FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

28 JANUARI 2009. - Omzendbrief nr. 593. - Informatie inzake de personeelsenveloppe 2009, het strategisch personeelsplan 2009-2011 en de eraan verbonden operationele personeelsplannen

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen.

Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De personeelsenveloppe, ingevoerd in 2003, blijft de basis voor de personeelsplannen en dus voor het wervingsbeleid van elke FOD/POD. De nieuwe richtlijnen inzake personeelsenveloppe en -plan die in de omzendbrief nr. 574 van 9 juli 2007 (Belgisch Staatsblad van 23 juli 2007) werden vastgelegd, blijven van toepassing.In het bijzonder werd hierin de invoering van een referentie-enveloppe aangekondigd om de diensten toe te laten een strategisch personeelsplan vanaf 2009 op te maken. Deze omzendbrief vult deze richtlijnen aan met specifieke bepalingen rond het strategisch personeelsplan en de uitvoering van het selectief vervangingsbeleid. 1. Beslissing Ministerraad 23 oktober 2008 De Ministerraad van 23 oktober 2008 heeft beslist gedurende deze legislatuur een bijzondere inspanning te leveren om de efficiëntie en de doeltreffendheid van de federale administratie verder te versterken.Het feit dat de komende 10 jaar 40 % van de ambtenaren met pensioen vertrekken, biedt daarvoor een gunstig kader.

Daartoe zullen de verschillende entiteiten van de federale overheid op selectieve wijze de vervanging organiseren van de personeelsleden die definitief vertrekken. De regering gaat ervan uit dat ze op die wijze een progressieve doch belangrijke besparing kan realiseren.

De voorzitters van de verschillende entiteiten zullen de verantwoordelijkheid dragen voor de praktische uitvoering van dit beleid, rekening houdend met de specifieke kenmerken van iedere entiteit.

De besparingen (1) voor 2009 zijn reeds vastgelegd en verrekend in de personeelskredieten van de begroting 2009.

Via een selectief vervangingsbeleid zal elke organisatie bijkomend nog minimaal volgende besparingen realiseren: - 0,7 % in 2010 op de personeelskredieten van 2009; - 0,7 % in 2011 op de personeelskredieten van 2010. 2. Personeelsenveloppe De diensten beschikken over : - een personeelsenveloppe die de personeelskredieten voor het betrokken boekjaar omvat evenals het deel van de trekkingsrechten op de interdepartementale provisie voor de meerkosten die reeds met zekerheid gekend zijn; - de trekkingsrechten op de interdepartementale provisie om welbepaalde personeelsuitgaven te kunnen dekken, recurrent of niet, waarvan de reële omvang nog niet met zekerheid gekend is. De trekkingsrechten stemmen overeen met de geraamde kost van de voorziene maatregelen. De provisie zal verdeeld worden in functie van de werkelijke behoeften van de diensten.

Voor 2009 geeft de tabel in bijlage 1 voor elke FOD/POD een synthese van deze budgettaire gegevens, uitgedrukt aan vereffeningscoëfficiënt 1,4859 (december 2008): kolom (a) omvat de cijfers van de personeelsenveloppes 2009, kolom (b) de trekkingsrechten op de interdepartementale provisie 2009 om de geraamde recurrente meerkosten in de aangehaalde uitgavencategorieën te dekken. Kolom (d) omvat het globaal bedrag van deze kredieten.

Dit vormt het budgettair kader waarbinnen in 2009 de operationele personeelsplannen mogen worden uitgevoerd.

Noch in de kredieten noch in de geraamde uitgaven wordt rekening gehouden met eventuele toekomstige indexaanpassingen.

De reële indexaanpassingen in 2009 zullen desgevallend verrekend worden via trekkingsrechten op de interdepartementale provisie 2009 die indicatief vermeld zijn in kolom (c) van de tabel.

Kolom (e) geeft het globaal bedrag van de kredieten 2009 weer met inbegrip van de trekkingsrechten op de provisie 2009 om de niet recurrente meerkosten inzake premies voor competentieontwikkeling (achterstallen) te dekken. 3. Personeelsplan Het personeelsplan zal vanaf het boekjaar 2009 bestaan uit een strategisch personeelsplan en een operationeel personeelsplan: 3.1 Het strategisch personeelsplan Elke organisatie werkt een strategisch personeelsplan uit voor de periode 2009-2011.

In dit plan wordt de beoogde evolutie van de operationele behoeften beschreven in functie van de strategische beleidslijnen van de dienst en deze die de regering heeft uitgetekend, in het bijzonder de regeringsbeslissing in verband met het selectief vervangingsbeleid. Er wordt rekening gehouden met de referentietoestand van de human resources op 1 december 2008.

Voor de uitwerking van zo'n strategisch personeelsplan wordt bovengenoemde personeelsenveloppe 2009 als referentie-enveloppe genomen. T.a.v. deze referentie-enveloppe moeten de diensten de opeenvolgende besparingen 2010 en 2011 realiseren en met deze budgettaire maatregelen rekening houden bij het opstellen van het strategisch personeelsplan.

De haalbaarheid van de strategische visie wordt jaarlijks afgetoetst bij de indiening van het operationeel personeelsplan. 3.2 Het operationeel personeelsplan De diensten maken een operationeel personeelsplan 2009 op.

Voor de berekening van de reële budgettaire marge (budgettaire marge T) wordt de personeelsenveloppe 2009 als uitgangspunt genomen.

Voor de berekening van de structurele budgettaire marge (budgettaire marge Ts) wordt uitgegaan van de personeelsenveloppe 2009 verminderd met de besparing 2010.

De personeelsuitgaven die door trekkingsrechten op de interdepartementale provisie 2009 gedekt zijn, worden als neutraal beschouwd ten aanzien van de marge T of Ts.

Voor alle globaal te ramen personeelskosten wordt, zoals bepaald in de omzendbrief nr. 574, de reële kost (kost T) berekend. Er wordt gevraagd voor deze personeelskosten ook een structurele kost (kost Ts) te berekenen.

Bij de uitvoering van het plan: - moet ervoor gezorgd worden dat de geraamde reële en structurele kosten van de acties die worden beslist, ook deze die pas in het volgend boekjaar een impact zullen hebben, binnen de respectievelijke beschikbare marges T en Ts blijven; - maakt een bijkomende budgettaire marge die tijdens het boekjaar vrijkomt (ingevolge initieel niet gebudgetteerde uitstromen) nieuwe, niet in het actieplan voorziene acties mogelijk. Zij moeten afgetoetst worden aan het selectief vervangingsbeleid wat dus inhoudt dat de acties niet noodzakelijk in dezelfde graad of klasse als de uitstromen gebeuren maar kunnen gerealiseerd worden in een andere personeelscategorie. Zij moeten zich inschrijven in de objectieven en tendensen vastgelegd in het strategische personeelsplan. De gewenste evolutie van het operationeel plan 2009 wordt pro rata het aantal VTE's aangepast en voor gunstig advies voorgelegd aan de inspecteur van Financiën.

In afwachting van de goedkeuring van het operationeel personeelsplan 2009 kan het laatst goedgekeurd personeelsplan verder worden uitgevoerd onder bovenvermelde voorwaarden en voor zover er geen acties worden beslist die tegenstrijdig zouden zijn met het personeelsplan 2009 en een overschrijding van de personeelsenveloppe 2009 tot gevolg zouden kunnen hebben.

De referentie-enveloppe gecorrigeerd met de besparing 2010 moet de diensten toelaten, bij ongewijzigd beleid, het operationeel personeelsplan voor het boekjaar 2010 op te maken. Voor het boekjaar 2011 gaat men uit van de referentie-enveloppe gecorrigeerd met de besparingen 2010 en 2011. Overeenkomstig punt 3.1 van de omzendbrief nr. 574 gebeurt de opmaak van het operationeel personeelsplan (2010 en 2011) ten laatste bij de opmaak van de initiële begroting voor het betreffende boekjaar.Deze werkwijze gekoppeld aan een snelle afhandeling van de akkoordprocedure biedt de nodige garanties om uiterlijk bij de aanvang van het boekjaar over een goedgekeurd plan te kunnen beschikken. 4. Procedure De opmaak van het strategisch personeelsplan en de eraan verbonden operationele personeelsplannen gebeurt overeenkomstig de methodologie en het model van personeelsplan vermeld in de omzendbrief nr.574 en met inachtneming van de specifieke richtlijnen vervat in deze omzendbrief.

De diensten dienen hun strategisch plan voor de periode van 1 december 2008 t.e.m. 30 november 2011 en operationeel plan 2009, aangevuld met de rapporteringstabellen volgens model voorzien in bijlage 2 en vergezeld van het advies van de inspecteur van Financiën, gelijktijdig in bij de Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting Dit gebeurt ten laatste op 31 maart 2009.

De indiening van de operationele plannen 2010 en 2011 zal gebeuren met inachtneming van de procedure vermeld in punt 3.2, laatste lid.

De Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting zullen de nodige maatregelen nemen om een snelle en efficiënte afhandeling van de dossiers te kunnen waarborgen zodat de diensten het personeelsplan als beleidsinstrument verder kunnen optimaliseren.

Inzonderheid zal een task force, samengesteld uit vertegenwoordigers van de Minister van Ambtenarenzaken, de Staatssecretaris voor Begroting en de administraties P&O en B&B, op intensieve wijze de ingezonden dossiers coördineren, onderzoeken en evalueren met de bedoeling aan de diensten een feed back te geven omtrent de kwaliteit van de ingediende personeelsplannen en aan beide ministers de elementen te bezorgen die nodig zijn voor hun beslissing.

Op basis van het strategisch personeelsplan en de operationele personeelsplannen zal de uitvoering van het selectief vervangingsbeleid tijdens trilaterales tussen de betrokken diensten, vertegenwoordigers van de Minister van Ambtenarenzaken en vertegenwoordigers van de Staatssecretaris voor Begroting opgevolgd worden.

De Minister van Ambtenarenzaken, S. VANACKERE De Staatssecretaris voor Begroting, M. WATHELET _______ Nota (1) De voorzitters hadden de vrijheid om, indien zij dit opportuun achtten, deze besparing deels te realiseren op de werkingskredieten. Bijlage 1 : Synthese : personeelsenveloppe en trekkingsrechten op de interdepartementale provisie 2009

in k euro

(a) Personeelsenveloppe 2009 : basissituatie ( personeelskredieten 2009 + eindejaarstoelage + index 1,4859)

(b) Provisie in functie van beheer (premies competentieontwikkeling zonder achterstallen, CA3, mobiliteit en Rosetta)

(c) Provisie voor verdeling van een eventuele indexering in 2009

(d) Totaal recurrent = (a) + (b)

(e) Totaal met achterstallen premies competentieontwikkeling (niet recurrent), aan coëfficient 1,4859

Kanselarij

9.954

257

50

10.211

10.387

B&B

8.958

300

44

9.258

9.651

P&O

18.946

731

93

19.677

20.232

Fedict

7.796

89

39

7.885

7.982

Justitie

547.196

17.415

2.677

564.611

584.974

Binnenlandse Zaken

176.909

6.839

871

183.748

190.331

Buitenlandse Zaken

50.313

3.111

247

53.424

56.532

Landsverdediging

1.823.545

1.694

8.990

1.825.239

1.827.423

Fed. Politie & Geïnt. Werking

729/146

-

3.598

729.146

729.146

Financiën

1.353.961

16.141

6.683

1.370.372

1.380.369

Werkgelegenheid

64.383

793

318

65.175

65.175

Sociale Zekerheid

58.480

688

289

59.167

60.095

Volksgezondheid

72.891

2.565

360

75.456

77.364

Economie

119.997

3.517

592

123.514

125.595

Mobiliteit

56.898

262

281

57.160

57.273

Maatschappelijke Integratie

8.270

215

41

8.485

8.709

Wetenschapsbeleid

72.098

2.263

355

74.361

75.972

Opmerkingen - kolom (a) : zonder de variabele kredieten, specifieke kredieten en kredieten beleidscel De zekere index (0,66 %) en de toename van de eindejaarstoelage zijn begrepen in de personeelskredieten van de begrotingscontrole 2009.

Opgelet, de andere wijzigingen van de begrotingscontrole 2009 zijn op datum van 28 januari 2009 niet gekend. - kolom (b) : trekkingsrechten voor de premies voor competentieontwikkeling : enkel de recurrente kosten van de premies voor competentieontwikkeling die voor het eerste betaald zijn in 2008 en volgende jaren, mogen aangerekend worden op de interdepartementale provisie.

Bijlage 2 : Strategisch personeelsplan 2009-2011 : rapportering uitstroom - instroom FOD/POD: ...... 01/12/2008 t.e.m. 30/11/2009

Operationele VTE

N

N-1

N-2

N-3

S

A5

A4

A3

A1-2

B

C

D

Tot.

Geraamde uitstroom omwille van pensionering

S

C

Geraamde uitstroom om andere redenen

S

C

Voorziene instroom

S

C

01/12/2009 t.e.m. 30/11/2010

Operationele VTE

N

N-1

N-2

N-3

S

A5

A4

A3

A1-2

B

C

D

Tot.

Geraamde uitstroom omwille van pensionering

S

C

Geraamde uitstroom om andere redenen

S

C

Voorziene instroom

S

C

01/12/2010 t.e.m. 30/11/2011

Operationele VTE

N

N-1

N-2

N-3

S

A5

A4

A3

A1-2

B

C

D

Tot.

Geraamde uitstroom omwille van pensionering

S

C

Geraamde uitstroom om andere redenen

S

C

Voorziene instroom

S

C