SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

28 JANVIER 2009. - Circulaire n° 593. - Information relative à l'enveloppe de personnel 2009, au plan de personnel stratégique 2009-2011 et aux plans de personnel opérationnels y associés

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation et aux services qui en dépendent.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, L'enveloppe de personnel, introduite en 2003, reste la base pour les plans de personnel et donc pour la politique de recrutement de chaque SPF/SPP. Les nouvelles directives en matière d'enveloppe de personnel et de plan de personnel qui ont été établies dans la circulaire n° 574 du 9 juillet 2007 (Moniteur belge du 23 juillet 2007), restent applicables dans leur intégralité. Cette circulaire annonce en particulier l'introduction d'une enveloppe de référence afin de permettre aux services d'élaborer un plan de personnel stratégique à partir de 2009.

La présente circulaire complète ces directives par des dispositions spécifiques relatives au plan de personnel stratégique et à l'exécution de la politique de remplacement sélectif. 1. Décision Conseil des Ministres 23 octobre 2008 Le Conseil des Ministres du 23 octobre 2008 à décidé de fournir au cours de cette législature, un effort particulier pour continuer à renforcer l'efficience et l'efficacité de l'administration fédérale. Le fait que 40 % des fonctionnaires partiront à la retraite au cours des 10 prochaines années offre un cadre favorable à cet effet.

Les différentes entités de l'administration fédérale organiseront à cet effet de manière sélective le remplacement des membres du personnel qui partent définitivement. Le gouvernement estime qu'il pourra ainsi réaliser une économie progressive mais néanmoins importante.

Les présidents des différentes entités seront responsables de l'exécution pratique de cette politique, compte tenu des caractéristiques spécifiques de chaque entité.

Les économies (1) pour 2009 ont déjà été fixées et prises en compte dans les crédits de personnel du budget 2009.

Chaque organisation réalisera en outre encore les économies minimales suivantes par le biais d'une politique de remplacement sélective: - 0,7 % en 2010 sur les crédits de personnel de 2009 ; - 0,7 % en 2011 sur les crédits de personnel de 2010. 2. Enveloppe de personnel Les services disposent: - d'une enveloppe de personnel qui comporte les crédits de personnel pour l'exercice concerné ainsi que la partie des droits de tirage sur la provision interdépartementale pour les frais supplémentaires qui sont déjà connus avec certitude; - des droits de tirage sur la provision interdépartementale afin de pouvoir couvrir des dépenses de personnel déterminées, récurrentes ou non, dont l'importance réelle n'est pas encore connue avec certitude.

Les droits de tirage correspondent au coût estimé des mesures prévues.

La provision sera répartie en fonction des besoins réels des services.

Pour 2009, le tableau en annexe 1 donne pour chaque SPF/SPP une synthèse de ces données budgétaires, exprimées au coefficient de liquidation 1,4859 (décembre 2008): la colonne (a) comporte les chiffres des enveloppes de personnel 2009, la colonne (b) les droits de tirage sur la provision interdépartementale 2009 pour couvrir les surcoûts récurrents estimés dans les catégories de dépenses mentionnées. La colonne (d) reprend le montant global de ces crédits.

Ceci constitue le cadre budgétaire au sein duquel les plans de personnel peuvent être exécutés en 2009.

Il n'est pas tenu compte des éventuelles futures adaptations à l'index ni dans les crédits, ni dans les dépenses estimées.

Les adaptations réelles à l'index en 2009 seront le cas échéant prises en compte par l'intermédiaire des droits de tirage sur la provision interdépartementale 2009 qui sont mentionnés à titre indicatif dans la colonne (c) du tableau.

La colonne (e) mentionne le montant global des crédits 2009 y compris les droits de tirage sur la provision interdépartementale 2009 pour couvrir les surcoûts non récurrents concernant les allocations de compétences (arriérés). 3. Plan de personnel Le plan de personnel sera composé à partir de l'exercice 2009 d'un plan de personnel stratégique et d'un plan de personnel opérationnel: 3.1 Le plan de personnel stratégique Chaque organisation développe un plan de personnel stratégique pour la période 2009-2011.

Dans le plan de personnel stratégique, l'évolution souhaitée des besoins opérationnels est décrite en fonction des lignes stratégiques du service et celles que le gouvernement a tracées, en particulier la décision gouvernementale relative à la politique de remplacement sélective. Il est tenu compte de la situation de référence des ressources humaines au 1er décembre 2008.

Pour le développement d'un tel plan de personnel stratégique, l'enveloppe de personnel 2009 précitée est prise comme enveloppe de référence. Les services doivent réaliser les économies successives 2010 et 2011 par rapport à cette enveloppe de référence et tenir compte de ces mesures budgétaires lors de la rédaction du plan de personnel stratégique.

La faisabilité de la vision stratégique est testée annuellement lors de l'introduction du plan de personnel opérationnel. 3.2 Le plan de personnel opérationnel Les services élaborent un plan de personnel opérationnel 2009.

Pour le calcul de la marge budgétaire réelle (marge budgétaire T) l'enveloppe de personnel 2009 est prise comme point de départ.

Pour le calcul de la marge budgétaire structurelle (marge budgétaire Ts) on part de l'enveloppe de personnel 2009 dont on déduit l'économie 2010.

Les dépenses de personnel couvertes par les droits de tirage sur la provision interdépartementale 2009 sont considérées comme neutres par rapport à la marge T ou Ts.

En ce qui concerne tous les coûts de personnel à estimer globalement, le coût réel (coût T) est calculé, ainsi que déterminé dans la circulaire n° 574. Il est demandé de calculer aussi un coût structurel (coût Ts) pour ces coûts de personnel.

Lors de l'exécution du plan: - il faut veiller à ce que les coûts réels et structurels estimés des actions décidées, restent dans les marges T et Ts respectivement disponibles, en ce compris celles qui n'auront un impact que dans l'exercice suivant; - une marge budgétaire supplémentaire qui se libère pendant l'exercice (suite à des sorties initialement non budgétisées) permet de nouvelles actions qui n'étaient pas prévues dans le plan d'action. Elles doivent être évaluées par rapport à la politique de remplacement sélective, ce qui signifie donc que les actions ne se font pas nécessairement dans le même grade ou la même classe que les sorties mais qu'elles peuvent être réalisées dans une autre catégorie de personnel. Elles doivent s'inscrire dans le cadre des objectifs et des tendances fixés dans le plan de personnel stratégique. L'évolution souhaitée du plan opérationnel 2009 est adaptée au prorata du nombre d'ETP et est soumise pour avis favorable à l'inspecteur des Finances.

En attendant l'approbation du plan de personnel opérationnel 2009, le dernier plan de personnel approuvé peut continuer à être exécuté aux conditions précitées et pour autant qu'on ne décide pas des actions qui seraient en contradiction avec le plan de personnel 2009 et pourraient avoir comme conséquence un dépassement de l'enveloppe de personnel 2009.

L'enveloppe de référence corrigée en fonction de l'économie 2010, doit permettre aux services d'élaborer, à politique inchangée, le plan de personnel opérationnel pour l'exercice 2010. Pour l'exercice 2011, on part de l'enveloppe de référence corrigée en fonction des économies 2010 et 2011. Conformément au point 3.1 de la circulaire n° 574, l'élaboration du plan de personnel opérationnel (2010 et 2011) a lieu au plus tard lors de l'élaboration du budget initial pour l'exercice concerné. Cette manière de procéder, associée à un traitement rapide de la procédure d'accord, offre les garanties nécessaires pour pouvoir disposer, au plus tard au début de l'exercice, d'un plan approuvé. 4. Procédure L'élaboration du plan de personnel stratégique et des plans opérationnels y associés se fait conformément à la méthodologie et au modèle de plan de personnel mentionné dans la circulaire n° 574 et compte tenu des directives spécifiques reprises dans cette circulaire. Les services introduisent leur plan stratégique pour la période du 1er décembre 2008 au 30 novembre 2011 inclus et plan opérationnel 2009, complétés par les tableaux de rapportage selon le modèle prévu en annexe 2 et accompagnés de l'avis de l'inspecteur des Finances, simultanément auprès du Ministre de la Fonction publique et du Secrétaire d'Etat au Budget et ce au plus tard le 31 mars 2009.

L'introduction des plans opérationnels 2010 et 2011 se fera conformément la procédure mentionnée au point 3.2, dernier alinéa.

Le Ministre de la Fonction publique et le Secrétaire d'Etat au Budget prendront les mesures nécessaires pour pouvoir garantir un traitement rapide et efficient des dossiers de sorte que les services puissent continuer à optimaliser le plan de personnel en tant qu'instrument politique.

En particulier une task force, composée des représentants du Ministre de la Fonction publique, du Secrétaire d'Etat au Budget et des administrations de P&O et de B&Cg, coordonnera, examinera et évaluera de manière intensive les dossiers envoyés dans l'intention de donner un feed-back aux services sur la qualité des plans de personnel introduits et de fournir aux deux ministres les éléments nécessaires à leur décision.

Sur base des plans de personnel stratégique et opérationnel, l'exécution de la politique de remplacement sélectif sera suivie lors de trilatérales entre les services intéressés, des représentants du Ministre de la Fonction publique et des représentants du Secrétaire d'Etat au Budget.

Le Ministre de la Fonction publique, S. VANACKERE Le Secrétaire d'Etat au Budget, M. WATHELET _______ Note (1) Les présidents étaient libres, s'ils l'estimaient opportun, de réaliser cette économie en partie sur les crédits de fonctionnement. Annexe 1re : Synthèse : enveloppe de personnel et droits de tirage sur la provision interdépartementale 2009

en k euro

(a) Enveloppe de personnel 2009 : situation de base (Crédits de personnel 2009 + alloc.fin année + index 1,4859)

(b) Provision fonction de la gestion (allocations de comp.hors arrières, CA3, mobilité et Rosetta)

(c) Provision pour répartition d'une indexation éventuelle en 2009

(d) Total récurrent = (a) + (b)

(e) Total avec arrières allocations de comp.(non récurrent), au coef 1,4859

Chancellerie

9.954

257

50

10.211

10.387

B&Cg

8.958

300

44

9.258

9.651

P&O

18.946

731

93

19.677

20.232

Fedict

7.796

89

39

7.885

7.982

Justice

547.196

17.415

2.677

564.611

584.974

Intérieur

176.909

6.839

871

183.748

190.331

Affaires étrangères

50.313

3.111

247

53.424

56.532

Défense

1.823.545

1.694

8.990

1.825.239

1.827.423

Police fédérale et intégrée

729.146

-

3.598

729.146

729.146

Finances

1.353.961

16.411

6.683

1.370.372

1.380.369

Emploi

64.383

793

318

65.175

65.175

Sécurité sociale

58.480

688

289

59.167

60.095

Santé publique

72.891

2.565

360

75.456

77.364

Economie

119.997

3.517

592

123.514

125.595

Mobilité

56.898

262

281

57.160

57.273

Intégration sociale

8.270

215

41

8.485

8.709

Politique scientifique

72.098

2.263

355

74.361

75.972

Remarques - colonne (a) : sans les crédits variables, crédits spécifiques et crédits cellule stratégique L'index certain (0,66 %) et la hausse de l'allocation a fin d'année sont compris dans les crédits de personnel du contrôle budgétaire 2009. Attention, les autres modifications du contrôle budgétaire 2009 ne sont pas connues en date du 28 janvier2009 - colonne (b) : droits de tirage pour les allocations de compétence : seuls les coûts récurrents des allocations de compétence payées pour la première fois en 2008 et les années suivantes, peuvent être imputés sur la provisioin interdépartementale

Annexe 2 : Plan de personnel stratégique 2009-2011 : rapportage sorties - entrées SPF/SPP: ...... 01/12/2008 au 30/11/2009 inclus

ETP opérationnels

N

N-1

N-2

N-3

S

A5

A4

A3

A1-2

B

C

D

Tot.

Sorties estimées pour mise à la retraite

S

C

Sorties estimées pour autres raisons

S

C

Entrées prévues

S

C

01/12/2009 au 30/11/2010 inclus

ETP opérationnels

N

N-1

N-2

N-3

S

A5

A4

A3

A1-2

B

C

D

Tot.

Sorties estimées pour mise à la retraite

S

C

Sorties estimées pour autres raisons

S

C

Entrées prévues

S

C

01/12/2010 au 30/11/2011 inclus

ETP opérationnels

N

N-1

N-2

N-3

S

A5

A4

A3

A1-2

B

C

D

Tot.

Sorties estimées pour mise à la retraite

S

C

Sorties estimées pour autres raisons

S

C

Entrées prévues

S

C