FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

9 JULI 2007. - Omzendbrief nr. 574 Informatie inzake personeelsenveloppe en -plan

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen.

Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De omzendbrieven nrs 526 van 13 juli 2002, 544 van 5 maart 2004 en 550 van 10 november 2004 verschaften praktisch informatie betreffende de vaststelling van de personeelsenveloppes en de voorwaarden waaraan een minimaal personeelsplan moest voldoen.

De diensten zijn ondertussen voldoende vertrouwd met het in praktijk brengen van deze richtlijnen.

Een vereenvoudiging en een versnelling van de goedkeuringsprocedure voor de personeelsenveloppe en -planning dringt zich echter op.

Eveneens is het aangewezen de nadruk te leggen op de mogelijkheden die het personeelsplan als beheersinstrument biedt, de evolutie van een aantal begrippen te verduidelijken en de concepten « meerjarenenveloppe » en « meerjarenplanning » te introduceren met het oog op een doeltreffender personeelsbeheer.

Deze omzendbrief omvat alle elementen die de diensten in staat moeten stellen om op een efficiënte manier binnen de budgettaire mogelijkheden, hun personeelsplanning op te stellen en uit te voeren.

Hij geeft ook uitvoering aan artikel 3, derde lid, van het koninklijk besluit van 9 juli 2007 betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën.

Hij vervangt, voor de door deze omzendbrief beoogde diensten, de bestaande omzendbrieven 526, 544 en 550.

In de volgende tekst wordt onder dienst verstaan de diensten die onder het toepassingsveld van deze omzendbrief vallen. 1 Personeelsenveloppe 1.1 Kredieten die de personeelsenveloppe vormen De personeelsenveloppe, zoals vastgelegd door de Ministerraad, is samengesteld uit : - de begrotingskredieten voor het geheel van het statutair en contractueel personeel : het geheel van de B.A. 11.03, 11.04 en andere 11.XX (uitgezonderd het B.A. 11.05 en enkele bijzondere gevallen), de personeelskredieten betaald op de dotaties en de eigen middelen, vermeerderd met - de kredieten voorzien in de interdepartementale provisie om personeelsuitgaven te dekken. 1.2 Meerjarenenveloppe en jaarlijkse enveloppe Onder meerjarenenveloppe wordt verstaan een referentie-enveloppe toegekend aan een dienst voor de opeenvolgende begrotingsjaren van een legislatuur om zijn opdrachten te kunnen realiseren.

Bij ongewijzigd beleid, stemt de jaarlijkse enveloppe overeen met de referentie-enveloppe, aangepast voor een boekjaar op basis van een aantal parameters.

De Ministerraad bepaalt het bedrag van de referentie-enveloppe en de betrokken parameters alsook het bedrag van de jaarlijkse enveloppes.

De begrotingswet omvat de goedgekeurde personeelskredieten die het bedrag van de jaarlijkse enveloppe voor het betrokken boekjaar vormen. 1.3 Berekening van de jaarlijkse enveloppe De « enveloppe jaar T » is gelijk aan het geheel van volgende elementen : a. de jaarlijkse enveloppe T-1 die de personeelskredieten en het trekkingsrecht op de interdepartementale provisie, omvat;b. de index toegepast op deze enveloppe T-1;c. het trekkingsrecht op de interdepartementale provisie T. De index en het trekkingsrecht op de interdepartementale provisie zijn parameters die door de Ministerraad worden vastgelegd.

De toe te passen index wordt steeds meegedeeld in de richtlijnen voor de opmaak van de begroting.

De interdepartementale provisie is deze ingeschreven op de begroting van de FOD B&B en die inzonderheid de kredieten omvat om het hoofd te kunnen bieden aan : - de hervorming van inzonderheid de loopbanen (herziening van de schalen, competentietoelagen,....); - punctuele problemen van specifiek personeel van sommige diensten.

Aan elke dienst wordt een trekkingsrecht op deze provisie toegekend die overeenstemt met de raming van de kost van de verschillende maatregelen die tijdens het betrokken jaar in werking treden (jaar T).

Op het einde van het jaar T doet het er, indien nodig, een beroep op ten einde de betreffende maatregelen te kunnen betalen ingeval zijn kredieten ontoereikend zijn. De provisie wordt dan het voorwerp van een « verdeling van het provisioneel krediet » naar de betrokken diensten voor de bedragen die werkelijk nodig zijn (initiatief van de FOD B&B).

In T+1 worden de bedragen die in de interdepartementale provisie T voorzien waren om recurrente meerkosten inzake personeel op te vangen, geïntegreerd in de personeelskredieten van het jaar T+1 zodat de dienst over de vereiste recurrente kredieten beschikt om alle ingevoerde personeelsmaatregelen op te vangen. De bedragen voorzien voor de niet recurrente maatregelen worden daarentegen niet geïntegreerd. 1.4 Referentie-enveloppe vanaf het boekjaar 2009 De invoering van het systeem van de meerjarenenveloppe gaat gepaard met een algemene herziening van de samenstelling en de structuur van de personeelsenveloppes.

Deze herziening zal plaatsvinden in overleg met de betrokken diensten tijdens trilaterales met vertegenwoordigers van de FOD's B&B en P&O. Na dit proces zal de Ministerraad de samenstelling en het bedrag van de referentie-enveloppes die zullen gelden vanaf het boekjaar 2009 bepalen. Dit zal gebeuren binnen een termijn die de diensten moet toelaten tijdig hun planning voor 2009 op te maken. 2 Personeelsplan 2.1 Strategisch personeelsplan De introductie van de meerjaren-enveloppe gekoppeld aan de legislatuurcyclus biedt de diensten de mogelijkheid hun huidig personeelsplan aan te vullen met een strategische visie met een horizon van vier jaar.

De haalbaarheid van de strategische visie wordt getest op basis van het/de eerste gerealiseerde operationele plan(nen).

In het strategisch personeelsplan wordt de beoogde evolutie van de operationele behoeften beschreven in functie van de strategische beleidslijnen van de dienst en deze die de regering bij het begin van de legislatuur heeft uitgetekend en rekening houdend met de referentietoestand van de human resources op de begindatum van de planningsperiode.

De planning van de personeelsbehoeften zal op een realistische en verantwoorde wijze gebeuren waarbij men oog zal hebben voor de mogelijke impact van sommige evoluties (zowel intern als extern) op de bepaling van de kwalitatieve en kwantitatieve strategische personeelsbehoefte. Vb. invoering nieuwe technologieën, aangekondigde herstructureringen, vergrijzing personeelseffectief,....

Het strategisch personeelsplan wordt gerealiseerd door vier opeenvolgende operationele personeelsplannen. Het heeft dan ook geen actieplan. 2.2 Operationeel personeelsplan Om de progressieve uitvoering van het strategisch personeelsplan te realiseren wordt voor elk boekjaar begrepen in de horizon van het strategisch plan, een operationeel personeelsplan opgemaakt.

Elk operationeel plan beschrijft de evolutie van de operationele resources die men wil gerealiseerd zien op het einde van het betrokken boekjaar rekening houdend met de referentietoestand van de human resources en van de geraamde budgettaire lasten opgemaakt voor de begindatum van het boekjaar.

Voor elke personeelsenveloppe en elk boekjaar wordt een personeelsplan opgesteld.

Op budgettair vlak moet dit plan verenigbaar zijn met de in de enveloppe beschikbare middelen voor het betrokken boekjaar.

Het realistisch karakter van de planning wordt aangetoond door het actieplan.

Het actieplan beschrijft de verschillende acties die in aanmerking kunnen komen om de gewenste evolutie te bereiken en hun budgettaire impact.

Een actieplan is in geen geval een lijst van gemachtigde wervingen, bevorderingen,.... Alvorens ze kan opgestart worden dient elke actie inderdaad afgetoetst te worden aan de operationele doelstelling en aan de tijdens het boekjaar beschikbare budgettaire middelen (marge T) en aan de beschikbare structurele (in 12/12) budgettaire middelen (marge Ts).

Tijdens het boekjaar kan er een bijkomende budgettaire marge vrijkomen die nieuwe, niet in voornoemd actieplan voorziene acties mogelijk maakt.

Algemeen kan gesteld worden dat bij de uitvoering van het personeelsplan acties kunnen beslist worden voor zover ze de beoogde evolutie van de operationele resources respecteren en binnen de werkelijk beschikbare budgettaire marge T en Ts vallen.

Samengevat, omvat een personeelsplan voor het geheel van de enveloppe, een synthese van de beoogde evoluties van de operationele ressources, een actieplan en een referentietoestand van de human resources en van de budgettaire lasten.

De beoogde evoluties van de operationele resources en de referentietoestand van de human resources kunnen uitgesplitst worden volgens operationele entiteiten.

Wanneer een personeelsplan aan de administratieve en begrotingscontrole wordt voorgelegd zal voornoemde uitsplitsing bij wijze van inlichting worden meegedeeld. De diensten die over meerdere enveloppes beschikken zullen eveneens een geaggregeerd overzicht van alle individuele plannen bezorgen. 2.3 Een strategisch personeelsplan mogelijk vanaf het boekjaar 2009 De diensten die in het systeem willen stappen zullen, van zodra de referentie-enveloppes toegekend zijn, hun eerste strategisch personeelsplan over een horizon van vier jaar (tot 2012) kunnen opmaken met het eraan verbonden eerste operationeel plan.

De andere diensten maken in elk geval een jaarlijks operationeel personeelsplan op. 2.4 Personeelsplan en taalkaders Indien een dienst zowel centrale diensten omvat als uitvoeringsdiensten waarvan de activiteit zich over het hele land uitstrekt, zal erover gewaakt worden dat er ook een uitsplitsing van het globaal plan volgens deze invalshoek gebeurt.

Ten einde de Vaste Commissie voor Taaltoezicht toe te laten een advies over een ontwerp van taalkaders te formuleren zal haar het gedeelte van het goedgekeurd personeelsplan worden toegestuurd dat betrekking heeft op de centrale diensten en de uitvoeringsdiensten waarvan de activiteit zich over het hele land uitstrekt. 3 Personeelsplan en budgettaire middelen 3.1 Planning versus uitvoering In T-1 en ten laatste bij de opmaak van de initiële begroting voor het jaar T, wordt een operationeel personeelsplan voor datzelfde jaar T opgemaakt bij ongewijzigd beleid, op basis van de enveloppe beschreven in punt 1.3.

Het wordt uitgevoerd met strikte naleving van de effectieve personeelskredieten opgenomen in de begroting die voor het jaar T is gestemd.

Er wordt aan herinnerd dat het boekjaar inzake personeelsuitgaven aanvangt op 1 december en afsluit op 30 november. 3.2 Planning en verschillende financieringsbronnen Het personeelsplan wordt opgemaakt voor de totaliteit van de personeelskredieten die aan een enveloppe toegekend zijn.

Het personeelsplan wordt uitgevoerd voor het geheel van de personeelskredieten die de enveloppe vormen en opgenomen zijn in de begroting die voor het betrokken boekjaar is gestemd.

Voor de budgettaire opvolging is het evenwel nodig een verband te leggen met de verschillende kredieten die de enveloppe financieren om de Thesaurie toe te laten deze te identificeren.

Tijdens de trilaterales waarvan sprake in punt 1.4 wordt bepaald welke kredieten kunnen geglobaliseerd worden in een enveloppe en welke niet.

Deze laatste zullen dan een of meerdere afzonderlijke enveloppes vormen. In afwachting van de resultaten van de trilaterales worden de onderscheiden financieringsbronnen beschouwd als onderscheiden enveloppes. 3.3 Raming van de budgettaire marge T en Ts Voor elke enveloppe dient iedere dienst zelf zijn budgettaire marge T en Ts voor het boekjaar T te ramen. 3.4 Aanpassing van de personeelsplanning tijdens het boekjaar De operationele resources en de eraan verbonden lasten zijn permanent in evolutie.

Wanneer bijkomende kredieten toegekend worden voor de financiering van nieuwe human resources waardoor de beoogde evolutie significant wijzigt, is een aanpassing van de operationele en/of strategische planning vereist. 4 Methodologie De methodologie steunt in essentie op het concept « referentietoestand » en op drie kernactiviteiten nl. planning, monitoring en opvolging. 4.1 Referentietoestand Voor een gegeven periode is de referentietoestand de inventaris van de human resources en van de geraamde budgettaire lasten, gekend of geprojecteerd op de begindatum van deze periode en geconsolideerd voor deze periode. Hij wordt opgemaakt voor het geheel van de enveloppe.

Ingeval van planning zal de begindatum meestal in de toekomst liggen en zal de referentieperiode een volledig boekjaar omvatten.

Referentietoestand van de human resources Deze toestand integreert, in termen van kwantiteit, kwaliteit en kost : - de bestaande human resources; - de gekende personeelsbewegingen; - de besliste en de in uitvoering zijnde acties.

Hij kan opgemaakt worden volgens niveau van aggregatie van de gegevens nl. per operationele entiteit of globaal voor de dienst.

Hij kan variëren volgens de tijd : - hij kan opgemaakt worden op de geprojecteerde begindatum van het boekjaar voor een periode die alle maanden van het boekjaar omvat; - hij kan opgemaakt worden op een punctuele datum tijdens het boekjaar voor een periode die de resterende maanden van het boekjaar vanaf deze datum omvat.

Referentietoestand van de budgettaire lasten Deze toestand identificeert de totaliteit van de gerealiseerde en geraamde personeelskosten die ten laste zijn van de enveloppe.

Hij kan variëren in de tijd nl. bij de aanvang van het boekjaar zullen de personeelskosten geraamd worden voor alle betalingsmaanden van dit jaar. Naarmate het boekjaar vordert zal het aandeel van de reële betalingsgegevens in de toestand toenemen en zal dus enkel nog voor elk van de resterende betalingsmaanden moeten geraamd worden 4.2 Planning Planning beoogt de inschatting, in VTE, van de evolutie van de operationele resources tijdens een toekomstige periode nodig om de organisatiedoelen te realiseren. 4.3 Monitoring Monitoring beoogt de opmaak, op punctuele data van het boekjaar, van de referentietoestand van de human resources en van de budgettaire lasten en de vergelijking van deze toestand met : - de voorgaande referentietoestanden; - de beoogde operationele resources; - de beschikbare budgettaire middelen.

De resultaten van deze activiteit zullen aangeven : - of er inzake operationele resources, nog een kloof is met de verwachte evolutie en, - of er inzake budgettaire resources, een marge beschikbaar is om acties te ondernemen.

Ze krijgen ook de functie van een knipperlicht ingeval er gevaar voor overschrijding van de enveloppe dreigt. In dit geval worden de nodige correctieve acties genomen wat onder andere kan inhouden dat de prioriteiten worden bijgesteld.

Er wordt aangeraden dit proces maandelijks uit te voeren. 4.4 Opvolging Opvolging beoogt, rekening houdend met de resultaten van de monitoring, : 1. de actualisatie en evaluatie van de acties;2. de oplijsting van de te beslissen acties, met hun geraamde kost T en Ts en hun impact op de operationele resources en op de budgettaire marge T en Ts van het boekjaar;3. een beslissing omtrent de voorgestelde acties met hun geraamde kost T en Ts en hun impact op de operationele resources en op de budgettaire marge T en Ts van het boekjaar. De periodiciteit van dit proces wordt door de dienst bepaald. 4.5 Vereiste administratieve en budgettaire gegevens 4.5.1 Administratieve gegevens 4.5.1.1 De juridische banden Een juridische band wordt gedefinieerd door de hoedanigheid van de persoon (manager, statutair of contractueel), zijn niveau, zijn graad of zijn klasse en de reden van indienstneming bij de contractueel (uitzonderlijke en tijdelijke behoeften, bijkomende of specifieke opdrachten, vervanging van afwezige personeelsleden,....).

In de regel zal een persoon slechts één juridische band hebben met de dienst. Toch is het niet uitgesloten dan sommige er meerdere hebben.

Vb. een statutair die aangeduid is voor een managementfunctie N-2 heeft twee juridische banden met dezelfde dienst nl. één als statutair en één als manager.

Aan elke juridische band is een operationele en budgettaire situatie verbonden. 1. De operationele situatie van een juridische band geeft aan in welke mate en gedurende welke periode de persoon werkelijk inzetbaar is voor een operationele entiteit.Dit wordt uitgedrukt in voltijds equivalent (VTE). Vb. de statutair die aangewezen is als manager N-2 is niet operationeel in zijn juridische band als statutair. In deze juridische band is zijn operationele situatie dan ook gelijk aan 0 VTE. In de meeste gevallen zal aan één juridische band slechts één operationele situatie verbonden zijn. Niettemin kunnen er zich gevallen voordoen waarin voor één juridische band toch meerdere operationele situaties optreden. Vb. een administratief deskundige die telkens voor 50% bij twee verschillende operationele entiteiten zijn functie uitoefent. Zijn VTE wordt dan pro rata over beide operationele situaties verdeeld. 2. De budgettaire situatie van een juridische band geeft aan ten laste van welke financieringsbron hij valt, of zijn last 100 % is of niet (100 % = 1 budgettaire eenheid of BE) en voor welke periode deze budgettaire last geldt. De juridische banden die in hoofde van een persoon op een beschouwde datum geobserveerd worden kunnen dus weergegeven worden aan de hand van hun kwantitatieve en kwalitatieve kenmerken.

Vb. De juridische banden voor een bepaalde periode van persoon X, statutair, attaché in klasse A2, aangewezen voor een hogere functie in klasse A3, zijn gedefinieerd als volgt : Juridische band 1 : statutair, A2, 0 VTE, 0 BE. Juridische band 2 : statutair, A3, 1 VTE, 1 BE. 4.5.1.2 De personeelsbewegingen De bewegingen die worden onderscheiden zijn : - instroom : er wordt een nieuwe juridische band gecreëerd (vb. een werving) of een of meerdere aspecten van een bestaande juridische band wordt (worden) opnieuw geactiveerd (vb. bij een terugkeer uit opdracht); - uitstroom : een bestaande juridische band wordt definitief beëindigd (vb. pensionering) of een of meerdere aspecten van een bestaande juridische band wordt (worden) gedesactiveerd (vb. een detachering). - bevorderingen : sommige bewegingen omvatten een gelijktijdige in- en uitstroom. Dit zijn de volgende bevorderingen die onderworpen zijn aan een beslissing : de bevorderingen naar A2, A3, A4, A5 en de overgangen naar een hoger niveau.

Het betreft hier personeelsbewegingen die een significante invloed hebben op de middelen (juridische band, operationele situatie) en de budgettaire lasten voor de betrokken periode.

De gekende bewegingen kunnen dus gedefinieerd worden via de kenmerken van de juridische banden van de betrokken personen. 4.5.1.3 De acties Naargelang de evolutie van haar levenscyclus, heeft een actie verschillende statuten nl. - gepland : dit is een mogelijke actie; - beslist : dit is een actie die werd geactiveerd door het management.

Dit betekent dat er kredieten werden gereserveerd en ze mag uitgevoerd worden; - in uitvoering : dit is een actie waarvan het proces van uitvoering lopend is en waarvoor kredieten werden gereserveerd; - beëindigd : dit is een actie die ofwel uitgevoerd is ofwel werd geannuleerd.

Er moet rekening worden gehouden met de impact van de acties die beslist of in uitvoering zijn op de beschouwde datum. Een uitgevoerde actie is een actie die omgevormd is in een personeelsbeweging en wordt dus daar opgelijst.

Van de besliste of in uitvoering zijnde acties op de beschouwde datum zijn minimaal volgende gegevens beschikbaar : - type : instroom, uitstroom of bevordering; - hoedanigheid (manager, statutair, contractueel); - niveau, klasse; - aantal VTE; - de reden van indienstneming voor contractuelen; - de geraamde datum van realisatie. 4.5.2 Budgettaire gegevens De totale personeelskost omvat de individuele personeelskost, bepaald vertrekkend van de budgettaire situatie van elke juridische band en de laatst gekende individuele betalingsgegevens, de globale personeelskosten en de impact van de besliste of in uitvoering zijnde acties. 4.5.2.1 Notie personeelskost De notie « personeelskost » omvat meer dan de direct toerekenbare lonen en wedden.

De uitgaven die gemeenschappelijk zijn voor alle diensten kan men onderverdelen in 4 grote rubrieken met elk nog een onderverdeling : 1. lonen en wedden 2.recurrente vergoedingen 2.1. haard- en standplaatsvergoeding 2.2. kinderbijslag 2.3. taalpremie 2.4. premie voor de leidinggevende 2.5. andere 3. periodieke vergoedingen 3.1. vakantiegeld 3.2. eindejaarspremie 3.3. premie voor competentieontwikkeling 3.4. andere 4. indirecte en sociale lasten 4.1. werkgeversbijdragen lonen en wedden 4.2. aandeel werkgever in groeps- en hospitalisatieverzekeringen 4.3. aandeel werkgever in sociale abonnementen 4.4. vooropzeg 4.5. andere.

Binnen deze kosten zijn een aantal niet individueel toewijsbaar (abonnementen, verzekeringen,..). De diensten staan zelf in voor de betaling ervan.

In regel worden de individueel toewijsbare kosten betaald door de Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven (CDVU).

Sommige diensten betalen evenwel zelf een aantal individueel toewijsbare kosten. 4.5.2.2 Controle van de reële individuele personeelskost Maandelijks ontvangt de dienst van de CDVU de individuele betalingsgegevens ten laste van de enveloppe.

Met het oog op een zo realistisch mogelijke raming van de individuele personeelskost, worden voorafgaandelijk de reële individuele betalingen gecontroleerd ten einde aan de basis over correcte gegevens te kunnen beschikken.

Maandelijks zal de dienst de gegevens van de budgettaire situaties verbonden aan de juridische banden met de individuele betalingsgegevens vergelijken. Hij zal daarbij kunnen toetsen of : - iedereen betaald is die moest betaald worden; - niemand verkeerdelijk werd betaald vanuit de enveloppe; - de betaling van iemand die definitief vertrokken is wel is stopgezet.

Indien de gegevens niet in overeenstemming zijn, worden de vereiste correctieve acties genomen.

Elke betaling die niet overeenstemt met de gegevens van de budgettaire situatie wordt als niet-valide beschouwd.

De niet-valide betalingen zijn niet recupereerbaar en worden voor de enveloppe beschouwd als recurrente lasten zolang niet is aangetoond dat het om eenmalige achterstallen gaat.

Voor de raming van de personeelskost worden de niet-valide betalingen in een afzonderlijke categorie ondergebracht.

De individueel toewijsbare personeelsuitgaven die de dienst zelf verricht moeten op dezelfde wijze verwerkt worden en hierop dienen dezelfde controles te worden uitgevoerd als op de gegevens die door de CDVU worden verstrekt.

Het totaal van de individuele personeelskost dient overeen te stemmen met het totaal van de ordonnanties van dit type die door de Thesaurie zijn geregistreerd. 4.5.2.3 Raming van de individuele personeelskost De individuele personeelskost wordt geraamd op basis van de laatst gekende en voorafgaandelijk gecontroleerde individuele personeelskost. - De lonen en wedden evenals het recurrente gedeelte van de kost worden geëxtrapoleerd naar elke maand die nog moet worden betaald. - Het periodieke gedeelte wordt geëxtrapoleerd in functie van de vastgelegde periodiciteit. - Het vakantiegeld en de eindejaarspremie worden aangerekend op de overeenstemmende betalingsmaanden. - De werkgeversbijdragen worden aangerekend op de maanden waarin ze nog moeten betaald worden.

Sommige individuele personeelskosten kunnen enkel globaal geraamd worden.

Het betreft kosten die pas op het tijdstip van de betaling individualiseerbaar zijn. - Premies zoals de premie voor competentieontwikkeling worden geraamd vertrekkend van een globaal geraamd bedrag en een ordonnanceringsritme. - De éénmalige toelagen, de impact van bijzondere vereffeningen, technische regularisaties of achterstallen worden op dezelfde wijze geraamd. - De niet-valide recurrente betalingen worden globaal geëxtrapoleerd voor elke maand die nog moet betaald worden.

De raming die het resultaat is van bovenstaande berekeningen dient aangevuld te worden met de raming van twee parameters voor de globale loonmassa : de impact van voorziene indexsprongen en de raming van de loondrift. - De meerkost die met de indexsprong overeenstemt wordt berekend voor elke betalingsmaand waarvoor de nieuwe index is voorzien. - De globale impact van de verschillende factoren die de evolutie van de loonmassa positief of negatief beïnvloeden, wordt geraamd voor elke betalingsmaand. Deze raming gebeurt op basis van de door de dienst gekende factoren (vb. baremieke verhogingen, evolutie in deeltijdse arbeid, verloven van lange duur) en op basis van de natuurlijke evolutie die afgezien van de in- en uitstroom, werd vastgesteld tijdens de voorgaande maanden en jaren.

Als voor een budgettaire situatie van een juridische band geen betalingsgegevens gekend zijn (vb. eerste maand van indiensttreding, beweging tijdens het boekjaar) dient een individuele kostenramer te worden voorzien. 4.5.2.4 Raming van de personeelskost van de besliste of in uitvoering zijnde acties Voor elke besliste of in uitvoering zijnde actie op de beschouwde datum, wordt de personeelskost geraamd op basis van een kostenramer.

De netto impact wordt berekend voor elk van de betalingsmaanden van het boekjaar rekening houdend met de voorziene datum van realisatie van de actie. 4.5.2.5 Controle en raming van de niet individualiseerbare personeelskost Voor de niet individualiseerbare personeelsuitgaven die door de dienst zelf zijn gerealiseerd (abonnementen, verzekeringen,...) gebeurt de controle op basis van de door de Thesaurie geregistreerde ordonnanties van dit type. Het totaal van deze globale uitgaven dient overeen te stemmen met het totaal van de betreffende ordonnanties. De vereist correctieve acties worden genomen ingeval er geen overeenstemming vastgesteld wordt.

De raming van deze kost voor het boekjaar gebeurt op basis van een globaal geraamd bedrag en een ordonnanceringsritme. 4.5.2.6 Kost T en Ts De kost T is de som van de berekende kost of impact voor elk van de betalingsmaanden van het boekjaar T. De kost Ts is de extrapolatie in 12/12 van de laatste gekende individuele betalingsgegevens. Hij wordt geraamd voor alle juridische banden die na de laatste betalingsmaand van het boekjaar T blijven voortbestaan. De kost Ts van de juridische banden die eindigen tijdens het boekjaar T is dus gelijk aan 0.

De kost Ts van een besliste of in uitvoering zijnde actie is de geraamde impact op jaarbasis. Hij wordt geraamd voor alle acties die de laatste maand van het boekjaar T overschrijden. Voor punctuele acties die enkel tijdens het boekjaar T een impact hebben is de kost Ts dus 0. 4.5.2.7 Samenvatting van de budgettaire gegevens Het totaal van de gerealiseerde personeelskosten dient overeen te stemmen met het totaal geregistreerd door de Thesaurie voor de enveloppe.

De tabel in bijlage 3b geeft de globale budgettaire situatie weer voor de enveloppe. Ze is gebaseerd op de laatst gekende betalingsmaand.

Punt 1 globaliseert alle gerealiseerde en geraamde kosten. Het detail van de gerealiseerde en geraamde individualiseerbare betalingen en van de geraamde impact van de acties is opgenomen in punt 2. De uitsplitsing « individueel » en « globaal » weerspiegelt het onderscheid tussen de kosten die rechtstreeks toewijsbaar zijn aan elk individu en deze die het enkel kunnen zijn na realisatie.

De bedragen T en Ts opgenomen voor elke rubriek van bijlage 3a stemt overeen met het totaal van de gerealiseerde en geraamde individuele kosten T en Ts, vermeerderd met de geraamde impact T en Ts van de acties.

Het algemeen totaal van bijlage 3a zal dus gelijk zijn aan het totaal van de rubrieken « gerealiseerd individueel », « geraamd individueel » en « acties » in punt 2 van bijlage 3b. 4.6 Model 4.6.1 Tabellen In bijlage zijn volgende tabellen opgenomen : - bijlage 1 : Evolutie van de operationele resources in VTE; - bijlage 2 : Actieplan; - bijlage 3a : Referentietoestand van de human resources; - bijlage 3b : Referentietoestand van de budgettaire lasten; - bijlage 4a : Detail van de in- en uitstroom inbegrepen in de referentietoestand van de human resources; - bijlage 4b : Detail van de acties inbegrepen in de referentietoestand van de human resources.

De indeling van de contractuelen gebeurt overeenkomstig de redenen van indiensttreding. De rubriek « andere » omvat de contractuelen die niet bij de uitzonderlijke en tijdelijke personeelsbehoeften (UTB), de bijkomende of specifieke opdrachten (BSO) of de vervangingscontractuelen zijn ingedeeld.

Het betreft hier onder meer : - de contractuelen bedoeld in artikel 4, § 1, 4°, van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken; - de resterende contractuelen van de wet van 20 februari 1990 (enig statuut); - de jongeren met een startbaanovereenkomst; - de contractuelen met een contract van onbepaalde duur in toepassing van artikel 33 van de wet van 22 maart 1999 en van artikel 451, 1e lid, van de programmawet van 24 december 2002.

De tabel in bijlage 3b omvat de 12 betalingsmaanden van het boekjaar (december tot november) en een kolom voor de eindejaarspremie (EJP) betreffende dat boekjaar die uitbetaald wordt in de eerste maand van het volgend boekjaar. 4.6.2 Context waarin de tabellen gebruikt worden In de context van planning worden de tabellen in bijlage 1, 2 en 3 aangemaakt, de tabellen in bijlage 4 zijn optioneel in te vullen : - de tabel in bijlage 1 : omvat de beginsituatie van de operationele resources, de beoogde situatie op het einde van het boekjaar waarop het operationeel personeelsplan betrekking heeft en, indien ervoor geopteerd wordt, de beoogde situatie op het einde van de planningsperiode van het strategisch personeelsplan.

Het aantal operationele resources in de beginsituatie stemt overeen met het aantal opgenomen in de referentietoestand van de human resources in de tabel in bijlage 3a.

De strategische planning en de eerste operationele planning hebben eenzelfde beginsituatie. - de tabel in bijlage 2 : omvat voor elk boekjaar de acties die in aanmerking kunnen komen om de gewenste evolutie te realiseren met hun netto budgettaire impact T en Ts; - de tabel in bijlage 3a : is de geconsolideerde inventaris van de human resources voor het boekjaar met hun geraamde individuele kost T en Ts, weergegeven op de begindatum van het boekjaar. De gekende personeelsbewegingen en de besliste of in uitvoering zijnde acties zijn begrepen in de geconsolideerde inventaris. Hun detail kan weergeven worden in de tabellen in bijlage 4; - de tabel in bijlage 3b : ingeval van planning omvat deze tabel de geraamde bedragen voor alle betalingsmaanden van het boekjaar en, in voorkomend geval, de reële bedragen voor de maanden die reeds verstreken zijn.

Voor de rapportering in het kader van de monitoring van de operationele en budgettaire resources wordt gebruik gemaakt van de tabellen vervat in bijlage 1 en 3, optioneel deze vervat in bijlage 4 : - de tabel in bijlage 1 : laat toe de evolutie van de operationele resources op te volgen ten overstaan van de beginsituatie en de situatie van de vorige maanden en de kloof met de beoogde eindsituatie te bepalen. Elke maand zal dus in rubriek A een nieuwe situatie van de operationele resources worden weergegeven. Het totaal van deze resources zal telkens overeenstemmen met het totaal van de VTE vervat in de referentietoestand van de human resources op de gegeven datum. - de tabellen in bijlage 3 : laten toe maandelijks de referentietoestand vast te leggen van de human resources en van de budgettaire lasten.

De referentietoestand van de human resources op een gegeven datum, zal voor de resterende maanden van het boekjaar de gegevens inzake de bestaande juridische banden, de gekende personeelsbewegingen en de besliste of in uitvoering zijnde acties consolideren.

De referentietoestand van de budgettaire lasten op een gegeven datum omvat voor de verstreken betalingsmaanden de reële betalingsgegevens en voor elk van de resterende betalingsmaanden de geraamde budgettaire gegevens. De totale kost T is hier dus de som van de reële betalingsgegevens en de geraamde budgettaire lasten voor de nog te betalen maanden. 5 Proces van personeelsplanning en opvolging van de uitvoering Het proces van personeelsplanning en opvolging van de uitvoering ervan is een geïntegreerd proces waarin meerdere actoren optreden. 5.1 Stafdienst P&O De stafdienst P&O bereidt het personeelsplan voor vertrekkend van de referentiesituatie die hij voor de begindatum van de planningsperiode heeft opgesteld.

Hij bewaakt het proces van goedkeuring van het personeelsplan met inbegrip van het voorgeschreven overleg met de representatieve vakorganisaties in het overlegcomité ad hoc.

Hij waakt erover dat het goedgekeurd personeelsplan, via het meest geschikte kanaal, aan de personeelsleden wordt meegedeeld.

Hij verzekert ten behoeve van het management de monitoring en de opvolging van de menselijke en budgettaire middelen.

Hij stelt ten behoeve van de Inspecteur van Financiën het geheel van de rapporten, voorzien in deze omzendbrief, op en bezorgt hem, in voorkomend geval, het geheel van de gegevens aan de hand waarvan de methodologie en de verschillende rapporten werden opgesteld. 5.2 Het directiecomité Het werkt het personeelsplan uit en zendt het voor akkoord naar de betrokken minister(s).

In het kader van de monitoring en de opvolging, volgt het de uitvoering van het plan en de personeelsenveloppe op en neemt het de nodige beslissingen, op basis van de rapportering van de stafdienst P&O. 5.3 De voorzitter van het directiecomité De voorzitter van het directiecomité is verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsplan. 5.4 De ministers(s) bevoegd voor de dienst De minister(s) bevoegd voor de dienst keurt (keuren) het plan goed en legt (leggen) het voor advies en goedkeuring voor in het kader van de administratieve en begrotingscontrole. 5.5 De inspecteur van Financiën De Inspecteur van Financiën geeft een advies over het plan.

Hij voert een controle uit op de uitvoering van het plan en de personeelsenveloppe.

Hij spreekt zich uit over de kwaliteit van het rapporteringssysteem dat de dienst heeft uitgewerkt conform de in deze omzendbrief uiteengezette methodologie. 5.6 De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting Elk personeelsplan wordt, vóór de aanvang van het betrokken boekjaar, door de betrokken minister(s) voor akkoord voorgelegd aan de Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting.

Dezen kunnen beslissen dat hun akkoord betreffende het strategisch plan en het operationeel plan van het eerste jaar, vrijstelt van hun akkoord betreffende de operationele plannen van het tweede, derde en vierde jaar, op voorwaarde dat deze plannen een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën hebben verkregen en dat hun een copie van de door de Inspecteur van Financiën goedgekeurde plannen wordt toegestuurd.

In voorkomend geval wordt deze vrijstelling gegeven in de tekst van hun akkoord.

De Minister van Begroting, Mevr. F. VAN DEN BOSSCHE De Minister van Ambtenarenzaken, C. DUPONT Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld