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27 MARS 2003. - Circulaire ministérielle GPI 11 : modalités relatives à la procédure d'avis en matière d'évaluation du personnel des services de police

A Madame et Messieurs les Gouverneurs de Province, A Madame le Gouverneur de l'Arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale, A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, A Mesdames et Messieurs les Présidents des collèges de police, A Mesdames et Messieurs les Chefs de corps de la police locale, A Monsieur le Commissaire général de la police fédérale, A Monsieur l'Inspecteur général de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale Pour information : A Monsieur le Directeur général de la Direction générale de la Politique de sécurité et de prévention, A Monsieur le Président de la Commission permanente de la police locale, A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement, Madame, Monsieur le Gouverneur, Madame, Monsieur le Bourgmestre, Madame, Monsieur le Président, Madame, Monsieur le Chef de corps, Monsieur le Commissaire général, Monsieur l'Inspecteur général, Mesdames et Messieurs, 1. Introduction Le nouveau système d'évaluation tel que décrit dans la partie VII, Titre Ier de l'arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police (PJPol) devrait normalement entrer en vigueur le 1er avril 2003.Après mûre réflexion et en concertation avec les organisations syndicales, j'estime cependant opportun de reporter cette date d'entrée en vigueur et je détermine la mise en vigueur au 1er septembre 2004. Les raisons qui ont mené à cette décision sont légion. A côté des difficultés de procédure qui ont notamment surgi lors de la rédaction d'un projet de circulaire relative à l'évaluation des membres du personnel des services de police ainsi que lors des premières sessions de formation des formateurs, le concept d'une évaluation descriptive, tel que repris dans la loi du 26 avril 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/04/2002 pub. 30/04/2002 numac 2002000334 source ministere de l'interieur et ministere de la justice Loi relative aux éléments essentiels du statut des membres du personnel des services de police et portant diverses autres dispositions relatives aux services de police fermer relative aux éléments essentiels du statut des membres du personnel des services de police et portant diverses autres dispositions relatives aux services de police (« loi Exodus »), absorbe également une grande capacité qui, sans vouloir sous-estimer l'importance de l'évaluation, serait actuellement bien plus utile ailleurs. Cela permet également de consacrer du temps à un autre sujet tout aussi important de GRH, à savoir la formation continuée. Cela permet enfin de mieux répartir, dans le temps, les sessions de formation et, là où c'est nécessaire, d'assurer une formation sur la manière de conduire les entretiens exigés dans le cadre de la procédure d'évaluation (entretien préparatoire, entretien de fonctionnement, entretien d'évaluation).

La présente circulaire remplace et coordonne en outre la GPI 11 relative à la procédure d'avis en matière d'évaluation du personnel (Moniteur belge 25 octobre 2001) et la GPI 11bis relative aux directives complémentaires en matière d'évaluation du personnel des services de police (Moniteur belge 29 janvier 2003). 2. Champ d'application La procédure d'avis s'applique à l'ensemble du personnel du cadre opérationnel et du cadre administratif et logistique, à l'exception toutefois des aspirants, des stagiaires et des membres du personnel qui font l'objet de dispositions particulières.Conformément à l'article XII.VII.2 PJPol, la procédure d'avis sera appliquée chaque fois que la condition d'une évaluation non « insuffisante » est posée. 3. Responsables pour l'octroi de l'avis L'avis concernant un membre du personnel est établi par le responsable désigné, en fonction du service de police et du grade ou du niveau du membre du personnel faisant l'objet de la procédure d'avis, selon le tableau suivant : Pour la consultation du tableau, voir image Le responsable ne peut émettre un avis s'il est candidat à un même emploi ou à une même promotion que le membre du personnel à propos duquel il doit émettre un avis, s'il estime qu'une cause de récusation peut être avancée à son encontre (au sens de l'article 828 du Code judiciaire) ou qu'il lui est impossible d'apprécier de manière impartiale le membre du personnel ou s'il a le membre du personnel sous son autorité depuis moins de deux mois. Dans le cas où le membre du personnel qui doit faire l'objet de l'avis est détaché dans un autre service depuis plus de quatre mois, l'avis doit être émis au sein du service du détachement. 4. Contenu de l'avis 4.1. L'avis établi conformément à l'article XII.VII.2 PJPol concerne la manière de servir et est réalisé de façon descriptive. Il repose sur les domaines suivants : 1° les caractéristiques personnelles;2° les capacités professionnelles;3° les prestations;4° les aptitudes au management;5° le potentiel. L'avis doit donner un commentaire adéquat sur chacun de ces domaines.

Les aptitudes au management ne sont prises en considération que pour les membres du personnel qui occupent une fonction de management. 4.2. Contenu des différents domaines Le domaine « caractéristiques personnelles » reprend les différents traits spécifiques de la personnalité. Il concerne la manière d'être du membre du personnel.

Le domaine « capacités professionnelles » concerne le savoir et le savoir-faire de la personne évaluée, en quelque sorte son bagage professionnel.

Le domaine « prestations » concerne la manière dont la personne évaluée preste son service sur le plan professionnel.

Le domaine « aptitudes au management » vise la manière de gérer de la personne évaluée au sens large du terme, c'est-à-dire aussi bien par rapport aux tâches à effectuer qu'en ce qui concerne les relations interpersonnelles.

Le domaine « potentiel » vise la possibilité de développement individuel de la personne évaluée dans sa sphère de fonctionnement. 4.3. L'avis est rédigé sur base du formulaire joint en annexe de la présente circulaire. 4.4. L'avis se conclut par la mention « bon » ou « insuffisant ». La mention « insuffisant » est motivée par des faits concrets et non simplement par des considérations générales. La mention finale reflète les principales tendances des commentaires et est cohérente avec l'évaluation descriptive dans les différents domaines. Par conséquent, un supérieur hiérarchique ne peut accorder un avis portant la mention finale « bon » alors que les commentaires apportés sont essentiellement négatifs. Il n'est pas inhabituel qu'un responsable attire l'attention de son collaborateur sur certains points de sa personnalité à améliorer afin de l'aider à se perfectionner. Les commentaires émis ne peuvent cependant pas être en contradiction avec la mention finale. En résumé, l'avis donné doit être motivé par le responsable de l'évaluation. 5. Procédure et délais Le responsable collecte l'ensemble des informations utiles afin de formuler l'avis.Il consulte à cette fin notamment le supérieur fonctionnel immédiat du membre du personnel concerné. Si le responsable estime, après consultation, qu'un avis favorable doit être émis, il le rédige conformément aux points 4.2 et suivants et conformément au modèle joint en annexe de la présente circulaire.

Si le responsable envisage de donner un avis défavorable, il invite le membre du personnel à un entretien lors duquel il lui expose l'avis et le commente. Sur base des éléments avancés par le membre du personnel, le responsable émet son avis dans les quatre jours de l'entretien.

Dans les quatre jours de la prise de connaissance de l'avis, le membre du personnel évalué communique au responsable : - soit qu'il marque son accord avec le contenu de l'avis, auquel cas il complète en ce sens et signe la partie du formulaire réservée à ses commentaires; - soit qu'il ne marque pas son accord avec l'avis émis, auquel cas il complète en ce sens et signe la partie du formulaire réservée à ses commentaires. Les remarques de l'intéressé sont annexées au formulaire.

A l'issue du délai de quatre jours, le membre du personnel est censé être d'accord avec l'avis émis. 6. Procédure d'appel (article XII.VII.3 PJPol) Le membre du personnel ayant fait l'objet d'un avis portant la mention finale « insuffisant » peut faire appel de cet avis auprès du conseil d'appel institué au sein de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale et visé à l'article VII.I.41 PJPol.

A peine de nullité, l'appel doit se faire par requête motivée introduite par lettre recommandée ou contre accusé de réception auprès de l'inspecteur général dans les quatorze jours de la prise de connaissance de l'avis.

Sur base du dossier, le conseil d'appel peut soit confirmer, soit modifier en tout ou en partie, l'avis contesté. La décision du conseil d'appel est immédiatement portée à la connaissance du membre du personnel concerné et du responsable qui a émis l'avis en question. 7. Le contenu du dossier Un dossier est ouvert pour chaque nouvel avis.Ce dossier comprend les pièces suivantes : - un inventaire des pièces; - les notes et la correspondance relatives à la manière de servir du membre du personnel évalué ainsi que les éventuels événements et comportements qui peuvent avoir une influence sur celle-ci; - toutes les pièces établies dans le cadre de la procédure d'avis en cours.

Aucune pièce ne peut figurer dans le dossier sans que le membre du personnel concerné ne l'ait signée pour prise de connaissance. Le dossier du membre du personnel qui a obtenu un avis négatif doit contenir toutes les pièces ou documents sur lesquels se base l'avis négatif de la personne évaluée. A défaut, d'une part, le membre du personnel serait dans l'impossibilité d'avancer ses arguments à l'encontre de l'avis émis et, d'autre part, le conseil d'appel ne pourrait exercer sa mission d'une manière correcte. C'est pourquoi, j'insiste pour que tous les responsables motivent leurs avis de manière adéquate sur base d'éléments concrets. 8. Conséquences d'un avis négatif L'attribution de la mention finale « insuffisant » dans le cadre de la procédure d'avis a des répercussions statutaires limitées, contrairement à l'évaluation « en régime » où le membre du personnel est déclaré définitivement inapte pour inaptitude professionnelle s'il a reçu deux évaluations consécutives de fonctionnement portant la mention finale « insuffisant » ou quatre évaluations de fonctionnement portant cette mention finale sur l'ensemble de sa carrière.En effet, sous réserve de ce qui suit, le membre du personnel qui a reçu un avis portant la mention finale « insuffisant » est uniquement exclu de la participation à la procédure pour laquelle l'avis avait été initialement donné.

Seul l'avis portant la mention finale « insuffisant » donné dans le cadre de la carrière barémique a des conséquences statutaires plus larges. Etant donné le concept de carrière barémique, cet avis a une validité de deux ans. Durant cette période, aucun autre avis ne peut être donné dans le cadre de la carrière barémique. Cela signifie que le membre du personnel qui a reçu un tel avis négatif ne peut bénéficier d'une augmentation d'échelle de traitement pendant deux ans. Toutefois, lorsque le membre du personnel reçoit, dans le cadre d'une autre procédure, un avis portant la mention finale "bon", l'augmentation d'échelle de traitement lui est alors accordée.

Afin de garantir un certain suivi, l'avis portant la mention finale « insuffisant » délivré dans le cadre de la carrière barémique doit, tout comme les autres avis, être repris dans le dossier personnel du membre du personnel concerné. Lors d'une procédure d'avis dans le cadre d'une carrière barémique, le responsable doit toujours vérifier s'il n'y a pas déjà eu un avis délivré dans ce cadre. 9. Conclusion Je voudrais enfin encore insister auprès des responsables afin qu'ils fassent preuve du soin et de la conscience professionnelle nécessaires lors de l'octroi des différents avis.Les avis délivrés sont en effet non seulement toujours d'un grand intérêt pour les membres du personnel concernés mais ont aussi, bien évidemment, indirectement un grand impact sur le fonctionnement des services de police.

Je vous prie, Madame, Monsieur le Gouverneur, de bien vouloir mentionner au Mémorial administratif la date à laquelle cette circulaire a été publiée au Moniteur belge .

Le Ministre, A. DUQUESNE

Pour la consultation du tableau, voir image