MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN

19 JUNI 2002. - Omzendbrief betreffende de financiële, richtlijnen die van toepassing zijn op de Drugplancontracten

Aan Mevrouw en Mijnheer de Provinciegouverneurs Aan Mevrouw en Mijnheer de Burgemeesters van de steden en gemeenten met een drugplancontract, Mevrouw en Mijnheer de Gouverneurs, Mevrouw en Mijnheer de Burgemeesters, Het ministerieel besluit tot vaststelling van de steden en gemeenten die een financiële toelage genieten in het kader van een overeenkomst betreffende de preventie van druggerelateerde maatschappelijke overlast, bepaalt in het bijzonder de betalingsmodaliteiten en de maximale forfaitaire tegemoetkoming voor het personeel.

Het bovenvermelde ministerieel besluit volgt op de beslissingen van de Ministerraden van 19 januari en 5 juli 2001 tijdens dewelke : 1. de Federale Regering het behoud heeft goedgekeurd van de Drugplan'contracten in de steden en gemeenten met een dergelijk contract in 2001, maar die, in navolging van de beslissing van de Ministerraad van 4 mei 2001 tot goedkeuring van de nieuwe selectie van steden en gemeenten die een Veiligheids- en Preventiecontract genieten en tot goedkeuring van een nieuwe verdeling van de budgettaire middelen, hun subsidies verliezen.2. de Federale Regering de toekenning van bijkomende subsidies heeft goedgekeurd aan de steden en gemeenten die, op 31 december 2001, geen enkele hulp van het Ministerie van Binnenlandse Zaken meer genieten. Deze subsidies moeten worden aangewend bij het uitwerken van preventieprojecten inzake de maatschappelijke overlast. De Minister van Binnenlandse Zaken heeft prioriteit toegekend aan de provincies Namen en Luxemburg, die, op het vlak van de subsidies, bijzonder benadeeld zijn.

Deze omzendbrief beoogt de uitvoering van de desbetreffende bepalingen en vervolledigt de modaliteiten voorzien in het contract. De onderhavige bepalingen ontheffen echter geenszins de gemeentelijke overheden van hun algemene verplichtingen inzake aanwerving, personeelsstatuut, openbare aanbestedingen,...

Deze richtlijnen betreffen enkel de initiatieven die, in het kader van de drugplancontracten, gefinancierd worden door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Ze zijn volledig van toepassing voor elke toelage ontvangen in dit kader.

Deze bepalingen vervangen de richtlijnen voor het samenstellen van een financieel dossier - Preventiecontract' evenals de omzendbrieven van 17 juni 1994, 16 februari 1995 en 18 maart 1997 met betrekking tot het financieel beheer van de Veiligheids- en Samenlevingscontracten'. 1. Algemene principes. Op basis van het drugplancontract - en rekening houdend met de bepalingen vermeld in het ministerieel besluit tot vaststelling van de steden en gemeenten die een financiële toelage genieten in het kader van een overeenkomst betreffende de preventie van druggerelateerde maatschappelijke overlast - worden de kredieten, die overeenstemmen met de uitgave-ontwerpen goedgekeurd door de Federale Staat, ter beschikking gesteld van de gemeente.

Wat betreft de federale bevoegdheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, maakt het drugplancontract het voorwerp uit van een onderhandeling tussen de Burgemeester van de gemeente en de Minister van Binnenlandse Zaken. Het contract is bindend, zowel op het vlak van de initiatieven als op het vlak van de bepalingen.

Enkel in die mate dat het drugplancontract het vermeldt, is het toegestaan dat bepaalde middelen (personeelskosten, werkingsmiddelen, investeringen) ter beschikking worden gesteld van een v.z.w. of van een ander instituut belast met een preventie-opdracht en met het gebruik van het budget voor de verwezenlijking van doelstellingen bepaald in het contract. Dit echter onder voorbehoud van het sluiten van een protocolakkoord tot vaststelling van de rechten en plichten van elk van de partijen (cfr. Hoofdstuk V., Kredieten overgemaakt aan een VZW, p. 17). De gemeente blijft evenwel verantwoordelijk voor de goede einduitvoering van de acties en voor de indiening van de bewijsstukken. De gemeente blijft eveneens verantwoordelijk voor de evaluatie van de drugplancontracten en is de enige onderhandelingspartner voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Het gebruik van de subsidie valt eveneens onder de wetgeving van toepassing in deze materie.

Indien één of meerdere bepalingen van het drugplancontract niet worden nageleefd, dan heeft de Minister van Binnenlandse Zaken het recht om hetzij de toegekende subsidie op te heffen en/of te verminderen, hetzij ze geheel of gedeeltelijk te recupereren. 2. Forfaitaire tussenkomst - Betalingsmodaliteiten - Financiële controle. Het bedrag van de toelage wordt op forfaitaire basis bepaald. Het ter beschikking gestelde krediet zal in geen geval mogen worden overschreden. Behalve mits een afwijking toegestaan door de Minister van Binnenlandse Zaken, zullen geen verschuivingen tussen posten worden toegestaan.

De financiële middelen toegekend aan de verschillende posten van het drugplancontract zijn onderverdeeld in personeelskosten, werkingsmiddelen en investeringen.

De personeelskosten omvatten alle middelen die de werkgever moet vrijmaken voor de verloning van het personeel aangeworven in het kader van het drugplancontract.

De werkingsmiddelen omvatten de administratieve kosten, de verplaatsingskosten en de actiemiddelen die nodig zijn voor de uitvoering van projecten en initiatieven ontwikkeld in het kader van het drugplancontract.

De investeringen zijn de uitgaven inzake erfgoederen die een vermoedelijke gebruiksduur hebben van meer dan 1 jaar. Behalve mits een schriftelijke afwijking toegekend door de subsidiërende overheid, mogen enkel de investeringen voorzien in het drugplancontract worden uitgevoerd.

De betaling van de financiële tegemoetkoming wordt verricht in een eerste schijf van 70 % van het totale bedrag dat wordt gestort in de loop van het contractjaar. Het saldo zal worden betaald na afloop van het drugplancontract en na een grondige controle van de bewijsstukken.

Deze controle moet staven dat alle uitgaven daadwerkelijk werden gedaan voor de verwezenlijking van de voorziene acties. De gemeente maakt de bewijsstukken over vóór 31 maart van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar waarin de kredieten werden toegekend.

Enkel de uitgaven vastgelegd in de loop van het betrokken contractjaar, nl. tussen 1 januari en 31 december, zullen kunnen worden verhaald op het budget van het drugplancontract.

De gemeenten dienen hun afwijkingsaanvraag (aanvragen) met betrekking tot het gebruik van het budget in te dienen vóór de 1ste december van het lopende contractjaar. Enkel de uitgaven toegestaan door het Ministerie van Binnenlandse Zaken vóór 31 december zullen effectief kunnen worden verhaald op het jaarlijkse budget.

Naast de financiële analyse verwezenlijkt door het Vast Secretariaat voor het Preventiebeleid, behoudt het Rekenhof het recht een meer gedetailleerde controle uit te voeren.

I. LOONKOSTEN I. Algemeen.

De loonkost verwijst naar alle middelen die de werkgever dient vrij te maken als verloning van het personeel dat werd aangeworven in het kader van het drugplancontract. Hierbij zijn inbegrepen : de premies (taalpremie, vergoeding voor onregelmatige prestaties en overuren) en de sociale bijdragen rekening houdend met het toegekende forfaitair bedrag. De personeelskosten omvatten niet het uniform, het materiaal en bijzondere vergoedingen zoals de verplaatsingskosten en de ontslagkosten.

Het spreekt voor zich dat de loonkosten van personen waarvan de indiensttreding niet voorzien is door het contract, niet zullen worden vergoed.

De aanwerving van personeel zorgt voor de toekenning van een maximale forfaitaire tegemoetkoming. Alleen de in het contract onderhandelde forfaitaire bedragen zullen van toepassing zijn.

II. Bijzonderheden. 1. Aanwerving van personeel met een lager niveau dan voorzien in het drugplancontract. De personeelskosten die verbonden zijn aan de aanwerving van een persoon met een niveau dat niet overeenstemt met het niveau dat uitdrukkelijk wordt voorzien in het drugplancontract, worden niet in overweging genomen. Er kan evenwel een schriftelijke afwijking worden toegekend door het Ministerie van Binnenlandse Zaken, waardoor deze kosten op het budget van het drugplancontract kunnen worden verrekend.

Wat betreft de berekening van het saldo, zie Hoofdstuk I, Titel II. Bijzonderheden. Punt 4, p.5. 2. Vervanging van een personeelslid wegens ziekte of zwangerschapsverlof of wegens elke andere vorm van verlengd verlof. Indien een personeelslid tewerkgesteld binnen een drugplancontract gedurende lange tijd afwezig is tijdens het contractjaar wegens ziekte, zwangerschapsverlof of elke andere vorm van verlengd verlof, dan bestaat de mogelijkheid om deze persoon te vervangen, mits naleving van de basisvoorwaarden (nuttige ervaring, profiel, functie,...). Het Ministerie van Binnenlandse Zaken moet op de hoogte gebracht worden van deze vervanging.

Punt II.1. blijft echter van toepassing wanneer de vervanging een persoon betreft met een lager niveau dan het niveau voorzien in het drugplancontract. Voor de berekening van het saldo, zie Hoofdstuk I, Titel II. Bijzonderheden. Punt 4, p.5.

Te vervullen formaliteiten : Bij het indienen van de financiële bewijsstukken moet een voor eensluidend verklaard uittreksel van de beslissing van de gemeenteraad inzake de aanwerving van personeel worden bijgevoegd. Bij gebrek aan een akkoord door de bevoegde overheid zullen de ingediende bewijsstukken niet in overweging kunnen worden genomen. 3. Omschakeling van een voltijdse naar een deeltijdse tewerkstelling in het kader van een loopbaanonderbreking, ouderschapsverlof of andere omstandigheden : De omschakeling van een voltijdse naar een deeltijdse tewerkstelling zal het voorwerp moeten uitmaken van een schriftelijke afwijking van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.Dit is een essentiële voorwaarde voor de betaling van de personeelskosten die verbonden zijn aan de betrokken post(en).

Wat betreft de berekening van het saldo, zie Hoofdstuk I, Titel II. Bijzonderheden. Punt 4, p. 5. 4. De forfaitaire toegekende bedragen worden berekend overeenkomstig het aantal gepresteerde dagen en maanden en overeenkomstig het uurrooster of het kwalificatieniveau.Het forfaitair bedrag gaat in zijn totaliteit verloren indien de aanwerving niet plaatsvindt.

Elke nieuwe bestemming van het saldo, dat voor een specifieke actie of voor een nieuwe punctuele aanwerving is bestemd, zal het voorwerp moeten uitmaken van een schriftelijke afwijking van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

III. In te vullen fiche.

De eerste pagina van het financieel dossier moet een overzicht geven van de loonkost per personeelslid van het contract.

Daarbij moet duidelijk worden vermeld : - de volledige naam van het personeelslid; - zijn/haar onderwijsniveau (niveau 1 : universitair, niveau 2+ : HOKT (maatschappelijk assistent) of HNUOLT (architect), niveau 2 : middelbaar onderwijs (opsteller), niveau 3 : lager middelbaar onderwijs (klerk); niveau 4 : lager onderwijs; - het aanwervingsniveau; - de periode van tewerkstelling, met begin- en einddatum waarop het uitbetaalde bedrag slaat; - het project waarvoor het personeelslid is aangeworven; - het totaal bedrag dat voor het personeelslid voor de opgegeven periode werd uitbetaald.

In de kolom periode moet de datum van de in- en uitdiensttreding worden vermeld.

In de kolom bedrag moet het reëel uitbetaalde bedrag voor deze periode worden ingevuld.

Bij te voegen bewijsstukken : - een voor eensluidend verklaard afschrift van de aanwervings- of toewijzingsbeslissing (statutair personeel) of van het contract (contractueel personeel). Deze documenten moeten niet meer worden ingediend bij personen waarvan het contract of de aanwervings- (of toewijzings) beslissing vorig jaar werd overgemaakt. - een voor eensluidend verklaard betalingsoverzicht door de bevoegde gemeentelijke autoriteit. In dit document moet de identiteit van de beambte worden vermeld evenals de maandelijkse loonkost van deze persoon voor de volledige periode waarin hij/zij werd tewerkgesteld.

II. WERKINGSMIDDELEN. De werkingsmiddelen omvatten de administratieve kosten, de verplaatsingskosten en de actiemiddelen die onmisbaar zijn voor de uitvoering van projecten en initiatieven ontwikkeld in het kader van het drugplancontract.

Voor elk project in het drugplancontract moet het financieel dossier een gedetailleerde beschrijving geven van de administratieve kosten, de verplaatsingskosten en de actiemiddelen die werden aangewend.

Enkel de onkosten vastgelegd in de loop van het desbetreffende contractjaar, namelijk van 1 januari tot 31 december, kunnen worden verhaald op het budget van het drugplancontract. Alle gemeenten zullen echter de mogelijkheid hebben om tot 31 maart volgend op het budgetjaar, alle facturen of bewijsstukken van de vastgestelde onkosten in te dienen (1).

Bovendien moeten de gemeenten hun afwijkingsaanvragen aangaande het gebruik van het budget indienen vóór 1 december van het lopende contractjaar. Enkel de onkosten toegekend door het Ministerie van Binnenlandse Zaken vóór 31 december kunnen worden verhaald op het jaarlijkse budget.

II.1. ADMINISTRATIEKOSTEN I. Algemeen.

Administratiekosten zijn kosten die enerzijds gemaakt worden in functie van het beheer van de preventiedienst en anderzijds door de verwezenlijking van de verschillende initiatieven in het kader van het drugplancontract.

Onder administratiekosten wordt verstaan : - postzegels (enkel deze voor de briefwisseling van de preventiedienst); - telefoonkosten : - vaste lijnen : abonnementen en communicaties (beperking van de internationale communicaties) - GSM : abonnementen en communicaties (beperking van de internationale communicaties) - abonnementen en aankoop van vakliteratuur; - bureaubenodigdheden (ringmappen, mappen, inktpatronen voor de printer/fax, papier, briefpapier, enveloppen, stylo's, blocnotes, nietjesmachine, perforator, diskettes, plakband, schaar, lijm...); - vormingskosten : de kosten voor deelname aan studiedagen of andere evenementen kunnen worden aanvaard, op voorwaarde dat dergelijke uitgaven verbonden zijn aan nuttige vormingen voor de betrokken preventiewerkers. De kosten worden prioritair toegekend aan de personeelsleden die aangesteld worden in het kader van de gesubsidieerde projecten. De vormingskosten die gebonden zijn aan de coördinatie van het drugplan (verantwoordelijke van het drugplan, interne evaluator, administratieve en financiële coördinator) zullen evenwel worden aanvaard op voorwaarde dat de gemeente deze posten op zich neemt. In de andere gevallen blijven de verplaatsingskosten ten laste van de betrokken subsidiërende overheid en kunnen ze het voorwerp uitmaken van een aanvraag tot subsidies van andere overheden (2); - De verblijfkosten (half pension of vol pension, luchthaventaxen, dranken/maaltijden,...) bij verplaatsingen naar het buitenland (colloquium, vorming, activiteiten,...); - parkeerkosten bij externe verplaatsingen; - drank- en/of maaltijdkosten (seminaries, vormingen, langdurige vergaderingen, bijzondere prestaties,...). ... * De kosten voor de aankoop van een computer, een printer, een fax, een GSM en kantoormeubilair (bureautoestel, bureau, kasten) zijn investeringen. Gelieve hierbij te kijken naar de rubriek investeringen' (Hoofdstuk III, Investeringen, p. 15-16.) II. In te vullen fiche.

Voor elk project in het drugplancontract, moet het financieel dossier een gedetailleerde beschrijving geven van de vastgestelde administratiekosten.

In de kolom FACT/BESTBON wordt het volgnummer gezet van de factuur (en/of de bestelbon) of van het betalingsbewijs dat aanleiding gaf tot een uitgave in het kader van het drugplancontract. Dit nummer moet zich in de rechterbovenhoek van het bewijsstuk bevinden.

Indien de betaling niet kon plaatsvinden tijdens het contractuele boekjaar, dan volstaat een voor eensluidend verklaarde kopie van de bestelbon of van de beslissing van het college. Vanaf het ogenblik dat de betreffende factuur voorhanden is, moet deze ten laatste op 31 maart 2003 worden overgemaakt aan het VSP. Het financiële dossier is pas volledig wanneer alle facturen ontvangen zijn. Pas na een volledige controle van de rekeningen kan een uitbetaling van de toelage gebeuren.

De datum van facturatie of betaling, vermeld in de tweede kolom moet overeenkomen met de looptijd van het drugplancontract. Deze datum moet uiteraard identiek zijn aan de datum die voorkomt op de factuur of de bestelbon. Slechts dan kan de kost verhaald worden op het drugplancontract en gedekt worden door het budget voorzien door de Minister van Binnenlandse Zaken.

In de kolom OMSCHRIJVING wordt een bondige omschrijving van de onkosten gegeven. Bijvoorbeeld : postzegels, bureaumateriaal.

Het bedrag dat in de vierde kolom wordt ingevuld, moet overeenstemmen met de bedragen op de bewijsstukken.

Bij te voegen bewijsstukken : voor elke uitgave moeten de voor eensluidend verklaarde kopieën van de factuur en/of de bestelbon en van het betalingsbewijs bij het financiële dossier worden gevoegd.

Bestelbonnen, debetnota's of vorderingsbewijzen vormen geen voldoende bewijs van de effectieve betaling van de vastgestelde onkosten. De interne facturatiedocumenten van de gemeenten zullen evenwel worden aanvaard. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken behoudt zich de vrijheid om de ontvankelijkheid van dergelijke documenten na te gaan.

II 2. VERPLAATSINGSKOSTEN I. Algemeen.

Voor elk project in het drugplancontract moet het financieel dossier een gedetailleerde beschrijving geven van de vastgestelde verplaatsingskosten. Bovendien moet per personeelslid de datum, het voorwerp en de kost van elke verplaatsing worden gepreciseerd.

Daarenboven kan het drugplancontract de verplaatsingskosten(woonplaats - werkplaats) van de personeelsleden van het drugplancontract met het openbaar vervoer (trein, tram, bus, metro) terugbetalen voor een bedrag dat gelijk is aan de wettelijke tussenkomst.

II. Bijzonderheden.

Enkel de verplaatsingskosten van het personeel dat werd aangeworven via het Drugplancontract en gesubsidieerd wordt door de Minister van Binnenlandse Zaken of de verplaatsingskosten die nodig zijn voor de uitwerking van het project of van één van zijn aspecten, kunnen worden verhaald op het toegekende budget.

De verplaatsingskosten eigen aan de coördinatie van het drugplan (drugplanverantwoordelijke, interne evaluator, administratieve en financiële coördinator) kunnen worden betaald op voorwaarde dat deze posten ingevuld worden door de gemeente. Zoniet blijven de verplaatsingskosten van het personeel ten laste van de gemeentelijke overheid en kunnen die kosten het voorwerp uitmaken van subsidies van andere overheden.

Ook de verplaatsingskosten voor studie- of vormingsdagen worden prioritair toegekend aan het personeel gesubsidieerd in het kader van het drugplancontract. Als het gaat om andere personeelscategorieën, dan zal een andere modaliteit worden voorzien.

De verplaatsingskosten van het personeel van het drugplancontract in het kader van een actie kunnen worden betaald door het drugplancontract en zullen verhaald worden op het budget van de actiemiddelen (bvb : treintickets). De verplaatsingskosten van de personeelsleden die hetzij onder de bevoegdheid vallen van de gemeente, hetzij onder de bevoegdheid van een andere subsidiërende overheid of de verplaatsingskosten van personen buiten het drugplancontract, kunnen afwijkend en onder voorbehoud van de indiening van een gemotiveerde verklarende nota worden verhaald op de verplaatsingskosten van het drugplancontract. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken behoudt zich evenwel de mogelijkheid om de relevantie van de voorgelegde motivatie te overwegen.

De volgende kosten kunnen worden verhaald op het budget van het contractbudget : - de brandstofkosten van gemeentevoertuigen al dan niet gefinancierd door het drugplancontract; op voorwaarde dat dit bedrag redelijk is en dat de gebruikte voertuigen uitsluitend ter beschikking gesteld worden van het drugplancontract; - de kilometervergoeding; - de onderhoudskosten van de voertuigen gefinancierd door het drugplancontract; - de verzekeringskosten van de voertuigen gefinancierd door het drugplancontract.

De volgende kosten worden in principe nooit aanvaard : - de onderhoudskosten van de gemeentevoertuigen niet gefinancierd door het drugplancontract; - de verzekeringskosten van de gemeentevoertuigen niet gefinancierd door het drugplancontract.

III. In te vullen fiche en bij te voegen bewijsstukken.

Op elk vervoersbewijs (fiche 2.2.c) moet de naam van het personeelslid dat de uitgave voorzag, evenals de datum en het bedrag van de kost, duidelijk worden aangeduid.

Voor elk van de gedane verplaatsingen moet het VOORWERP worden vermeld. Het kan bv. gaan om een bezoek aan het VSP, een studiedag in Brussel, een bezoek aan een project.

Voor elke uitgave moeten de voor eensluidend verklaarde kopieën van de factuur, van de bestelbon en van het betalingsbewijs bij het financieel dossier worden gevoegd. - Voor wat betreft de kilometervergoeding (fiche 2.2.a) volstaat een voor eensluidend verklaarde kopie van het akkoord van het college en van het betrokken document (terugbetalingsfiche van de verplaatsingskosten). De gemeente verbindt er zich evenwel toe om voor elk van de gedane verplaatsingen een volledig dossier met de naam van het personeelslid, de datum en het voorwerp van de verplaatsing en het aantal afgelegde kilometers ter beschikking te houden van de subsidiërende overheid. - Voor wat betreft de brandstofkosten (fiche 2.2.b), volstaat het om een voor eensluidend verklaarde kopie over te maken van de maandelijkse overzichten van de benzinekaart.

De gemeente verbindt er zich evenwel toe om voor elk van de gedane verplaatsingen een logboek met de naam van het personeelslid, de datum en het voorwerp van de verplaatsing en het aantal afgelegde kilometers ter beschikking te houden van de subsidiërende overheid.

Bestelbonnen, debetnota's of vorderingsbewijzen vormen geen voldoende bewijs van de effectieve betaling van de vastgestelde onkosten. De interne facturatiedocumenten van de gemeenten zullen evenwel worden aanvaard. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken behoudt zich de vrijheid om de ontvankelijkheid van dergelijke documenten na te gaan.

II 3. ACTIEMIDDELEN I. Algemeen.

De actiemiddelen zijn de middelen die worden aangewend voor het dekken van de initiatieven in het drugplancontract en/of die nog niet opgenomen zijn in de administratiekosten. 1. Aanvaarde kosten. - de telefoonkosten : - vaste lijnen : abonnementen en communicaties (beperking van de internationale communicaties); - GSM : abonnementen en communicaties (beperking van de internationale communicaties); - de deelnamekosten aan activiteiten van het omkaderende personeel dat wordt gesubsidieerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken in het kader van het drugplancontract; - het activiteitenmateriaal (spelletjes, werken,...); - de huur en de lasten (water, gas, elektriciteit en verwarming) van de lokalen van de preventiedienst; - de kosten (water, gas, elektriciteit, verwarming) van de lokalen die uitsluitend door de gemeente ter beschikking gesteld zijn voor preventie-activiteiten; - de verwezenlijking en de publicatie van folders en brochures : de lokale adviseurs zullen bijzondere aandacht schenken aan de productie van sensibilisatiemateriaal voorgesteld door de gemeenten en zullen erop toezien dat er geen overlappingen zijn met het ondersteuningsmateriaal dat door het VSP ter beschikking wordt gesteld; het gebruikte materiaal zal de steun van het VSP vermelden met de zin « Met de steun van het Vast Secretariaat van het Preventiebeleid - Ministerie van Binnenlandse Zaken » en bij voorkeur met het logo van het VSP en van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

De logo's zijn beschikbaar op het VSP.; - de huur van de zalen, de stands, tenten voor de organisatie van grote evenementen; - de huur van demonstratiemateriaal voor de organisatie van evenementen; - de huur van transportmiddelen in het kader van een activiteit; - de huur van een kopieermachine, een telefoon-fax; - het onderhoud en herstel van materiaal; - catering-, receptie-, voorstellingskosten tijdens activiteiten of feestelijkheden in het kader van initiatieven binnen het drugplancontract; - apothekerskosten; - inrichting van de lokalen (behangpapier, vloerbekleding, verf, wandbekleding, gordijnen...); - deelnamekosten aan externe activiteiten, zowel door het omkaderend personeel als door de begunstigden (bv. inkom attractieparken, cinema, ijsbaan, paintball,...); - leasing wagens (op voorwaarde dat de leasing voorzien is in het contract of onder voorbehoud van een voorafgaande goedkeuring door de Minister); ... 2. Worden nooit aanvaard : - de huur van de lokalen ter beschikking gesteld door de gemeente en waarvan de gemeente eigenaar is; - de huur van gemeentemateriaal (bureaubenodigdheden, informaticamateriaal, audiovisueel materiaal, kopieermachine...) ter beschikking gesteld van het drugplancontract; - de onderhoudskosten (schoonmaak) van de lokalen van de preventiedienst van het drugplancontract ter beschikking gesteld door de gemeente, behalve indien er een beroep moest worden gedaan op de diensten van niet-gemeentelijke maatschappijen of ondernemingen; - de facturatie van gepresteerde uren door het gemeentepersoneel buiten het drugplancontract en waarvan de opdracht niet expliciet van preventieve aard is; ...

II. Bijzonderheden. 1. Kledij of kledijvergoeding. Behalve expliciet anders bepaald door het drugplancontract, worden kledijvergoedingen slechts toegekend aan personen tewerkgesteld in het kader van de uitvoering van het contract en op voorwaarde dat het toekennen van een kledijvergoeding een reglementaire verplichting is voor de gemeente en op voorwaarde dat de toegekende bedragen redelijk zijn. 2. Aankoop PWA-cheques en aanwerving van jobstudenten. In principe kunnen de aankoop van multi-cheques en de toelagen toegekend aan jobstudenten verhaald worden op het budget van het drugplancontract op voorwaarde dat deze mogelijkheid expliciet voorzien is door het drugplancontract. Indien dit niet het geval is, kan een afwijkingsaanvraag van het drugplancontract ingediend worden.

III. In te vullen fiche.

Voor elk project in het drugplancontract moet het financieel dossier een gedetailleerd overzicht geven van de vastgelegde actiemiddelen.

De fiche groepeert alle uitgaven die werden gedaan in het kader van de acties in het drugplancontract.

In de kolom FAC/BESTELBON wordt het volgnummer geschreven dat op de rechterbovenhoek van de bijgevoegde voor eensluidend verklaarde kopie wordt vermeld van de factuur (en/of de bestelbon) en van de betalingsbewijzen als officiële bewijsstukken.

In de kolom ACTIENUMMER moet het nummer worden ingevuld dat overeenstemt met de acties uit het drugplancontract. De datum moet corresponderen met de datum die voorkomt op de voor eensluidend verklaarde kopie van de factuur (en/of de bestelbon) en het betalingsbewijs.

Het bedrag moet overeenstemmen met het bedrag dat terug te vinden is op de bijgevoegde bewijsstukken.

Bij te voegen bewijsstukken : Voor elke uitgave moeten de voor eensluidend verklaarde kopieën van de factuur en/of de bestelbon en van het betalingsbewijs bij het financieel dossier worden gevoegd.

Bestelbonnen, debetnota's of vorderingsbewijzen vormen geen voldoende bewijs van de effectieve betaling van de vastgestelde onkosten. De interne facturatiedocumenten van de gemeenten zullen evenwel worden aanvaard. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken behoudt zich de vrijheid om de ontvankelijkheid van dergelijke documenten na te gaan.

III. INVESTERINGEN. 1. Algemeen. De erfgoederen die een vermoedelijke gebruiksduur van meer dan één jaar hebben worden beschouwd als investeringen.

Enkel de investeringen voorzien in het Drugplancontract zullen worden gesubsidieerd en dit binnen de gegeven limiet. Alle andere investeringen zullen het voorwerp moeten uitmaken van een schriftelijke afwijkingsaanvraag bij de Minister van Binnenlandse Zaken of zijn gedelegeerd bestuur. De aanvragen moeten systematisch worden ingediend vooraleer over te gaan tot de vaststelling van de kosten. Bij gebrek aan een voorafgaande toestemming zullen de gedane kosten niet aanvaard worden en bijgevolg ten laste blijven van de gemeente. In geval van overmacht kan echter een spoedprocedure versneld worden uitgevoerd. 1. Uitgaven aanvaard indien voorzien in het drugplancontract of indien absoluut noodzakelijk voor het goede verloop van het drugplancontract en mits uitdrukkelijk en voorafgaand akkoord : - de aankoop van audiovisueel materiaal (tv, video, overheadprojector, DVD, camera, radio-cassette, fototoestel, projector en diascherm, multimediaprojector); - de aankoop of leasing van informaticamateriaal (3) (PC, printer, scanner, monitor, portabel, vergunning en informaticaprogramma, graveertoestel, CD-rom, webcam); - de aankoop van een alarm; - de aankoop van een telefooncentrale; - de aankoop van bureaubenodigdheden (4) (bureaumeubilair, bureaus, stoelen, rekjes, kasten, mededelingsborden, opbergmeubels...); - de aankoop van een kopieermachine(s); - de aankoop van GSM'(s) - vast(e) telefoontoestel(len) (5); - de aankoop van graveertoestel(len), anti-diefstaltoestel(len); - de aankoop van tentoonstellingswanden, van stand(s), tent(en) ...; - de aankoop van fiets(en); - de aankoop van promotiemateriaal (voorbeeld : techno uitstalkast...); - de aankoop van materiaal voor sportactiviteiten; - de aankoop van radio-communicatiemateriaal; - de aankoop van elektrische huishoudtoestellen (voorbeelden : koffiemachine, ijskast, microgolf) bestemd voor preventie-initiatieven of voor werkers belast met deze initiatieven; ... 2. Worden nooit aanvaard op het budget van het Ministerie van Binnenlandse Zaken : - de aankoop van voertuigen (wagen, motor); - de aankoop van gebouwen; ...

II. In te vullen fiche.

Voor elk project dat in het drugplancontract wordt ingeschreven moet het financiële dossier een gedetailleerd overzicht geven van de gedane investeringen.

De fiche groepeert alle uitgaven die gedaan werden in het kader van de acties ingeschreven in het drugplancontract.

In de kolom FAC/BESTELBON wordt het volgnummer geschreven dat op de rechterbovenhoek van de bijgevoegde voor eensluidend verklaarde kopie wordt vermeld van de factuur (en/of de bestelbon) en van de betalingsbewijzen als officiële bewijsstukken.

In de kolom ACTIENUMMER moet het nummer worden ingevuld dat overeenstemt met de acties uit het drugplancontract. De aangegeven datum moet corresponderen met de datum die voorkomt op de factuur of op de bestelbon.

Het bedrag moet overeenstemmen met het bedrag dat terug te vinden is op de bijgevoegde bewijsstukken.

Bij te voegen bewijsstukken : Voor elke uitgave moeten de voor eensluidend verklaarde kopie(ën) van de factuur en/of de bestelbon en van het betalingsbewijs bij het financieel dossier worden gevoegd.

Bestelbonnen, debetnota's of vorderingsbewijzen vormen geen voldoende bewijs van de effectieve betaling van de aangegane onkosten. De interne facturatiedocumenten van de gemeenten zullen evenwel worden aanvaard. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken behoudt zich de vrijheid om de ontvankelijkheid van dergelijke documenten na te gaan.

IV. KREDIETEN OVERGEMAAKT AAN EEN VZW Sommige voorziene middelen (personeelskosten, actiemiddelen, investeringen) mogen ter beschikking gesteld worden van een VZW of andere dienst die de doelstellingen voorzien in het drugplancontract zal verwezenlijken. Hiertoe moet de gemeente een protocolakkoord sluiten met deze instelling, met vermelding van de rechten en plichten van iedere partij. In dit geval is de gemeente eveneens verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de acties en voor de indiening van de bewijsstukken.

De algemene principes van deze richtlijnen (aard van de uitgaven, voorafgaande procedures voor toestemming, afwijking,...) blijven nochtans volledig van toepassing.

Bij te voegen bewijsstukken : Voor wat betreft de kredieten overgemaakt aan een VZW zullen enkel de volgende stukken in overweging worden genomen : - een kopie van het protocolakkoord met opsomming van de rechten en plichten van beide partners en met bepaling van de modaliteiten van de budgetoverdracht; - het vorderingsbewijs van de v.z.w.; - het stortingsbewijs van de budgetoverdrachten; - een bewijs van de burgemeester waaruit blijkt dat tijdens het contractueel boekjaar de verplichtingen die vermeld staan in het protocol nageleefd werden en dat de totaliteit van de middelen ontvangen in het kader van het drugplancontract aangewend werden overeenkomstig de bewoordingen en doelstellingen van het drugplancontract. Aan dit bewijs wordt het activiteitenrapport van de v.z.w. toegevoegd; - betreffende de aanwerving van personeel (gedetacheerd door de gemeente of aangeworven door de VZW) moet de gemeente zich richten naar de richtlijnen aangaande de loonkosten (Cfr. Hoofdstuk I.Loonkosten, p.4-6.); - betreffende de werkingsmiddelen en de investeringen zijn de VZW's niet verplicht zich te houden aan de richtlijnen met betrekking tot de administratiekosten, de verplaatsingskosten, de actiemiddelen en de investeringen toegelicht onder de volgende punten : Hoofdstuk II. Werkingsmiddelen p. 7-14, Hoofdstuk III. Investeringen., p. 15-16. De gemeente blijft evenwel verantwoordelijk voor de indiening en de motivatie van het financieel dossier bij de subsidiërende overheid.

Indien één of meerdere bepalingen van het drugplancontract niet worden nageleefd, dan heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken het recht om hetzij de toegekende subsidie op te heffen en/of te verminderen, hetzij ze geheel of gedeeltelijk te recupereren.

Wanneer initiatieven toevertrouwd worden aan een vzw of aan andere diensten en gefinancierd worden door de gemeente, dan moeten deze initiatieven kaderen binnen de overeenkomst gesloten tussen de twee partijen, binnen de ingediende financiële bewijsstukken en binnen de wetgeving betreffende de controle op de toekenning en het gebruik van bepaalde subsidies. De gemeente is de enige onderhandelingspartner van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en blijft verantwoordelijk voor de indiening en de motivatie van het financiële dossier.

De huidige omzendbrief treedt in werking vanaf 1 juli 2002.

Brussel, op 17 juni 2002.

De Minister van Binnenlandse Zaken, A. DUQUESNE _______ Nota's (1) het betreft hier in het bijzonder de telefoonfactuur, de verzekeringscontracten, de huurcontracten en huurlasten.(2) Wat betreft de "Verplaatsingskosten", zie Hoofdstuk II, Werkingsmiddelen, titel 2.Verplaatsingskosten, p.10-11. (3) De bestemming van het materiaal moet uitdrukkelijk in het drugplancontract worden vermeld.Bij de financiële afhandeling en bij elke uitgave-aanvraag zal er tevens rekening worden gehouden met het aantal personen die in het kader van het drugplancontract worden aangeworven, alsook met de reële lokale situatie en met het bureaumeubilair en -materiaal dat reeds werd aangekocht. (4) Zie nota 3. (5) Zie nota 3.