MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

15 DECEMBER 2011. - Omzendbrief houdende het afsluiten van de rekeningen van het dienstjaar 2011

Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en Schepenen, Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs, De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2011.

Artikel 89, § 1, van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk jaar vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande dienstjaar. Vervolgens dienen deze in toepassing van art 89, § 2, vóór 15 mei volgend op het sluiten van het dienstjaar te worden overgezonden aan de Gemeenteraad met het oog op het definitieve vaststellen. Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd College overgemaakt. De O.C.M.W.'s zullen erover waken deze termijnen te respecteren.

Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de O.C.M.W.'s van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie d.d. 26 oktober 1995, het laatst gewijzigd op 11 december 2003, bepaalt de regels voor de afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m 77).

Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder hernomen. 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken te bevatten: ? De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. ? Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2011, zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening.

Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. artikel 74 van het algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren opgevraagd worden. ? Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. ? De onverhaalbare posten en de oninvorderbaarstellingen zoals vastgesteld door de raad luidens artikel 54 van het algemeen reglement. ? Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en het equivalent leefloon, de voorschotten,...) op afdoende wijze worden verantwoord in het advies van de technische groep. ? Indien van toepassing, de rekening 2011 van de instellingen met afzonderlijk beheer; ? Een overzichtstabel van de vastgelegde investeringen en de financieringswijze per functie en per artikel met betrekking tot het eigen dienstjaar (zie art. 26 en art. 45, § 2, punt d van het algemeen reglement) 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen A.Budgettaire rekening Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven: ? Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het algemeen reglement de lijsten vast te stellen enerzijds van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen dienstjaar nog te innen bleven en anderzijds van de vastgelegde uitgaven die op 31 december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te dragen naar het volgend dienstjaar. Deze dienen ten laatste op 15 februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te worden vastgesteld; ? De O.C.M.W's moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; ? In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de O.C.M.W's interne kredietaanpassingen met betrekking tot de exploitatiedienst tot 31 januari 2012 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; ? Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte resultaat (art. 100bis, § 2, van de organieke wet). Het is aanbevolen om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. ? Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen of werken die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd.

B. Balans- en resultatenrekening: Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat voor de bouwwerken de ABEX-index 694 van de maand mei 2011 van toepassing is (www.abex.be).

De herwaardering van de terreinen in de rekening 2011 dient gebaseerd te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, hetzij 2,18 % dat wordt berekend door het indexcijfer 2011 (1,5790) te delen door het indexcijfer 2010 (1,5453), zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van respectievelijk 20 januari 2010 en 17 januari 2011.

C. De wacht- en de overlopende rekening van de balans en de budgettaire rekening De wacht- en overlopende rekeningen mogen, bij de definitieve afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen, waarbij hun saldo op afdoende wijze moet worden verantwoord.

D. Toestand van de schuld van het O.C.M.W. op 31.12.2011 De toestand van de schuld van het O.C.M.W zoals deze voorkomt in de balans dient er een exacte weergave van te zijn. Indien men mag aannemen dat er verschillen kunnen bestaan met de toestand die door de financiële instellingen wordt voorgelegd, dient het O.C.M.W. de overeenstemming tussen de situatie in de balans en de banksituatie te verantwoorden evenals deze verschillen door middel van een tabel.

E. Goedkeuring van de rekening 2011 en het begrotingscorrectief Het artikel 106, § 3, van de organieke wet bevestigt de bepalingen die reeds werden voorzien bij artikel 9 van het algemeen reglement, wetende dat de « definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie van bet eindresultaat van de begrotingsrekening ». Het begrotingscorrectief van de rekening 2011 zal automatisch de in de begroting 2012 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze raad (cfr. artikel 89, § 2, van de organieke wet. 3. Controle ter plaatse Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikelen 89, 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976.In toepassing van deze bepalingen en op punctuele wijze zullen één of meerdere agenten van onze directie zich naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten van deze controle te bespreken. 4. Boekhoudkundige commissie Wij vestigen uw aandacht op de mogelijkheid om aan de commissie uw technische vragen en/of problemen voor te leggen betreffende de boekhouding.Haar opdracht en haar taken werden vastgelegd in het besluit van het Verenigd College dd. 4 december 2008 (BS van 16 december 2008, 2de editie).

U kunt hiertoe gebruik maken van het volgende e-mailadres : tutelleocmw@mbhg.irisnet.be Brussel, 15 december 2011.

De leden van het Verenigd College, bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan Personen, B. GROUWELS E. HUYTEBROECK