MINISTERIE VAN HET WAALSE GEWEST

27 FEBRUARI 2003. - Omzendbrief betreffende de actie « Gemeenten met open armen » Label voor de ontvangst en de kwaliteit van de dienstverlening in de steden en gemeenten van Wallonië

Mevrouwen en Mijne Heren Burgemeesters, Mevrouwen en Mijne Heren Schepenen, De steden en gemeenten zijn verantwoordelijk voor de organisatie van een veelvuldige eerstelijnsdienstverlening ten behoeve van de bevolking. Er zijn de laatste jaren grote inspanningen geleverd om in een steeds performantere dienstverlening te voorzien die nauwer aansluit op de verwachtingen van de inwoners.

Dankzij die veelvuldige dienstverlening is het gemeentebestuur daadwerkelijk hét bestuur geworden dat dagelijks in contact staat met de bevolking.

Overeenkomstig de kwaliteits- en moderniteitsdoelstellingen die de Waalse Regering in het Toekomstcontract voor Wallonië heeft vastgelegd en rekening houdend met het feit dat de gemeenten de actoren en de partners bij uitstek zijn voor de uitvoering van dat contract, wens ik de colleges van burgemeester en schepenen een reeks aanbevelingen over te maken om het niveau van de ontvangst, en de kwaliteit van de dienstverlening waarin door de gemeentebesturen voor de bevolking voorzien wordt, te verbeteren en te harmoniseren.

Bijgevolg worden er verschillende criteria vastgelegd om in een voor iedereen toegankelijke, kwaliteitsvolle gemeentelijke dienstverlening te voorzien.

In de loop van de komende weken krijgt elk college van burgemeester en schepenen een uitnodiging om zijn acties in te bedden in een gezamenlijke actie die « Gemeenten met open armen » genoemd wordt. Dat moet resulteren in een kwaliteitslabel dat uitgereikt moet worden op voorstel van een per provincie ingestelde jury; die wordt voorgezeten door de provinciegouverneur en bestaat uit vertegenwoordigers van de Unie van de Waalse Steden en Gemeenten, van de Waalse Beweging voor de Kwaliteit, de Waalse Bedrijfsorganisatie en de Waalse Middenstandsorganisatie en uit één vertegenwoordiger van het Directoraat-generaal Plaatselijke Besturen (buitendiensten). De uitreiking van het kwaliteitslabel gebeurt door de Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken indien de gemeenten die aan de actie wensen deel te nemen, aangetoond hebben dat zij aan vier essentiële criteria beantwoorden, namelijk : 1° Openings- en toegangsuren administratieve diensten : De steden en de gemeenten worden uitgenodigd om minstens voor de diensten burgerlijke stand, bevolking en stedenbouw, indien dat nog niet het geval is, minstens één keer per week open te blijven tot 19 uur, en op zaterdag tot 12 uur of, voor de kleinere gemeenten (wier personeelsbestand uit minder dan 20 voltijds personeelequivalenten bestaat), op zaterdagochtend na afspraak. Alle gemeentebesturen worden uitgenodigd om die minimale toegankelijkheid binnen het jaar te waarborgen.

Om te controleren of die aanbeveling nagevolgd wordt, worden de colleges van burgemeester en schepenen die dat nog niet gedaan zouden hebben, uitgenodigd om uiterlijk tegen 12 maart 2003 de openingsuren die momenteel gelden in hun verschillende administratieve diensten, aan het Directoraat-generaal Plaatselijke Besturen mede te delen.

Daarnaast worden ze uitgenodigd om elke beslissing in verband met de wijziging van de openingsuren mede te delen. Ten slotte wordt per 31 januari 2004 een nieuwe inventaris opgemaakt voor alle steden en gemeenten van Wallonië om te kunnen controleren of deze aanbeveling nagevolgd wordt. 2° Toegangsmogelijkheden tot de algemene inlichtingen en de beslissingen die door stad of gemeente zijn getroffen : Het Waalse Gewest subsidieert sinds ettelijke jaren de ontwikkeling van, de toegang en de opleiding tot de nieuwe informatica- en communicatietechnologieën (NICT) in de steden en gemeenten. Zo werd meer bepaald steun en financiering verleend voor de creatie van interactieve websites en werden handleidingen verspreid voor het opmaken en het beheer daarvan.

Daarenboven hebben tal van Waalse steden en gemeenten naast dat subsidiëringsprogramma en overeenkomstig hun verantwoordelijkheden initiatieven genomen en uit eigen middelen geïnvesteerd voor de modernisering en de informatisering van hun administratie.

Toch verschillen informatiseringsgraad, rechstreekse toegang tot de informatie en de mate van interactiviteit van de gemeentelijke websites in hoge mate van gemeente tot gemeente.

Bijgevolg dient met de steun van het Waalse Gewest een extra inspanning te worden geleverd.

Daarom beveel ik aan dat alle steden en gemeenten binnen het jaar, als dat nog niet het geval is, een website in gebruik nemen waarop zij de algemene informatie met betrekking tot de overheid, de administratieve diensten, de gemeentelijke activiteiten, de belangrijkste beslissingen van de gemeente beschikbaar dienen te stellen.

Ter inlichting dienen zij eveneens de oproepingen voor de vergaderingen van de gemeenteraad, met inbegrip van datum, uur, agenda van de vergadering op te nemen om elke burger ertoe uit te nodigen daaraan deel te nemen.

Ten slotte beveel ik de colleges van burgemeester en schepenen in afwachting van een eerstvolgende wijziging van de gemeentewet aan in de bekendmaking van de gemeentelijke verordeningen te voorzien door ze op de officiële website van de gemeente te plaatsen, naast de wettelijke verplichting om ze voor inwerkingtreding aan te plakken zoals voorgeschreven bij de artikelen 112 en 113 van de gemeentewet.

Daarnaast kan nu reeds worden aangestipt dat alle vigerende fiscale verordeningen van de gemeenten bij afloop van het eerste kwartaal 2003 op één enkele website zullen komen te staan, voor een meer klantvriendelijke toegang tot die wezenlijke informatie, inzonderheid voor de ondernemingen die zich in Wallonië willen vestigen.

Die vereenvoudiging wordt doorgevoerd in het kader van een samenwerkingsverband tussen het Waalse Gewest, de Vereniging van Waalse Steden en Gemeenten, de Waalse Bedrijfsorganisatie en de Waalse Middenstandsorganisatie. Daarnaast wordt er een fiscaal memento uitgewerkt met betrekking tot de voornaamste plaatselijke belastingen. 3° Elektronische betaalwijze bij de loketten van de gemeentebesturen : De laatste jaren is de wijze van betalen aanzienlijk geëvolueerd.De overgang naar de euro ging gepaard met een tot dan ongekende verspreiding van de zogenaamde elektronische betaalmiddelen.

Voor een bepaald aantal diensten waarin de gemeentebesturen voorzien, is de betaling van min of meer aanzienlijke sommen nodig terwijl de steden en gemeenten die momenteel de gebruikers de mogelijkheid geven om dergelijke betalingen door te voeren, weinig in aantal zijn.

Daarom beveel ik om klantvriendelijkheids- en veiligheidsredenen aan dat de steden en gemeenten hun gebruikers de mogelijkheid bieden om via hun betaalkaart en/of de protonkaart te betalen aan de loketten van de gemeentebesturen. 4° Ontvangstmelding voor elke bij de gemeentebesturen binnenkomende briefwisseling : De wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en de gemeenten bepaalt inzonderheid in artikel 3, 3°, het volgende : « Elke briefwisseling uitgaande van een provinciale of gemeentelijke administratieve overheid [vermeldt] de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier.» Ik maak van deze omzendbrief gebruik om er nogmaals op te wijzen dat dit een elementaire en wezenlijke verplichting is.

Daarnaast beveel ik aan dat de gemeentebesturen ervoor zorgen dat van elke aanvraag die bij hun diensten binnenkomt, binnen de tien dagen ontvangst wordt gemeld.

In de ontvangstmelding dient aangegeven te worden of de aanvraag door het bestuur behandeld kan worden volgens de toestand waarin hij tot stand is gekomen dan wel of er aanvullende stukken voorgelegd dienen te worden, waarbij aangegeven wordt welke stukken nodig zijn. Ten slotte wordt de identiteit van het personeelslid dat het dossier behandelt, in de ontvangstmelding overeenkomstig vernoemde wet aangegeven.

Ter inlichting vindt u als bijlage bij deze omzendbrief, de omzendbrief van 26 mei 2000 over de ontvangstmeldingen die van toepassing is op de Ministeries van het Waalse Gewest, evenals de bijbehorende noot voor de interpretatie ervan, goedgekeurd door de Waalse Regering op 19 december 2002.

Meer in het algemeen licht ik de colleges van burgemeester en schepenen nu reeds in dat ik voornemens ben om de goedkeuring van het handvest van goed bestuursgedrag als bijlage en zoals opgenomen in de aanhef van de Waalse ambtenarencode, door de Waalse Regering aangenomen, in de vorm van een aanbeveling uit te breiden naar het personeel van de gemeentebesturen.

In dat handvest worden de elementaire rechten en plichten van de personeelsleden in het kader van de openbare dienstverlening herhaald.

Met naleving van de regels voor vaksbondsoverleg en -onderhandelingen zal die tekst deel uitmaken van de aanhef van de bestuurlijke rechtspositie geldend voor de personeelsleden van stad of gemeente.

Als het label eenmaal is toegekend, wordt jaarlijks een evaluatieprocedure voor het behoud ervan doorgevoerd.

Het Directoraat-generaal Plaatselijke Besturen staat ter beschikking van de steden en gemeenten voor bijkomende inlichtingen.

Met de meeste hoogachting, Namen, 27 februari 2003.

De Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, Ch. MICHEL