MINISTERIE VAN AMBTENARENZAKEN

16 MAART 1998. Omzendbrief nr. 460 - Conventie met de NMBS betreffende het afleveren van treinkaarten verminderd met de werkgeversbijdrage aan de personeelsleden van de federale ministeriële departementen en diensten, alsook van de federale openbare instellingen, de rijkswacht en de krijgsmacht

Aan de besturen en de andere diensten van de federale ministeries en openbare instellingen die onder het gezag, de controle of het toezicht van de Staat staan, alsook de rijkswacht en de krijgsmacht Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mijnheer de Staatssecretaris, Het nieuw ontwerp van koninklijk besluit tot regeling van de tegemoetkoming van de Staat en van sommige openbare instellingen in de vervoerskosten van de personeelsleden dat door de Ministerraad op 9 januari 1998 werd aangenomen, bepaalt dat de overheidsdiensten terzake overeenkomsten kunnen afsluiten met de onderscheiden federale en gewestelijke maatschappijen voor gemeenschappelijk openbaar vervoer.

Het is de bedoeling dit besluit, na het beëindigen van de onderhandelingsprocedures met de representatieve vakorganisaties, zo spoedig mogelijk aan het Staatshoofd ter ondertekening voor te leggen en in het Belgisch Staatsblad bekend te maken.

Inmiddels heb ik, als Minister van Ambtenarenzaken, op 28 januari 1998 een raamconventie met de NMBS afgesloten betreffende de tegemoetkoming van de overheid in de kosten van de treinkaart voor verplaatsingen in het woon-werkverkeer.

Deze conventie zal het mogelijk maken dat de personeelsleden bij de aankoop of verlenging van de geldigheid van een treinkaart enkel nog hun eigen deel in de prijs moeten betalen aan het loket en de overheid het deel werkgeversbijdrage rechtstreeks aan de NMBS overmaakt. In plaats van zoals nu te werken met een systeem van terugbetaling na vervallen termijn, zal de werkgeversbijdrage onmiddellijk worden afgetrokken van de prijs van het aangekochte valideringsbiljet.

Overeenkomstig het protocol nr. 264 d.d. 4 juli 1997, afgesloten in het Comité voor de federale, de gemeenschaps- en de gewestelijke overheidsdiensten tussen de overheidsdelegatie en de representatieve vakorganisaties (punt 5.2.7), geldt deze conventie voor alle federale ministeries en openbare instellingen. Ook de personeelsleden van de rijkswacht en de krijgsmacht kunnen genieten van deze nieuwe regeling.

Praktische uitvoeringsmaatregelen De onderscheiden personeelsdiensten dienen aan hun personeelsleden een blauwkleurig attest op gekartonneerd papier met vermelding van het door de NMBS specifiek toegekende codenummer te overhandigen. De aanmaak en verdeling van deze blauwe attesten, waarbij de afmetingen van het als voorbeeld overhandigde exemplaar dienen gerespecteerd te worden, komen ten laste van de betrokken dienst.

Dit attest moet volledig ingevuld worden en nauwkeurig het afgelegde traject in het woon-werkverkeer vermelden. Dit parcours moet alleszins een treintraject bevatten waaraan evenwel een aanvullende metro- en/of tram- en/of busverbinding op de netten van De Lijn en/of Tec en/of MIVB kan toegevoegd worden.

Op dit attest is ook plaats voor het personeelsnummer (met 15 posities) voorzien : dit nummer moet zeer zorgvuldig en goed leesbaar ingevuld worden, te beginnen vanaf links; de niet gebruikte vakjes mogen eventueel nog worden aangewend om een aanvullende specifieke code eigen aan de betrokken dienst toe te voegen.

Daarna wordt het attest, samen met het volledig ingevuld formulier R 220 (aanvraag van een treinkaart) en een recente pasfoto, afgegeven in een NMBS-station naar keuze waar de nieuwe treinkaart zal worden afgeleverd. Deze nieuwe treinkaart kan gevalideerd worden voor 1 week, voor 1, 3 of 12 maanden, alsook voor een periode van 15 dagen voor de railflex.

De werkgever betaalt de wettelijk voorziene bijdrage (van de prijs in 2e klasse) van de geldigmakingen. Dit bedrag wordt maandelijks gefactureerd aan : 1) de onderscheiden ministeriële departementen voor hun eigenlijke besturen alsook voor de eronder ressorterende wetenschappelijke instellingen;2) de openbare instellingen;3) de rijkswacht;4) de krijgsmacht. Vermits het juiste bedrag van de maandelijkse facturen van de maand M nog niet kan berekend worden, wordt een maandelijks voorschot gefactureerd voor de maand M, de definitieve factuur volgt in de maand M + 3. Dit voorschot wordt bepaald aan de hand van het totaal bedrag dat maandelijks door de desbetreffende administratieve entiteit wordt terugbetaald aan haar personeel.

Samen met de factuur, waarin een vergoeding voor administratiekosten van de NMBS is opgenomen, wordt een rekeningoverzicht (diskette) van de nieuwe treinkaarten en validaties toegezonden.

Begin van het nieuwe stelsel - conventie Het nieuwe stelsel treedt in werking op 1 april 1998. De aanvragen voor de nieuwe treinkaarten mogen ingediend worden vanaf 27 maart 1998 en de valideringsbiljetten kunnen ten vroegste ingaan op 1 april 1998.

Het maakloon van de nieuwe treinkaarten (100 fr.) wordt gedurende de periode eindigend op 30 juni 1998 ten laste genomen door de NMBS; na deze datum moet dat maakloon door het betrokken personeelslid betaald worden.

Overgangsmaatregelen Voor de personeelsleden die nu een treinkaart gebruiken, waarvan het valideringsbiljet verstrijkt na 31 maart 1998, is het aan te bevelen : - alleszins de nieuwe treinkaart zonder kosten aan te vragen tussen 27 maart en 30 juni 1998; - de huidige treinkaart verder te gebruiken tot de vervaldatum van het valideringsbiljet en tegemoetkoming in de kosten te vragen volgens de huidige procedure (het indienen bij de NMBS voor gedeeltelijke terugbetaling van nog geldige valideringsbiljetten - met vervaldatum na 31 maart 1998 - brengt alleszins een geldelijk verlies met zich mee); - daarna de nieuwe treinkaart te voorzien van het valideringsbiljet volgens het nieuwe stelsel - conventie (dus na 1 april 1998).

Belangrijke opmerkingen : - het huidige systeem van tegemoetkoming na vervaldatum blijft van toepassing voor de abonnementen afgeleverd door de regionale openbare vervoermaatschappijen; later zullen met deze maatschappijen ook gelijkaardige conventies afgesloten worden; - wanneer personeelsleden de dienst verlaten, moeten zij hun treinkaart bij de personeelsdienst inleveren; het is sterk aan te bevelen dat de personeelsdiensten de NMBS zouden verwittigen wanneer personeelsleden de dienst zullen verlaten, opdat het verder gebruik van de desbetreffende treinkaart onmogelijk zou gemaakt worden; - de betaling van voorschotten aan de NMBS - in feite provisies in afwachting van de definitieve afrekening - wordt niet vrijgesteld van het voorafgaande visum van het Rekenhof; - de Administratie der directe belastingen kan ermee instemmen dat werkgevers die de verplichte werkgeversbijdrage in de prijs van een abonnement op het gemeenschappelijk openbaar vervoer ingevolge een conventie rechtstreeks aan de betrokken vervoermaatschappij betalen, die werkgeversbijdrage niet op de loonfiche nr. 281.10 moeten vermelden. De betrokken ambtenaren moeten daarvan in hun aangifte in de personenbelasting evenmin melding maken.

In dat geval moet de werkgever op de loonfiche nr. 281.10, in vak 8, a, wel de vermelding "ja" aanbrengen (model fiche 281.10 jaar 1997).

Het spreekt voor zich dat deze praktische werkwijze alleen mag worden toegepast voor zover de verplaatsingskosten uitsluitend ten belope van de verplichte werkgeversbijdrage worden terugbetaald en voor zover de betrokken ambtenaren tijdens het belastbare tijdperk regelmatig een abonnement hebben genomen bij de hiervoor bedoelde maatschappij voor hun verplaatsing tussen hun woonplaats en de plaats van tewerkstelling.

Deze werkwijze geldt bijgevolg niet : - wanneer de betrokken ambtenaren gedurende het belastbare tijdperk niet regelmatig een abonnement op het openbaar vervoer hebben genomen voor hun woon-werkverplaatsingen; - wanneer zij een deel van het traject van de woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer afleggen en het overige gedeelte met een ander vervoermiddel waarvoor zij van de werkgever een vergoeding als terugbetaling van reiskosten van de woonplaats naar de plaats van tewerkstelling zouden ontvangen; - wanneer de werkgever beslist tot de terugbetaling van een hoger bedrag dan de verplichte werkgeversbijdrage in het abonnement.

De onderhavige richtlijnen gelden uiteraard niet voor de federale ministeriële departementen en diensten en de openbare instellingen, die vroeger reeds een gelijkaardige conventie met de NMBS hebben afgesloten en die verder hun eigen specifieke regeling moeten toepassen.

De Minister van Ambtenarenzaken, A. Flahaut.