FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER

Omzendbrief. - Overheidsopdrachten. - Tijdelijke of mobiele bouwplaatsen. - Veiligheids- en gezondheidsplan - Praktische richtlijnen met betrekking tot de documenten die in toepassing van artikel 30, tweede lid, van het koninklijk besluit van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen bij de offerte moeten worden gevoegd Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische overheidsdiensten, de federale instellingen van openbaar nut, de federale publiekrechterlijke verenigingen en de andere federale rechtspersonen die onder het toepassingsgebied vallen van artikel 4, § 2, 8°, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten Mevrouw, Mijnheer de Minister, Mevrouw, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouwen, Mijne Heren, 1. Context Het koninklijk besluit van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen (1) legt voor alle bouwplaatsen waar bouwwerken of werken worden gerealiseerd zoals bedoeld in artikel 2, § 1, van hetzelfde koninklijk besluit en waar de werken gelijktijdig of achtereenvolgens door ten minste twee aannemers worden uitgevoerd, een verplichting tot aanstelling van een coördinator inzake veiligheid en gezondheid op, en dit zowel in de ontwerpfase van het bouwwerk of de werken, als in de fase van de uitvoering van de werken. De reglementering in kwestie voorziet inzonderheid in het opstellen van een veiligheids- en gezondheidsplan, hierna VGP genoemd, door de coördinator inzake veiligheid en gezondheid, meer bepaald de coördinator-ontwerp. Het VGP is gedefinieerd als een document of een geheel van documenten waarvan de inhoud dient te beantwoorden aan de bijlage I, deel A, van het voormeld koninklijk besluit van 25 januari 2001, en dat een aantal preventiemaatregelen bevat ter voorkoming van de risico's waaraan werknemers kunnen worden blootgesteld. Dit geldt meer bepaald voor de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen die behoren tot de toepassingsgevallen van artikel 26, § 1 en 2, van het voormelde koninklijk besluit, alsook voor alle andere tijdelijke of mobiele bouwplaatsen met een totale oppervlakte gelijk aan of groter dan 500 m2 of die behoren tot de bijlage V van het voormelde koninklijk besluit.

Naast een beschrijving van het te realiseren bouwwerk of de werken vanaf het ontwerp tot de volledige verwezenlijking ervan, in voorkomend geval inbegrepen de opgelegde of toegestane varianten, bevat het VGP met name de resultaten van de risicoanalyses, alsook een beschrijving van de preventiemaatregelen.

Opdat de maatregelen vastgesteld in het VGP daadwerkelijk zouden kunnen worden toegepast bij de uitvoering van de werken, bepaalt artikel 30, tweede lid, van het voormeld koninklijk besluit van 25 januari 2001 ten eerste dat de opdrachtgever het VGP, al naargelang het geval, als een afzonderlijk en als dusdanig betiteld deel moet opnemen in het bestek, de prijsaanvraag of de contractuele documenten, en ten tweede dat hij ervoor moet zorgen dat de inschrijvers bij hun offerte de volgende documenten voegen (2) : 1° een document dat verwijst naar het VGP en waarin zij beschrijven op welke wijze zij het bouwwerk zullen uitvoeren om rekening te houden met dit VGP;2° een afzonderlijke prijsberekening in verband met de door het VGP bepaalde preventiemaatregelen- en middelen, inbegrepen de buitengewone individuele beschermingsmaatregelen en -middelen. Wanneer het mogelijk is om bij offerteaanvraag vrije varianten voor te stellen, moet de inschrijver in het bestek worden verplicht om voor de varianten in kwestie een voorstel tot aanpassing van het VGP bij te voegen.

In geval van een offerteaanvraag in de vorm van een wedstrijd voor werken, moet, om de verplichting tot aanstelling van een coördinator-ontwerp van bij het opstellen van het ontwerp na te leven, het bestek erin voorzien dat elke deelnemer aan een wedstrijd voor werken - die in feite de hoedanigheid heeft van bouwheer belast met het ontwerp - zich moet laten bijstaan door een voldoend gekwalificeerd coördinator-ontwerp die bij het opstellen van zijn ontwerp de coördinatie inzake veiligheid en gezondheid zal garanderen.

In toepassing van artikel 4sexies, 5°, en artikel 11, 4°, van het voormelde koninklijk besluit van 25 januari 2001 dient de coördinator de aanbestedende overheid advies te geven over de overeenstemming van het bij de offerte gevoegd document bedoeld in artikel 30, tweede lid, 1°, met het algemeen VGP. Gelet op zijn bijzondere expertise op het specifieke domein kan de coördinator middels een contractuele bepaling door de aanbestedende overheid daarnaast ook worden verzocht om een advies te geven over het document van artikel 30, tweede lid, 2°, inzake de prijsberekening.

Inzonderheid zal de coördinator in dat verband een beoordeling kunnen geven van het al dan niet normaal karakter van de vermelde prijzen.

Hierbij dient te worden onderstreept dat noch in het geval van het verplicht advies met betrekking tot het document van artikel 30, tweede lid, 1°, noch in het geval van het facultatief advies met betrekking tot het document van artikel 30, tweede lid, 2°, het advies van de coördinator bindend is. Het zal steeds aan de aanbestedende overheid toekomen om, op basis van het gemotiveerd advies van de coördinator, een beslissing te nemen omtrent de regelmatigheid van de offerte. Indien de aanbestedende overheid het advies van de coördinator niet volgt, zal zij dit wel moeten motiveren in de toewijzingsbeslissing.

De praktijk toont aan dat nogal wat aanbestedende overheden moeilijkheden ondervinden met de toepassing van de onderhavige reglementering in de volgende gevallen : - het document van artikel 30, tweede lid, 1°, en/of het document van artikel 30, tweede lid, 2° zijn niet toegevoegd of zijn onvolledig; - de coördinator inzake veiligheid en gezondheid geeft over één of beide van de bedoelde documenten een negatief advies.

De onderhavige omzendbrief strekt ertoe de aanbestedende overheden in de eerste plaats een aantal aanbevelingen te verschaffen teneinde de voormelde problemen zoveel als mogelijk te voorkomen, en in de tweede plaats een antwoord te bieden op de vraag naar de gevolgen die aan de betrokken tekortkomingen moeten worden gegeven. 2. Aanbevelingen in verband met de vorm en de inhoud van de documenten die in toepassing van artikel 30, tweede lid, van het koninklijk besluit van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen bij de offerte moeten worden gevoegd 2.1. De kwaliteit van de gegevens van de documenten bepaald in artikel 30, tweede lid, en met name het document vermeld in punt 1°, zal in grote mate afhangen van de inhoud van het VGP van de coördinator-ontwerp. Meer bepaald is vereist dat het VGP voldoende duidelijk, precies en aangepast is aan de specifieke kenmerken van de betrokken werken, en dat het zich zou beperken tot wat werkelijk dienstig is voor de organisatie van de preventie van de risico's.

Niettegenstaande het opstellen van het VGP de taak is van de coördinator-ontwerp, moet de aanbestedende overheid erover waken dat de coördinator deze taak op een adequate wijze uitvoert. In dat opzicht is het belangrijk dat zij het VGP kan valideren. Daartoe is het aangewezen om in de contractuele documenten die de taak van de coördinator regelen, te voorzien dat het VGP het voorwerp zal uitmaken van een voorafgaande technische oplevering, en dat de latere wijzigingen aan het plan vooraf door de aanbestedende overheid worden goedgekeurd. 2.2. De aanbestedende overheid dient in het bestek van de werken een bepaling op te nemen die de inschrijvers oplegt om bij hun offerte de documenten van artikel 30, tweede lid, 1° en 2°, te voegen.

Verder is het aanbevolen, teneinde de taken in verband met het opstellen van de bedoelde documenten voor de inschrijvers te vergemakkelijken en van hen nuttige en duidelijke inlichtingen te verkrijgen, ervoor te zorgen dat de coördinator-ontwerp in een afzonderlijke titel van het VGP de volgende lijsten zou verschaffen : - een limitatieve lijst van de werken of werkgedeelten waarvoor de inschrijvers moeten aangeven op welke wijze zij deze zullen uitvoeren; - een limitatieve lijst van de preventiemaatregelen en -middelen waarvoor de inschrijvers een prijsberekening moeten geven. Deze lijst moet zich niet zozeer toespitsen op de maatregelen die tot de basisveiligheid behoren (d.w.z. datgene wat voorvloeit uit de loutere toepassing van de reglementering inzake arbeidsbescherming in de onderneming, onafhankelijk van elke co-activiteit), maar moet zich eerder beperken tot de collectieve preventiemaatregelen en -middelen (d.w.z. die dienstig moeten zijn voor meerdere aannemers op de bouwplaats), alsook tot de buitengewone individuele beschermingsmaatregelen.

Concreet zou hiertoe als bijlage aan het bestek een formulier kunnen worden gevoegd, waarop de voormelde lijsten zouden moeten worden ingevuld door de inschrijvers.

In de fase van de indiening van de offertes zou aan de inschrijvers geen enkel ander document inzake veiligheid en gezondheid mogen worden gevraagd dan die vermeld in artikel 30, tweede lid, 1° en 2°, (die in voorkomend geval via de daartoe bestemde formulieren moeten worden overgelegd), behoudens indien de coördinator-ontwerp zou aanvoeren dat, gezien de bijzonderheden van de bouwplaats, de overlegging van andere documenten in de bedoelde fase noodzakelijk zou zijn om de risico's op ongelukken op de bouwplaats te voorkomen, of om de doelmatigheid van de coördinatie inzake veiligheid en gezondheid te garanderen. Meer bepaald zouden de inschrijvers niet mogen worden verplicht om bij hun offerte een « bijzonder veiligheids- en gezondheidsplan » te voegen. De overlegging van een dergelijk document, vergelijkbaar met een gedetailleerd plan van uitvoering, zou enkel van de aannemer (en eventueel, indien de coördinator dit vraagt, van diens onderaannemers) mogen worden verlangd nà de gunning van de opdracht.

In bepaalde gevallen zal het weinig zin hebben de inschrijvers te vragen om bij hun offerte het document van artikel 30, tweede lid, 1°, te voegen ter beschrijving van de wijze waarop ze de werken zullen uitvoeren om rekening te houden met het VGP. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn wanneer het bestek een gedetailleerde beschrijving bevat van de wijze waarop werken moeten worden uitgevoerd - of wanneer de werken slechts op één bepaalde manier kunnen worden uitgevoerd - en in het VGP alle te nemen maatregelen en middelen zijn gepreciseerd, of nog, in geval van bestellingsopdrachten, wanneer de precieze aard van de uit te voeren werken en de plaats waar deze moeten worden uitgevoerd maar zullen worden gepreciseerd op het ogenblik van elke bestelling. Wanneer de coördinator-ontwerp, om de voormelde redenen, oordeelt dat het niet noodzakelijk is dat de inschrijvers bij hun offerte het document van artikel 30, tweede lid, 1°, voegen, moet dit in het VGP of in het bestek worden vermeld. Hoe dan ook moet steeds de afzonderlijke prijsberekening worden gegeven.

Wat meer specifiek het document van artikel 30, tweede lid, 2°, inzake de prijsberekening betreft, wordt erop gewezen dat de prijs van de preventiemaatregelen en -middelen dewelke deel uitmaakt van de totale prijs van de basisofferte, in principe voor elke afzonderlijke maatregel moet worden opgegeven. Evenwel kan in bepaalde gevallen worden aanvaard dat globale prijzen worden voorgelegd. De vermelding van een percentage van het totale offertebedrag kan worden aanvaard indien het niet mogelijk is om een meer gedetailleerde prijsberekening te maken.

Wat de vorm van de prijsberekening betreft, moet verder een onderscheid worden gemaakt tussen de algemene en de specifieke preventiemaatregelen : - gelet op artikel 96, § 4, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken mag de kostprijs van de algemene preventiemaatregelen en -middelen niet in een afzonderlijke post worden opgenomen, maar moet deze over de verschillende posten van de samenvattende opmetingsstaat worden verdeeld. De inschrijver dient dan een toelichting te geven aangaande de verdeling van de kosten, ofwel desgevallend de toerekening ervan op welbepaalde posten indien de maatregelen strikt verband houden met de uitvoering van die posten; - voor de specifieke of buitengewone preventiemaatregelen of -middelen waarvoor aparte posten worden opgenomen in de samenvattende opmetingsstaat die bij de offerte is gevoegd, is een afzonderlijke prijsberekening niet noodzakelijk vermits door het voorzien van deze aparte posten voor veiligheid er reeds een voldoende detaillering bestaat die als prijsberekening kan dienen. Het niet opgeven van een bijkomende prijsberekening heeft zelfs als voordeel dat wordt vermeden dat er verschillen zouden bestaan tussen hetgeen in de samenvattende opmetingsstaat staat en de afzonderlijke prijsberekening. Voor deze posten kan genoegen worden genomen met de door de inschrijver in de opmetingsstaat aangebrachte vermeldingen.

Ten slotte komt het aan de aanbestedende overheid toe om de prijsberekening te analyseren en hierin eventuele anomalieën bloot te leggen. 3. Instructies betreffende de beoordeling van de documenten die in toepassing van artikel 30, tweede lid, 1° en 2°, van het koninklijk besluit van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen bij de offerte moeten worden gevoegd In acht genomen de onder punt 2 vermelde bijzondere modaliteiten voor het voorleggen van de documenten van artikel 30, tweede lid, 1° en 2°, zal hierna, volgens de verschillende gunningswijzen, worden aangegeven hoe moet worden omgesprongen met tekortkomingen aan de bedoelde documenten.Meer bepaald gaat het om de gevallen waarin één of meer van deze documenten ontbreken of onvolledig zijn, en/of zijn behept met het negatief advies van de coördinator. Daarbij zal blijken dat eventuele moeilijkheden zich met name zullen voordoen in geval van een aanbesteding of een offerteaanvraag. 3.1. In geval van een aanbesteding of een offerteaanvraag 3.1.1. Ontbrekende of onvolledige documenten 3.1.1.1. Document van artikel 30, tweede lid, 1° a) De coördinator wordt uitgenodigd om op gemotiveerde wijze te beoordelen welke elementen hij al dan niet als essentieel beschouwt.b) Het document ontbreekt (het formulier gevoegd bij het bestek is niet ingevuld) of is onvolledig op essentiële punten. De offerte is in dat geval substantieel onregelmatig.

Indien enkel een afzonderlijke prijsberekening is bijgevoegd, mag daaruit overigens niet worden afgeleid dat de wijze van uitvoering van de werken in overeenstemming is met het VGP. Evenwel past het hier te herinneren aan de voormelde aanbevelingen voor het geval dat het bij het bestek gevoegde VGP reeds voldoende gedetailleerd is (supra - punt 2.2). c) Het document is enkel onvolledig op niet-essentiële punten (het formulier is op deze punten niet ingevuld). Wanneer de onvolledigheid van het document enkel slaat op niet-essentiële punten, is de offerte in principe regelmatig. 3.1.1.2. Document van artikel 30, tweede lid, 2° a) De coördinator wordt uitgenodigd om op gemotiveerde wijze te beoordelen welke elementen hij al dan niet als essentieel beschouwt.b) Het document ontbreekt of is onvolledig op essentiële punten. De offerte is in dat geval substantieel onregelmatig.

Indien een afzonderlijke prijsberekening bij de offerte is gevoegd, doch onvoldoende gedetailleerd is, kan de aanbestedende overheid, indien zij toepassing heeft gemaakt van artikel 88, § 2, van het voormeld koninklijk besluit van 8 januari 1996, verduidelijkingen vragen over de prijsberekening. c) Het document is enkel onvolledig op niet-essentiële punten. Wanneer de onvolledigheid van het document enkel slaat op niet-essentiële punten, is de offerte in principe regelmatig.

Aangaande de wijze van prijsberekening kan worden verwezen naar het punt 2 - aanbevelingen van de onderhavige instructies. 3.1.2 Beoordeling van de informatie in de overgelegde documenten 3.1.2.1. Document van artikel 30, tweede lid, 1° In toepassing van artikel 4sexies, 5° en artikel 11, 4° van het voormelde koninklijk besluit van 25 januari 2001 geeft de coördinator een advies over de overeenstemming van het bij de offerte gevoegde document bedoeld in artikel 30, tweede lid, 1°, met het VGP. In geval de coördinator bepaalde niet-conforme elementen ontdekt, komt het aan de aanbestedende overheid toe om op basis van het gemotiveerd advies van de coördinator over de regelmatigheid van de offerte te beslissen. Indien de aanbestedende overheid het advies van de coördinator niet volgt, zal zij dit wel moeten motiveren in de gunningsbeslissing.

Uiteraard zal de aanbestedende overheid de coördinator steeds een verduidelijking kunnen vragen over de inhoud van zijn advies. 3.1.2.2. Document van artikel 30, tweede lid, 2° Hoewel volgens de voormelde artikelen 4sexies, 5°, en 11, 4°, het advies van de coördinator voor wat betreft het document van de prijsberekening strikt genomen niet is vereist, verdient het toch aanbeveling om ook hiervoor het advies van de coördinator in te winnen, en hiermee rekening te houden bij de beoordeling van de regelmatigheid van de offerte.

Ook hier geldt dat het advies van de coördinator niet bindend is, en dat de aanbestedende overheid de coördinator steeds een verduidelijking zal kunnen vragen over de inhoud van zijn advies.

Indien de door de inschrijver vermelde prijsberekening weinig relevant is op het vlak van de preventiemaatregelen en -middelen zoals bepaald door het VGP, komt het aan de aanbestedende overheid toe om zich uit te spreken over de regelmatigheid van de offerte, naargelang het al dan niet essentieel karakter van de vastgestelde elementen.

Indien de aanbestedende overheid het advies van de coördinator met betrekking tot het document van artikel 30, tweede lid, 2°, heeft gekregen en zij dit advies niet volgt, dan zal zij dit uiteraard wel moeten motiveren in de gunningsbeslissing. 3.2. Ingeval van een onderhandelingsprocedure Ingeval van één onderhandelingsprocedure zullen zich niet onmiddellijk de problemen voordoen die zijn verbonden aan de bovenvermelde tekortkomingen in verband met de documenten van artikel 30, tweede lid, 1° en 2°. Immers, tenzij het bestek anders bepaalt, kunnen in het kader van de onderhandelingen steeds ontbrekende of aangepaste documenten of aanvullende inlichtingen worden opgevraagd. 4. Inwerkingtreding Deze omzendbrief treedt in werking op 10 januari 2008. Brussel, 18 december 2007.

De Eerste Minister, G. VERHOFSTADT _______ Nota's 1. Gewijzigd door de koninklijke besluiten van 19 december 2001, 28 augustus 2002, 19 januari 2005, 31 augustus 2005, 22 maart 2006, 23 oktober 2006 en 17 mei 2007.2. In het derde lid van het voormelde artikel 30 wordt evenwel in een vrijstelling voorzien voor de opdrachtgevers van de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen waarop de bepalingen van artikel 29 van het voormeld koninklijk besluit van toepassing zijn.Het betreft met name de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen die niet behoren tot de toepassingsgevallen van artikel 26, § 1 en § 2, van het voormeld koninklijk besluit en met een totale oppervlakte kleiner dan 500 m2.