagd aan de prezones en aan de zones om hun dispatchingsystemen zodanig te kiezen, te installeren, te configureren en te beheren dat een aantal technisch-operationele garanties aanwezig zijn. * ICT SYSTEEM Het oproepsysteem omvat zeker de functie van een volwaardige alarmterminal en is in staat om de XML-datastrings in de huidige vorm (zie bijlage XML) te ontvangen, te interpreteren en op correcte wijze de mensen/middelen te alarmeren. Deze alarmering moet automatisch gebeuren of met tussenkomst van een dispatcher. In het geval van automatische alarmering dient steeds een bevestiging te worden gegeven aan het 112-centrum om te garanderen dat de alarmering werd ontvangen en verwerkt.

De inhoud en vorm van de computerberichten die uitgewisseld worden tussen de 112-centra en de dispatchings zullen vastgelegd worden op basis van een akkoord tussen de FOD Binnenlandse Zaken en de Brandweerfederaties. Deze standaard moet gerespecteerd worden om de onderlinge interoperabiliteit tussen de systemen te garanderen.

Evaluatiemomenten zullen gepland worden en zullen op regelmatige basis plaats hebben (de frequentie dient vastgelegd).

Deze wijzigingen/uitbreidingen zullen door de FOD Binnenlandse Zaken aan de leveranciers van de oproepsystemen gecommuniceerd worden zodat zij deze kunnen implementeren. De hulpverleningszones dienen zich hiervoor te organiseren, intern en in hun overeenkomsten met de leveranciers, zodat de nodige expertise beschikbaar is en de test- en rollout-procedures doorlopen kunnen worden.

Vanaf de effectieve realisatie van de zonale / interzonale /provinciale dispatchsystemen zullen de 112-centra de alarmerings- en informatieve XML's nog enkel versturen naar de oproepsystemen, dus naar 1 IP-adres voor de hele zone / groep van zones / provincie.

Vanuit dit centrale punt kan de informatie geheel of gedeeltelijk doorgestuurd worden naar lokale ontvangers. Het centrale systeem kan ook gevoed worden door externe bronnen, dus vanuit andere zenders dan de CAD-systemen van de 112-centra.

Verder zullen de 112-centra het XML-systeem voor uitwisseling van informatie als principe-mechanisme voor alarmering hanteren. De bedoeling hiervan is de alarmering te versnellen door het rechtstreeks uitsturen van de gegevens via XML waarbij de adressen en de gebeurtenistypes niet meer telefonisch doorgegeven moeten worden. Dit laat toe om fouten te vermijden bij het doorgeven van informatie. Het is dus belangrijk dat alle zones over een computersysteem beschikken dat in staat is om XML datastrings te ontvangen en te verzenden zodat alle zones langs deze weg informatie kunnen uitwisselen met elkaar en met de 112-centra. De alarmeringen die voordien volledig telefonisch gebeurden zullen dus niet meer ondersteund worden. De XML-alarmering, gevolgd door telefonische of radio-bevestiging kan wel verder gezet worden. Initiatieven zullen genomen worden om te evolueren naar een geoptimaliseerde alarmeringsketen die standaard geen telefonische bevestiging meer nodig heeft.

Er zal een 2de punt voor ontvangst van deze XML moeten voorzien worden dat de functie van backup voor de alarmering opneemt voor het geval het 1sterangs-XML-contactpunt faalt of niet beschikbaar is. Daartoe moet zone/groep van zones een minimale backup installatie als uitwijkmogelijkheid hebben. Wat deze moet omvatten en operationeel moet kunnen overnemen zal onderwerp zijn van een afzonderlijke analyse. Dit punt van back-up kan gerust bij een naburige zone/ groep van zones voorzien worden wanneer deze over de nodige capaciteit beschikt om gedurende enige tijd de alarmen te verwerken.

Het oproepsysteem moet een minimaal monitoring- en notificatiemechanisme hebben. Het dispatchsysteem moet in staat zijn om vast te stellen of het alarmeringssysteem buiten dienst is en moet dat kunnen meedelen aan het 112-centrum via een systeem en/of procedure die met het 112-centrum werd afgesproken. Deze procedures moeten 3 niveaus aankunnen :

niv 1

technische panne, maar het backup-systeem werkt

niv 2

kritische panne, het backup-systeem is beperkt maar OK, verminderde dienstverlening

niv 3

evacuatie of volledig buiten dienst

Het is evenzeer nodig om de monitoring te kunnen realiseren die de hele alarmeringsketen betreft, d.w.z. vanaf de CAD in het 112-centrum.

Voor deze volledige keten moeten de problemen onderzocht en opgelost kunnen worden. Alle partijen dienen op de hoogte te zijn over hun taak en verantwoordelijkheden in het kader van technische problemen. * EVOLUTIE VAN DE STANDAARD Wijzigingen in het XML-formaat of in de XML-protocols kunnen gepland en doorgevoerd worden, alweer na overleg tussen de FOD Binnenlandse Zaken en de vertegenwoordigers van de brandweerfederaties en voorafgegaan door voldoende en voldoende vroegtijdige communicatie. In een dergelijke situatie staat de FOD Binnenlandse Zaken in voor de generieke testing van de wijzigingen met elk van de leveranciers. * OPTIMALISERING Het dispatchingsysteem mag geenszins de SAH-berekening negeren en/of overschrijven door een andere (eigen) SAH-berekening. Zij moet de door het 112-centrum opgemaakte SAH-aanbeveling respecteren en vertalen in de identificatie van de middelen die bij de 1ste uitruk geactiveerd dienen te worden.

In de toekomst zal het 112-centrum in de XML voor elke interventie de lijst van de 10 snelste posten mee overmaken. De dispatchsystemen moeten zich hierop baseren om hun middelen uit te sturen in functie van hun beheer. * MINIMALE FUNCTIONALITEITEN VAN DISPATCHSYSTEEM Het dispatchsysteem bevat een personeelsmodule met het beheer van de beschikbaarheden en van de inzetmogelijkheden (in functie van opleidingen, certificaten, e.d.). De beschikbaarheid moet permanent gemonitord kunnen worden en altijd (dus ook locatie-onafhankelijk) raadpleegbaar zijn. Elke zone moet steeds de organisatie van een uitruk kunnen garanderen in functie van de beschikbaarheid van haar manschappen.

Naast de conformiteit met de XML-datastring-protocols dienen de dispatchingsystemen zodanig opgebouwd en/of ingesteld te worden dat: - ze voor het brandweer-luik gebruik maken van de gebeurtenistypelijst zoals die ook in de CAD-systemen is ingevoerd. Deze lijst wordt in een jaarlijkse evaluatie-cyclus lichtjes bijgestuurd en geoptimaliseerd.

Bij de jaarlijkse verspreiding van de nieuwe versie van deze gebeurtenissenlijst moet ook elke alarmterminal, later het dispatchingsysteem zonder uitstel aangepast worden en voorzien van de nieuwe versie van de gebeurtenistypelijst; de volledige lijst moet dus ingevoerd worden in elke zonale alarmterminal; - ze in functie van de beschikbaarheid van personeel en middelen de nodige manschappen selecteren voor een interventie in overeenkomst met het juridische kader van de minimale middelen; - ze op korte termijn kunnen overschakelen naar een nationale basiskaart (met `basic' GIS applicaties) die vanuit het federale niveau, wellicht met het NGI als leverancier, beschikbaar wordt gesteld van alle nooddiensten; het is de bedoeling dat alle systemen die door de nooddiensten gebruikt worden werken met en op dezelfde, gemeenschappelijke basiskaart. * TOEKOMSTIGE INTERCONNECTIE De connectiviteit op de alarmterminal, later op het oproepsysteem mag voor de korte termijn nog opgebouwd blijven op een ISDN-drager maar moet op langere termijn evolueren naar een xDSL-lijn zodat de lijn permanent beschikbaar is, gemakkelijker automatische en permanente monitoring toelaat, bi-directionele uitwisseling van datastrings (XML) toelaat en meerdere diensten kan combineren. In dat kader kan de Http2Page een oplossing zijn omwille van de SDSL-drager die zijn aanbiedt doch een gewone xDSL-lijn moet eveneens kunnen volstaan.

Bovendien moeten de gecombineerde oplossingen zoals Http2Page nog getest worden als drager voor de dispatchsystemen. * ONDERHOUD & SUPPORT Met de leverancier van het oproepsysteem wordt een onderhoudscontract afgesloten dat moet voorzien in - basis-monitoring van het `no break' deel van de operationele alarmerings- en data-uitwisselingsketen met de inkomende en uitgaande berichten, de connectiviteit met andere systemen (en/of firewalls) op de interfaces, de succesvolle doorgave naar de pagers (of andere eindapparatuur) en de beschikbaarheid voor ontvangst van XML's vanuit de 112-centra; - een `logging' van de historiek van transmissie en receptie van data-berichten, van de technische interventies op het systeem of de proces-keten, van de fouten die werden gedetecteerd en de alarmen die hierbij gegeven werden; deze `logging' moet voldoende informatie bevatten voor reconstructie, analyse en rapportering; - voldoende capaciteit voor testing en analyse bij technische problemen op de eigen installatie (alarmterminal, oproepsysteem); - voldoende snelle interventies en herstelling bij falen van de eigen installatie (24/24 en 7/7, dus ook tijdens weekends, nachten en feestdagen); indien dit nodig geacht wordt kan hierin gestreefd worden naar een uniforme garantie overheen alle zones die dan verplicht op te nemen is in alle onderhoudscontracten; - maximale analyse en interventie `op afstand', dus zonder tussenkomst op de site (wat tijds- en kostenbesparend moet zijn); deze modaliteiten vereisen toegang op afstand op het systeem én op de database; - regelmatige upgrades van de software wat meteen ook garandeert dat iedereen op de standaard-pakketten werkt en geen customizing vraagt in functie van de eigen operationele werkmethodes.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld