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| Omzendbrief betreffende de afsluiting van de rekeningen voor het dienstjaar 2014 van de openbare centra voor maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest | Circulaire relative à la clôture des comptes de l'exercice 2014 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale |
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| MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST 16 JANUARI 2015 . - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de rekeningen voor het dienstjaar 2014 van de openbare centra voor maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, | MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE 16 JANVIER 2015. - Circulaire relative à la clôture des comptes de l'exercice 2014 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale |
| Ter informatie : | Pour information : |
| Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en | A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et |
| Schepenen, | Echevins, |
| Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, | A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, |
| Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs, | A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Régionaux, |
| Dames en Heren Voorzitters, | Mesdames et Messieurs les Présidents, |
| Dames en Heren Leden, | Mesdames et Messieurs les Membres, |
| De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak | La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des |
| van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2014. | comptes des C.P.A.S. pour l'exercice 2014. |
| Artikel 89, § 1, van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk | L'article 89, § 1er de la loi organique prescrit que le conseil arrête |
| jaar vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande | chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice |
| dienstjaar. Vervolgens dienen deze in toepassing van artikel 89, § 2, | précédent. Ensuite, en application de l'article 89, § 2, ceux-ci |
| vóór 15 mei volgend op het sluiten van het dienstjaar te worden | doivent être soumis avant le 15 mai suivant la clôture de l'exercice |
| overgezonden aan de Gemeenteraad met het oog op het definitieve | au conseil communal afin d'être arrêtés définitivement. Ces documents |
| vaststellen. Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd | sont transmis en même temps au Collège réuni. Les C.P.A.S. veilleront |
| College overgemaakt. De O.C.M.W.'s zullen erover waken deze termijnen | à respecter ces délais fixés par la loi. |
| te respecteren. | |
| Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de O.C.M.W.'s van het | Le règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. de la région de |
| Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College | Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission |
| van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie dd. 26 oktober 1995, | Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en |
| het laatst gewijzigd op 15 maart 2013, bepaalt de regels voor de | date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de |
| afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m | l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77). |
| 77). Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen | Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir |
| betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder | aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme |
| hernomen. | décrit ci-dessous. |
| 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen | 1. Approbation et transmission des documents et des annexes |
| Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken | Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents |
| te bevatten : | suivants : |
| ? De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. | ? Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. |
| ? Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2014, | ? Un exemplaire du compte de l'exercice 2014 complet, c'est-à-dire le |
| zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening. | compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il |
| Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en | n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de |
| resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. art. 74 van het | résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le |
| algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren | cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. |
| opgevraagd worden. | |
| ? Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. | ? Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. |
| ? Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van | ? Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement |
| het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies | général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui |
| getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere | |
| afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de | le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de |
| vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en | crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les |
| het equivalent leefloon, de voorschotten, ...) op afdoende wijze | engagements concernant les RIS et ERIS, en avances, ...) doit être |
| worden verantwoord in het advies van de technische groep. | dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. |
| ? Indien van toepassing, de rekening 2014 van de instellingen met | ? Le cas échéant, le compte 2014 des éventuels services et |
| afzonderlijk beheer; | établissements à gestion distincte. |
| ? Een financieringstabel (zie bijlage 1). | ? Un tableau de financement (cf. annexe 1) |
| ? Een overzichtstabel met de toestand van de verschillende | ? Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds |
| exploitatie- en investeringsfondsen (rekening n-3, rekening n-2, | d'exploitation et d'investissement (compte n-3, compte n-2, compte |
| rekening n-1, toestand eind 2014) (zie bijlage 2) | n-1, situation fin 2014) (cf. annexe 2) |
| ? Een zelfde tabel moet worden opgemaakt voor het pensioenfonds, | ? Un tableau identique sera constitué pour le fonds de pension, si |
| indien het beheerd wordt door het centrum (zie bijlage 2) | celui-ci est géré par le centre (cf. annexe 2) |
| 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen | 2. Directives d'élaboration des comptes |
| A. Budgettaire rekening | A. Compte budgétaire |
| Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven : | Droits constatés et engagements de dépenses. |
| ? Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het | ? L'organe habilité arrête la liste des droits constatés à recouvrer |
| algemeen reglement de lijsten per begrotingsartikel vast te stellen | |
| van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen | au 31 décembre de l'exercice écoulé et la liste des dépenses engagées |
| dienstjaar nog te innen bleven, van de vastgelegde uitgaven die op 31 | non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et |
| december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te | qu'il convient de reporter à l'exercice suivant ainsi que la liste par |
| dragen naar het volgend dienstjaar alsmede die van het beheer van de | article budgétaire de la gestion des stocks, établie par le |
| voorraden, opgesteld door de secretaris van de naar het volgend | secrétaire, des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en |
| dienstjaar overgedragen saldi, nadat ze in overeenstemming zijn | concordance avec les données de l'inventaire, conformément à l'article |
| gebracht met de gegevens van de inventaris. Deze dienen ten laatste op | 70 du règlement. Celles-ci doivent être arrêtées par l'organe habilité |
| 15 februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te | au plus tard le 15 février de l'année suivante; |
| worden vastgesteld; ? De O.C.M.W.'s moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe | ? Les C.P.A.S. appliqueront rigoureusement les dispositions relatives |
| boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit | à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la |
| en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op | comptabilité des C.P.A.S. et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par |
| 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De | le Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les |
| boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het | plans comptables ont également été complétés par l'arrêté du Collège |
| Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met | réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle |
| de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; | législation en matière d'intégration sociale; |
| ? In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de | ? En vertu de l'article 16 du règlement général, les C.P.A.S. pourront |
| O.C.M.W.'s interne kredietaanpassingen met betrekking tot de | effectuer des ajustements internes de crédits au service |
| exploitatiedienst tot 31 januari 2015 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; ? Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte | d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2015 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce dans le souci d'éviter des dépassements de crédit; ? II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat |
| resultaat (art. 100bis, § 2 van de organieke wet). Het is aanbevolen | escompté (art. 100bis, § 2, de la loi organique). Il est recommandé de |
| om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, | procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce |
| regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. | dans le cadre d'une saine gestion. |
| ? Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement | ? Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général |
| gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen, werken of diensten die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd. B. Balans- en resultatenrekening : Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat | sur la comptabilité des C.P.A.S. précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement. B. Bilan et Compte de Résultats Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées |
| voor de bouwwerken de ABEX-index 744 van de maand mei 2014 van | suivant l'indice ABEX 744 du mois de mai 2014 (www.abex.be). |
| toepassing is (www.abex.be). | |
| De herwaardering van de terreinen in de rekening 2014 dient gebaseerd | La réévaluation des terrains au compte 2014 devrait se baser sur le |
| te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, | coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, |
| hetzij 1,11% dat wordt berekend door het indexcijfer 2014 (1,70) te | soit 1,11% obtenue par le rapport du coefficient 2014 (1,70) sur le |
| delen door het indexcijfer 2013 (1,6813 ), zoals gepubliceerd in het | coefficient 2013 (1,6813) tels que publié au Moniteur belge de 20 |
| Belgisch Staatsblad van respectievelijk 20 januari 2014 en 22 januari | janvier 2014 et 22 janvier 2013 respectivement. |
| 2013. C. De wacht- en de overlopende rekening van de balans en de | C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte |
| budgettaire rekening | budgétaire |
| De wacht- en overlopende rekeningen mogen, bij de definitieve | A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation |
| afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er | et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent |
| thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen | |
| is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen, | leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose |
| waarbij hun saldo op afdoende wijze moet worden verantwoord. | avant l'arrêt des comptes annuels, et leur solde sera dûment justifié. |
| D. Toestand van de schuld van het O.C.M.W. op 31.12.2014 | D. Situation de la dette du C.P.A.S. au 31.12.2014 |
| De toestand van de schuld van het O.C.M.W. zoals deze voorkomt in de | La situation de la dette du C.P.A.S. telle qu'elle apparaît au bilan |
| balans dient er een exacte weergave van te zijn. Hoewel wordt aanvaard | doit en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences |
| dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die | peuvent exister avec la situation présentée par les organismes |
| de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand | bancaires, le C.P.A.S. établira néanmoins la concordance entre la |
| van een tabel die de overeenstemming verduidelijkt tussen de saldi van | situation au bilan et la situation bancaire et justifiera au moyen |
| de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd. | d'un tableau, les différences. |
| E. Goedkeuring van de rekening 2014 en het begrotingscorrectief | E. Approbation du Compte 2014 et le correctif budgétaire |
| Artikel 9 van het algemeen reglement bevestigt de bepalingen die reeds | L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient |
| werden voorzien bij artikel 106, § 3, van de organieke wet, wetende | déjà prévues à l'article 106, § 3, de la loi organique, à savoir que |
| dat de "definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de | |
| begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of | "l'approbation définitive », tacite ou expresse, du compte budgétaire |
| de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen | de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la |
| in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie | dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en |
| van het eindresultaat van de begrotingsrekening". Het | cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau |
| begrotingscorrectief van de rekening 2014 zal automatisch de in de | correctif du compte 2014 corrigera donc automatiquement la dotation |
| begroting 2015 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen | |
| de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door | communale initialement prévue au budget 2015, dans les 40 jours de la |
| de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze | réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas |
| raad (cfr. artikel 89 § 2 van de organieke wet). | d'improbation par celui-ci (cf. article 89 § 2 de la loi organique). |
| 3. Controle ter plaatse | 3. Contrôle sur place |
| Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikels 89, | Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les |
| 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976. In toepassing van | articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976. En |
| deze bepalingen zullen één of meerdere agenten van onze directie zich | vertu de ces dispositions un ou plusieurs agents de notre direction se |
| naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde | déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de |
| verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er | certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un |
| zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten | contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques |
| van deze controle te bespreken. | de ce contrôle. |
| 4. Boekhoudkundige commissie | 4. Commission des normes comptables |
| Wij vestigen uw aandacht op de mogelijkheid om aan de commissie uw | Nous attirons votre attention sur la possibilité de soumettre vos |
| technische vragen en/of problemen voor te leggen betreffende de | questions et/ou problèmes techniques concernant la comptabilité à la |
| boekhouding. Haar opdracht en haar taken werden vastgelegd in het | commission. Sa mission et ses tâches ont été définies dans l'Arrêté du |
| besluit van het Verenigd College dd. 4 december 2008 gewijzigd bij | Collège réuni du 4 décembre 2008 modifié par l'arrêté du Collège réuni |
| besluit van het Verenigd College dd.13 juni 2013 (cf. Belgisch | du 13 juin 2013 (Cf. Moniteur belge du 16 décembre 2008, 2e édition et |
| Staatsblad van 16 december 2008, 2e editie en 3 juli 2013, 1e editie). | 3 juillet 2013, 1re édition). |
| U kunt hiertoe gebruik maken van het volgende e-mailadres : | A cet effet vous pouvez utiliser l'adresse e-mail : |
| lokalefinancien@gob.irisnet.be | financeslocales@sprb.irisnet.be |
| 5. Elektronische toezending | 5. Transmission électronique |
| In dit verband werd u een omzendbrief dd. 3 oktober 2013 overgemaakt | Dans ce contexte, une circulaire vous a été transmise le 3 octobre |
| inzake de elektronische toezending van de begrotingen, | 2013 concernant la transmission électronique des budgets, |
| begrotingswijzigingen en rekeningen aan de diensten van het Verenigd | modifications budgétaires et comptes aux services du Collège réuni |
| College waarin u o.a. werd ingelicht over de ontwikkeling van een | dans laquelle nous vous avons informé du développement d'un outil |
| digitale databank die de elektronische en systematische toezending van | permettant la transmission électronique et systématique des données |
| de gegevens van de begrotingen en de rekeningen zal toelaten. In | des comptes et des budgets. En attendant la mise en application de |
| afwachting van de implementatie ervan, verzoeken wij u om de gegevens | celui-ci, nous vous invitons à continuer de transmettre les données |
| van de budgettaire rekeningen, de balans- en de resultatenrekeningen | des comptes budgétaires, des bilans et des comptes de résultats de |
| van het dienstjaar 2014 op elektronische wijze over te maken op het | l'exercice 2014 sous forme électronique à l'adresse email |
| e-mailadres lokalefinancien@gob.irisnet.be, zoals u werd gevraagd voor | financeslocales@sprb.irisnet.be tel qu'il vous a été demandé pour les |
| de rekeningen van 2011, 2012 en 2013. De termijn voor deze | comptes 2011, 2012 et 2013. Le délai pour cet envoi électronique est |
| elektronische toezending wordt vastgesteld op uiterlijk 31 augustus | fixé au 31 août 2015 au plus tard. |
| 2015. Met dank voor uw aandacht. | En vous remerciant pour votre attention. |
| De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor het beleid inzake | Les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique d'Aide aux |
| Bijstand aan personen : | personnes : |
| P. SMET | P. SMET |
| C. FREMAULT | C. FREMAULT |
| Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | Pour la consultation du tableau, voir image |