WAALSE OVERHEIDSDIENST

12 JULI 2018. - Omzendbrief van de Waalse Regering betreffende de formalisering van het proces voor het ontslag van contractuele personeelsleden

Aan de Diensten van de Waalse Regering en aan de instellingen van openbaar nut onderworpen aan het gezag van het Gewest, Mijnheer de Minister-President, Mevrouwen en Heren Ministers, Mevrouw de Secretaris-generaal, Mevrouwen en Heren leidende ambtenaren, 1. Nagestreefde doelstelling In de gewestelijke beleidsverklaring van 25 juli 2017 wordt de vereenvoudiging van de tuchtprocedures en van de procedures van schorsing in het belang van de dienst ten opzichte van de statutaire ambtenaren en van de ontslagprocedure voor de contractuele personeelsleden beoogd.Daarnaast wordt overwogen, in een specifieke begeleiding te voorzien voor de hiërarchische verantwoordelijken die dergelijke procedures moeten opstarten.

De gewenste gedragslijn is er geen om de ontslagprocedures, die procedures met zwaarwichtige gevolgen zijn, te laten aanzwellen, maar wel één om ze een correct kader te geven en de objectiviteit ervan, de inachtneming van de opgelegde vormen en van de rechten en plichten van de betrokken partijen te garanderen.

Overeenkomstig deze doelstelling worden in deze omzendbrief de richtsnoeren nader bepaald die de Regering terzake graag nageleefd ziet. Deze omzendbrief beoogt enkel de ontslagprocedures betreffende de contractuele personeelsleden. De tuchtprocedures en de procedures van schorsing in het belang van de dienst ten opzichte van de statutaire ambtenaren zullen in een afzonderlijke tekst worden behandeld.

Deze richtsnoeren passen in het kader van de inachtneming van de vigerende wetgeving.

Daartoe kan erop gewezen worden dat de verbreking van de arbeidsovereenkomst onder de wet van 3 juli 1978Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten type wet prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten sluiten betreffende de arbeidsovereenkomsten valt. De verbreking kadert eveneens in de naleving van de rechtspraak, met name van het Grondwettelijk Hof, die bepaalde specifieke verplichtingen toevoegt, zoals het voorafgaandelijk horen van het personeelslid. Overigens worden er specifieke regels inzake bevoegdheidsoverdracht opgelegd [1].

De Regering wil er evenwel op wijzen dat naast de specifieke regels inzake bescherming tegen het ontslag en de op straffe van nietigheid opgelegde bepalingen, de niet-inachtneming van één de stappen in het proces een beslissing tot ontslag niet onregelmatig kan maken.

Deze omzendbrief behandelt, in punt 2, het ontslag zonder dringende reden, met de toekenning van een vooropzegtermijn of een compenserende vergoeding.

De verbreking om dringende reden wordt in punt 3 besproken daar dit soort verbreking bijzondere regels vereist.

Om elke problematische toestand vanaf het begin te kunnen herkennen, wordt er eveneens een begeleiding van de hiërarchie overwogen (punt 4).

Om eengemaakte en geobjectiveerde ontslagprocedures te garanderen, maakt de Regering de aanbeveling om volgende stappen na te leven in het kader van een ontslagproces. 2. Verbreking van het arbeidscontract zonder ernstige fout mits vooropzeg of vergoeding 2.1. Algemeen In het kader van een arbeidsovereenkomst mag de werkgever, evenals de werknemer, die overeenkomst eenzijdig beëindigen.

Dat recht op de verbreking van een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur is vastgeschreven in de artikelen 32, 3°, 37 en 39 van de wet van 3 juli 1978Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten type wet prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten sluiten, mits overlegging, in dat geval, van een vooropzeg aan de andere partij of mits toekenning van een vergoeding. Voor de overeenkomsten van onbepaalde duur of voor een duidelijk omschreven werk valt dat recht onder artikel 40 van bedoelde wet.

Een ontslag overwegen in het kader van een arbeidsbetrekking is evenwel een ernstige en delicate handeling, en de beslissing is op menselijk vlak moeilijk te nemen. 2.2. Te volgen procedure : 2.2.1. Handelingen voorafgaand aan de beslissing tot ontslag Volgens een arrest van 6 juli 2017 van het Grondwettelijk Hof wordt de werkgevers bij de overheidssector aangeraden de werknemer te horen door hem de gelegenheid te geven een mondelinge of, bij gebreke, een schriftelijke toelichting te verstrekken over wat hem ten laste gelegd wordt, tenminste wanneer de maatregel verband houdt met het gedrag of de persoon van de werknemer.

Vóór elk voorstel tot ontslag onderneemt de Directeur-generaal [2] onder wiens gezag het personeelslid staat volgende stappen: - het personeelslid schriftelijk verwittigen over de motieven die hem ertoe nopen, de overheid het ontslag voor te stellen. Als deze motieven verband houden met het gedrag van het personeelslid, staat in deze verwittiging duidelijk en nauwkeurig te lezen, welke feiten het personeelslid ten laste worden gelegd, op basis van een dossier vastgesteld door de hiërarchische overste; - het betrokken personeelslid in de gelegenheid stellen om binnen een redelijke termijn (bijvoorbeeld, 10 werkdagen) een mondelinge of, bij gebreke, een schriftelijke toelichting te verstrekken; - het verlenen van inzage in het dossier, als er één bestaat, aan het personeelslid; - als het betrokken personeelslid gehoord wordt, toestaan dat laatstgenoemde bijgestaan wordt door een persoon van zijn keuze, met dien verstande dat de hiërarchische overste eveneens deze hoorzitting bijwoont; - een verslag opstellen over de hoorzitting. 2.2.2. Beslissing tot ontslag Na beëindiging van de procedure omschreven in punt 2.2.1 kan de Directeur-generaal een voorstel tot ontslag opstellen. Het voorstel tot ontslag bevat alle nuttige informatie. De Directeur-generaal legt de overheid die voor ontslagen bevoegd is, het voorstel tot ontslag voor (bij de Waalse Overheidsdienst is dit de Secretaris-generaal [3]).

In de ontslagbrief worden de concrete motieven die het ontslag objectief verantwoorden, duidelijk vermeld met, in voorkomend geval, opgave van de bewezen elementen waarover het personeelslid de gelegenheid heeft gehad om in de loop van de voorafgaandelijke procedure toelichting te geven.

Het ontslag mits vooropzeg wordt door de overheid die bevoegd is om tot ontslag over te gaan, medegedeeld middels een aangetekend schrijven of per deurwaardersexploot, overeenkomstig artikel 37 van de wet van 3 juli 1978Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten type wet prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten sluiten. In het schrijven worden aanvang en duur van de vooropzeg vermeld. Op straffe van nietigheid van de vooropzeg zijn deze formaliteiten verplicht.

Het ontslag middels een vergoeding is echter aan geen enkele bijzondere vorm verbonden. Wegens de bewijskracht ervan wordt evenwel aanbevolen dat de bevoegde overheid eveneens een aangetekend schrijven gebruikt om dit soort ontslag mede te delen. 3. Verbreking van de arbeidsovereenkomst wegens dringende reden : 3.1. Algemeen Artikel 35 van de wet van 3 juli 1978Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten type wet prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten sluiten betreffende de arbeidsovereenkomsten is de rechtsgrond waarop de werkgever zich baseert om de overeenkomst zonder vooropzeg of compenserende vergoeding wegens een dringende reden te verbreken. Dat soort ontslag wordt gekenmerkt door een reeks specifieke elementen.

Als dringende reden vormend wordt iedere ernstige tekortkoming beschouwd die elke professionele samenwerking tussen de werkgever en de werknemer onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt.

In deze begripsomschrijving wordt naar drie elementen verwezen : - fout gedrag (een losstaand feit of een ononderbroken en herhaalde tekortkoming); - een intrinsiek ernstige tekortkoming die het voorzetten van de arbeidsbetrekking in de bijzondere professionele context onhoudbaar maakt.

Volgende feiten worden in de rechtspraak als grond, in sommige omstandigheden, voor een dringende reden beschouwd : - de ongewettigde afwezigheid op het werk; - het uitoefenen van een activiteit tijdens een werkongeschiktheid; - diefstal; - insubordinatie; - het gebruik, voor privé-doeleinden, van goederen die de werkgever toebehoren; - zedenfeiten uit de privésfeer; - consumptie van alcohol of verdovende middelen op de werkplek; - het kwaadwillig vernielen van materieel van de werkgever; - het vervalsen van onkostennota's.

Bovenstaande voorbeelden zijn niet limitatief. Enkele van die feiten kunnen evenwel pas een ernstige fout vormen als ze zich in bepaalde bijzondere omstandigheden voordoen.

De arbeidsovereenkomst moet binnen de drie werkdagen (zaterdag inbegrepen) volgend op het ogenblik waarop de voor ontslagen bevoegde overheid van de feiten kennis neemt, verbroken worden.

De termijn van drie dagen gaat in vanaf het ogenblik waarop de overheid voldoende zekerheid heeft verworven in haar eigen overtuiging, en ook ten opzichte van de andere partij en van de justitiële overheid. 3.2. Te volgen procedure : 3.2.1. Handelingen voorafgaand aan de beslissing tot ontslag Volgens een arrest van 22 februari 2018 van het Grondwettelijk Hof wordt de werkgevers bij de overheidssector aangeraden de werknemer te horen door hem de gelegenheid te geven een mondelinge of, bij gebreke, een schriftelijke toelichting te verstrekken over wat hem ten laste wordt gelegd.

Voor elk voorstel tot ontslag onderneemt de Directeur-generaal [4] onder wiens gezag het personeelslid staat volgende stappen : - het personeelslid onmiddellijk schriftelijk verwittigen van de feiten die hem ten laste gelegd worden en hem wijzen op de gevolgen die zijn professionele toestand daarvan ondervindt, op basis van een dossier opgemaakt door de hiërarchische overste; - het betrokken personeelslid in de gelegenheid stellen om binnen een redelijke [5] termijn een mondelinge of, bij gebreke, een schriftelijke toelichting te verstrekken; - het verlenen van inzage in het dossier, als er één bestaat, aan het betrokken personeelslid; - als het betrokken personeelslid gehoord wordt, toestaan dat laatstgenoemde bijgestaan wordt door een persoon van zijn keuze, met dien verstande dat de hiërarchische overste eveneens deze hoorzitting bijwoont; - een verslag opstellen van de hoorzitting. 3.2.2. Beslissing tot ontslag Na beëindiging van de procedure omschreven in punt 3.2.1 kan de Directeur-generaal een voorstel tot ontslag opstellen. Het voorstel tot ontslag bevat alle nuttige informatie. Onmiddellijk na de hoorzitting legt de Directeur-generaal het voorstel tot ontslag voor aan de overheid bevoegd inzake ontslagen (bij de Waalse Overheidsdienst is dit de Secretaris-generaal [6]).

De arbeidsovereenkomst moet binnen de drie werkdagen volgend op het ogenblik waarop de voor ontslagen bevoegde overheid van de feiten kennis neemt, verbroken worden.

De overheid kan, voor kennisgeving van de beslissing tot ontslag, iedere andere bijkomende onderzoeksmaatregel eisen (onderzoek, bijkomende hoorzittingen,...) die onontbeerlijk blijkt voor het bekomen van de nagestreefde zekerheid.

De overheid geeft het personeelslid kennis van alle motieven [7] die de verbreking van de overeenkomst verantwoorden, en verwoordt daarbij met gestrengheid, duidelijkheid en nauwkeurigheid de ten laste gelegde feiten. Dit wordt per aangetekend schrijven of per deurwaardersexploot gedaan, waarbij tegelijk het ontslag betekend wordt, of binnen de drie volgende werkdagen. 4. Begeleiding : De gewestelijke beleidsverklaring heeft als doelstelling de ontslagprocedures van een kader te voorzien om de overheid in staat te stellen haar verantwoordelijkheden te nemen.Die verantwoordelijkheid kan enkel optimaal zijn op voorwaarde dat er in een begeleiding van de hiërarchie voorzien wordt, waardoor de verplichtingen en de lasten verbonden aan de behandeling van de dossiers lichter worden gemaakt.

Het strekt tot aanbeveling, dat de hiërarchische overste contact opneemt met de functionele en steunverlenende Directie om laatstgenoemde elke moeilijkheid te melden die met een personeelslid ontstaat waaruit een ontslag zou kunnen voortvloeien, en dit zodra één of andere problematische toestand vastgesteld wordt.

Daartoe wordt in elke functionele en steunverlenende Directie een persoon aangewezen om vormingen te volgen inzake arbeidsrecht, en meer bepaald ontslagrecht, om het management met raad te kunnen bijstaan en het ontslagproces te kunnen begeleiden.

Dit soort begeleiding zal, zodra een probleem ontwaard wordt, in bepaalde omstandigheden voor een oplossing in bepaalde situaties te zorgen zonder dat er noodzakelijkerwijs tot ontslag wordt overgegaan.

In het kader van dit ontslagproces verleent de Directie Overheidspersoneel van het Secretariaat-generaal elke dienst op vraag bijstand met gerichte adviezen of een begeleiding tijdens de gehele duur van de procedure. De Directie Overheidspersoneel staat garant voor de naleving van de wettelijkheid van de procedure, die zij nagaat.

Namen, 12 juli 2018.

Voor de Regering : De Minister-President, W. BORSUS De Minister van Sociale Actie, Gezondheid, Gelijke Kansen, Ambtenarenzaken en Administratieve Vereenvoudiging, A. GREOLI _________ [1] Voor de Waalse Overheidsdienst bepaalt artikel 44 van het besluit van de Waalse Regering van 8 oktober 2009 betreffende de overdrachten van bevoegdheden aan de statutaire personeelsleden van de Waalse Overheidsdienst : "De secretaris-generaal krijgt een delegatie om, op voorstel of na eensluidend advies van de de directeur-generaal waaronder het personeelslid ressorteert, elke beslissing te treffen met betrekking tot het ontslag van het contractuele personeel". [2] Voor wat betreft de instellingen waarop het decreet van 22 januari 1998Relevante gevonden documenten type decreet prom. 22/01/1998 pub. 04/02/1998 numac 1998027050 bron ministerie van het waalse gewest Decreet betreffende het statuut van het personeel van sommige instellingen van openbaar nut die onder het Waalse Gewest ressorteren sluiten betreffende het statuut van het personeel van sommige instellingen van openbaar nut die onder het Waalse Gewest ressorteren van toepassing is, betreft het, tenzij het oprichtingsdecreet van de instelling, de administrateur-generaal of elk in genoemd oprichtingsdecreet bepaald ambt dat de leidinggevende functie permanent waarneemt. [3] Voor de instellingen waarop het decreet van 22 januari 1998Relevante gevonden documenten type decreet prom. 22/01/1998 pub. 04/02/1998 numac 1998027050 bron ministerie van het waalse gewest Decreet betreffende het statuut van het personeel van sommige instellingen van openbaar nut die onder het Waalse Gewest ressorteren sluiten houdende het statuut van het personeel van sommige instellingen van openbaar nut die onder het Waalse Gewest ressorteren van toepassing is, is dit de ambtenaar-generaal van rang A2, bevoegd voor personeel. [4] Zie voetnoot 2. [5] Als het om flagrante feiten gaat, houdt deze termijn rekening met de noodzaak om het ontslag mede te delen binnen de drie dagen nadat de voor ontslagen bevoegde overheid onweerlegbaar kennis van de feiten heeft genomen. Dit kan een dringende oproepring, in voorkomend geval, binnen de 24 uur verantwoorden. [6] Zie voetnoot 3. [7] Artikel 35, lid 3, van de wet betreffende de arbeidsovereenkomsten bepaalt : "Ontslag om een dringende reden mag niet meer zonder opzegging of vóór het verstrijken van de termijn worden gegeven, wanneer het feit ter rechtvaardiging ervan sedert ten minste drie werkdagen bekend is aan de partij die zich hierop beroept". De rechtspraak aanvaardt evenwel dat rekening gehouden kan worden met feiten of omstandigheden die niet in het schrijven worden opgenomen, bij de beoordeling van de dringende reden als ze een licht kunnen werpen op de ernst van de ten laste gelegde reden.