FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

14 FEBRUARI 2014. - Omzendbrief nr. 634. - Informatie inzake het personeelsplan 2014 voor de diensten die een financieringsbron buiten de enveloppe hebben

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de diensten die ervan afhangen en het Ministerie van Landsverdediging (burgerpersoneel) Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De FOD's/het Ministerie van Landsverdediging en POD's die hun voor 2014 aangegane engagementen ten laste van een financieringsbron die verschillend is van de personeelsenveloppe wensen te realiseren, moeten een personeelsplan 2014 voor akkoord indienen overeenkomstig de richtlijnen vervat in deze omzendbrief.

Entiteiten die dit willen kunnen in 2015 toetreden tot het mechanisme van de personeelsenveloppe zoals bedoeld in de omzendbrief 629 en wel op volgende voorwaarden : - Ze moeten beschikken over limitatieve personeelskredieten; - Ze moeten een limitatieve personeelsenveloppe publiceren in de algemene uitgavenbegroting 2015 : - De totale personeelskost gefinancierd door de enveloppe moet betaald worden door de centrale dienst voor de vaste uitgaven, op een specifieke orderrekening die uitsluitend bestemd is voor dit personeel; - Ze moeten de akkoordbevinding krijgen van de Minister van Begroting en van de Staatsecretaris voor Ambtenarenzaken; hun aanvraag daartoe richten ze aan tf617@budget.fed.be. 1. Toepassingsgebied Deze omzendbrief is enkel van toepassing op de entiteiten opgesomd in de bijlagen 1, 2 en 3. - De bijlage 1 omvat het burgerlijk personeel van het Ministerie van Defensie bedoeld in de omzendbrief 602ter, van de Koninklijke Munt van België (staatsbedrijf) en de entiteiten waarvan de personeelskredieten uitsluitend ingeschreven zijn in de Algemene Uitgavenbegroting 2014 en de totaliteit van het personeel betaald wordt door de CDVU. De tabel vermeldt voor elke entiteit het totaal van de door de CVDU/Fedcom gerealiseerde personeelskosten voor 2013 en het bedrag van de specifieke personeelskredieten waarop de aangegane engagementen inzake personeel 2014 kunnen geïmputeerd worden. - De bijlage 2 omvat de lijst van de entiteiten die niet gefinancierd worden door specifieke personeelskredieten ingeschreven in de Algemene Uitgavenbegroting 2014 en waarvan de totaliteit van het personeel betaald wordt door de CDVU. De tabel vermeldt voor elke entiteit het totaal van de door de CVDU/fedcom gerealiseerde personeelskosten voor 2013. De aangegane engagementen inzake personeel 2014 moeten binnen de limieten van dit bedrag gerealiseerd worden.

De entiteiten die, op basis van de geraamde ontvangsten voor 2014, andere bedragen voorzien waarop ze de personeelsuitgaven 2014 wensen te imputeren, vullen de tabel weergegeven in de bijlage 6 aan met deze bedragen en leggen hem ter visum voor aan de inspecteur van Financiën.

Wanneer de in rekening te brengen ontvangsten niet deze zijn van het jaar 2014, moet een specifieke verantwoording worden toegevoegd. - De bijlage 3 omvat de lijst van de entiteiten die niet opgenomen zijn in de bijlagen 1 en 2.

Zij vervolledigen de tabel, weergegeven in bijlage 6 met het bedrag van de budgettaire middelen voorzien voor 2014 en hun oorsprong. Deze tabel wordt ter visum voorgelegd aan de inspecteur van Financiën. Zij vervolledigen eveneens hun dossier met alle nuttige rechtvaardigingsstukken om de personeelsbetalingen in 2013 te rechtvaardigen (in het bijzonder RSZ-fiche, fiche 325 van de fiscale administratie,...).

In het geval dat de Staatsdiensten met afzonderlijk beheer beschikken over eigen middelen, kunnen deze een afzonderlijk personeelsplan voorleggen met deze middelen waarbij er duidelijk wordt aangetoond welke budgettaire middelen er voor zullen worden aangewend. In dit geval dient er een afzonderlijke orderrekening worden voorzien voor de betaling van het personeel ten laste van deze eigen middelen. Geen enkele statutaire ambtenaar zal kunnen worden aangeworven op dit personeelsplan.

De diensten krijgen tijdens het jaar 4X de kans bij de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, een aangepaste versie van het personeelsplan in te dienen (31 maart, 31 juli, 30 september en 30 november) overeenkomstig de modaliteiten vastgelegd in punt 5. Hierin kunnen nieuwe gegevens zoals onverweachte vertrekken worden in opgenomen. 2. Personeelsplan 2014 De diensten die voor een entiteit buiten enveloppe wervingen en/of bevorderingen voorzien in 2014 overeenkomstig de aangegane engagementen, maken een personeelsplan 2014 voor het kalenderjaar 2014. Dit personeelsplan betreft niet de contractuelen die de tijdelijke afwezige personeelsleden vervangen. De gegevens die hen betreffen, dienen dus niet de worden opgenomen in de bijlages 4 tot 6 (zie punt 4).

De diensten die in 2014 enkel de vervanging van tijdelijk afwezig personeel voorzien, moeten dus geen personeelsplan indienen voor zover ze voldoen aan de bepalingen opgesomd in punt 4.

Dit plan wordt uitgedrukt : - in betaalde VTE's, overeenkomstig de definitie van omzendbrief nr. 602; - in geraamde reële kost T (2014) en in structurele kost Ts.

Het omvat 3 bijlagen, volgens het model opgenomen in bijlage, met volgende informatie : - de initiële projectie in VTE en kost (bijlage 4); - het actieplan, in VTE en in kost, om de voor 2014 aangegane engagementen te kunnen realiseren (bijlage 5); - de eindprojectie in VTE en kost en de evaluatie van het saldo (bijlage 6).

De initiële projectie in VTE's is de projectie naar eind 2014 van de betaalde VTE's uit de laatst gekende betaalgegevens, gecorrigeerd met de impact in 2014 van : - de nominatief gekende bewegingen (indiensttredingen, vertrekken, bevorderingen); - de acties waarvan de procedure lopend is en niet kan onderbroken worden zonder afbreuk te doen aan individuele rechten.

De acties die waren opgenomen in het personeelsplan 2013 en die nog niet in uitvoering waren gesteld op het moment van de introductie van het plan, zullen opnieuw worden opgenomen in het personeelsplan 2014 (bijlage 5).

Het personeelsplan 2014 zal moeten aantonen dat zijn geraamde reële kost en structurele kost kan gedragen worden door het bedrag van de budgettaire middelen 2014 ingevuld in bijlage 6 na goedkeuring van de inspectie van financiën et opgemaakt op basis van de voorziene bedragen in bijlage 1,2 of 3.

Voor de personeelsuitgaven die worden voorzien door een toelage aan een staatsdienst met afzonderlijk beheer dient er rekening te worden gehouden met : - een blokkering van 2 % in 2014 en in TS conform aan de omzendbrief met betrekking tot de budgetaire behoedzaamheid 2014, goedgekeurd door de Ministerraad van 17 januari 2014; - de afschaffing van de kredieten toegekend in 2014 voor de index (0,83 %). 3. Controle op de uitvoering van het personeelsplan 3.1. Gemeenschappelijke bepalingen Het goedgekeurd personeelsplan 2014 annuleert en vervangt het vorige goedgekeurd personeelsplan voor de betrokken entiteit.

De uitvoering van het personeelsplan moet gekoppeld worden aan een betrouwbare monitoring die minstens driemaandelijks moet gebeuren en moet toelaten de evolutie van de human resources, van de personeelskosten en van de totaliteit van de budgettaire middelen zeer precies op te volgen.

Elke actie die beslist wordt dient voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën te worden voorgelegd samen met de resultaten van de monitoring.

Indien er nieuwe kosten of besparingen opduiken moet er rekening mee gehouden worden : de reeds geactiveerde acties moeten dwingend aangepast worden.

In de loop van het jaar kunnen, indien nieuwe afwezigheden van personeelsleden tot een vervanging nopen, nieuwe vervangingscontractuelen in dienst worden genomen. De bepalingen opgenomen in punt 4 moeten dan worden gerespecteerd.

De inspecteurs van financiën zullen worden betrokken bij de opmaak van het personeelsplan zodat ze een uitgewerkt verslag binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek kunnen opmaken, in het bijzonder over de te voorziene middelen voor de voorgestelde personeelsplannen in bijlage 6. 3.2. Entiteiten uit bijlage 1 Deze entiteiten kunnen het voorziene actieplan realiseren voor zover de monitoring aantoont dat de budgettaire middelen 2014 met een blokkering van 2,83 % de reële en structurele kost van de besliste acties kunnen dragen en de finale projectie van het plan gerespecteerd wordt.

Indien er nieuwe budgettaire middelen vrijkomen als gevolg van niet voorziene vertrekken, kunnen aanvullende acties beslist worden die conform moeten zijn met de globale HR-strategie. Deze mogen echter nooit leiden tot een overschrijding van het totaal aantal betaalde VTE's initieel voorzien voor het einde van het jaar. 3.3. Entiteiten uit de bijlagen 2 en 3 Met het goedgekeurd personeelsplan beschikken deze entiteiten over een machtiging om de acties uit het actieplan, en alleen deze, te realiseren onder voorbehoud dat aangetoond wordt dat de ontvangsten vereist om hun reële en structurele kost te dekken effectief beschikbaar zijn en de eindsituatie van het plan gerespecteerd wordt. 4. De vervanging van tijdelijk afwezig personeel Het is van belang dat de diensten voor elke financieringsbron buiten enveloppe de contractuelen ter vervanging van personeelsleden die geheel of gedeeltelijk afwezig zijn, op een betrouwbare manier kunnen identificeren en in relatie kunnen brengen met deze afwezigheden opdat ze deze problematiek op een efficiënte en doeltreffende manier zouden kunnen beheren. Ten einde dit te ondervangen wordt een soepele maar strikte rapportering voorzien die de inspecteur van Financiën moet toelaten de problematiek regelmatig op te volgen.

Aan de diensten wordt gevraagd : - het contingent contractuelen te bepalen dat bestemd is om tijdelijk afwezige personeelsleden te vervangen; - er regelmatig over te waken dat dit contingent correspondeert met de behoeften waarvoor het is voorzien; - het contingent te actualiseren in functie van de bewegingen binnen het contingent en/of binnen de afwezigheden die het dekt en alleszins wanneer er een behoefte is om een nieuwe vervanging te realiseren of wanneer er een einde wordt gesteld aan één van deze afwezigheden.

Om hieraan tegemoet te komen zullen de diensten voor elke financieringsbron gebruik maken van het modelrapport opgenomen in bijlage 7 dat volgende informatie omvat : - het actueel contingent contractuelen ter vervanging van tijdelijk afwezige personeelsleden en hun geraamde personeelskost; - de actuele situatie inzake tijdelijke afwezigheden die gedekt zijn door vervangingscontractuelen alsook de voorziene nieuwe afwezigheden waarvoor er een behoefte aan vervanging is, met een raming van de budgettaire middelen die ze vrijmaken; - de nieuwe contractuelen om tijdelijke afwezigheden op te vangen, met hun geraamde budgettaire impact.

Dit proces verloopt los van het proces van opmaak van het personeelsplan.

Tijdens het jaar en bij elke beslissing die een nieuwe, niet voorziene vervanging beoogt, zal bijlage 7 worden geactualiseerd en voor opvolging aan de inspecteur van Financiën worden voorgelegd.

Deze bijlage, betreffende de toestand van de maand waarin het personeelsplan wordt afgeleverd, geviseerd door de inspecteur van Financiën, moet evenwel bij het dossier personeelsplan gevoegd worden evenals het advies van de inspecteur van Financiën aangaande het personeelsplan.

De diensten moeten, in voorkomend geval, in staat zijn de analytische gegevens mee te delen die als basis gediend hebben voor de opmaak van dit rapport. 5. Indiening van het dossier personeelsplan Behalve het personeelsplan omvat een volledig dossier : - de toelichtingsnota opgemaakt door de dienst; - de nota gericht aan de inspecteur van Financiën; - het advies van de inspecteur van Financiën evenals zijn visum over de budgettaire middelen opgenomen in bijlage 6; - in voorkomend geval, het antwoord van de dienst op de opmerkingen of observaties geformuleerd door de Inspecteur van Financiën aangaande het personeelsactieplan; - voor de entiteiten voorzien in bijlage 3, alle nuttige rechtvaardigingsstukken om de personeelsbetalingen in 2013 te rechtvaardigen (in het bijzonder RSZ-fiche, fiche 325 van de fiscale administratie,...) - Het bewijs dat het dossier werd voorgelegd aan het syndicale overleg; - het akkoord van de bevoegde minister(s); - een inventaris van het E-gov/Smals personeel dat tijdens het jaar 2013 ten laste is geweest van de dienst met een ventilatie van de totaliteit van de last conform het model in bijlage 8 van deze omzendbrief en de projectie van behoeften voorzien voor 2014 en 2015; - een rapport aangaande de tewerkstelling van personen met een handicap ten laste van de dienst (bijlage 9); - een rapport aangaande de implementatie van de evaluatiecycli op jaarlijkse basis.

In het bijzonder, zal een task force, samengesteld uit vertegenwoordigers van de Minister van begroting, de Staatssecretaris voor ambtenarenzaken en van de administraties van P & O en B & B, de opgestuurde dossiers coördineren, onderzoeken en evalueren met de bedoeling om de twee Ministers de noodzakelijke elementen aan te leveren om een beslissing te kunnen nemen.

Er wordt gevraagd aan de FOD's en POD's om het totaal van de volledige dossiers van de entiteiten van hun departement in te zamelen en deze gegroepeerd en gelijktijdig door te sturen naar de Minister van Begroting en naar de Staatssecretaris voor ambtenarenzaken (enkel TF617@budget.fed.be zonder papierdossier).

De Inspectie van Financiën zal de verschillende personeelsplannen gedurende 30 dagen bijhouden in afwachting van de ontvangst van alle plannen, vooraleer hij een advies zal uitbrengen over deze.

De diensten die voor een entiteit buiten de enveloppe over een goedgekeurd personeelsplan 2013 beschikken kunnen dit plan verder uitvoeren tot 30 april 2014 indien ze vóór 31 maart 2014, het volledig dossier bij de Task Force hebben ingediend. De voorzitters van de directiecomités van de FOD Personeel en Organisatie en de FOD Begroting en Beheerscontrole garanderen de volledige opvolging van de personeelsplannen binnen de maand na indiening.

De diensten die voor een entiteit buiten de enveloppe niet over een goedgekeurd personeelsplan 2013 beschikken kunnen geen enkele werving noch bevordering meer doorvoeren. De inspecteurs van Financiën moeten de naleving van deze bepaling strikt controleren.

De Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken delen hun beslissing binnen de maand volgend op de ontvangst van het volledig dossier mee aan de diensten.

De Task Force Ambtenarenzaken-Begroting zal het ingezonden dossier evalueren en de resultaten hiervan doorsturen aan de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken.

In voorkomend geval moeten de diensten in staat zijn de analytische en individuele gegevens mee te delen die als basis gediend hebben voor de opmaak van hun personeelsactieplan en inzonderheid deze met betrekking tot de bewegingen die in de initiële projectie zijn geïntegreerd.

Ingeval van absolute noodzaak, zal een gemotiveerde aanvraag tot afwijking voorgelegd worden gelijktijdig aan de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken. Zij zullen desgevallend een afwijking toestaan na grondig onderzoek van de Task Force.

De Minister van Begroting, O. CHASTEL De staatssecretaris voor de Ambtenaren zaken, H. BOGAERT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld