MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

16 JANUARI 2015 . - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de rekeningen voor het dienstjaar 2014 van de openbare centra voor maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Ter informatie : Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en Schepenen, Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs, Dames en Heren Voorzitters, Dames en Heren Leden, De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2014.

Artikel 89, § 1, van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk jaar vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande dienstjaar. Vervolgens dienen deze in toepassing van artikel 89, § 2, vóór 15 mei volgend op het sluiten van het dienstjaar te worden overgezonden aan de Gemeenteraad met het oog op het definitieve vaststellen. Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd College overgemaakt. De O.C.M.W.'s zullen erover waken deze termijnen te respecteren.

Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de O.C.M.W.'s van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie dd. 26 oktober 1995, het laatst gewijzigd op 15 maart 2013, bepaalt de regels voor de afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m 77).

Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder hernomen. 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken te bevatten : ? De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. ? Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2014, zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening.

Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. art. 74 van het algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren opgevraagd worden. ? Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. ? Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en het equivalent leefloon, de voorschotten, ...) op afdoende wijze worden verantwoord in het advies van de technische groep. ? Indien van toepassing, de rekening 2014 van de instellingen met afzonderlijk beheer; ? Een financieringstabel (zie bijlage 1). ? Een overzichtstabel met de toestand van de verschillende exploitatie- en investeringsfondsen (rekening n-3, rekening n-2, rekening n-1, toestand eind 2014) (zie bijlage 2) ? Een zelfde tabel moet worden opgemaakt voor het pensioenfonds, indien het beheerd wordt door het centrum (zie bijlage 2) 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen A.Budgettaire rekening Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven : ? Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het algemeen reglement de lijsten per begrotingsartikel vast te stellen van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen dienstjaar nog te innen bleven, van de vastgelegde uitgaven die op 31 december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te dragen naar het volgend dienstjaar alsmede die van het beheer van de voorraden, opgesteld door de secretaris van de naar het volgend dienstjaar overgedragen saldi, nadat ze in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris. Deze dienen ten laatste op 15 februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te worden vastgesteld; ? De O.C.M.W.'s moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; ? In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de O.C.M.W.'s interne kredietaanpassingen met betrekking tot de exploitatiedienst tot 31 januari 2015 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; ? Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte resultaat (art. 100bis, § 2 van de organieke wet). Het is aanbevolen om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. ? Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen, werken of diensten die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd.

B. Balans- en resultatenrekening : Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat voor de bouwwerken de ABEX-index 744 van de maand mei 2014 van toepassing is (www.abex.be).

De herwaardering van de terreinen in de rekening 2014 dient gebaseerd te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, hetzij 1,11% dat wordt berekend door het indexcijfer 2014 (1,70) te delen door het indexcijfer 2013 (1,6813 ), zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van respectievelijk 20 januari 2014 en 22 januari 2013.

C. De wacht- en de overlopende rekening van de balans en de budgettaire rekening De wacht- en overlopende rekeningen mogen, bij de definitieve afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen, waarbij hun saldo op afdoende wijze moet worden verantwoord.

D. Toestand van de schuld van het O.C.M.W. op 31.12.2014 De toestand van de schuld van het O.C.M.W. zoals deze voorkomt in de balans dient er een exacte weergave van te zijn. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel die de overeenstemming verduidelijkt tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd.

E. Goedkeuring van de rekening 2014 en het begrotingscorrectief Artikel 9 van het algemeen reglement bevestigt de bepalingen die reeds werden voorzien bij artikel 106, § 3, van de organieke wet, wetende dat de "definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie van het eindresultaat van de begrotingsrekening". Het begrotingscorrectief van de rekening 2014 zal automatisch de in de begroting 2015 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze raad (cfr. artikel 89 § 2 van de organieke wet). 3. Controle ter plaatse Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikels 89, 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/07/1976 pub. 18/04/2016 numac 2016000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Organieke wet betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. - Officieuze coördinatie in het Duits van de versie toepasselijk op de inwoners van het Duitse taalgebied sluiten.In toepassing van deze bepalingen zullen één of meerdere agenten van onze directie zich naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten van deze controle te bespreken. 4. Boekhoudkundige commissie Wij vestigen uw aandacht op de mogelijkheid om aan de commissie uw technische vragen en/of problemen voor te leggen betreffende de boekhouding.Haar opdracht en haar taken werden vastgelegd in het besluit van het Verenigd College dd. 4 december 2008 gewijzigd bij besluit van het Verenigd College dd.13 juni 2013 (cf. Belgisch Staatsblad van 16 december 2008, 2e editie en 3 juli 2013, 1e editie).

U kunt hiertoe gebruik maken van het volgende e-mailadres : lokalefinancien@gob.irisnet.be 5. Elektronische toezending In dit verband werd u een omzendbrief dd.3 oktober 2013 overgemaakt inzake de elektronische toezending van de begrotingen, begrotingswijzigingen en rekeningen aan de diensten van het Verenigd College waarin u o.a. werd ingelicht over de ontwikkeling van een digitale databank die de elektronische en systematische toezending van de gegevens van de begrotingen en de rekeningen zal toelaten. In afwachting van de implementatie ervan, verzoeken wij u om de gegevens van de budgettaire rekeningen, de balans- en de resultatenrekeningen van het dienstjaar 2014 op elektronische wijze over te maken op het e-mailadres lokalefinancien@gob.irisnet.be, zoals u werd gevraagd voor de rekeningen van 2011, 2012 en 2013. De termijn voor deze elektronische toezending wordt vastgesteld op uiterlijk 31 augustus 2015.

Met dank voor uw aandacht.

De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan personen : P. SMET C. FREMAULT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld