FEDERALE OVERHEIDSDIENST BI9NNENLANDSE ZAKEN

17 MAART 2005. - Omzendbrief PLP 38 betreffende het afsluiten van de jaarrekeningen 2002, 2003 en 2004 van de politiezones. - Duitse vertaling

De hierna volgende tekst is de Duitse vertaling van de omzendbrief PLP 38 van de Minister van Binnenlandse Zaken van 17 maart 2005 betreffende het afsluiten van de jaarrekeningen 2002, 2003 en 2004 van de politiezones (Belgisch Staatsblad van 24 maart 2005), opgemaakt door de Centrale dienst voor Duitse vertaling bij het Adjunct-arrondissementscommissariaat in Malmedy.

17. MÄRZ 2005 - Rundschreiben PLP 38 über die Aufstellung der Jahresabschlüsse 2002, 2003 und 2004 der Polizeizonen An die Frau Provinzgouverneurin An die Herren Provinzgouverneure An die Frau Gouverneurin des Verwaltungsbezirks Brüssel- Hauptstadt Zur Information: An die Frauen und Herren Bürgermeister An den Herrn Generalkommissar der föderalen Polizei An den Vorsitzenden des Ständigen Ausschusses für die lokale Polizei An die Frauen und Herren Besonderen Rechnungsführer Sehr geehrte Frau Gouverneurin, sehr geehrter Herr Gouverneur, 1.Einleitung Mit vorliegendem Rundschreiben möchte ich die Zonen, die besonderen Rechnungsführer und die Aufsichtsbehörden informieren über die Aufstellung der Jahresabschlüsse 2002 und 2003 - insofern diese Aufstellung noch nicht stattgefunden hat - und die Aufstellung des Jahresabschlusses 2004, solange die ZDFA ihnen nicht den Gesamtbericht der Jahre 2002-2003-2004 zugeschickt hat.

Der Ministerrat hat am 30. und 31. März 2004 beschlossen, die Problematik der Übermittlung der nötigen Rechtfertigungsbelege durch die ZDFA und die Verarbeitung dieser Belege in den Jahresabschlüssen von einem kompetenten Treuhänder untersuchen zu lassen, um ein detailliertes Verzeichnis zu erhalten, um zu bestimmen, welche Unterlagen die Zonen für eine korrekte Buchführung benötigen, und schliesslich um Lösungen herbeizuführen, damit die Probleme auf strukturelle und wirksame Weise endgültig und möglichst schnell aus der Welt geschafft werden. Dieser Treuhänder hat seine Arbeit im August 2004 aufgenommen und seinen Abschlussbericht im Februar 2005 abgegeben.

Der Abschlussbericht wird derzeit von den zuständigen Verwaltungen untersucht und wird demnächst in einem Protokoll zwischen den zuständigen föderalen Diensten konkretisiert werden. 2. Richtlinien Um zu vermeiden, dass die Schwierigkeiten infolge der Nichtaufstellung beziehungsweise tatsächlichen Aufstellung der Jahresabschlüsse andauern, sind folgende dringende Richtlinien zu beachten: - Der besondere Rechnungsführer braucht nicht mehr auf die Vorlage der Jahresberichte 2002 und 2003 durch die ZDFA zu warten.Die Jahresabschlüsse 2002 und 2003 können ohne diese Berichte aufgestellt werden. Eventuelle Korrekturen dieser Jahresabschlüsse werden im Jahresabschluss 2004 verarbeitet. - Dagegen darf der Jahresabschluss 2004 noch NICHT aufgestellt werden.

Hierfür muss die ZDFA den Gesamtbericht der Jahre 2002, 2003 und 2004 übermittelt haben. Dadurch muss es möglich sein, ab 2005 ganz von vorne anzufangen. 3. Anwendungsbereich Vorliegendes Rundschreiben findet Anwendung auf jede Polizeizone, die am Tag seiner Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt die Jahresabschlüsse 2002, 2003 und/oder 2004 noch nicht aufgestellt hat. Zonen, die inzwischen bereits ihren Jahresabschluss 2004 aufgestellt haben, müssen die erforderlichen Anpassungen im Jahresabschluss 2005 anwenden, sobald die ZDFA ihnen die benötigten Rechtfertigungsbelege übermittelt hat.

Die konkreten Richtlinien für die Verarbeitung der durch die ZDFA bereitzustellenden Rechtfertigungsbelege in den Jahresabschlüssen sowie die Ausarbeitung der anderen Empfehlungen des Abschlussberichts des angestellten Treuhänders werden Gegenstand eines nächsten Rundschreibens sein. Selbstverständlich wird bei der Festlegung der Fristen die Komplexität der Arbeit zur Kontrolle der Jahresabschlüsse von drei aufeinander folgenden Jahren und zur notwendigen Korrektur der Jahresabschlüsse in den Richtlinien berücksichtigt.

Ich bitte Sie, das Datum, an dem das vorliegende Rundschreiben im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht worden ist, im Verwaltungsblatt zu vermerken.

Der Minister des Innern P. DEWAEL