31 MAI 2024. - Circulaire n° 740. - Proratisation du traitement en cas d'absences non rémunérées et/ou pour des mois partiellement prestés pour le personnel des services continus ayant un horaire de travail variable

Aux services et institutions auxquels l'article 15 de l'arrêté royal du 25 octobre 2013 relatif à la carrière pécuniaire des membres du personnel de la fonction publique fédérale est d'application.

Chers collègues, Madame, Monsieur, L'article 15, alinéas 2 et 3, de l'arrêté royal du 25 octobre 2013 relatif à la carrière pécuniaire du personnel de la fonction publique fédérale dispose que a. le membre du personnel, qu'il preste à temps plein ou à temps partiel, qui n'a fourni des services que pendant une partie du mois, est rémunéré à due concurrence ;b. cette partie s'exprime dans une fraction dont le numérateur est le nombre de jours réellement prestés et le dénominateur le nombre de jours ouvrés ;c. si le nombre d'heures varie selon les jours, le numérateur et le dénominateur sont les nombres d'heures correspondants. Il est important que ces dispositions soient appliquées de manière à ce que les absences non payées ou autrement rémunérées et/ou les mois partiellement prestés soient traités de manière uniforme, indépendamment du type d'horaire de travail.

Il est facile d'appliquer ces dispositions pour le personnel ayant un horaire de travail fixe, pour lequel les jours et les heures de prestation sont fixés préalablement de manière précise (un horaire de travail fixe peut être hebdomadaire comme il peut s'étendre sur un cycle de plusieurs semaines) : - le numérateur est le nombre de jours (ou heures) de travail qui ont été réellement prestées et/ou qui sont assimilées à un jour (heure) réellement presté(e) ; - le dénominateur est le nombre de jours (ou heures) de travail à prester selon l'horaire de travail fixe.

Exemple 1 : un agent travaillant 38 heures par semaine devrait normalement effectuer 21 jours de travail au cours du mois de mars 2024 (= dénominateur). S'il est absent de manière injustifiée pendant 2 jours au cours de ce mois, son numérateur sera de 19 jours de travail. Le prorata appliqué à sa rémunération de mars 2024 est de 19/21.

Exemple 2 : un agent travaillant 36 heures par semaine devrait normalement effectuer 21 jours de travail au cours du mois de mars 2024 (= dénominateur). S'il est absent de manière injustifiée pendant 2 jours au cours de ce mois, son numérateur sera de 19 jours de travail. Le prorata appliqué à sa rémunération de mars 2024 est de 19/21.

Exemple 3 : un agent qui travaille 19 heures par semaine, selon une répartition fixe sur la semaine (lundi 7,6 heures, mardi 7,6 heures, mercredi 3,8 heures) devrait normalement effectuer 8 jours de travail de 7,6 heures et 4 de 3,8 heures au cours du mois de mars 2024, soit un total de 76 heures (= dénominateur).

S'il fait grève un mercredi (jour ouvrable de 3,8 heures) au cours de ce mois, son numérateur sera de 72,2 heures. Le prorata appliqué à sa rémunération de mars 2024 est de 72,2/76.

Par contre, il est moins aisé d'appliquer ces dispositions pour le calcul du salaire des membres du personnel des services continus ayant un horaire de travail variable, pour lequel les jours et heures de prestation ne sont pas préalablement établis avec précision, mais le membre du personnel est informé à l'avance des prestations à effectuer.

Il convient dès lors de détailler la manière d'appliquer les alinéas 2 et 3 de l'article 15 précité pour le personnel des services continus ayant un horaire de travail variable.

Cette méthode de proratisation repose sur les principes suivants : - le traitement identique entre les membres du personnel travaillant selon un planning fixe et les membres du personnel bénéficiant d'un planning variable ; - le traitement identique entre les membres du personnel travaillant selon un planning variable; - limiter les variations dans le calcul du traitement si le planning a été modifié en cours de mois. 1. Le dénominateur Pour le membre du personnel travaillant en service continu et ayant un horaire de travail variable, le dénominateur est déterminé comme suit : le nombre d'heures qu'il devrait travailler en moyenne s'il travaillait selon un horaire fixe du lundi au vendredi, avec un nombre égal d'heures par jour. Exemple 1 : un membre du personnel travaillant en service continu à horaire variable et prestant 38 heures par semaine conformément à son contrat de travail ou à sa nomination aura comme dénominateur le même nombre d'heures qu'un membre du personnel travaillant 38 heures par semaine conformément à un horaire de travail fixe (par exemple, 21 jours ouvrables de 7,6 heures pour le mois de mars 2024 = 159,6 heures de travail).

Exemple 2 : un membre du personnel travaillant en service continu à horaire variable et prestant 36 heures par semaine conformément à son contrat de travail ou à sa nomination aura comme dénominateur le même nombre d'heures qu'un membre du personnel travaillant 36 heures par semaine selon un horaire de travail fixe (par exemple, 21 jours ouvrables de 7,2 heures pour le mois de mars 2024 = 151,2 heures de travail).

Exemple 3 : pour un membre du personnel travaillant en service continu à horaire variable et prestant, conformément à son contrat de travail ou à sa nomination, 19 heures par semaine, nous prenons comme dénominateur le nombre d'heures de travail que compterait le mois si la personne travaillait du lundi au vendredi à raison de 3,8 heures par jour.

Pour le mois de mars 2024, le dénominateur est 21 x 3,8 heures de travail = 79,8 heures de travail).

Si le planning du membre du personnel change par la suite, le dénominateur reste le même pour autant que les absences non payées ou autrement rémunérées restent les mêmes et/ou la « prestation partielle » ( = la partie prestée du mois) n'a pas changé. Cette stabilité relative est importante dans un souci d'égalité de traitement. 2. Le numérateur Pour déterminer le numérateur, on soustrait du dénominateur les heures qui, selon la réglementation, ne doivent pas être payées ou doivent être rémunérées autrement (par exemple congé non payé, grève, disponibilité pour maladie, absence non autorisée, etc.) : on soustrait du dénominateur les heures effectives pour lesquelles aucun/un autre paiement n'est dû.

Exemple : pour 3 shifts de 10 heures à charge de la mutualité et non de l'employeur, 30 heures sont soustraites du dénominateur pour le calcul du numérateur. - Avec un dénominateur de 159,6 heures de travail, on obtient un numérateur de 159,6 - 30 = 129,6. Le prorata est donc de 129,6/159,6.

Pour obtenir le traitement mensuel brut, ce prorata est multiplié par 1/12 du traitement annuel indexé. - Avec un dénominateur de 151,2 heures de travail, on obtient un numérateur de 151,2 - 30 = 121,2. Le prorata est donc de 121,2/151,2.

Pour obtenir le traitement mensuel brut, ce prorata est multiplié par 1/12 du traitement annuel indexé.

Lors de l'entrée en service ou de la cessation des fonctions au cours du mois, le numérateur est le nombre d'heures que l'agent aurait presté au cours de ce mois, depuis son entrée en service/jusqu'à sa cessation des fonctions, s'il avait travaillé selon un horaire fixe du lundi au vendredi avec un nombre égal d'heures par jour (c'est-à-dire selon le même horaire de travail que celui figurant au dénominateur).

A titre d'illustration, vous trouverez un exemple en annexe 1, portant le titre exemple 1.

Si, au cours de ce mois partiellement presté, il y a également des heures qui ne doivent pas être payées selon la réglementation, celles-ci sont également déduites du numérateur tel que calculé ci-dessus. A titre d'illustration, vous trouverez un exemple en annexe 2, portant le titre exemple 2.

En cas de changement de régime de travail au cours du mois, un dénominateur et un numérateur distincts sont calculés pour chaque sous-période afin d'obtenir un prorata par sous-période. A titre d'illustration, vous trouverez un exemple en annexe 3, portant le titre exemple 3. 3. Exception Dans le cas d'un membre du personnel ayant un horaire de travail variable, il peut arriver très exceptionnellement que le nombre d'absences non payées ou autrement rémunérées soit supérieur à la moitié du dénominateur.Dans ce cas, le prorata sera calculé sur la base des prestations horaires réelles, tant au numérateur qu'au dénominateur. Cela permet d'éviter qu'une personne ne soit pas payée pendant un mois entier alors qu'elle a effectué certaines prestations.

Nous appelons ce changement le point de basculement entre le prorata théorique et le prorata réel.

En réalité, ce point de basculement se produit très rarement. Les situations les plus importantes sont, par exemple, le (début) d'une interruption de carrière complète, une disponibilité d'un mois (presque) complet, le (début) d'un stage, ... Sur la base d'absences occasionnelles, cela ne se produit presque jamais, mais ces situations exceptionnelles doivent tout de même être prises en compte.

A titre d'illustration, vous trouverez un exemple en annexe 4, portant le titre exemple. Dans cet exemple, le membre du personnel prend 91,2 heures d'absence non rémunérée en juin 2023. Sur base de l'horaire théorique, ce membre du personnel devrait travailler 167,2 heures. Par conséquent, le point de basculement se situe à 83,6 heures (= 167,2 heures /2). Comme le membre du personnel a eu plus d'heures d'absence non rémunérées que la moitié de l'horaire théorique, sa rémunération sera calculée sur la base du prorata réel.

La Ministre de la Fonction publique, P. DE SUTTER

Pour la consultation du tableau, voir image