MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN

24 JANUARI 2001. - Omzendbrief ZPZ 13 betreffende de assessmentprocedure in het kader van de eerste aanstelling in de betrekkingen van korpschef van de lokale politie

Aan de dames en heren gouverneurs Aan de dames en heren burgemeesters Ter info aan : - De heer Commissaris-generaal van de federale politie - Aan de heer Voorzitter van de Vaste Commissie van de gemeentepolitie in België ALGEMEEN Vanaf 1 januari 2001 werd één niveau het federale niveau van de geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op 2 niveaus geïmplementeerd. In dit kader, en met betrekking tot het tweede niveau, moeten wat betreft de betrekkingen van korpschef van de lokale politie de eerste aanstellingen in 2001 gebeuren.

De kandidaten voor deze aanstellingen worden geselecteerd volgens een selectieprocedure, waarvan een assessment center een onderdeel is. Dit assessment center is uitsluitend gericht op de leidinggevende vaardigheden van de kandidaten en moet leiden tot een eindoordeel geschikt of niet-geschikt voor een leidinggevende functie.

AANDUIDING VAN EEN ASSESSMENT CENTER Voor het aanduiden van een assessment center doen zich twee mogelijkheden voor.

Een federaal aangeduid assessment center Het is namelijk zo dat SELOR, de selectie en recruteringsdienst van de federale overheid, een assessment center zal ter beschikking stellen van de politiezones. T.t.z. eens de voorzitter van het politiecollege of de burgemeester een oproep heeft verricht naar mogelijke kandidaten voor de betrekking van zonechef en de nadat selectiecommissie een onderzoek heeft verricht naar hun ontvankelijkheid (cfr. Art. 3, § 3, K.B. 31.10.2000) kan hij de ontvankelijk verklaarde kandidaten doorsturen naar SELOR die hen zal onderwerpen aan een assessement proef. Deze proef zal dus afgenomen worden door het federaal aangeduid assessment center.

De lijst van kandidaturen omvat de naam, voornaam, geboortedatum, het rijksregisternummer, adres en telefoonnummer.

Het onderwerpen van de kandidaten voor de betrekking van zonechef aan de proeven van het federaal aangeduid assessment center brengt op zich geen kosten teweeg voor de lokale overheden.

Na het afleggen van de proeven zal de voorzitter van het politiecollege of de burgemeester de resultaten van het assessment center toegestuurd krijgen met betrekking tot de kandidaten die hij heeft ingestuurd.

Een kopie van deze resultaten wordt door de firma eveneens aan Selor overgemaakt.

Een aanbesteding ter aanduiding van het federaal assessment center is lopende. - Voor meer inlichtingen terzake kan u steeds contact nemen met de heer Guido De Wilde, Vaste Wervingssecretaris, SELOR, tel. 02/214.44.10; fax. 02/217.95.48; - Mevr. Yvette Guffens, SELOR, tel.02/214.44.22; fax. 02/217.95.48. - E-mail: Yvette.GUFFENS@selor.be EEN LOKAAL AANGEDUID ASSESSMENT CENTER Onafgezien het voorgaande, zal het mogelijk zijn om lokaal een assessment center aan te duiden. Dit center zal eveneens en na de ontvankelijkheidverklaring van de kandidaten door de selectiecommissie, deze laatstgenoemde kandidaten onderwerpen aan de assessment proeven.

Een lijst met ontvankelijk verklaarde kandidaten wordt naar SELOR gestuurd.

De lijst van kandidaturen omvat de naam, voornaam, geboortedatum, het rijksregisternummer, adres en telefoonnummer.

Voor de aanduiding van de assessment center, en dus desgevallends voor de aanbesteding of de onderhandse gunning van het lokaal bestuur dient men wel rekening te houden met bepaalde kwalitatieve criteria opgelegd door SELOR zoals vervat in het principe van het KB van 31.10.2000, artikel § 3-4, inzake de eerste aanstellingen in de betrekking van korpschef lokale politie. (onder voogdij van SELOR).

De vereisten waaraan het lokaal aangeduid assessment center dient te voldoen zijn vervat in bijlage aan deze Omzenbrief. Het betreffen uiteraard dezelfde vereisten als deze van het federaal aangeduid assessment center.

De assessmentproeven kunnen slechts worden aangevat nadat SELOR zijn goedkeuring heeft gehecht aan de keuze voor wat de firma betreft.

Hierbij dien ik wel te vermelden dat voor wat de lokaal aangeduidde assessment centers betreft de kosten gedragen worden door de lokale overheden.

In bijlage : - de technische en kwalititatieve vereisten waaraan het assessment center dient te voldoen. - Profielvereisten korpschef lokale politie - Voogdijschap SELOR De Minister van Binnenlandse Zaken A. DUQUESNE

BIJLAGEN Gunningscriteria De voordeligste offerte is gebaseerd op een beoordeling van de offertes rekening houdend met de volgende criteria, waaraan volgende gewichten worden toegekend.

De prijs (40 %) : - Gelet op het feit dat het juiste aantal kandidaten per vacature niet vooraf is in te schatten, gebeurt de vergelijking van de prijs op basis van de opgegeven forfaitaire prijs per kandidaat. In deze forfaitaire prijzen moeten alle te maken kosten verrekend zijn : b.v. ook communicatie, feedback aan kandidaten en opmaken van rapporten. - Voor het eventueel uitwerken van specifieke assessmentoefeningen dient een forfaitaire prijs te worden vermeld.

De voorgestelde werkmethode en methodologie (30 %) : De inschrijvers leggen een schriftelijk actieplan voor.

Volgende elementen zullen bij de beoordeling van de voorstellen zeker aan bod komen: - Waarborgen die de dienstverlener kan geven om de tijdsaspecten bij de uitvoering van opdracht te garanderen. De inschrijver zal bij het actieplan een bindende tijdstabel voegen met een concrete timing inzake het aantal kandidaten dat per dag kan gescreend worden. - Waarborgen die de dienstverlener kan geven om de kwaliteitsaspecten bij de uitvoering van opdracht te garanderen. Bij het actieplan zal voor de gebruikte methodes en instrumenten ook aangegeven worden welke garanties inzake validiteit, objectiviteit en betrouwbaarheid worden geboden. Als kwaliteitsaspect zullen ook de waarborgen inzake klantvriendelijkheid (beschikbaarheid, bereikbaarheid, maatwerk <6;221>) betrokken worden bij de beoordeling. Algemeen plan van aanpak inclusief: de methodologie inzake het uitwerken van specifieke assessmentoefeningen voor leidinggevende functies, de methodologie en het gehanteerde instrumentarium tijdens de uitvoering van het assessmentcenter, de maatgerichtheid van de voorgestelde procedure, de wijze van communicatie met kandidaten, de wijze van rapporteren.

Het bureau dient over een uitgebreide ervaring te beschikken op het vlak van assessment centers.

De kwaliteit van de voorgestelde consultants (30 %) Het bureau moet over ervaren consultants beschikken.

Dit criterium wordt getoetst aan de hand van: de kwaliteit en de ervaring van de voor de opdracht voorgestelde consultants. Er kunnen enkel senior consultants (g 30 jaar; g 5 jaar ervaring in selectie) voor deze projecten worden ingeschakeld.

Er wordt van de inschrijver verwacht dat hij voor deze opdracht de namen van de consultants (met vermelding projectleider) met hun gespecialiseerde referenties, moedertaal en C.V. opgeeft alsook de namen en de kwalificaties van de eventuele vervangers.

Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Alle resultaten en rapporten die de dienstverlener opstelt ter uitvoering van deze opdracht, zijn eigendom van de aanbestedende overheid en kunnen slechts met schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid bekendgemaakt of aan derden meegedeeld worden.

De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie.

De dienstverlener verbindt er zich toe om, behoudens overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen.

TECHNISCH GEDEELTE Algemene context en doelstelling van de opdracht Situering De verschillende diensten met politionele bevoegdheden in België worden vanaf 2001 hervormd tot een geïntegreerde politiedienst gestructureerd op 2 niveaus. In de loop van de eerste helft van 2001 moeten de betrekkingen van korpschef van de lokale politie worden ingevuld.

Er wordt een onderscheid gemaakt voor politiezones waarvan het operationeel kader minder dan 600 voltijdse equivalenten telt en deze die ten minste 600 voltijdse equivalenten telt.

Om de beste mensen in deze cruciale functies te kunnen benoemen wordt de selectieprocedure geobjectiveerd. Een onderdeel van de selectieprocedure is een assessment center waarin de leidinggevende vaardigheden worden beoordeeld van alle kandidaten wiens kandidatuur weerhouden wordt. Het assessment center moet van elke kandidaat tot een eindoordeel komen « geschikt » of « niet-geschikt » voor een leidinggevende functie. Enkel de kandidaten die « geschikt » worden bevonden voor een leidinggevende functie kunnen nog deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure, waarin functiespecifieke vaardigheden worden nagegaan.

De selectieprocedure Om de functies in te vullen met functiehouders die over de vereiste leidinggevende competenties beschikken en de selectie en benoemingen maximaal te objectiveren gebeurt het assessment center onder de voogdij van Selor en wordt de procedure begeleid door een selectiecommissie onder voorzitterschap van de burgemeester in ééngemeentepolitiezones en van de voorzitter van het politiecollege in de meergemeentezones. De selectiecommissie bekrachtigt de resultaten van het assessment center, op basis van de rapporten die het bureau waaraan het assessment center wordt uitbesteed, van elke kandidaat heeft opgemaakt.

Dit bestek omvat de uitvoering van het assessment center : - de voorbereiding van de selectieprocedure (b.v. eventuele uitwerking van assessmentoefeningen); - de communicatie naar de kandidaten, inclusief een informatiebrochure over de assessment center methodologie; - de organisatie van het eigenlijke assessment center; - opmaak van een rapport per kandidaat met eindvermelding « geschikt » of « niet-geschikt »; - de feedback aan de kandidaten.

Toelichting bij de opdracht Het leidinggevend profiel Het leidinggevend profiel dat geldt voor de verschillende functies kan als volgt verfijnd worden: - bekwaamheid tot het vervullen van een voorbeeldrol; - persoonlijke betrokkenheid bij het verzekeren dat het managementsysteem ontwikkeld, geïmplementeerd en voortdurend verbeterd wordt; - persoonlijke betrokkenheid bij klanten, partners en vertegenwoordigers van de gemeenschap; - de bekwaamheid om de bij wet bepaalde, en door de overheden opgelegde opdrachten uit te voeren; - de bekwaamheid om de verschillende opdrachten van diverse opdrachtgevers op een coherente wijze tot een goed einde te brengen, en dit met de ter beschikking gestelde werkvormen en middelen; - de bekwaamheid tot organiseren; de bekwaamheid om een organisatiestructuur te ontwikkelen voor de efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten; - de bekwaamheid tot delegeren: eigen beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden op efficiënte wijze aan collega's en medewerkers toevertrouwen; - de bekwaamheid om de principes van human resources toe te passen binnen de organisatie: - de bekwaamheid om medewerkers te motiveren; - inzetten van de juiste man op de juiste plaats; - de bekwaamheid tot plannen van de werkzaamheden van de dienst: op effectieve wijze prioriteiten stellen en aangeven welke acties nodig zijn om de gestelde doelen op korte en lange termijn te realiseren; - in staat zijn om opvolging te geven en om bij te sturen waar nodig; - de bekwaamheid tot relativeren; - politiezone-overschrijdend kunnen denken; - zelfstandig beslissingen kunnen nemen zonder problemen voor zich uit of in de schoenen van anderen te schuiven; - initiatief durven nemen; - bekwaamheid tot onderhandelen; - bekwaamheid tot samenwerken : samenwerken met de medewerkers tot een gezamenlijk resultaat.

De uitvoering van het assessment center Bij de ontwikkeling van het assessment center moet aandacht besteed worden aan de volgende elementen : - transparantie van de procedure voor de kandidaten; - minimaal 2 gedragsgerichte oefeningen en 1 interview; - face-validity van de gebruikte oefeningen en instrumenten (leidinggevende karakter); - wetenschappelijke onderbouw: validiteit, objectiviteit, betrouwbaarheid; - deontologie en geloofwaardigheid assessoren; - gelijkwaardigheid procedure voor Nederlandstalige, Franstalige en eventueel Duitstalige kandidaten de kandidaatmandaathouders mogen gedurende de hele procedure enkel in hun eigen taal worden aangesproken; - het volledig leidinggevend profiel wordt gedekt door het assessment center.

Communicatie en rapportering De opdracht omvat alle noodzakelijke communicatie en informatieverstrekking, zowel naar de kandidaten als naar de selectiecommissie. Desgevallend kan ook toelichting bij de rapporten van de kandidaten door de selectiecommissie worden gevraagd.

Bij de communicatie, informatieverstrekking en rapportering moet de nodige aandacht besteed worden aan de objectieve motivering van elke conclusie en aan formele vereisten die aan selectieprocedures bij de overheid worden gesteld. Het selectiebureau waaraan de opdracht wordt gegund, dient zich bewust te zijn van de specifieke vereisten die in het kader van de motiveringsplicht worden gesteld.

Logistieke ondersteuning De opdracht omvat de gehele organisatie van de selectieprocedure, inclusief de logistieke of materiële elementen. Dit gaat van het uitnodigen van de kandidaten tot het voorzien van de locatie.

Bijzondere aandacht moet worden besteed aan de kandidaatvriendelijkheid van alle logistieke of ondersteunende acties.

Eindrapport Van de kandidaten die het assessment center hebben doorlopen wordt een volledig rapport verwacht met sterke en zwakke punten tegenover het leidinggevend profiel. Daarnaast worden deze kandidaten ook gerangschikt in 2 categorieën : geschikte kandidaten voor leidinggevende functies en niet-geschikte kandidaten voor een leidinggevende functie.

Voogdij SELOR De organisatie van de assessment centre-procedure gebeurt onder voogdij van SELOR. Het geselecteerde bureau zal overleg plegen met SELOR over de invulling van het assessment center. SELOR oefent tevens controle uit op de realisatie van de goedgekeurde offerte. Hiervoor kan een afgevaardigde van SELOR onaangekondigd de assessment centers bijwonen. De planning van de organisatie moet aan SELOR gecommuniceerd worden. Het selectiebureau waaraan de opdracht wordt gegund, zal zich ten allen tijde vrijmaken voor informatieverstrekking aan SELOR. SELOR kan alle documenten (oefeningen, rapporten, verslagen, e.d.) opvragen wanneer nodig geacht. Er wordt door het selectiebureau waaraan de opdracht wordt gegund een eindverslag opgemaakt waarin een overzicht van het verloop van de procedure wordt opgemaakt.