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| Omzendbrief houdende het afsluiten van de rekeningen van het dienstjaar 2011 | Circulaire de clôture des comptes de l'exercice 2011 |
|---|---|
| MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST | MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE |
| 15 DECEMBER 2011. - Omzendbrief houdende het afsluiten van de | 15 DECEMBRE 2011. - Circulaire de clôture des comptes de l'exercice |
| rekeningen van het dienstjaar 2011 | 2011 |
| Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor | A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de |
| maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, | l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale, |
| Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en | A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et |
| Schepenen, | Echevins, |
| Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, | A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, |
| Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs, | A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs régionaux, |
| De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak | La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des |
| van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2011. | comptes des C.P.A.S. pour l'exercice 2011. |
| Artikel 89, § 1, van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk | L'article 89, § 1er, de la loi organique prescrit que le conseil |
| jaar vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande | arrête chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice |
| dienstjaar. Vervolgens dienen deze in toepassing van art 89, § 2, vóór | précédent. Ensuite, en application de l'article 89, § 2, ceux-ci |
| 15 mei volgend op het sluiten van het dienstjaar te worden | doivent être soumis avant le 15 mai suivant la clôture de l'exercice |
| overgezonden aan de Gemeenteraad met het oog op het definitieve | au conseil communal à fin d'être arrêtés définitivement. Ces documents |
| vaststellen. Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd | sont transmis en même temps au Collège réuni. Les C.P.A.S. veilleront |
| College overgemaakt. De O.C.M.W.'s zullen erover waken deze termijnen | à respecter ces délais fixés par la loi. |
| te respecteren. | |
| Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de O.C.M.W.'s van het | Le règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. de la région de |
| Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College | Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission |
| van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie d.d. 26 oktober 1995, | Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en |
| het laatst gewijzigd op 11 december 2003, bepaalt de regels voor de | date du 11 décembre 2003, détermine les règles de la clôture et de |
| afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m | l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77). |
| 77). Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen | Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir |
| betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder | aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme |
| hernomen. | décrit ci-dessous. |
| 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen | 1. Approbation et transmission des documents et des annexes |
| Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken | Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents |
| te bevatten: | suivants: |
| ? De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. | ? Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. |
| ? Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2011, | ? Un exemplaire du compte de l'exercice 2011 complet, c'est-à-dire le |
| zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening. | compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il |
| Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en | n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de |
| resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. artikel 74 van | résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le |
| het algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren | cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. |
| opgevraagd worden. | |
| ? Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. | ? Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. |
| ? De onverhaalbare posten en de oninvorderbaarstellingen zoals | ? Les non valeurs et mises aux cotes irrécouvrables arrêtés par le |
| vastgesteld door de raad luidens artikel 54 van het algemeen | conseil en vertu de l'article 54 du règlement général. |
| reglement. ? Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van | ? Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement |
| het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies | général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui |
| getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere | le composent. En outre, toute discordance (par ex.: dépassements de |
| afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de | crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les |
| vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en | engagements concernant les RIS et ERIS, en avances, ...) doit être |
| het equivalent leefloon, de voorschotten,...) op afdoende wijze worden | |
| verantwoord in het advies van de technische groep. | dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. |
| ? Indien van toepassing, de rekening 2011 van de instellingen met | ? Le cas échéant, le compte 2011 des éventuels services et |
| afzonderlijk beheer; | établissements à gestion distincte. |
| ? Een overzichtstabel van de vastgelegde investeringen en de | ? un tableau récapitulatif des investissements engagés et de leur mode |
| financieringswijze per functie en per artikel met betrekking tot het | de financement par fonction et par article quant à l'exercice propre |
| eigen dienstjaar (zie art. 26 en art. 45, § 2, punt d van het algemeen reglement) | (voir art. 26 et art. 45, § 2, point d du règlement général) |
| 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen | 2. Directives d'élaboration des comptes |
| A. Budgettaire rekening | A. Compte budgétaire |
| Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven: | Droits constatés et engagements de dépenses. |
| ? Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het | ? L'organe habilité arrête la liste des droits constatés à recouvrer |
| algemeen reglement de lijsten vast te stellen enerzijds van de | |
| vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen dienstjaar | au 31 décembre de l'exercice écoulé et la liste des dépenses engagées |
| nog te innen bleven en anderzijds van de vastgelegde uitgaven die op | |
| 31 december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over | non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et |
| qu'il convient de reporter à l'exercice suivant, conformément à | |
| l'article 70 du règlement. Celles-ci doivent être arrêtées par | |
| te dragen naar het volgend dienstjaar. Deze dienen ten laatste op 15 | l'organe habilité au plus tard le 15 février de l'année suivante; |
| februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te worden | |
| vastgesteld; ? De O.C.M.W's moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe | ? Les C.P.A.S. appliqueront rigoureusement les dispositions relatives |
| boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit | à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la |
| en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op | comptabilité des C.P.A.S. et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par |
| 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De | le Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les |
| boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het | plans comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège |
| Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met | réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle |
| de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; | législation en matière d'intégration sociale; |
| ? In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de | ? En vertu de l'article 16 du règlement général, les C.P.A.S. pourront |
| O.C.M.W's interne kredietaanpassingen met betrekking tot de | effectuer des ajustements internes de crédits au service |
| exploitatiedienst tot 31 januari 2012 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; ? Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte | d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2012 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce dans le souci d'éviter des dépassements de crédit; ? II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat |
| resultaat (art. 100bis, § 2, van de organieke wet). Het is aanbevolen | escompté (art. 100bis, § 2, de la loi organique). Il est recommandé de |
| om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, | procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce |
| regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. | dans le cadre d'une saine gestion. |
| ? Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen of werken die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd. B. Balans- en resultatenrekening: Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat | ? Je vous rappelle également que l'article 56 du règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures ou travaux non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement. B. Bilan et compte de résultats Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées |
| voor de bouwwerken de ABEX-index 694 van de maand mei 2011 van | suivant l'indice ABEX 694 du mois de mai 2011 (www.abex.be). |
| toepassing is (www.abex.be). | |
| De herwaardering van de terreinen in de rekening 2011 dient gebaseerd | La réévaluation des terrains au compte 2011 devrait se baser sur le |
| te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, | coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, |
| hetzij 2,18 % dat wordt berekend door het indexcijfer 2011 (1,5790) te | soit 2,18 % obtenue par le rapport du coefficient 2011 (1,5790) sur le |
| delen door het indexcijfer 2010 (1,5453), zoals gepubliceerd in het | coefficient 2010 (1,5453) tels que publié au Moniteur belge du 20 |
| Belgisch Staatsblad van respectievelijk 20 januari 2010 en 17 januari | janvier 2010 et 17 janvier 2011 respectivement. |
| 2011. C. De wacht- en de overlopende rekening van de balans en de | C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte |
| budgettaire rekening | budgétaire |
| De wacht- en overlopende rekeningen mogen, bij de definitieve | A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation |
| afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er | et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent |
| thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen | |
| is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen, | leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose |
| waarbij hun saldo op afdoende wijze moet worden verantwoord. | avant l'arrêt des comptes annuels, et leur solde sera dûment justifié. |
| D. Toestand van de schuld van het O.C.M.W. op 31.12.2011 | D. Situation de la dette du C.P.A.S. au 31.12.2011 |
| De toestand van de schuld van het O.C.M.W zoals deze voorkomt in de | La situation de la dette du C.P.A.S. telle qu'elle apparaît au bilan |
| balans dient er een exacte weergave van te zijn. Indien men mag | doit en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences |
| aannemen dat er verschillen kunnen bestaan met de toestand die door de | peuvent exister avec la situation présentée par les organismes |
| financiële instellingen wordt voorgelegd, dient het O.C.M.W. de | bancaires, le C.P.A.S. établira néanmoins la concordance entre la |
| overeenstemming tussen de situatie in de balans en de banksituatie te | situation au bilan et la situation bancaire et justifiera au moyen |
| verantwoorden evenals deze verschillen door middel van een tabel. | d'un tableau, les différences. |
| E. Goedkeuring van de rekening 2011 en het begrotingscorrectief | E. Approbation du compte 2011 et le correctif budgétaire |
| Het artikel 106, § 3, van de organieke wet bevestigt de bepalingen die | L'article 106, § 3, de la loi organique confirme les dispositions qui |
| reeds werden voorzien bij artikel 9 van het algemeen reglement, | étaient déjà prévues à l'article 9 du règlement général, à savoir que |
| wetende dat de « definitieve goedkeuring, stilzwijgend of | « l'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire |
| uitdrukkelijk, van de begrotingsrekening van het vorige dienstjaar | |
| brengt de vermindering of de vermeerdering met zich mee van de | de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la |
| gemeentelijke dotatie opgenomen in de begroting van het centrum van | dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en |
| het lopende dienstjaar in functie van bet eindresultaat van de | |
| begrotingsrekening ». Het begrotingscorrectief van de rekening 2011 | cours en fonction du résultat final du compte budgétaires ». Le |
| zal automatisch de in de begroting 2012 initieel voorziene | tableau correctif du compte 2010 corrigera donc automatiquement la |
| gemeentetoelage verbeteren, binnen de 40 dagen volgend op de ontvangst | dotation communale initialement prévue au budget 2011, dans les 40 |
| van de jaarlijkse rekeningen door de gemeenteraad, uitgezonderd in | jours de la réception des comptes annuels par le conseil communal, |
| geval van niet-goedkeuring door deze raad (cfr. artikel 89, § 2, van | sauf en cas d'improbation par celui-ci (cf. article 89, § 2, j, de la |
| de organieke wet. | loi organique). |
| 3. Controle ter plaatse | 3. Contrôle sur place |
| Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikelen | Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les |
| 89, 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976. In toepassing van | articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976. En |
| deze bepalingen en op punctuele wijze zullen één of meerdere agenten | vertu de ces dispositions et de manière ponctuelle un ou plusieurs |
| van onze directie zich naar uw administratie verplaatsen om kennis te | agents de notre direction se déplaceront en votre administration pour |
| nemen van bepaalde verantwoordingsstukken met betrekking tot de | prendre connaissance de certains documents justificatifs relatifs au |
| dienstjaarrekening. Er zal van tevoren contact worden opgenomen om de | compte d'exercice. Un contact préalable sera établi afin de convenir |
| praktische modaliteiten van deze controle te bespreken. | des modalités pratiques de ce contrôle. |
| 4. Boekhoudkundige commissie | 4. Commission des normes comptables |
| Wij vestigen uw aandacht op de mogelijkheid om aan de commissie uw | Nous attirons votre attention sur la possibilité de soumettre vos |
| technische vragen en/of problemen voor te leggen betreffende de | questions et/ou problèmes techniques concernant la comptabilité à la |
| boekhouding. Haar opdracht en haar taken werden vastgelegd in het | commission. Sa mission et ses tâches ont été définies dans l'Arrêté du |
| besluit van het Verenigd College dd. 4 december 2008 (BS van 16 december 2008, 2de editie). | Collège réuni du 4 décembre 2008 (MB du 16 décembre 2008, 2e édition). |
| U kunt hiertoe gebruik maken van het volgende e-mailadres : | A cet effet vous pouvez utiliser l'adresse e-mail: |
| tutelleocmw@mbhg.irisnet.be | tutelleocmw@mrbc.irisnet.be |
| Brussel, 15 december 2011. | Bruxelles, le 15 décembre 2011. |
| De leden van het Verenigd College, | Les Membres du Collège réuni, |
| bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan Personen, | compétents pour la Politique d'Aide aux Personnes, |
| B. GROUWELS | B. GROUWELS |
| E. HUYTEBROECK | E. HUYTEBROECK |