FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

13 FEBRUARI 2012. - Omzendbrief nr. 613. - Informatie inzake de personeelsenveloppes 2012 en 2013 en de personeelsplannen 2012

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De FOD's en POD's worden uitgenodigd voor hun personeelsenveloppe(s) een personeelsplan 2012 op te maken en de grote lijnen van een personeelsplan 2013 te schetsen.

Deze belangrijke oefening moet zich inschrijven in de algemene strategie van efficiëntie die toelaat de kwaliteit van de dienstverlening te behouden en telkens dit mogelijk is te verhogen en terzelfdertijd het ambitieuze besparingsplan van de regering te implementeren.

De omzendbrief nr. 605 van 10 december 2010 - Informatie inzake de personeelsenveloppe 2011, het strategische personeelsplan 2011-2013 en de eraan verbonden operationele personeelsplannen wordt opgeheven. 1. Akkoord van de regering Het regeringsakkoord voorziet een besparing op de personeelskredieten van 120 miljoen euro, vermeerderd met 90 miljoen euro in 2013. Voor de personeelsenveloppes van de FOD's en POD's vertegenwoordigt deze besparing : - een vermindering van € 51.483 in 2012. De verdeling van deze besparing is opgenomen in bijgevoegde tabel; - een besparing van 1,5 % in 2013.

De tabel in bijlage zal eventueel aangepast worden na de begrotingscontrole in functie van de beslissingen die zullen genomen worden, inzonderheid als gevolg van het advies dat het College van Voorzitters van de FOD's en POD's vóór 15 februari 2012 zal uitbrengen over de optimale uitvoering van de besparingen. 2. Personeelsenveloppe De personeelsenveloppes zijn genormeerd in de omzendbrief nr.602 - Informatie inzake de monitoring van het personeel en van de personeelskredieten, geactualiseerd door de omzendbrief nr. 602ter.

Voor deze personeelsenveloppes omvat de tabel in bijlage volgende informatie : - het initiële krediet 2011 (kolom 1); - de indexering voor 2011 en 2012 (op basis van een indexering op 1 april 2012) (kolom 2); - de inrekeningbrenging van de besparing van 0,7 % in 2012, van het sectoraal akkoord 2009-2010 en van verschillende technische correcties voortvloeiend uit de voorbereidende bilaterale vergaderingen (kolom 3); - het totaal van de aldus bekomen personeelskredieten 2012 (kolom 4); - de beslissingen van het begrotingsconclaaf (kolom 5); - de beslissingen van het postconclaaf (kolom 6); - de gestemde amendementen (kolom 7); - het initiële krediet 2012 (kolom 8); - de verhouding tussen kolom 8 en kolom 1 (kolom 9).

Het is op basis van de enveloppes opgenomen in kolom 8 dat de budgettaire haalbaarheid van het personeelsplan 2012 zal afgetoetst worden.

De interdepartementale provisie zal zonodig dekken : - de meerkost verbonden aan de indexering 2012 in geval deze indexering zich vóór 1 april 2012 zou voordoen. Deze meerkost mag geïntegreerd worden om de basis van de enveloppes 2013 te bepalen; - de betaling van de achterstallen van de premies voor competentieontwikkeling; deze bedragen komen niet in aanmerking om de basis van de enveloppes 2013 te bepalen. 3. Personeelsplan Een strikte monitoring van de menselijke en budgettaire middelen die moet toelaten de evolutie van de VTE en van de reële en structurele budgettaire marge zeer precies op te volgen en te evalueren, is een sleutelactiviteit die elke FOD/POD moet in acht nemen zowel bij de opmaak van een personeelsplan als bij de opvolging van de uitvoering ervan. De efficiënte inwerkingstelling van het plan impliceert ook de ontwikkeling van de competenties en de effectieve opvolging van de prestaties. Met het oog hierop zal elke dienst een duidelijk verslag opmaken over de implementatie van de ontwikkelcirkels in 2010 en 2011 en van de voorziene planning voor 2012 en 2013. 3.1. Personeelsplan 2012 Het personeelsplan 2012 moet aantonen dat : 1. zijn geraamde reële kost T (2012) binnen de grenzen van de personeelsenveloppe 2012 blijft;2. zijn geraamde kost T+1 (2013) door de enveloppe 2013, zoals hij actueel kan geraamd worden, kan gedragen worden;3. zijn geraamde structurele kost 2013 door de enveloppe 2013, zoals hij actueel kan geraamd worden, kan gedragen worden. Bij de raming van de kost van het plan worden de in 2012 personeelsuitgaven betreffende de achterstallen van de premie voor competentieontwikkeling als neutraal beschouwd. Deze uitgaven moeten niet geraamd worden noch als kost noch als krediet.

Bij de uitvoering van het plan moet in het bijzonder ervoor gezorgd worden dat de geraamde reële en T+1 kost van de acties die worden beslist, ook deze die pas in het volgend boekjaar een impact zullen hebben, binnen de beschikbare reële budgettaire marge T en budgettaire marge T+1 blijven. Ze moeten inderdaad haalbaar zijn in 2013 rekening houdende met de gevraagde bijkomende besparing.

De diensten geven een overzicht weer van hun prioritaire functies (van welk niveau ook) in plaats van lineair te vervangen. De diensten voegen aan hun personeelsplan een lijst toe waarin ze de wervingen die gepland zijn in 2012 groeperen in drie klassen afhankelijk van de prioriteit van de functie. 3.2. Controle op de uitvoering van het personeelsplan De controle op de uitvoering van het personeelsplan moet overeenkomstig het koninklijk besluit van 9 juli 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 09/07/2007 pub. 23/07/2007 numac 2007002140 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie en federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën sluiten betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën, gebeuren.

De diensten krijgen tijdens het jaar 4 x de kans bij de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, een aangepaste versie van hun personeelsplan in te dienen (31 mei, 31 juli, 30 september en 30 november) overeenkomstig de modaliteiten vastgelegd in punt 4. Hierin kunnen nieuwe gegevens zoals onverwachte vertrekken worden in opgenomen.

De uitvoering van het personeelsplan binnen de grenzen van de kredieten toegekend aan de enveloppe, behoort tot de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het directiecomité.

Indien er nieuwe kosten of besparingen opduiken moet er rekening mee gehouden worden : de voorziene beslissingen, zelfs indien ze goedgekeurd zijn, moeten dwingend aangepast worden.

Indien er daarentegen nieuwe marges vrijkomen, bijvoorbeeld als gevolg van niet voorziene vertrekken, zijn aanvullende beslissingen die conform moeten zijn met de globale RH-strategie, aangewezen. Deze mogen echter nooit leiden tot een overschrijding van het totaal aantal betaalde VTE's initieel voorzien voor het einde van het jaar. In voorkomend geval kan er, op gunstig advies van de Inspectie van Financiën, na toestemming van de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, tijdens begrotingscontroles, voorgesteld worden middelen naar de investeringen in informatica te transfereren inzoverre deze investeringen binnen de 5 jaar toelaten om nieuwe personeelsbesparingen te realiseren. Een transfer naar de investeringen betreffende de bezetting van de gebouwen is mogelijk volgens de gebruikelijke budgettaire regels. 4. Procedure De opmaak van het personeelsplan en de opvolging van de uitvoering ervan gebeurt overeenkomstig de methodologie vastgelegd in de omzendbrief nr.612.

Het volledig dossier wordt gelijktijdig bij de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken ingediend. Dit gebeurt ten laatste op 31 maart 2012.

Een task force Ambtenarenzaken-Begroting, staat in voor de nodige ondersteuning van de diensten en waarborgt een gecoördineerde, eenvormige en intensieve aanpak van de ingezonden dossiers. Zijn werkwijze beoogt een snelle doorstroming van de resultaten van hun evaluatie.

Enkel de volledige dossiers, via elektronische weg ingediend bij de Task Force (TF593@p-o.belgium.be), zullen behandeld worden.

Behalve het personeelsplan, opgemaakt conform de omzendbrief nr. 612, omvat een volledig dossier : - de toelichtingsnota opgemaakt door de dienst; - de nota gericht aan de inspecteur van Financiën en zijn of haar advies; - in voorkomend geval, het antwoord van de dienst op de opmerkingen of observaties geformuleerd door de Inspecteur van Financiën aangaande het personeelsplan; - het akkoord van de bevoegde minister(s).

Er wordt een strikt tijdpad nagestreefd ten einde de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken toe te laten binnen de maand volgend op de ontvangst van het volledig dossier hun beslissing mee te delen aan de diensten.

De diensten die over een goedgekeurd personeelsplan 2011 beschikken kunnen dit plan verder uitvoeren tot 30 april 2012 indien ze vóór 31 maart 2012, het volledig dossier bij de Task Force hebben ingediend.

De voorzitters van de directiecomités van de FOD Personeel en Organisatie en de FOD Begroting en Beheerscontrole garanderen de volledige opvolging van de personeelsplannen binnen de maand na indiening.

De diensten die niet over een goedgekeurd personeelsplan 2011 beschikken kunnen geen enkele werving noch bevordering meer doorvoeren. De inspecteurs van Financiën moeten de naleving van deze bepaling strikt controleren.

Ingeval van absolute noodzaak, zal een gemotiveerde aanvraag tot afwijking voorgelegd worden gelijktijdig aan de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken. Zij zullen desgevallend een afwijking toestaan na grondig onderzoek van de Task Force.

De Minister van Begroting, O. CHASTEL De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, H. BOGAERT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld