FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

27 MAART 2003. - Ministeriële omzendbrief GPI 11 : nadere richtlijnen inzake de adviesprocedure voor de evaluatie van de personeelsleden van de politiediensten

Aan Mevrouw en de Heren Provinciegouverneurs, Aan Mevrouw de Gouverneur van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad, Aan de Dames en Heren Burgemeesters, Aan de Dames en Heren Voorzitters van de Politiecolleges, Aan de Dames en Heren Korpschefs van de lokale politie, Aan de Heer Commissaris-generaal van de federale politie, Aan de Heer Inspecteur-generaal van de algemene inspectie van de federale en lokale politie Ter informatie : Aan de Heer Directeur-generaal van de Algemene Directie Veiligheids- en preventiebeleid, Aan de Heer Voorzitter van de Vaste Commissie van de lokale politie, Aan de Dames en Heren Arrondissementscommissarissen, Mevrouw, Mijnheer de Gouverneur, Mevrouw, Mijnheer de Burgemeester, Mevrouw, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw, Mijnheer de Korpschef, Mijnheer de Commissaris-generaal, Mijnheer de Inspecteur-generaal, Dames en Heren, 1. Inleiding Het nieuwe evaluatiesysteem zoals omschreven in deel VII, Titel I van het koninklijk besluit van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten (RPPol) zou normalerwijze op 1 april 2003 in werking treden.Na rijp beraad en in overleg met de syndicale vakorganisaties, acht ik het aangewezen om de datum van inwerkingtreding uit te stellen en leg ik 1 september 2004 vast als datum van inwerkingtreding. De redenen die geleid hebben tot deze beslissing zijn legio. Naast de procedurele moeilijkheden die onder meer bij de voorbereiding van een ontwerp van omzendbrief betreffende de evaluatie van de personeelsleden van de politiediensten en ook tijdens de eerste opleidingssessies van de evaluatoren aan het licht zijn gekomen, slorpt het concept van een beschrijvende evaluatie zoals hernomen in de wet van 26 april 2002 houdende de essentiële elementen van het statuut van de personeelsleden van de politiediensten en houdende diverse andere bepalingen met betrekking tot de politiediensten (« Exoduswet »), ook enige capaciteit op.

Capaciteit die zonder het belang van de evaluatie te willen onderschatten, momenteel veelal nuttiger kan worden besteed. Dit alles maakt het bovendien mogelijk tijd te besteden aan een ander, niet onbelangrijk HRM-item: namelijk de voortgezette opleiding. Een en ander maakt het ook mogelijk om de opleidingssessies wat meer te spreiden in de tijd en om, waar nodig, de bekwaamheden inzake het voeren van de vereiste gesprekken in het raam van de evaluatieprocedure aan te leren (plannings-, functionerings- en evaluatiegesprek).

Deze omzendbrief vervangt en coördineert bovendien de GPI 11 betreffende de adviesprocedure voor de evaluatie van het personeel (Belgisch Staatsblad 25/10/2001) en de GPI 11bis betreffende bijkomende richtlijnen inzake de evaluatie van het personeel van de politiediensten (Belgisch Staatsblad 29/01/2003). 2. Toepassingsgebied De adviesprocedure is van toepassing op alle personeelscategorieën van het operationeel kader en het administratief en logistiek kader met uitzondering van de aspiranten, van de stagiairs en van de personeelsleden die het voorwerp uitmaken van bijzondere bepalingen. Overeenkomstig artikel XII.VII.2 RPPol zal de adviesprocedure worden aangewend telkenmale als de vereiste wordt gesteld geen evaluatie "onvoldoende" te hebben gekregen. 3. Verantwoordelijken voor het verstrekken van het advies Het advies betreffende een personeelslid wordt uitgebracht door de verantwoordelijke aangewezen, naar gelang van de politiedienst en van de graad of niveau van het personeelslid dat het voorwerp uitmaakt van een adviesprocedure, volgens de hiernavolgende tabel : Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld De verantwoordelijke die kandidaat is voor dezelfde betrekking of voor eenzelfde bevordering, de verantwoordelijke die meent dat er een reden tot wraking tegen hem kan bestaan (in de zin van artikel 828 van het gerechtelijk wetboek) of die meent dat het hem onmogelijk is het te evalueren personeelslid onpartijdig te beoordelen of de verantwoordelijke die het te beoordelen personeelslid minder dan twee maanden onder zijn gezag heeft, mag geen advies opstellen. In het geval het personeelslid dat het voorwerp dient uit te maken van een advies, sedert meer dan vier maanden gedetacheerd is naar een andere dienst, wordt het advies in de dienst van detachering gegeven. 4. Inhoud van het advies 4.1. Het advies dat wordt uitgebracht conform artikel XII.VII.2 RPPol, betreft de wijze van dienen en gebeurt op een beschrijvende wijze. Het slaat op de volgende domeinen : 1° de persoonlijkheidskenmerken;2° de professionele bekwaamheden;3° de prestaties;4° de managementvaardigheden;5° het potentieel. Het advies moet over elk van deze domeinen een afdoende commentaar uitbrengen. De managementvaardigheden worden alleen beoordeeld voor de personeelsleden die een managementfunctie bekleden. 4.2. Inhoud van de verschillende domeinen Het domein « persoonlijkheidskenmerken » heeft betrekking op verschillende specifieke karakteristieken van de persoonlijkheid. Het betreft als het ware « de manier van zijn » van het personeelslid.

Het domein « professionele bekwaamheden » slaat op de kennis en de knowhow van het geëvalueerde personeelslid, zijn « professionele bagage ».

Het domein « prestaties » betreft de manier waarop de geëvalueerde zijn dienstprestaties uitvoert op professioneel vlak.

Het domein « managementvaardigheden » heeft betrekking op de manier waarop de geëvalueerde zich van beheerstaken kwijt. Zowel taakmanagement als peoplemanagement worden hierbij geviseerd.

Het domein « potentieel » slaat op het vermogen van het geëvalueerde personeelslid om in zijn functioneren te « groeien » en zich op individueel vlak te ontwikkelen. 4.3. Het uitbrengen van een advies gebeurt op basis van het formulier gevoegd als bijlage bij deze omzendbrief. 4.4. Het advies wordt besloten met de vermelding « goed » of « onvoldoende ». De vermelding « onvoldoende » wordt formeel gemotiveerd en dient te steunen op concrete feiten en niet op enkele algemene beschouwingen. De eindvermelding is een weerspiegeling van de belangrijkste tendensen uit de commentaren en is coherent met de beschrijvende evaluatie in de verschillende domeinen. Het kan bijgevolg niet zijn dat een hiërarchische overste een advies met eindvermelding « goed » toekent terwijl de uitgebrachte commentaren in wezen negatief zijn. Het is niet ongewoon dat een verantwoordelijke de aandacht vestigt van zijn medewerker op zekere punten van zijn persoonlijkheid die voor verbetering vatbaar zijn, teneinde hem te helpen zich te verbeteren. Die uitgebrachte commentaren mogen echter niet uitgesproken tegenstrijdig zijn met de gegeven eindvermelding.

Kortom, het gegeven advies moet gemotiveerd worden door de verantwoordelijke voor de evaluatie. 5. Procedure en termijnen Met het oog op de opmaak van het advies wint de verantwoordelijke alle nuttige inlichtingen in.Hij zal hiervoor de onmiddellijke functionele meerdere van het te beoordelen personeelslid raadplegen. Overweegt de verantwoordelijke, na de consultatie, om een gunstig advies te geven, dan stelt hij zijn advies op overeenkomstig punt 4.2 e.v. en overeenkomstig het model gevoegd als bijlage bij deze omzendbrief.

Overweegt de verantwoordelijke om een ongunstig advies te geven, dan nodigt hij het personeelslid uit voor een gesprek. Tijdens dit gesprek wordt hem het ontwerp van advies meegedeeld en besproken. Op basis van de reacties van het personeelslid, geeft de verantwoordelijke zijn advies binnen de vier dagen na het gesprek.

Binnen de vier dagen na de kennisneming van het advies, brengt het personeelslid dat werd beoordeeld ter kennis van de verantwoordelijke dat hij: - hetzij akkoord gaat met de inhoud van het advies. Het personeelslid kruist het daartoe bestemde vakje aan en tekent eveneens de voor zijn commentaren bestemde rubriek van het formulier; - hetzij niet akkoord gaat met de inhoud van het advies. Het personeelslid kruist het daartoe bestemde vakje aan en tekent eveneens de voor zijn commentaren bestemde rubriek van het formulier. De opmerkingen van betrokkene worden als bijlage gevoegd bij het formulier.

Eens de termijn van vier dagen is verstreken, wordt het personeelslid geacht akkoord te gaan met het uitgebrachte advies. 6. Beroepsprocedure (artikel XII.VII.3 RPPol) Tegen de beslissing van de verantwoordelijke waarbij deze besluit tot de eindvermelding « onvoldoende » staat hoger beroep open bij de raad van beroep bij de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie bedoeld in artikel VII.I.41 RPPol.

Om geldig te zijn, moet het hoger beroep bij gemotiveerd verzoekschrift worden ingediend, hetzij per aangetekend schrijven, hetzij tegen ontvangstbewijs, bij de inspecteur-generaal en dit binnen de 14 dagen na kennisneming van het advies.

Op basis van het dossier kan de raad van beroep het bestreden advies, hetzij bevestigen, hetzij geheel of gedeeltelijk wijzigen. De beslissing van de raad van beroep wordt zonder verwijl ter kennis gebracht van het personeelslid dat werd beoordeeld en de verantwoordelijke van het bestreden advies. 7. De inhoud van het dossier Voor elk nieuw advies wordt een dossier geopend.Dit dossier bevat volgende stukken : - een inventaris van de stukken; - de nota's en de briefwisseling over de beoordeelde met betrekking tot zijn wijze van dienen en de eventuele gebeurtenissen en gedragingen die hierop enige invloed konden hebben; - alle stukken die zijn opgesteld in het raam van de lopende adviesprocedure.

Geen enkel stuk mag in het dossier worden opgenomen zonder dat het betrokken personeelslid het voor kennisneming heeft getekend. Het dossier van het personeelslid dat een negatief advies heeft verkregen, moet alle stukken of documenten bevatten waarop het negatief advies van de geëvalueerde is gesteund. Zoniet stelt men het betrokken personeelslid in de onmogelijkheid argumenten in te brengen tegen het uitgebrachte advies. Daarenboven verhindert men hierdoor dat de raad van beroep zijn opdracht op een correcte wijze kan uitoefenen. Ik vraag dus nogmaals aan alle verantwoordelijken hun adviezen op een adequate wijze te motiveren op basis van concrete gegevens. 8. Gevolgen van een negatief advies De toekenning van de eindvermelding « onvoldoende » in het raam van de adviesprocedure heeft, in tegenstelling tot de evaluatie « en régime » waar het personeelslid definitief ongeschikt verklaard wordt wegens beroepsongeschiktheid indien het twee opeenvolgende functioneringsevaluaties met de eindvermelding « onvoldoende », of vier functioneringsevaluaties met deze eindvermelding over de gehele loopbaan heeft verkregen, beperkte statutaire gevolgen.In wezen wordt, onder voorbehoud van hetgeen volgt, het personeelslid dat een advies heeft met de eindvermelding « onvoldoende » enkel uitgesloten van deelname aan de procedure waarvoor het advies initieel werd verstrekt.

Enkel het advies met eindvermelding « onvoldoende » verstrekt in het raam van de baremische loopbaan heeft een ruimere statutaire werking.

Gelet op het concept van de baremische loopbaan, heeft dit advies een geldingsduur van twee jaar. Tijdens deze periode kan er geen nieuw advies worden verstrekt in het raam van de baremische loopbaan. Dit betekent dat het personeelslid dat een dergelijk negatief advies heeft verkregen gedurende twee jaar geen loonschaalverhoging kan genieten.

Wanneer het personeelslid evenwel naar aanleiding van een andere procedure een advies verkrijgt dat wel de eindvermelding "goed" draagt, wordt de loonschaalverhoging alsnog toegekend.

Het advies met eindvermelding « onvoldoende » verstrekt in het raam van de baremische loopbaan moet, om een opvolging mogelijk te maken, net als de andere adviezen opgenomen worden in het persoonlijk dossier van het betrokken personeelslid. De verantwoordelijke moet immers bij een adviesprocedure in het raam van de baremische loopbaan steeds nagaan of er nog geen advies in deze werd verstrekt. 9. Besluit Tot slot zou ik alle verantwoordelijken er nogmaals op willen wijzen dat zij bij het verstrekken van de verschillende adviezen de nodige zorgvuldigheid en beroepsernst aan de dag moeten leggen.De uitgebrachte adviezen zijn immers niet alleen van belang voor de betrokken personeelsleden zelf maar hebben natuurlijk ook onrechtstreeks een grote invloed op de werking van de politiediensten.

U gelieve, Mevrouw, Mijnheer de Gouverneur, de datum waarop deze omzendbrief in het Belgisch Staatsblad wordt gepubliceerd, in het bestuursmemoriaal te willen vermelden.

De Minister, A. DUQUESNE

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld