gepubliceerd op 28 januari 2013
Omzendbrief nr. 623. - Informatie inzake de personeelsenveloppes 2013 en 2014 en de personeelsplannen 2013
FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE
11 JANUARI 2013. - Omzendbrief nr. 623. - Informatie inzake de personeelsenveloppes 2013 en 2014 en de personeelsplannen 2013
Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De FODs en PODs worden uitgenodigd voor hun personeelsenveloppe(s) een personeelsplan 2013 op te maken en de grote lijnen van een personeelsplan 2014 te schetsen.
Deze belangrijke oefening moet zich inschrijven in de algemene strategie van efficiëntie die toelaat de kwaliteit van de dienstverlening te behouden en telkens dit mogelijk is te verhogen en terzelfdertijd het ambitieuze besparingsplan van de regering te implementeren.
Bovenop de maatregelen beslist in 2012 en geïntegreerd in de prefiguratie 2013 vermeld in de tabel opgenomen in bijlage 1, heeft de regering tijdens het begrotingsconclaaf volgende maatregelen beslist : « De diensten kunnen vragen om de besparingen die gepland zijn op de werkings- en investeringskredieten om te zetten in verdere besparingen op de personeelskredieten. » (MR 30/11/2012) 1. Personeelsenveloppe De personeelsenveloppes zijn genormeerd in de omzendbrief nr.602 - Informatie inzake de monitoring van het personeel en van de personeelskredieten, geactualiseerd door de omzendbrief nr. 602ter.
Voor deze personeelsenveloppes omvat de tabel in bijlage 1 volgende informatie (in keur) : A. VASTLEGGINGSLIMIET 2013 - enveloppe 2012 na begrotingscontrole 2012 (cfr. bijlage omzendbrief 613bis, kolom 7) (kolom 1); - technische correcties (kolom 2) - het aldus bekomen basisbedrag van de personeelskredieten 2013 (kolom 3) - de indexering 2013 overeenkomstig de omzendbrief betreffende de initiële begroting 2013 goedgekeurd door Ministerraad van 11 mei 2012 (kolom 4) - volume (kolom 5) - de besparing 2013 beslist door de Ministerraad op 1 december 2011 (pro rata 90 miljoen) (kolom 6) - beslissingen postbilaterales (kolom 7) - beslissingen begrotingsconclaaf (kolom 8) - enveloppe 2013 na begrotingsconclaaf (kolom 9) - maximum trekkingsrecht op de interdepartementale provisie om de reële kost van eerste werkervaring (de 'Rosetta's') te dekken (kolom 10) - de vastleggingslimiet 2013 (kolom 11) B. PREFIGURATIE ENVELOPPE 2014 - enveloppe 2013 na begrotingsconclaaf (kolom 12); - de besparing 2014 beslist door de Ministerraad op 30/11/2012 (pro rata 90 miljoen) (kolom 13); - de prefiguratie van de enveloppe 2014 (kolom 14).
Het is op basis van de enveloppes opgenomen in de kolommen 11 en 14 dat de budgettaire haalbaarheid van het personeelsplan 2013 zal afgetoetst worden.
De interdepartementale provisie zal indien nodig, dekken : - de betaling van de achterstallen van de premies voor competentieontwikkeling; - de uitgaven die voortvloeien uit de uitvoering van het plan betreffende de eerste werkervaring in de FODs Justitie, Volksgezondheid, Werkgelegenheid en Economie, binnen de grenzen bepaald in kolom 10.
Deze bedragen worden niet in aanmerking genomen om de basis van de enveloppes 2014 te bepalen. 2. Personeelsplan Een strikte monitoring van de menselijke en budgettaire middelen die moet toelaten de evolutie van de VTE en van de reële en structurele budgettaire marge zeer precies op te volgen en te evalueren, is een sleutelactiviteit die elke FOD/POD moet in acht nemen zowel bij de opmaak van een personeelsplan als bij de opvolging van de uitvoering ervan. 2.1. Personeelsplan 2013 Het personeelsplan 2013 moet aantonen dat : 1. zijn geraamde reële kost T (2013) binnen de grenzen van de personeelsenveloppe 2013 blijft;2. zijn geraamde kost T+1 (2014) door de prefiguratie 2014, zoals zij actueel kan geraamd worden, kan gedragen worden. Bij de raming van de kost van het plan worden de personeelsuitgaven in 2013 die kunnen terugbetaald worden door de interdepartementale provisie als neutraal beschouwd. Deze uitgaven moeten niet geraamd worden noch als kost noch als krediet. 2.2. Opmaak van het ontwerp van personeelsplan 2013 Voor de finalisering van hun ontwerp van personeelsplan ten einde het aan het akkoord van de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken te kunnen voorleggen, doen de diensten een beroep op de FOD P&O die een specifiek platform installeert dat een uniforme en snelle toepassing waarborgt van de methodologie zoals gedefinieerd in de omzendbrief nr. 622, die omzendbrief nr. 612 vervangt, en in de richtlijnen van voorliggende omzendbrief.
Er zal een bijzondere zorg besteed worden om de uitwisseling van nuttige gegevens te beperken en te vergemakkelijken zodat de diensten zo vlug mogelijk over een betrouwbare beslissingsbasis kunnen beschikken.
De opmaak van een ontwerp van personeelsplan gebeurt in 3 stappen : a) de referentie "AS IS" opmaken De referentie AS IS is gebaseerd op de observatie van het geheel van de betalingen uitgevoerd in de referentiemaand en eindigt wanneer, voor deze maand, het geheel van de geobserveerde bewegingen die een impact hebben op de toekomstige projectie gekwalificeerd zijn.b) de "niet-samendrukbare TO BE" opmaken De niet-samendrukbare TO BE is de projectie van de onomkeerbare lasten op de horizon T en T+1.Deze projectie omvat, behalve de projectie van de AS IS, de identificatie van de impact van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen die een effect hebben in T en T+1, de globale kosten en de risicofactoren verbonden met de raming.
De gevalideerde niet-samendrukbare TO BE laat toe de na te gaan of er een positieve operationele marge bestaat in T en T+1.
Eens de dienst de genormeerde situaties "AS IS" en "niet-samendrukbare TO BE" heeft gevalideerd zal, op initiatief van de Task Force Ambtenarenzaken-Begroting, direct een rapportering beschikbaar zijn voor de betrokken partijen met het oog op een verbetering van de efficiëntie en de termijn van het beslissingsproces. c) het finaal ontwerp van operationeel personeelsplan opmaken Op basis van de geïdentificeerde operationele marge maken de diensten de lijst op van de operationele beslissingen die met strikte inachtneming van het aan de enveloppe toegekend objectief T en T+1 moeten genomen worden. Indien hun impact beantwoordt aan dit objectief wordt het ontwerp van personeelsplan gevalideerd door de dienst.
Het gevalideerde ontwerp, aangevuld met de documenten vermeld in punt 3, vergezeld van het advies van de inspecteur van Financiën en van het akkoord van de bevoegde minister, vormt het dossier van personeelsplan dat voor akkoord aan de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken wordt voorgelegd.
In voorkomend geval en indien nodig, kan in de loop van het beslissingsproces elk van de hierboven vermelde stappen hernomen worden. In dat geval, kan bij de task force steeds de status van het ontwerp geraadpleegd worden. 3. Procedure van indiening van de akkoordaanvraag Een volledige akkoordaanvraag wordt gelijktijdig bij de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken ingediend.Dit gebeurt via elektronische weg (TF593@p-o.belgium.be).
Enkel de akkoordaanvragen die volledig zijn, zullen behandeld worden.
Een volledige akkoordaanvraag omvat : 1. het finaal operationeel personeelsplan van de dienst, opgemaakt conform de bepalingen vermeld in punt 2.2; 2. een "management summary" die volgende informatie moet bevatten : a.een functionele verantwoording van de operationele beslissingen die beoogd worden om het globaal objectief van het plan te bereiken; b. een inventaris van het E-gov/Smals personeel dat tijdens het jaar 2012 ten laste is geweest van de FOD/POD met een ventilatie van de totaliteit van de last conform het model in bijlage 2 van deze omzendbrief en de projectie van behoeften voorzien voor 2013 en 2014;c. een rapport aangaande de tewerkstelling van personen met een handicap ten laste van de enveloppe;d. een stappenplan om de implementatie van de ontwikkelcirkels op jaarlijkse basis te realiseren;3. het advies van de inspecteur van Financiën, evenals de aan hem of haar gerichte nota en, in voorkomend geval, het antwoord van de dienst op de opmerkingen of observaties geformuleerd door de Inspecteur;4. het akkoord van de bevoegde minister(s). Overgangsmaatregelen Vanaf een maand na de bekendmaking van deze omzendbrief in het Belgisch Staatsblad, beschikken de diensten over een maand om een volledig dossier personeelsplan in te dienen.
Er wordt een strikt tijdpad nagestreefd ten einde de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken toe te laten binnen de maand volgend op de ontvangst van het volledig dossier hun beslissing mee te delen aan de diensten.
Indien een dossier problemen stelt zal de FOD P&O contact opnemen met de betrokken dienst.
Vanaf twee maanden na de bekendmaking van deze omzendbrief in het Belgisch Staatsblad, kan geen enkele werving noch bevordering meer gebeuren zolang het personeelsplan 2013 niet is goedgekeurd door de Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting.
Ingeval van absolute noodzaak, zal een gemotiveerde aanvraag tot afwijking voorgelegd worden gelijktijdig aan de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken. Zij zullen desgevallend een afwijking toestaan. 4. Controle op de uitvoering van het personeelsplan De controle op de uitvoering van het personeelsplan moet overeenkomstig het koninklijk besluit van 9 juli 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 09/07/2007 pub. 23/07/2007 numac 2007002140 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie en federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën sluiten betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën, gebeuren. De uitvoering van het personeelsplan behoort tot de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het directiecomité. Hij waakt erover dat: - de operationele beslissingen in overeenstemming zijn met de functionele verantwoording opgenomen in de "management summary" en - hun impact de vastleggingslimieten en het globaal VTE-objectief T+1 van het goedgekeurd personeelsplan respecteert.
In het belang van een versnelde inwerkingstelling van het plan, zal elke dienst de mogelijkheden en opportuniteiten van de interne mobiliteit maximaal benutten alvorens personeel via externe kanalen aan te werven. 5. Opheffing omzendbrieven Worden opgeheven : - de omzendbrief nr.613 van 13 februari 2012, " Informatie inzake de personeelsenveloppes 2012 en 2013 en de personeelsplannen 2012 " - de omzendbrief nr. 613bis van 14 mei 2012, " Informatie inzake de personeelsenveloppes 2012 en 2013 en de personeelsplannen 2012 : update van de bijlage van omzendbrief 613. " en het erratum bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 7 juni 2012.
De Minister van Begroting, O. CHASTEL De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, H. BOGAERT
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld
Bijlage 2: Inventaris van het E-gov/Smals personeel ten laste van de FOD/POD in de periode januari - december 2012 : toestand op 1.01.2013
FOD/POD
Begrotingsartikel (BA 12.xx.)
Betaalde VTE's in 2012 per type functie
Totaal vastleggingen 2012 (k )
Totaal vereffeningen 2012 (k )
Voorziene uitgaven 2013 (k )
Voorziene uitgaven 2014 (k )
Management
ICT
Andere
02
022101121101
022110121123
023111121127
023211121122
..........
03
032101121104
033101121120
..........
04
043110121152
043120121151
043150121120
..........
05
052101121120
053110121154
..........
12
122101121104
124002121104
125102121104
125202121104
125602121104
125631121104
..........
13
134003121129
135473121101
135610121150
135902121104
136303121101
136401121101
136401121104
..........
14
142101121101
142101121104
..........
18
184002121104
184002121108
..........
23
234002121104
234043121104
..........
24
242152121104
245302121104
..........
25
252102121101
252112121111
252122121104
252122121110
255102121104
255102121111
255133121101
255142121112
255202121104
255202121112
255212121101
255212121104
255221121112
255402121104
255502121104
255522121104
255522121110
255632121101
255632121110
255802121104
..........
32
322130121104
322131121104
324451121104
..........
33
332101121101
332102121104
332120121101
335160121104
335251121104
335306121124
335307121124
335602121101
335622121104
335640121154
335642121101
335642121124
335645121124
..........
44
445508121104
445509121104
445612121104
..........
46
462101121104
..........