DIENSTEN VAN DE EERSTE MINISTER

18 NOVEMBER 1998. - Omzendbrief. - Overheidsopdrachten Euro Overgangsperiode van 1 januari 1999 tot 31 december 2001

Aan de aanbestedende overheden die onderworpen zijn aan de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.

Mevrouw, Mijnheer de Minister, Mevrouwen, Mijne Heren, Deze omzendbrief heeft tot doel ophelderingen te verschaffen over het gebruik van de euro tijdens de overgangsperiode van 1 januari 1999 tot 31 december 2001. 1. Exclusieve keuze voor de euro of de Belgische frank bij aanbesteding en offerteaanvraag Het koninklijk besluit van 8 november 1998 tot wijziging van artikel 100 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en van artikel 88 van het koninklijk besluit van 10 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten in de sectoren water, energie, vervoer en telecommunicatie, (Belgisch Staatsblad van 13 november 1998), voert voor de inschrijvers het principe van de vrije keuze tussen euro en Belgische frank in.De inschrijvers moeten een keuze maken tussen de twee munteenheden.

De offertes bestaan meestal uit verschillende posten. Elke post heeft een forfaitair karakter maar de waarde van de offerte wordt bepaald door alle posten waaruit de offerte bestaat. Derhalve is het absoluut noodzakelijk dat voor elk van deze posten alsook voor het globale bedrag of voor de verschillende percelen waarvoor een offerte wordt ingediend, de prijs in één enkele munteenheid wordt uitgedrukt. De indiening van een offerte uitgedrukt in twee verschillende munteenheden zou immers het risico op fouten doen toenemen.

Zodra een inschrijver zijn keuze heeft gemaakt, wordt verondersteld dat alle prijzen in die gekozen munteenheid opgegeven zijn. Indien een post in de andere munteenheid zou zijn opgegeven, dan zou dit een materiële fout vormen die door de aanbestedende overheid moet worden verbeterd.

De nieuwe bepalingen van de artikelen 100 en 88 zijn van toepassing op overheidsopdrachten waarvan de uiterste ontvangstdatum der offertes is vastgesteld op een datum na 31 december 1998. Op 31 december 1998 zullen de omrekeningskoersen van de euro en van de Belgische frank immers op onherroepelijke wijze worden vastgelegd. 2. Toepassing op de onderhandelingsprocedures. Voor de onderhandelingsprocedures met of zonder bekendmaking bij de aanvang van de procedure voorziet de reglementering die deze procedures regelt niet in het exclusieve gebruik van de Belgische frank. Derhalve zijn de modaliteiten waarvan sprake in punt 1 niet van toepassing, maar kunnen zij toepasselijk worden gemaakt via het bestek. Overeenkomstig het principe van de vrije keuze, mag een aanbestedende overheid het gebruik van één van de twee munteenheden niet opleggen. De inschrijvers dienen immers zelf een keuze te maken. 3. Onderzoek van de offertes uitgedrukt in euro of in Belgische frank bij aanbesteding en offerteaanvraag.a) De aanbestedende overheden wordt aanbevolen om in de offerteformulieren een vermelding op te nemen waarin de inschrijvers worden verplicht op te geven welke van de twee munteenheden werd gekozen.b) Om een betere vergelijking van de offertes mogelijk te maken wordt de aanbestedende overheden aanbevolen om in het bestek te vermelden dat de inschrijvers die een offerte in euro indienen, de prijzen, in voorkomend geval, tot vier cijfers na de komma mogen preciseren. Na omrekening van de euro in Belgische frank, zal die methode de mogelijkheid bieden om offertes tegen lage eenheidsprijzen in euro op zeer nauwkeurige wijze te vergelijken met offertes die uitgedrukt zijn in Belgische frank. c) In de mate dat de meeste aanbestedende overheden tijdens de overgangsperiode verder blijven werken in Belgische frank, moeten, bij het onderzoek van de offertes, de offertes uitgedrukt in euro worden omgerekend in Belgische frank.d) In de veronderstelling dat de aanbestedende overheid offertes ontvangt waarvan sommige uitgedrukt zijn in euro en andere in Belgische frank, zullen de fouten worden rechtgezet en de leemten worden aangevuld in de gekozen munt en dit voor elk van de verbeterde offertes.De aanbestedende overheid zal de nodige omrekeningen uitvoeren voor haar berekeningen en controles. De aanbestedende overheid voert immers de berekeningen en controles uit in Belgische frank, behalve wanneer de meeste offertes in euro zijn uitgedrukt.

Voor de mededelingen aan een inschrijver wordt in ieder geval de door hem in zijn offerte gekozen munteenheid gebruikt. e) Voor de vergelijking van basisoffertes en varianten wordt aanbevolen, wat de in euro uitgedrukte offertes betreft, om enkel het totaalbedrag om te rekenen naar Belgische frank.Omwille van de onvermijdelijke afrondingen, wordt afgeraden de eenheidsprijzen om te rekenen ten einde de totaalprijs te berekenen. Deze aanbeveling is ook bruikbaar voor opdrachten volgens prijslijst.

Aangezien één enkele omrekening van de totale prijs van de offertes wordt uitgevoerd, wordt het risico op afrondingsverschillen gevoelig verminderd. 4. Diverse aanbevelingen. De aandacht dient ook te worden gevestigd op de volgende aanbevelingen : a) Indien bedragen in de te publiceren aankondigingen voorkomen mag de aanbestedende overheid die in de twee munteenheden vermelden.b) Tijdens de openingszitting van de offertes bij aanbesteding, worden de prijzen bekendgemaakt in de voor de offerte gekozen munteenheid. Hetzelfde geldt voor het opstellen van de notulen waarin de voorgelezen gegevens zijn opgenomen, alsook voor het verstrekken van inlichtingen aan de inschrijvers die afwezig waren tijdens de openingszitting en die vragen dat de bekendgemaakte informatie hen zou worden medegedeeld. c) De regel waarvan sprake in de artikelen 100, § 2, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en 88, § 2, van het koninklijk besluit van 10 januari 1996 kan eveneens worden toegepast als er een verschil is tussen de opgegeven prijs in euro in cijfers en voluit.d) Bij aanbesteding en offerteaanvraag, gebeurt de goedkeuring van de offerte en de kennisgeving ervan in de door de inschrijver gekozen munteenheid.e) De borgtocht kan worden bepaald rekening houdend met het oorspronkelijk bedrag van de opdracht uitgedrukt in euro.f) Voor sommige lopende opdrachten, is de herzieningsclausule verbonden met de wisselkoers van een munteenheid van een Lid-Staat die de euro heeft aangenomen, waarvan de omrekeningskoers naar de Belgische frank eveneens vanaf 31 december 1998 op onherroepelijke wijze zal worden vastgesteld.Vanaf deze datum wordt die parameter van de clausule buiten werking gesteld. 5. Betalingsaanvraag. De betalingsaanvraag mag ook gebeuren in euro, zelfs indien de aannemer de Belgische frank had gekozen om zijn offerte in te dienen.

In dat geval wordt de keuze van de euro onomkeerbaar voor de betrokken opdracht. De betalingsopdracht van de fakturen door de meeste aanbestedende overheden zal echter in Belgische frank gebeuren gedurende de overgangsperiode. 6. Omrekeningsmethode. De wet van 30 oktober 1998 betreffende de euro (Belgisch Staatsblad van 10 november 1998) bepaald de regels inzake omrekening en afronding.

Wat de te betalen of de te verrekenen bedragen betreft, gebeurt de omrekening van een bedrag in euro naar een bedrag in Belgische frank door het bedrag in euro met de omrekeningskoers naar Belgische frank te vermenigvuldigen. Voor een hypothetische koers van 40,2171 Belgische frank (1) voor 1 euro wordt het bedrag van 31,08 euro bijvoorbeeld 31,08 x 40,2171 = 1.249,95 = 1.250 Belgische frank. Een omrekening naar Belgische frank zal immers naar boven of naar beneden worden afgerond op de dichtstbijzijnde frank en indien dit leidt tot een resultaat dat precies de helft van een eenheid is, op de frank erboven.

Omgekeerd bekomt men de omrekening van een bedrag in Belgische frank naar een bedrag in euro door het bedrag te delen door de omrekeningskoers naar euro. Wanneer men dezelfde hypothetische omrekeningskoers zoals hierboven gebruikt, gebeurt de omrekening voor een bedrag van 1.250 Belgische frank als volgt 1.250 : 40,2171 = 31,0813 = 31,08 euro. Een omzetting in euro zal naar boven of naar beneden worden afgerond op de dichtbijzijnde cent en, indien dit leidt tot een resultaat dat precies de helft van een eenheid is, op de cent erboven.

Gelieve te noteren dat de Europese verordening nr. 974/98/EG van 3 mei 1998 (PBEG L 139 van 11 mei 1998) verbiedt het gebruik van de inverse koers (1 : 40,2171 = 0,024865) vermits dit significante onnauwkeurigheden tot gevolg kan hebben. 7. Rentevoeten. In het Belgische Staatsblad van 27 oktober 1998 werd het koninklijk besluit van 14 oktober 1998 tot wijziging van de rentevoet van de verwijlintresten voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten bekendgemaakt.

Dit besluit wijzigt artikel 15, § 4, eerste lid, van de algemene aannemingsvoorwaarden van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken die opgenomen zijn in de bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken door de rente op voorschotten in rekening-courant boven plafond vastgesteld door de Nationale Bank te vervangen door een rentevoet van 6 procent.

Naar aanleiding van het begin van de overgangsfaze naar de economische en monetaire eenheid op 1 januari 1999, heeft de Nationale Bank die rente op 1 september 1998 inderdaad geschrapt. Derhalve heeft het koninklijk besluit de rente vastgelegd op 6% voor de niet-tijdige betalingen van oktober 1998 tot februari 1999. Een nieuwe rente zal worden bepaald voor de vertragingen die plaatsvinden na deze datum, rekening houdend met een referterente die wordt gekozen onder de rentes die door de Europese Centrale Bank zullen worden vastgelegd.

Het gebruik van euro of Belgische frank wijzigt geenszins deze regel.

Mijn Diensten (Kanselarij, afdeling overheidsopdrachten, tel. 02/501.02.11, fax. 02/513.08.73) staan ter beschikking van de aanbestedende overheden voor alle aanvullende informatie.

De Eerste Minister, J.-L. Dehaene. _______ Nota De werkelijke koers zal op 31 december 1998 bepaald worden.