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| Omzendbrief nr. 740. - Proratisering van de wedde in geval van onbetaalde afwezigheden en/of deels gepresteerde maanden voor het personeel van de continudiensten met een variabel werkrooster | Circulaire n° 740. - Proratisation du traitement en cas d'absences non rémunérées et/ou pour des mois partiellement prestés pour le personnel des services continus ayant un horaire de travail variable |
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| 31 MEI 2024. - Omzendbrief nr. 740. - Proratisering van de wedde in geval van onbetaalde afwezigheden en/of deels gepresteerde maanden voor het personeel van de continudiensten met een variabel werkrooster Aan de diensten en instellingen op wie artikel 15 van het koninklijk besluit 25 oktober 2013 betreffende de geldelijke loopbaan van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt van toepassing is. Geachte collega's, Geachte mevrouw, Geachte heer, Artikel 15, 2de en 3de lid, van het koninklijk besluit 25 oktober 2013 betreffende de geldelijke loopbaan van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt stelt dat a. het voltijds of deeltijds presterende personeelslid dat slechts tijdens een gedeelte van de maand diensten heeft geleverd, op evenredige wijze bezoldigd wordt ; b. dit deel wordt uitgedrukt in een breuk waarvan de teller het aantal reëel gepresteerde dagen is en de noemer het aantal arbeidsdagen ; c. indien het aantal uren varieert naargelang van de dagen, de teller en de noemer de overeenstemmende uuraantallen zijn. Het is belangrijk is dat deze bepalingen dusdanig toegepast worden dat onbetaalde/anders betaalde afwezigheden en/of deels gepresteerde maanden op een uniforme manier behandeld worden, ongeacht het type werkrooster. Deze bepalingen zijn eenvoudig toe te passen voor personeel met een vast werkrooster, waarin de dagen en uren waarop wordt gewerkt vooraf nauwkeurig worden vastgelegd (een vast werkrooster kan gelden voor een week of voor een cyclus van meerdere weken): - de teller is het aantal dagen (of uren) die reëel gepresteerd werden en/of gelijkgesteld zijn met een reëel gepresteerde dag (uur); - de noemer is het aantal te presteren arbeidsdagen (of -uren) volgens het vaste werkrooster. Voorbeeld 1: een personeelslid dat aan 38 uur per week werkt moet in de maand maart 2024 normaal 21 arbeidsdagen presteren (= noemer). Indien hij 2 dagen onwettig afwezig is gedurende die maand zal zijn teller 19 arbeidsdagen bedragen. De pro rata die op zijn wedde van maart 2024 wordt toegepast is 19/21. Voorbeeld 2: een personeelslid dat aan 36 uur per week werkt moet in de maand maart 2024 normaal 21 arbeidsdagen presteren (= noemer). Indien hij 2 dagen onwettig afwezig is gedurende die maand zal zijn teller 19 arbeidsdagen bedragen. De pro rata die op zijn wedde van | 31 MAI 2024. - Circulaire n° 740. - Proratisation du traitement en cas d'absences non rémunérées et/ou pour des mois partiellement prestés pour le personnel des services continus ayant un horaire de travail variable Aux services et institutions auxquels l'article 15 de l'arrêté royal du 25 octobre 2013 relatif à la carrière pécuniaire des membres du personnel de la fonction publique fédérale est d'application. Chers collègues, Madame, Monsieur, L'article 15, alinéas 2 et 3, de l'arrêté royal du 25 octobre 2013 relatif à la carrière pécuniaire du personnel de la fonction publique fédérale dispose que a. le membre du personnel, qu'il preste à temps plein ou à temps partiel, qui n'a fourni des services que pendant une partie du mois, est rémunéré à due concurrence ; b. cette partie s'exprime dans une fraction dont le numérateur est le nombre de jours réellement prestés et le dénominateur le nombre de jours ouvrés ; c. si le nombre d'heures varie selon les jours, le numérateur et le dénominateur sont les nombres d'heures correspondants. Il est important que ces dispositions soient appliquées de manière à ce que les absences non payées ou autrement rémunérées et/ou les mois partiellement prestés soient traités de manière uniforme, indépendamment du type d'horaire de travail. Il est facile d'appliquer ces dispositions pour le personnel ayant un horaire de travail fixe, pour lequel les jours et les heures de prestation sont fixés préalablement de manière précise (un horaire de travail fixe peut être hebdomadaire comme il peut s'étendre sur un cycle de plusieurs semaines) : - le numérateur est le nombre de jours (ou heures) de travail qui ont été réellement prestées et/ou qui sont assimilées à un jour (heure) réellement presté(e) ; - le dénominateur est le nombre de jours (ou heures) de travail à prester selon l'horaire de travail fixe. Exemple 1 : un agent travaillant 38 heures par semaine devrait normalement effectuer 21 jours de travail au cours du mois de mars 2024 (= dénominateur). S'il est absent de manière injustifiée pendant 2 jours au cours de ce mois, son numérateur sera de 19 jours de travail. Le prorata appliqué à sa rémunération de mars 2024 est de 19/21. Exemple 2 : un agent travaillant 36 heures par semaine devrait normalement effectuer 21 jours de travail au cours du mois de mars 2024 (= dénominateur). S'il est absent de manière injustifiée pendant 2 jours au cours de ce mois, son numérateur sera de 19 jours de |
| maart 2024 wordt toegepast is 19/21. | travail. Le prorata appliqué à sa rémunération de mars 2024 est de |
| Voorbeeld 3: een personeelslid dat 19 uur per week werkt, volgens een | 19/21. Exemple 3 : un agent qui travaille 19 heures par semaine, selon une |
| vaste verdeling over de week (maandag 7,6 uur, dinsdag 7,6 uur | répartition fixe sur la semaine (lundi 7,6 heures, mardi 7,6 heures, |
| woensdag 3,8 uur) moet in de maand maart 2024 normaal 8 arbeidsdagen | mercredi 3,8 heures) devrait normalement effectuer 8 jours de travail |
| van 7,6 uur presteren en 4 van 3,8 uur, wat een totaal van 76 uur | de 7,6 heures et 4 de 3,8 heures au cours du mois de mars 2024, soit |
| oplevert (= noemer). | un total de 76 heures (= dénominateur). |
| Indien hij in die maand staakt op een woensdag (arbeidsdag van 3,8) | S'il fait grève un mercredi (jour ouvrable de 3,8 heures) au cours de |
| zal zijn teller 72,2 uur bedragen. De pro rata die op zijn wedde van | ce mois, son numérateur sera de 72,2 heures. Le prorata appliqué à sa |
| maart 2024 wordt toegepast is 72,2/76. | rémunération de mars 2024 est de 72,2/76. |
| Het is echter minder eenvoudig om deze bepalingen toe te passen voor | Par contre, il est moins aisé d'appliquer ces dispositions pour le |
| de weddeberekening van personeelsleden in continudienst met een | calcul du salaire des membres du personnel des services continus ayant |
| variabel werkrooster, waarbij de dagen en uren waarop wordt gewerkt | un horaire de travail variable, pour lequel les jours et heures de |
| vooraf niet nauwkeurig zijn vastgesteld, maar het personeelslid wel | prestation ne sont pas préalablement établis avec précision, mais le |
| voorafgaandelijk in kennis wordt gesteld van zijn te verrichten | membre du personnel est informé à l'avance des prestations à |
| prestaties. | effectuer. |
| Daarom detailleert deze omzendbrief hoe het 2de en 3de lid van | Il convient dès lors de détailler la manière d'appliquer les alinéas 2 |
| voornoemd artikel 15 dienen toegepast te worden het personeel in | et 3 de l'article 15 précité pour le personnel des services continus |
| continudienst met een variabel werkrooster. | ayant un horaire de travail variable. |
| Deze proratiseringsmethode is gebaseerd op volgende principes: | Cette méthode de proratisation repose sur les principes suivants : |
| - gelijke behandeling tussen personeelsleden die volgens een vast | - le traitement identique entre les membres du personnel travaillant |
| werkrooster werken en personeelsleden voor wie de planning varieert; | selon un planning fixe et les membres du personnel bénéficiant d'un planning variable ; |
| - gelijke behandeling van personeelsleden die volgens een planning | - le traitement identique entre les membres du personnel travaillant |
| werken onderling; | selon un planning variable; |
| - beperken van schommelingen in de weddeberekening wanneer de planning | - limiter les variations dans le calcul du traitement si le planning a |
| nog zou veranderen in de loop van de maand. | été modifié en cours de mois. |
| 1. De noemer | 1. Le dénominateur |
| Voor een personeelslid in continudienst met een variabel werkrooster | Pour le membre du personnel travaillant en service continu et ayant un |
| wordt de noemer als volgt bepaald: het aantal uren dat hij gemiddeld | horaire de travail variable, le dénominateur est déterminé comme suit |
| geacht wordt te werken, indien hij in een vast werkrooster van maandag | : le nombre d'heures qu'il devrait travailler en moyenne s'il |
| tot vrijdag zou werken met een gelijk aantal uren per dag. | travaillait selon un horaire fixe du lundi au vendredi, avec un nombre |
| égal d'heures par jour. | |
| Voorbeeld 1: een personeelslid in continudienst met variabel | Exemple 1 : un membre du personnel travaillant en service continu à |
| werkrooster dat volgens zijn arbeidsovereenkomst of benoeming aan 38 | horaire variable et prestant 38 heures par semaine conformément à son |
| uur per week werkt, zal als noemer hetzelfde aantal uren hebben als | contrat de travail ou à sa nomination aura comme dénominateur le même |
| een personeelslid dat volgens een vast werkrooster 38 uur per week | nombre d'heures qu'un membre du personnel travaillant 38 heures par |
| semaine conformément à un horaire de travail fixe (par exemple, 21 | |
| werkt (bv. 21 arbeidsdagen van 7,6 uur voor de maand maart 2024 = | jours ouvrables de 7,6 heures pour le mois de mars 2024 = 159,6 heures |
| 159,6 werkuren). | de travail). |
| Voorbeeld 2: een personeelslid in continudienst met variabel | Exemple 2 : un membre du personnel travaillant en service continu à |
| werkrooster dat volgens zijn arbeidsovereenkomst of benoeming aan 36 | horaire variable et prestant 36 heures par semaine conformément à son |
| uur per week werkt, zal als noemer hetzelfde aantal uren hebben als | contrat de travail ou à sa nomination aura comme dénominateur le même |
| een personeelslid dat volgens een vast werkrooster 36 uur per week | nombre d'heures qu'un membre du personnel travaillant 36 heures par |
| werkt (bv. 21 arbeidsdagen van 7,2 uur voor de maand maart 2024 = | semaine selon un horaire de travail fixe (par exemple, 21 jours |
| 151,2 werkuren). | ouvrables de 7,2 heures pour le mois de mars 2024 = 151,2 heures de |
| travail). Exemple 3 : pour un membre du personnel travaillant en service continu | |
| Voorbeeld 3: voor een personeelslid in continudienst met variabel | à horaire variable et prestant, conformément à son contrat de travail |
| werkrooster dat volgens zijn arbeidsovereenkomst of benoeming aan 19 | ou à sa nomination, 19 heures par semaine, nous prenons comme |
| uur per week werkt, nemen we als noemer het aantal werkuren die de | dénominateur le nombre d'heures de travail que compterait le mois si |
| maand zou tellen indien de persoon zou werken van maandag tot vrijdag | la personne travaillait du lundi au vendredi à raison de 3,8 heures |
| aan 3.8 uur per dag. | par jour. |
| Voor de maand maart 2024 bedraagt de noemer 21 x 3,8 werkuren = 79,8 | Pour le mois de mars 2024, le dénominateur est 21 x 3,8 heures de |
| werkuren). | travail = 79,8 heures de travail). |
| Indien de planning van het personeelslid achteraf zou wijzigen blijft | Si le planning du membre du personnel change par la suite, le |
| de noemer dezelfde voor zover de onbetaalde/anders betaalde | dénominateur reste le même pour autant que les absences non payées ou |
| afwezigheden en/of de "deelprestatie" (het gepresteerde gedeelte van | autrement rémunérées restent les mêmes et/ou la « prestation partielle |
| de maand) niet gewijzigd zijn. Deze relatieve stabiliteit is | » ( = la partie prestée du mois) n'a pas changé. Cette stabilité |
| belangrijk omwille van de gelijke behandeling. | relative est importante dans un souci d'égalité de traitement. |
| 2. De teller | 2. Le numérateur |
| Om de teller te bepalen trekt men van de noemer de uren af die volgens | Pour déterminer le numérateur, on soustrait du dénominateur les heures |
| de regelgeving niet of anders betaald dienen te worden (bv. onbetaald | qui, selon la réglementation, ne doivent pas être payées ou doivent |
| être rémunérées autrement (par exemple congé non payé, grève, | |
| verloftype, staking, disponibiliteit wegens ziekte, ongewettigde | disponibilité pour maladie, absence non autorisée, etc.) : on |
| afwezigheid,...): men trekt van de noemer de reële uren af waarvoor | soustrait du dénominateur les heures effectives pour lesquelles |
| geen/een andere betaling verschuldigd is. | aucun/un autre paiement n'est dû. |
| Voorbeeld: voor 3 shiften van 10 uur die ten koste zijn van het | Exemple : pour 3 shifts de 10 heures à charge de la mutualité et non |
| ziekenfonds en niet van de werkgever, worden 30 uur van de noemer afgetrokken om de teller te berekenen. - Bij een noemer van 159,6 werkuren zorgt dit voor een teller van 159,6 - 30 = 129,6. De pro rata bedraagt dan 129,6/159,6. Om de bruto maandwedde te bekomen wordt deze pro rata breuk vermenigvuldigd met 1/12 van de geïndexeerde jaarwedde. - Bij een noemer van 151,2 werkuren zorgt dit voor een teller van 151,2 - 30 = 121,2. De pro rata bedraagt dan 121,2/151,2. Om de bruto maandwedde te bekomen wordt deze pro rata breuk vermenigvuldigd met 1/12 van de geïndexeerde jaarwedde. Bij in- of uitdiensttreding in de loop van de maand neemt men als teller het aantal uren dat het personeelslid tijdens die maand, vanaf zijn indiensttreding/tot zijn uitdiensttreding, zou gewerkt hebben indien hij in een vast werkrooster van maandag tot vrijdag zou werken met een gelijk aantal uren per dag (dus volgens hetzelfde werkrooster als bij de noemer). Een voorbeeld ter illustratie hiervan vindt u in bijlage 1 met als titel voorbeeld 1. Indien er binnen die deels gepresteerde maand ook uren zijn die reglementair niet betaald dienen te worden, dan trekt men die ook nog af van de teller zoals hierboven berekend. Een voorbeeld ter illustratie hiervan vindt u in bijlage 2 met als titel voorbeeld 2. Bij verandering van werkregime in de loop van de maand berekent men voor elke deelperiode een aparte noemer en teller om een pro rata per deelperiode te bekomen. Een voorbeeld ter illustratie hiervan vindt u in bijlage 3 met als titel voorbeeld 3. 3. Uitzondering Voor een personeelslid in continudienst met een variabel werkrooster kan het zeer uitzonderlijk gebeuren dat het aantal onbetaalde/anders betaalde afwezigheden de helft van de noemer overschrijdt. In dat geval zal de pro rata berekend worden op basis van reële uurprestaties, zowel in teller als in noemer. Zo wordt vermeden dat iemand een hele maand niet betaald wordt hoewel hij wel enkele prestaties gewerkt heeft. We noemen deze wissel het kantelpunt tussen de theoretische pro rata en de reële pro rata. Dit kantelpunt komt eigenlijk heel zelden voor. De belangrijkste situaties zijn bv. (start) volledige loopbaanonderbreking, (bijna) volledige maand disponibiliteit, (start) stage, ... Op basis van incidentele afwezigheden gebeurt dit bijna nooit, maar deze uitzonderlijke situaties dienen toch opgevangen te worden. Een voorbeeld ter illustratie hiervan vindt u in bijlage 4 met als titel voorbeeld 4. In dit voorbeeld neemt het personeelslid 91,2 uren onbetaalde afwezigheid in juni 2023. Op basis van de theoretische planning moet deze medewerker 167,2 uren werken. Het kantelmoment staat bijgevolg op 83,6 uren (= 167,2u /2). Aangezien de medewerker meer uren onbetaald afwezig was dan de helft van de theoretische planning, zal zijn loon berekend worden op basis van de reële pro rata. De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | de l'employeur, 30 heures sont soustraites du dénominateur pour le calcul du numérateur. - Avec un dénominateur de 159,6 heures de travail, on obtient un numérateur de 159,6 - 30 = 129,6. Le prorata est donc de 129,6/159,6. Pour obtenir le traitement mensuel brut, ce prorata est multiplié par 1/12 du traitement annuel indexé. - Avec un dénominateur de 151,2 heures de travail, on obtient un numérateur de 151,2 - 30 = 121,2. Le prorata est donc de 121,2/151,2. Pour obtenir le traitement mensuel brut, ce prorata est multiplié par 1/12 du traitement annuel indexé. Lors de l'entrée en service ou de la cessation des fonctions au cours du mois, le numérateur est le nombre d'heures que l'agent aurait presté au cours de ce mois, depuis son entrée en service/jusqu'à sa cessation des fonctions, s'il avait travaillé selon un horaire fixe du lundi au vendredi avec un nombre égal d'heures par jour (c'est-à-dire selon le même horaire de travail que celui figurant au dénominateur). A titre d'illustration, vous trouverez un exemple en annexe 1, portant le titre exemple 1. Si, au cours de ce mois partiellement presté, il y a également des heures qui ne doivent pas être payées selon la réglementation, celles-ci sont également déduites du numérateur tel que calculé ci-dessus. A titre d'illustration, vous trouverez un exemple en annexe 2, portant le titre exemple 2. En cas de changement de régime de travail au cours du mois, un dénominateur et un numérateur distincts sont calculés pour chaque sous-période afin d'obtenir un prorata par sous-période. A titre d'illustration, vous trouverez un exemple en annexe 3, portant le titre exemple 3. 3. Exception Dans le cas d'un membre du personnel ayant un horaire de travail variable, il peut arriver très exceptionnellement que le nombre d'absences non payées ou autrement rémunérées soit supérieur à la moitié du dénominateur. Dans ce cas, le prorata sera calculé sur la base des prestations horaires réelles, tant au numérateur qu'au dénominateur. Cela permet d'éviter qu'une personne ne soit pas payée pendant un mois entier alors qu'elle a effectué certaines prestations. Nous appelons ce changement le point de basculement entre le prorata théorique et le prorata réel. En réalité, ce point de basculement se produit très rarement. Les situations les plus importantes sont, par exemple, le (début) d'une interruption de carrière complète, une disponibilité d'un mois (presque) complet, le (début) d'un stage, ... Sur la base d'absences occasionnelles, cela ne se produit presque jamais, mais ces situations exceptionnelles doivent tout de même être prises en compte. A titre d'illustration, vous trouverez un exemple en annexe 4, portant le titre exemple. Dans cet exemple, le membre du personnel prend 91,2 heures d'absence non rémunérée en juin 2023. Sur base de l'horaire théorique, ce membre du personnel devrait travailler 167,2 heures. Par conséquent, le point de basculement se situe à 83,6 heures (= 167,2 heures /2). Comme le membre du personnel a eu plus d'heures d'absence non rémunérées que la moitié de l'horaire théorique, sa rémunération sera calculée sur la base du prorata réel. La Ministre de la Fonction publique, P. DE SUTTER Pour la consultation du tableau, voir image |