31 MEI 2024. - Omzendbrief nr. 740. - Proratisering van de wedde in geval van onbetaalde afwezigheden en/of deels gepresteerde maanden voor het personeel van de continudiensten met een variabel werkrooster

Aan de diensten en instellingen op wie artikel 15 van het koninklijk besluit 25 oktober 2013 betreffende de geldelijke loopbaan van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt van toepassing is.

Geachte collega's, Geachte mevrouw, Geachte heer,

Artikel 15, 2de en 3de lid, van het koninklijk besluit 25 oktober 2013 betreffende de geldelijke loopbaan van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt stelt dat a. het voltijds of deeltijds presterende personeelslid dat slechts tijdens een gedeelte van de maand diensten heeft geleverd, op evenredige wijze bezoldigd wordt ;b. dit deel wordt uitgedrukt in een breuk waarvan de teller het aantal reëel gepresteerde dagen is en de noemer het aantal arbeidsdagen ;c. indien het aantal uren varieert naargelang van de dagen, de teller en de noemer de overeenstemmende uuraantallen zijn. Het is belangrijk is dat deze bepalingen dusdanig toegepast worden dat onbetaalde/anders betaalde afwezigheden en/of deels gepresteerde maanden op een uniforme manier behandeld worden, ongeacht het type werkrooster.

Deze bepalingen zijn eenvoudig toe te passen voor personeel met een vast werkrooster, waarin de dagen en uren waarop wordt gewerkt vooraf nauwkeurig worden vastgelegd (een vast werkrooster kan gelden voor een week of voor een cyclus van meerdere weken): - de teller is het aantal dagen (of uren) die reëel gepresteerd werden en/of gelijkgesteld zijn met een reëel gepresteerde dag (uur); - de noemer is het aantal te presteren arbeidsdagen (of -uren) volgens het vaste werkrooster.

Voorbeeld 1: een personeelslid dat aan 38 uur per week werkt moet in de maand maart 2024 normaal 21 arbeidsdagen presteren (= noemer).

Indien hij 2 dagen onwettig afwezig is gedurende die maand zal zijn teller 19 arbeidsdagen bedragen. De pro rata die op zijn wedde van maart 2024 wordt toegepast is 19/21.

Voorbeeld 2: een personeelslid dat aan 36 uur per week werkt moet in de maand maart 2024 normaal 21 arbeidsdagen presteren (= noemer).

Indien hij 2 dagen onwettig afwezig is gedurende die maand zal zijn teller 19 arbeidsdagen bedragen. De pro rata die op zijn wedde van maart 2024 wordt toegepast is 19/21.

Voorbeeld 3: een personeelslid dat 19 uur per week werkt, volgens een vaste verdeling over de week (maandag 7,6 uur, dinsdag 7,6 uur woensdag 3,8 uur) moet in de maand maart 2024 normaal 8 arbeidsdagen van 7,6 uur presteren en 4 van 3,8 uur, wat een totaal van 76 uur oplevert (= noemer).

Indien hij in die maand staakt op een woensdag (arbeidsdag van 3,8) zal zijn teller 72,2 uur bedragen. De pro rata die op zijn wedde van maart 2024 wordt toegepast is 72,2/76.

Het is echter minder eenvoudig om deze bepalingen toe te passen voor de weddeberekening van personeelsleden in continudienst met een variabel werkrooster, waarbij de dagen en uren waarop wordt gewerkt vooraf niet nauwkeurig zijn vastgesteld, maar het personeelslid wel voorafgaandelijk in kennis wordt gesteld van zijn te verrichten prestaties.

Daarom detailleert deze omzendbrief hoe het 2de en 3de lid van voornoemd artikel 15 dienen toegepast te worden het personeel in continudienst met een variabel werkrooster.

Deze proratiseringsmethode is gebaseerd op volgende principes: - gelijke behandeling tussen personeelsleden die volgens een vast werkrooster werken en personeelsleden voor wie de planning varieert; - gelijke behandeling van personeelsleden die volgens een planning werken onderling; - beperken van schommelingen in de weddeberekening wanneer de planning nog zou veranderen in de loop van de maand. 1. De noemer Voor een personeelslid in continudienst met een variabel werkrooster wordt de noemer als volgt bepaald: het aantal uren dat hij gemiddeld geacht wordt te werken, indien hij in een vast werkrooster van maandag tot vrijdag zou werken met een gelijk aantal uren per dag. Voorbeeld 1: een personeelslid in continudienst met variabel werkrooster dat volgens zijn arbeidsovereenkomst of benoeming aan 38 uur per week werkt, zal als noemer hetzelfde aantal uren hebben als een personeelslid dat volgens een vast werkrooster 38 uur per week werkt (bv. 21 arbeidsdagen van 7,6 uur voor de maand maart 2024 = 159,6 werkuren).

Voorbeeld 2: een personeelslid in continudienst met variabel werkrooster dat volgens zijn arbeidsovereenkomst of benoeming aan 36 uur per week werkt, zal als noemer hetzelfde aantal uren hebben als een personeelslid dat volgens een vast werkrooster 36 uur per week werkt (bv. 21 arbeidsdagen van 7,2 uur voor de maand maart 2024 = 151,2 werkuren).

Voorbeeld 3: voor een personeelslid in continudienst met variabel werkrooster dat volgens zijn arbeidsovereenkomst of benoeming aan 19 uur per week werkt, nemen we als noemer het aantal werkuren die de maand zou tellen indien de persoon zou werken van maandag tot vrijdag aan 3.8 uur per dag.

Voor de maand maart 2024 bedraagt de noemer 21 x 3,8 werkuren = 79,8 werkuren).

Indien de planning van het personeelslid achteraf zou wijzigen blijft de noemer dezelfde voor zover de onbetaalde/anders betaalde afwezigheden en/of de "deelprestatie" (het gepresteerde gedeelte van de maand) niet gewijzigd zijn. Deze relatieve stabiliteit is belangrijk omwille van de gelijke behandeling. 2. De teller Om de teller te bepalen trekt men van de noemer de uren af die volgens de regelgeving niet of anders betaald dienen te worden (bv.onbetaald verloftype, staking, disponibiliteit wegens ziekte, ongewettigde afwezigheid,...): men trekt van de noemer de reële uren af waarvoor geen/een andere betaling verschuldigd is.

Voorbeeld: voor 3 shiften van 10 uur die ten koste zijn van het ziekenfonds en niet van de werkgever, worden 30 uur van de noemer afgetrokken om de teller te berekenen. - Bij een noemer van 159,6 werkuren zorgt dit voor een teller van 159,6 - 30 = 129,6. De pro rata bedraagt dan 129,6/159,6. Om de bruto maandwedde te bekomen wordt deze pro rata breuk vermenigvuldigd met 1/12 van de geïndexeerde jaarwedde. - Bij een noemer van 151,2 werkuren zorgt dit voor een teller van 151,2 - 30 = 121,2. De pro rata bedraagt dan 121,2/151,2. Om de bruto maandwedde te bekomen wordt deze pro rata breuk vermenigvuldigd met 1/12 van de geïndexeerde jaarwedde.

Bij in- of uitdiensttreding in de loop van de maand neemt men als teller het aantal uren dat het personeelslid tijdens die maand, vanaf zijn indiensttreding/tot zijn uitdiensttreding, zou gewerkt hebben indien hij in een vast werkrooster van maandag tot vrijdag zou werken met een gelijk aantal uren per dag (dus volgens hetzelfde werkrooster als bij de noemer). Een voorbeeld ter illustratie hiervan vindt u in bijlage 1 met als titel voorbeeld 1.

Indien er binnen die deels gepresteerde maand ook uren zijn die reglementair niet betaald dienen te worden, dan trekt men die ook nog af van de teller zoals hierboven berekend. Een voorbeeld ter illustratie hiervan vindt u in bijlage 2 met als titel voorbeeld 2.

Bij verandering van werkregime in de loop van de maand berekent men voor elke deelperiode een aparte noemer en teller om een pro rata per deelperiode te bekomen. Een voorbeeld ter illustratie hiervan vindt u in bijlage 3 met als titel voorbeeld 3. 3. Uitzondering Voor een personeelslid in continudienst met een variabel werkrooster kan het zeer uitzonderlijk gebeuren dat het aantal onbetaalde/anders betaalde afwezigheden de helft van de noemer overschrijdt.In dat geval zal de pro rata berekend worden op basis van reële uurprestaties, zowel in teller als in noemer. Zo wordt vermeden dat iemand een hele maand niet betaald wordt hoewel hij wel enkele prestaties gewerkt heeft.

We noemen deze wissel het kantelpunt tussen de theoretische pro rata en de reële pro rata.

Dit kantelpunt komt eigenlijk heel zelden voor. De belangrijkste situaties zijn bv. (start) volledige loopbaanonderbreking, (bijna) volledige maand disponibiliteit, (start) stage, ... Op basis van incidentele afwezigheden gebeurt dit bijna nooit, maar deze uitzonderlijke situaties dienen toch opgevangen te worden.

Een voorbeeld ter illustratie hiervan vindt u in bijlage 4 met als titel voorbeeld 4. In dit voorbeeld neemt het personeelslid 91,2 uren onbetaalde afwezigheid in juni 2023. Op basis van de theoretische planning moet deze medewerker 167,2 uren werken. Het kantelmoment staat bijgevolg op 83,6 uren (= 167,2u /2). Aangezien de medewerker meer uren onbetaald afwezig was dan de helft van de theoretische planning, zal zijn loon berekend worden op basis van de reële pro rata.

De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld