MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE

16 MARS 1998. Circulaire n° 460 - Convention avec la SNCB relative à l'émission de cartes-train réduites de l'intervention des employeurs pour les membres du personnel des administrations et autres services des ministères fédéraux, ainsi que des organismes d'intérêt public fédéraux, de la gendarmerie et des forces armées

Aux administrations et autres services des ministères fédéraux,aux organismes d'intérêt public placés sous l'autorité ainsi que sous le contrôle ou la tutelle de l'Etat, de même que la gendarmerie et les forces armées.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Le nouveau projet d'arrêté royal réglant l'intervention de l'Etat et de certains organismes publics dans les frais de transport des membres du personnel qui a été adopté par le Conseil des Ministres du 9 janvier 1998, prévoit que les services publics peuvent conclure à ce sujet des conventions avec les différentes sociétés publiques fédérales et régionales de transports en commun.

Il est envisagé de soumettre cet arrêté, après la conclusion des procédures de négociation avec les organisations syndicales représentatives, dans les meilleurs délais à la signature du Chef de l'Etat et de le publier au Moniteur belge.

J'ai, en ma qualité de Ministre de la Fonction publique, conclu le 28 janvier 1998 une convention-cadre avec la SNCB au sujet de l'intervention de l'autorité dans les frais de la carte-train pour les déplacements entre la résidence et le lieu de travail et inversément.

Cette convention permettra aux membres du personnel, lors de l'achat ou de la prolongation de la validité d'une carte-train, de ne plus payer au guichet que la seule quote-part personnelle dans le prix et à l'autorité de rembourser directement la part patronale à la SNCB. Au lieu du système actuel de remboursement à terme échu, l'intervention de l'employeur sera immédiatement déduite du prix du billet de validation.

Conformément au protocole n° 264 du 4 juillet 1997, conclu au sein du Comité des services publics fédéraux, communautaires et régionaux entre la délégation de l'autorité et les organisations syndicales représentatives (point 5.2.7), cette convention sera valable pour tous les ministères et organismes publics fédéraux. Les membres du personnel de la gendarmerie et des forces armées peuvent également bénéficier de cette nouvelle réglementation.

Mesures d'exécution pratiques Les divers services du personnel doivent remettre à leurs membres du personnel une attestation de couleur bleue sur papier cartonné avec mention du numéro de code spécifique attribué par la SNCB. La confection et la distribution de ces attestations de couleur bleue, dont les dimensions doivent respecter celles du modèle transmis, sont à charge du service intéressé.

Cette attestation doit être dûment remplie et mentionner avec précision le trajet parcouru entre la résidence et le lieu de travail et inversément. Ce trajet doit comporter de toute façon un parcours ferroviaire auquel on peut toutefois ajouter une correspondance complémentaire métro et/ou tram et/ou bus sur les réseaux de De Lijn et/ou Tec et/ou de la STIB. Sur cette attestation, il y a également une place prévue pour le numéro du personnel (avec 15 positions) : ce numéro doit être complété très soigneusement et de manière bien lisible à commencer à partir de la gauche; les cases non remplies peuvent éventuellement être utilisées pour ajouter un code spécifique complémentaire propre au service intéressé.

Ensuite, l'attestation, ainsi que le formulaire R 220 dûment complété (demande d'une carte-train) et une photo d'identité récente, sont remis dans une gare SNCB au choix où la nouvelle carte-train sera émise. Cette nouvelle carte-train peut être validée pour 1 semaine, pour 1, 3 ou 12 mois, ainsi que pour une période de 15 jours pour le railflex.

L'employeur paie l'intervention légalement prévue (dans le prix en 2e classe) des validations. Ce montant est facturé mensuellement : 1) aux différents départements ministériels pour leurs propres administrations ainsi que pour les établissements scientifiques qui relèvent de ces départements;2) aux organismes publics;3) à la gendarmerie;4) aux forces armées. Puisque le montant exact des factures mensuelles du mois M ne peut pas encore être calculé, une avance mensuelle est facturée pour le mois M, et la facture définitive suit au cours du mois M + 3. Cette avance est fixée à l'aide du montant total qui est remboursé mensuellement à son personnel par l'entité administrative intéressée.

Un extrait de compte (disquette) des nouvelles cartes-train et des validations est transmis en même temps que la facture dans laquelle est reprise une compensation pour les frais administratifs de la SNCB..

Début du nouveau système - convention Le nouveau système entrera en vigueur le ler avril 1998. Les demandes pour les nouvelles cartes-train peuvent être introduites à partir du 27 mars 1998 et les billets de validation pourront prendre cours au plus tôt le ler avril 1998. La confection des nouvelles cartes-train (100 frs) est prise en charge par la SNCB pendant la période venant à terme au 30 juin 1998; après cette date, la confection de la carte devra être payée par le membre du personnel intéressé.

Mesures transitoires Aux membres du personnel qui utilisent actuellement une carte-train, dont le billet de validation vient à échéance après le 31 mars 1998, il est recommandé : - de faire de toute façon la demande de la nouvelle carte-train sans frais entre le 27 mars et le 30 juin 1998; - de continuer à utiliser la carte-train actuelle jusqu'à la date d'échéance du billet de validation et de demander une intervention dans les frais selon la procédure actuelle (l'introduction auprès de la SNCB pour remboursement partiel des billets de validation encore valables - avec date d'échéance après le 31 mars 1998 - entraîne de toute façon une perte partielle); - de se munir ensuite de la nouvelle carte-train du billet de validation selon le nouveau système - convention (donc après le 1er avril 1998).

Remarques importantes : - le système actuel d'intervention après la date d'échéance reste applicable pour les abonnements délivrés par les sociétés régionales de transports publics; des conventions analogues seront également conclues ultérieurement avec ces sociétés; - lorsque les membres du personnel quittent le service, ils doivent remettre leur carte-train au service du personnel; il est fortement recommandé que les services du personnel avertissent la SNCB du départ des membres du personnel pour que l'utilisation ultérieure de la carte-train en question soit rendue impossible; - le paiement d'avances à la SNCB - en fait des provisions dans l'attente du décompte définitif - n'est pas exempté du visa préalable de la Cour des comptes; - l'Administration des contributions directes peut marquer son accord pour que les employeurs qui, suite à une convention, paient directement la part patronale obligatoire dans le prix d'un abonnement de transports en commun publics à la société de transport en question, ne doivent pas mentionner cette part patronale sur la fiche salariale n° 281.10. Les agents intéressés ne doivent pas non plus en faire mention dans leur déclaration à l'impôt des personnes physiques.

Dans ce cas, l'employeur doit toutefois indiquer la mention "oui" sur la fiche salariale n° 281.10, case 8, a (modèle fiche 281.10 année 1997).

Il est évident que cette procédure pratique ne peut être appliquée que pour autant que les frais de déplacement soient remboursés exclusivement à concurrence de la part patronale obligatoire et pour autant que les agents intéressés aient pris régulièrement, au cours de la période imposable, un abonnement auprès de la société visée ci-dessus pour leurs déplacements entre leur résidence et le lieu de travail et inversément.

Cette procédure n'est par conséquent pas valable : - lorsque les agents intéressés n'ont pas pris régulièrement, au cours de la période imposable, un abonnement de transports publics pour leurs déplacements entre leur résidence et leur lieu de travail et inversément; - lorsqu'ils effectuent une partie du trajet de déplacements entre leur résidence et leur lieu de travail et inversément avec les transports publics et l'autre partie avec un autre moyen de transport pour lequel ils recevraient de l'employeur une indemnité en tant que remboursement de frais de parcours de la résidence au lieu de travail; - lorsque l'employeur décide de rembourser un montant supérieur à celui de la part patronale obligatoire dans l'abonnement.

Les présentes directives ne sont évidemment pas valables pour les départements et services ministériels fédéraux et les organismes d'intérêt public qui ont déjà conclu précédemment une convention analogue avec la SNCB et qui doivent continuer à appliquer leur propre régime spécifique.

Le Ministre de la Fonction publique, A. Flahaut