FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING

12 OKTOBER 2023. - Omzendbrief nr. 724 houdende de organisatie en inzet van de crisisreserve

Aan de federale overheidsbesturen en aan de diensten die ervan afhangen, evenals aan de instellingen van openbaar nut behorende tot het federaal administratief openbaar ambt zoals gedefinieerd in artikel 1 van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken.

Geachte collega's, Geachte mevrouw, Geachte heer, Deze omzendbrief specifieert de organisatie en werking van de crisisreserve in toepassing van artikel 33ter/1 van het koninklijk besluit van 15 januari 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 15/01/2007 pub. 19/01/2007 numac 2007002002 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit betreffende de mobiliteit van de statutaire ambtenaren in het federaal administratief openbaar ambt sluiten houdende de mobiliteit en terbeschikkingstelling van personeel van het federaal administratief openbaar ambt.

Artikel 33ter/1, tweede lid, definieert de crisisreserve als volgt: "De crisisreserve bestaat uit personeelsleden van federale diensten die zich op vrijwillige basis hebben aangeboden en is samengesteld en beheerd door het directoraat-generaal." Het doel van deze crisisreserve is om een nieuw federaal crisisteam te creëren dat slagkrachtig, snel en soepel kan worden ingezet om een bepaalde crisis binnen de federale overheid te verhelpen.

Elk federaal personeelslid kan zich kandidaat stellen om deel uit te maken van de crisisreserve bij het directoraat-generaal Rekrutering en Ontwikkeling van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, hierna directoraat-generaal.

Het personeelslid binnen de crisisreserve draagt de naam "reservist".

De reservist kan worden ingezet om verschillende taken uit te voeren.

Bij wijze van voorbeeld kan hij taken uitvoeren van: - ondersteuning zoals administratieve, organisatorische en faciliterende taken verzorgen voor een dienst om optimaal bij te dragen tot de dienstverlening. - begeleiding zoals personen verzorgen, begeleiden en adviseren in hun fysieke, psychische en/of sociale behoeften teneinde hun gezondheid en welzijn te verbeteren.

De reservist doorloopt meerdere opleidingen om hem zo goed mogelijk in staat te stellen deze taken uit te voeren ter ondersteuning van de begunstigde federale instantie, zijnde de dienst waaraan hij ter beschikking wordt gesteld.

Het directoraat-generaal verzekert de concrete organisatie van de crisisreserve en de coördinatie ervan tijdens de inzet. 1. Organisatie van de crisisreserve Het takenpakket van het directoraat-generaal in het kader van de organisatie van de crisisreserve bestaat onder andere uit de volgende opdrachten: Ten eerste dient het de crisisreserve te promoten binnen het federaal administratief openbaar ambt.Dit houdt in dat het regelmatig informatie omtrent de crisisreserve op de website van het directoraat-generaal publiceert, communicatiecampagnes verstrekt en infodagen organiseert om potentiële kandidaten te vinden.

Ten tweede organiseert het directoraat-generaal de screening van personeelsleden die deel willen uitmaken van de crisisreserve. Deze screening krijgt de vorm van een verkennend gesprek waarbij voornamelijk naar de motivatie van de kandidaat wordt gepeild.

Daarnaast worden ook zijn competenties gekoppeld aan de generieke ondersteunings- en begeleidingstaken en interesses doorgelicht.

Hiermee kan rekening worden gehouden bij eventuele oproepingen. Het betrokken personeelslid krijgt een dienstvrijstelling om hier aan deel te nemen.

Daarna brengt het directoraat-generaal de kandidaat-reservist op de hoogte of hij al dan niet werd weerhouden. Indien hij wordt weerhouden, bevindt hij zich vanaf dat moment in de crisisreserve en is hij inzetbaar.

Het directoraat-generaal informeert de reservist over de eerstvolgende voorziene opleidingen en de werking van de crisisreserve.

Daarnaast organiseert en coördineert het directoraat-generaal de opleiding en coaching van de reservisten die de paraatheid van de crisisreserve en een efficiënte inzet beogen te verzekeren. De inhoud van de opleiding kan bestaan uit verschillende modules zoals een cursus EHBO, sociaal werk, basisveiligheid, crisiscommunicatie, enz.

Verder staat het directoraat-generaal in voor het beheer van de crisisreserve. Dit betekent dat het directoraat-generaal ervoor zorgt dat de crisisreserve actueel blijft.

Aangezien de crisisreserve bestaat uit vrijwillige reservisten, betekent dit dat een reservist de reserve op elk moment kan verlaten zonder dat hij daarvoor een reden hoeft op te geven. Hij doet dat door het directoraat-generaal hiervan op de hoogte te brengen.

Bovendien kan het directoraat-generaal ook de reservist schrappen uit de reserve. De schrapping uit de reserve kan onder meer plaatsvinden wanneer de reservist de opleidingen weigert te volgen, herhaaldelijk niet beschikbaar is wanneer hij wordt opgeroepen of geen blijk van motivatie tijdens de terbeschikkingstelling toont. Het directoraat-generaal brengt de reservist op de hoogte van zijn schrapping uit de reserve met de nodige motivering.

De directeur-generaal verzorgt de jaarlijkse rapportering de crisisreserve aan de minister van Ambtenarenzaken. Dit rapport bevat onder meer voor welke crisissen en ten behoeve van welke federale instanties de crisisreserve is ingezet en het aantal reservisten dat ter beschikking is gesteld. Dit rapport zal eveneens worden voorgesteld en toegelicht aan het Comité voor de federale, de gemeenschaps- en de gewestelijke overheidsdiensten. 2. Inzet van de crisisreserve De inzet van de crisisreserve vindt plaats onder de voorwaarden bedoeld in afdeling 4, hoofdstuk IV van het koninklijk besluit van 15 januari 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 15/01/2007 pub. 19/01/2007 numac 2007002002 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit betreffende de mobiliteit van de statutaire ambtenaren in het federaal administratief openbaar ambt sluiten houdende de mobiliteit en terbeschikkingstelling van personeel van het federaal administratief openbaar ambt, artikel 33ter/1 in het bijzonder.Dit betekent dat de inzet van de crisisreserve een specifieke vorm uitmaakt van de terbeschikkingstelling tijdens een crisis.

Opdat de crisisreserve kan worden ingezet, dient aan de volgende cumulatieve voorwaarden te worden voldaan: 1° De begunstigde federale instantie verzoekt op gemotiveerde wijze de minister van Ambtenarenzaken en in voorkomend geval de minister onder wiens bevoegdheid deze ressorteert om de inzet van de crisisreserve. De federale instantie moet aantonen dat ze de crisis opvangt en een urgente personeelsbehoefte kent. 2° De ministerraad beslist op initiatief van de minister van Ambtenarenzaken en in voorkomend geval de minister bevoegd voor de federale instantie dat de crisisreserve wordt ingezet.Deze beslissing bepaalt minstens de duur van de inzet van de crisisreserve, het aantal reservisten dat moet worden ingezet en waar. De duur bedraagt maximum twee maanden, maar kan tweemaal verlengd worden telkens voor een periode van één maand. 3° De federale instantie die gebruik wenst te maken van de crisisreserve dient de directeur-generaal hierover op de hoogte te brengen.Het is immers het directoraat-generaal dat de inzet van de crisisreserve coördineert. 4° De reservist kan maximaal vier weken per jaar worden ingezet.De inzet van een reservist verloopt in principe op een doorlopende manier, maar kan tevens gespreid worden binnen de door de ministerraad vastgelegde termijn. Bijgevolg vindt bij de inzet van de crisisreserve in de meeste gevallen een rotatie van reservisten plaats. 5° Maximum vijf procent van het personeelsbestand van een federale dienst kan op hetzelfde moment worden ingezet via het mechanisme van de crisisreserve.Het doel van dit quotum is dat er geen nieuwe crisis ontstaat in de federale diensten waar de reservisten die worden ingezet vandaan komen. 6° De reservist gaat akkoord met de terbeschikkingstelling.De toestemming is vereist gedurende de gehele duur van de terbeschikkingstelling. Dit betekent dat hij op elk moment het recht heeft om de terbeschikkingstelling stop te zetten. Dit betekent ook dat de reservist steeds kan weigeren een oproep te beantwoorden of zijn eventuele terbeschikkingstelling kan stopzetten. Hij communiceert de redenen van zijn weigering of stopzetting aan het directoraat-generaal. Deze werkwijze draagt bij aan de volledige vrijwilligheid van de kandidaatstelling voor de crisisreserve en de inzet van de reservisten.

Na afloop van de periode van vier weken of de door de ministerraad vastgelegde termijn, eventueel verlengd, kan de reservist nog ter beschikking gesteld worden onder de voorwaarden van de algemene terbeschikkingstelling tijdens een crisis bedoeld in de artikelen 33bis en 33ter van het koninklijk besluit van 15 januari 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 15/01/2007 pub. 19/01/2007 numac 2007002002 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit betreffende de mobiliteit van de statutaire ambtenaren in het federaal administratief openbaar ambt sluiten houdende de mobiliteit en terbeschikkingstelling van personeel van het federaal administratief openbaar ambt. Dezelfde redenering geldt bij terbeschikkingstellingen die het maximumpercentage van vijf procent van het personeelsbestand van een federale dienst overschrijden.

Evenzeer coördineert het directoraat-generaal de inzet van de crisisreserve. Dit houdt in dat het bij de aanvang van de crisis, vastgesteld in de ministerraad, de crisisreserve dient te raadplegen om de nodige reservisten te verzamelen die moeten worden ingezet.

Hierbij kan het directoraat-generaal rekening houden met de specifieke troeven van de reservist, de draagkracht van de federale dienst van herkomst en de specifieke situatie van de reservist.

Vervolgens dient het directoraat-generaal de communicatie tussen de federale dienst en de begunstigde federale instantie te faciliteren.

Dit betekent onder andere dat het de begunstigde federale instantie moet inlichten welke personeelsleden, gedurende welke periode en onder welke voorwaarden ze ter beschikking zullen stellen.

Het directoraat-generaal dient het personeelslid alle nuttige informatie te bezorgen omtrent zijn terbeschikkingstelling zoals onder andere de plaats, duur en voorwaarden (o.a. de toelagen en vergoedingen waarop de reservist recht heeft) ervan.

Het is de ontvangende dienst die instaat voor de toepassing van de regels inzake arbeidsreglementering en arbeidsbescherming die gelden op de plaats van het werk. Dit betekent dat de arbeidstijdregeling, het arbeidsreglement en de veiligheidsvoorschriften zoals die gelden bij de ontvangende dienst, mee van toepassing zijn op het terbeschikkinggestelde personeelslid tijdens de periode waarin deze bij de ontvangende dienst wordt ingezet.

Bij de inzet van de crisisreserve geeft het directoraat-generaal voorkeur aan de inzet van reservisten die de opleiding reeds hebben gevolgd.

De reservist mag nooit benadeeld worden in zijn loopbaan omdat hij zich kandidaat stelt voor de crisisreserve of ingezet wordt in een crisis, onder meer noch op geldelijk vlak, noch wat betreft de evaluatie, of noch wat betreft opleidingen.

Gegeven te Brussel, op 12 oktober 2023.

De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER