SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

9 JUILLET 2007. - Circulaire n° 574 Information relative au plan de personnel et à l'enveloppe de personnel

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation et les services qui en dépendent.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Les circulaires n° 526 du 13 juillet 2002, 544 du 5 mars 2004 et 550 du 10 novembre 2004 procuraient des informations concernant la fixation des enveloppes de personnel et les conditions auxquelles devait satisfaire un plan de personnel minimal.

Les services se sont depuis suffisamment familiarisés avec la mise en pratique de ces lignes directrices.

Une simplification et une accélération de la procédure d'approbation pour l'enveloppe de personnel et la planification du personnel s'impose néanmoins.

Il est également indiqué d'insister sur les possibilités que le plan de personnel offre comme instrument de gestion, de clarifier l'évolution d'un certain nombre de notions et d'introduire les concepts d'« enveloppe pluriannuelle » et de « planification pluriannuelle », avec pour objectif une gestion de personnel plus efficiente.

La présente circulaire contient tous les éléments qui doivent permettre aux services de fonctionner de façon efficiente au sein des moyens budgétaires disponibles, d'élaborer et d'exécuter leur planification de personnel.

Elle exécute également l'article 3, alinéa 3, de l'arrêté royal du 9 juillet 2007 relatif au contrôle de la mise en oeuvre du plan de personnel par l'inspection des Finances.

Elle remplace, pour les services visés dans son champ d'application, les circulaires 526, 544 et 550 existantes.

Dans le texte suivant, on entend par service les services repris dans le champ d'application de la présente circulaire. 1 Enveloppe de personnel 1.1 Crédits qui forment l'enveloppe de personnel L'enveloppe de personnel, tel que fixé par le Conseil des Ministres, est composé : - des crédits budgétaires pour l'ensemble du personnel statutaire et contractuel : l'ensemble des A.B. 11.03, 11.04 et autres 11.XX (sauf l'A.B. 11.05 et certains cas particuliers), les crédits de personnel payés sur les dotations et les moyens propres, majorés - des crédits destinés à couvrir des dépenses de personnel prévus dans la provision interdépartementale. 1.2 Enveloppe pluriannuelle et annuelle Par enveloppe pluriannuelle, on entend une enveloppe de référence allouée à un service pour les années budgétaires successives d'une législature pour pouvoir accomplir ses missions.

A politique inchangée, l'enveloppe annuelle correspond à l'enveloppe de référence adaptée à un exercice, sur base d'un certain nombre de paramètres.

Le Conseil des Ministres détermine le montant de l'enveloppe de référence et les paramètres en question, de même que le montant des enveloppes annuelles.

La loi budgétaire contient les crédits de personnel approuvés qui forment le montant de l'enveloppe annuelle pour l'exercice concerné. 1.3 Calcul de l'enveloppe annuelle L' « enveloppe année T » est égale à la somme des éléments suivants : a. l'enveloppe annuelle T-1 qui comprend les crédits de personnel et le droit de tirage de la provision interdépartementale;b. l'index appliqué à cette enveloppe T-1;c. le droit de tirage de la provision interdépartementale T. L'index et le droit de tirage sur la provision interdépartementale sont des paramètres fixés par le Conseil des Ministres.

L'index à appliquer est toujours communiqué dans les instructions pour l'élaboration du budget.

La provision interdépartementale est celle inscrite au budget du SPF B&CG et qui comprend notamment les crédits prévus pour faire face à : - la réforme des carrières notamment (révision des échelles, primes de compétence, etc); - des problématiques de personnel spécifiques ponctuelles de certains services.

Chaque service se voit allouer un droit de tirage dans cette provision, qui correspond à l'estimation du coût des différentes mesures entrant en vigueur pendant l'année concernée (année T).

Il y fait si nécessaire appel en fin d'année T pour pouvoir payer lesdites mesures si ses crédits ne suffisent pas. La provision fait alors l'objet d'une « répartition de crédit provisionnel » pour les montants réellement nécessaires vers les services concernés (initiative du SPF B&CG).

En T+1, les montants prévus dans la provision interdépartementale T pour couvrir des surcoûts récurrents en matière de personnel, sont intégrés aux crédits de personnel de l'année T+1 de sorte que le service dispose des crédits récurrents nécessaires pour couvrir toutes les mesures de personnel mises en place. Les montants prévus pour les mesures non récurrentes ne sont quant à eux pas intégrés. 1.4 Enveloppe de référence à partir de l'exercice 2009 L'introduction du système de l'enveloppe pluriannuelle va de pair avec une révision générale des enveloppes de personnel sur le plan de la composition et de la structure.

Cette révision se déroulera en concertation avec les services concernés lors de trilatérales avec les responsables des SPF B&CG et P&O. Après ce processus, le Conseil des Ministres déterminera la composition et le montant des enveloppes de référence qui seront valables à partir de l'exercice 2009. Ceci se fera dans un délai permettant aux services d'établir à temps leur planification pour 2009. 2 Plan de personnel 2.1 Plan de personnel stratégique L'introduction de l'enveloppe pluriannuelle couplée au cycle de législature offre aux services la possibilité de compléter le plan de personnel dans la forme actuelle, d'une vision stratégique à un horizon de quatre ans.

La faisabilité de la vision stratégique est testée sur base du/des premier(s) plan(s) opérationnel(s) réalisé(s).

Dans le plan de personnel stratégique, l'évolution recherchée des besoins opérationnels est décrite en fonction des lignes stratégiques du service et celles que le gouvernement a dessinées en début de législature et compte tenu de la situation de référence des ressources humaines à la date de début de la période de planification.

La planification des besoins de personnel se fera de façon réaliste et responsable, on gardera en vue l'impact possible de certaines évolutions (aussi bien internes qu'externes) sur la détermination des besoins de personnel stratégiques en termes qualitatifs et quantitatifs. Par exemple, introduction de nouvelles technologies, restructurations annoncées, vieillissement de l'effectif de personnel,....

Le plan de personnel stratégique se réalise au travers de quatre plans de personnel opérationnels successifs. Il n'a donc pas de plan d'action propre. 2.2 Plan de personnel opérationnel Pour réaliser l'exécution progressive du plan de personnel stratégique, un plan de personnel opérationnel est élaboré pour chaque exercice compris dans l'horizon du plan stratégique.

Chaque plan opérationnel décrit l'évolution des ressources opérationnelles qu'on veut voir réalisée à la fin de l'exercice concerné, compte tenu de la situation de référence des ressources humaines et des charges budgétaires estimées établie pour la date de début de l'exercice.

Il est établi un plan de personnel pour chaque enveloppe de personnel et chaque exercice budgétaire.

Sur le plan budgétaire, ce plan doit être compatible avec les moyens disponibles dans l'enveloppe pour l'exercice concerné.

Le caractère réaliste de la planification est démontré au travers du plan d'action.

Le plan d'action décrit les différentes actions envisageables pour atteindre l'évolution souhaitée et leur impact budgétaire.

Un plan d'action n'est en aucun cas une liste de recrutements, promotions,... autorisés. En effet, pour être mise en oeuvre, chaque action doit être testée par rapport à l'objectif opérationnel et par rapport aux moyens budgétaires disponibles en cours d'exercice (marge T) et par rapport aux moyens budgétaires structurels (en 12/12) disponibles (marge Ts).

Pendant l'exercice, une marge budgétaire supplémentaire peut se libérer qui rend possible de nouvelles actions, non prévues dans le plan d'action susmentionné.

D'une manière générale, il peut être posé que lors de l'exécution du plan de personnel, des actions peuvent être décidées pour autant qu'elles respectent l'évolution souhaitée des ressources humaines opérationnelles et qu'elles restent dans les limites de la marge budgétaire T et Ts disponible.

En résumé, un plan de personnel contient, pour la totalité de l'enveloppe, une synthèse des évolutions souhaitées des ressources opérationnelles, un plan d'action et une situation de référence des ressources humaines et des charges budgétaires.

Les évolutions souhaitées des ressources opérationnelles et la situation de référence des ressources humaines peuvent être ventilées en entités opérationnelles.

Lorsqu'un plan de personnel est soumis au contrôle administratif et budgétaire, la ventilation susmentionnée est communiquée à titre informatif. Les services qui disposent de plusieurs enveloppes fourniront également une vue agrégée résultant de l'ensemble des plans individuels établis. 2.3 Un plan de personnel stratégique possible à partir de l'exercice 2009 Les services qui veulent entrer dans le système pourront, dès allocation des enveloppes de référence, élaborer leur premier plan de personnel stratégique sur un horizon de 4 ans (jusqu'en 2012) avec le premier plan opérationnel y associé.

Les autres services élaboreront en tout cas un plan de personnel opérationnel annuel. 2.4 Plan de personnel et cadres linguistiques Si un service contient aussi bien des services centraux que des services d'exécution dont l'activité s'étend à tout le pays, il veillera à ce qu'une ventilation du plan global se fasse aussi selon cet angle d'incidence.

Pour permettre à la Commission Permanente de Contrôle Linguistique de formuler un avis sur les cadres linguistiques, il lui sera envoyé la partie de plan de personnel approuvé qui concerne les services centraux et les services d'exécution dont l'activité s'étend à tout le pays. 3 Plan de personnel et moyens budgétaires 3.1 Planification versus exécution En T-1 et au plus tard lors de l'élaboration du budget initial de l'année T, un plan de personnel opérationnel pour cette même année T est établi, à politique inchangée, sur base de l'enveloppe comme décrit au point 1.3.

Il est exécuté dans le strict respect des crédits de personnel effectivement repris dans le budget qui est voté pour l'année T. Pour rappel, l'exercice en matière de dépenses de personnel débute le 1er décembre et se clôture le 30 novembre. 3.2 Planification et différentes sources de financement Le plan de personnel est établi pour la globalité des crédits de personnel alloués à une enveloppe.

Le plan de personnel est exécuté pour l'ensemble des crédits de personnel constituant l'enveloppe qui sont repris dans le budget voté pour l'exercice concerné.

Néanmoins, sur le plan du suivi budgétaire, il est nécessaire de faire le lien avec les différents crédits assurant le financement de l'enveloppe pour permettre à la Trésorerie de les identifier.

Lors des trilatérales dont question au point 1.4, il est défini quels sont les crédits qui peuvent être globalisés dans une enveloppe et ceux qui ne peuvent l'être. Ces derniers constituent une ou plusieurs enveloppe(s) distincte(s). En attendant les résultats des trilatérales, les sources de financement distinctes sont considérées comme des enveloppes distinctes. 3.3 Estimation de la marge budgétaire T et Ts Pour chaque enveloppe, il appartient à chaque service d'estimer sa marge budgétaire T et Ts pour l'exercice T. 3.4 Adaptation de la planification de personnel pendant l'exercice Les ressources opérationnelles et les charges y associées sont en permanente évolution.

Lorsque des crédits supplémentaires sont alloués pour le financement de nouvelles ressources humaines de sorte que l'évolution recherchée subit une modification significative une adaptation de la planification opérationnelle et/ou stratégique est requise. 4 Méthodologie La méthodologie repose essentiellement sur le concept de « situation de référence » et sur trois activités principales : la planification, le monitoring et le suivi. 4.1 Situation de référence Pour une période donnée, la situation de référence est l'inventaire connu ou projeté des ressources humaines et des charges budgétaires estimées à la date de début de cette période et consolidé pour cette période. Elle est établie pour la globalité de l'enveloppe.

En planification la date de début se situera généralement dans le futur et la période de référence concernera un exercice budgétaire entier.

Situation de référence des ressources humaines Cette situation intègre en termes de quantité, qualité et coût T : - les ressources humaines observées; - les mouvements de personnel connus; - les actions décidées et en cours d'exécution.

Elle peut être dressée selon le niveau d'agrégation des données, c'est-à-dire par entité opérationnelle ou globalement pour le service.

Elle peut varier selon le temps : - elle peut être dressée à la date de début projetée de l'exercice pour une période couvrant tous les mois de l'exercice; - elle peut être dressée à une date ponctuelle durant l'exercice pour une période couvrant les mois restants de l'exercice à partir de cette date.

Situation de référence des charges budgétaires Cette situation identifie la totalité des coûts de personnel réalisés et estimés à charge de l'enveloppe.

Elle peut varier dans le temps. Au début de l'exercice, les coûts en personnel sont estimés pour chaque mois de paiement de cet exercice. A mesure que l'exercice progresse, la part de données de paiement réelles dans la situation augmentera et elles ne devront dès lors plus être estimées que pour chaque mois de paiement restant. 4.2 Planification La planification vise à estimer, en ETP l'évolution des ressources opérationnelles, pendant une période située dans le futur, nécessaire à la réalisation des objectifs de l'organisation 4.3 Le monitoring Le monitoring vise à dresser, à des dates ponctuelles de l'exercice, la situation de référence des ressources humaines et des charges budgétaires et à confronter celle-ci : - aux situations de référence précédentes; - à l'objectif des ressources opérationnelles - aux moyens budgétaires disponibles.

Les résultats de cette activité indiqueront : - s'il y a encore, en matière de ressources opérationnelles, un écart avec l'évolution souhaitée et, - s'il reste encore, en matière de ressources budgétaires, une marge pour entreprendre des actions.

Ils assurent également la fonction de feu clignotant dans le cas d'un risque de dépassement de l'enveloppe. Dans ce cas, les actions correctives nécessaires sont prises, ce qui peut signifier, entre autres, que les priorités doivent être ajustées.

Il est conseillé d'effectuer cette activité mensuellement. 4.4 Suivi Le suivi, compte tenu des résultats du monitoring, vise : 1. l'actualisation et l'évaluation des actions;2. l'énumération des actions à décider, avec leur coût T et Ts estimé et leur impact sur les ressources opérationnelles et sur la marge budgétaire T et Ts de l'exercice;3. une décision concernant les actions proposées avec leur coût T et Ts estimé et leur impact final sur les ressources opérationnelles et sur la marge budgétaire T et Ts de l'exercice. La fréquence de cette activité est déterminée par le service. 4.5 Données administratives et budgétaires requises 4.5.1 Données administratives 4.5.1.1 Les liens juridiques Un lien juridique est défini par la qualité de la personne (manager, statutaire ou contractuel), son niveau, son grade ou sa classe et la raison de l'entrée en service comme contractuel (besoins exceptionnels et temporaires, tâches auxiliaires ou spécifiques, remplacement d'un membre du personnel absent,...) En principe, une personne aura seulement un lien juridique avec le service. Pourtant, il n'est pas exclu que certaines en aient plusieurs.

Exemple : un statutaire qui est désigné pour une fonction de management N-2 entretient deux liens juridiques avec le même service, c'est-à-dire un comme statutaire et un comme manager.

A chaque lien juridique est associée une situation opérationnelle et budgétaire. 1. La situation opérationnelle d'un lien juridique indique dans quelle mesure une personne est effectivement disponible pour une entité opérationnelle.Ceci est exprimé en équivalent temps plein (ETP).

Exemple : le statutaire qui est désigné comme manager -2 n'est pas opérationnel du point de vue de son lien juridique comme statutaire.

Dans ce lien juridique-là, sa situation opérationnelle est égale à 0 ETP. Dans la plupart des cas, un lien juridique correspondra seulement à une situation opérationnelle. Néanmoins, il peut y avoir des cas où à un lien juridique correspond plusieurs situations opérationnelles.

Exemple : un expert administratif qui exerce sa fonction en permanence à raison de 50% dans deux entités opérationnelles différentes. Son ETP se répartit alors au pro rata sur les deux situations opérationnelles. 2. La situation budgétaire d'un lien juridique indique la source de financement dont il est à charge, si la charge du lien est à 100 pourcent ou non (100 %= 1 unité budgétaire ou UB) et pour quelle période cette charge budgétaire existe. Les liens juridiques qui sont observés dans le chef d'une personne à une date considérée peuvent donc être traduits en fonction de leurs caractéristiques quantitatives et qualitatives.

Exemple : les liens juridiques pour une période déterminée d'une personne X, statutaire, attaché de classe A2, désignée pour une fonction supérieure de classe A3, sont définis comme suit : Lien juridique 1 : statutaire, A2, 0 ETP, 0 UB. Lien juridique 2 : statutaire, A3, 1 ETP, 1 UB. 4.5.1.2 Les mouvements de personnel Les mouvements qu'on distingue sont : - les entrées : un nouveau lien juridique a été créé (ex. un recrutement) ou un ou plusieurs aspects d'un lien juridique existant est (sont) réactivé(s) (ex. par un retour de mission); - les sorties : un lien juridique existant est définitivement rompu (ex. pension) ou un ou plusieurs aspects d'un lien juridique existant est (sont) désactivé(s) (ex. un détachement). - promotions : certains mouvements impliquent une entrée et une sortie simultanément. Ce sont les promotions suivantes soumises à décision : les promotions vers A2, A3, A4 et A5 et les accessions au niveau supérieur.

Il s'agit de mouvements de personnel qui affectent significativement les ressources (lien juridique, situation opérationnelle) et les charges budgétaires pour la période concernée.

Les mouvements connus peuvent donc être définis par les caractéristiques des liens juridiques des personnes concernées. 4.5.1.3 Les actions Tout au long de l'évolution de son cycle de vie, une action connaît plusieurs statuts, c'est-à-dire : - planifiée : c'est une action possible; - décidée : c'est une action qui est activée par le management. Ceci signifie que des crédits sont réservés et qu'elle peut être exécutée; - en cours d'exécution : c'est une action dont le processus d'exécution est en cours et pour laquelle des crédits sont réservés; - terminée : c'est une action qui, soit est exécutée, soit a été annulée.

L'impact des actions décidées ou en cours d'exécution à la date considérée doit être pris en compte. Une action exécutée est une action qui est transformée en un mouvement de personnel et y est donc listée.

Sur les actions décidées ou en cours d'exécution à une date considérée, les données minimales suivantes sont disponibles : - type : entrée, sortie ou promotion; - qualité (manager, statutaire, contractuel); - niveau, classe; - nombre d'ETP; - la raison de l'engagement pour les contractuels; - la date estimée de la réalisation. 4.5.2 Données budgétaires Le coût total de personnel comprend le coût individuel de personnel, déterminé à partir de la situation budgétaire associée à chaque lien juridique et les dernières données de paiement individuelles connues, les coûts globaux de personnel et l'impact des actions décidées ou en cours d'exécution. 4.5.2.1 Notion de coût de personnel La notion « coût de personnel » ne comprend pas que les salaires et traitements directement imputables.

Les dépenses, communes à tous les services, peuvent se regrouper en 4 grandes catégories subdivisées : 1. salaires et traitements 2.allocations récurrentes 2.1. allocations de foyer et résidence 2.2. allocations familiales 2.3. prime linguistique 2.4. prime de direction 2.5. autres 3. allocations périodiques 3.1. pécule de vacances 3.2. allocation de fin d'année 3.3. prime de développement des compétences 3.4. autres 4. charges indirectes et charges sociales 4.1. cotisations patronales sur salaires et traitements 4.2. quote-part patronale dans assurances de groupe et hospitalisation 4.3. quote-part patronale dans abonnements sociaux 4.4. préavis 4.5. autres.

Parmi ces coûts, il s'en trouvent un certain nombre qui ne sont pas individualisables (abonnement, assurances,...). Leur paiement est assuré par les services eux-mêmes.

En principe, les coûts individualisables sont payés par le Service Central des Dépenses Fixes (SCDF.) Certains services paient toutefois eux-mêmes un certain nombre de coûts individualisables. 4.5.2.2 Contrôle du coût de personnel individuel réel Mensuellement le service reçoit du SCDF les données de paiement individuelles à charge de l'enveloppe.

En vue d'une estimation aussi réaliste que possible du coût de personnel individuel, un contrôle préalable des paiements individuels réels est opéré de manière à pouvoir disposer à la base de données correctes.

Mensuellement, le service confrontera les données des situations budgétaires liés aux liens juridiques avec les données de paiement individuelles. Il pourra ainsi tester si : - tous ceux qui sont payés devaient l'être; - personne n'est payé à tort par l'enveloppe; - le paiement de quelqu'un qui est parti définitivement est bien arrêté.

Si les données ne concordent pas, les actions correctives requises sont prises.

Chaque paiement qui ne peut être réconcilié avec les données de la situation budgétaire, est considéré comme non-valide.

Les paiements non-valides ne sont pas récupérables et sont considérés comme des charges récurrentes pour l'enveloppe tant qu'il n'a pas été démontré qu'il s'agit d'arriérés uniques.

Pour l'estimation du coût de personnel, les paiements non valides sont repris dans une catégorie à part.

Les dépenses de personnel individualisables réalisées par le service lui-même doivent être traitées suivant le même format et faire l'objet des mêmes contrôles que les données fournies par le SCDF. Le total du coût de personnel individuel doit correspondre au total des ordonnances de ce type enregistrées par de la Trésorerie. 4.5.2.3 Estimation du coût de personnel individuel Le coût de personnel individuel est estimé sur base du dernier coût de personnel individuel connu et contrôlé préalablement. - Les salaires et traitements ainsi que la partie récurrente du coût sont extrapolés sur chaque mois de paiement restant à couvrir. - La part périodique est extrapolée en fonction de la périodicité définie. - Le pécule de vacances et la prime de fin d'années sont imputés sur les mois de paiement correspondants. - Les cotisations patronales sont imputées sur les mois de paiement restant à couvrir.

Certains coûts de personnel individuels ne peuvent être estimés que globalement.

Il s'agit de coûts qui ne sont individualisables qu'au moment du paiement. - Des primes comme p.e. la prime de développement des compétences sont estimés à partir d'un montant global estimé et d'un rythme d'ordonnancement. - Les allocations uniques, l'effet de liquidations spéciales, de régularisations techniques ou d'arriérés sont estimés de la même façon. - Les paiements non-valides récurrents sont extrapolés globalement sur chaque mois de paiement restant à couvrir.

L'estimation résultant des calculs ci-dessus doit être complétée de l'estimation de deux paramètres portant sur la masse salariale globale : l'effet de sauts d'index prévus et l'estimation de la dérive salariale. - Le surcoût correspondant au saut d'index est calculé pour chaque mois de paiement où le nouvel index est prévu. - L'effet global des différents facteurs qui influencent positivement ou négativement l'évolution de la masse salariale est estimé pour chaque mois de paiement. Cette estimation se fait sur base des facteurs connus par le service (p.e. augmentations barémiques, évolution du temps partiel, congés de longue durée) et sur base de l'évolution naturelle hors entrées-sorties observée au cours des mois et exercices précédents.

Lorsqu' aucune donnée de paiement n'est connue pour une situation budgétaire liée à un lien juridique (p.e. premier mois d'entrée en service, mouvement en cours d'exercice), un estimateur du coût individuel doit être fourni. 4.5.2.4 Estimation du coût de personnel des actions décidées ou en exécution Pour chaque action décidée ou en cours d'exécution à la date considérée, le coût de personnel est estimé au moyen d'un estimateur de coût. L'impact net est calculé pour chacun des mois de paiement de l'exercice en tenant compte de la date prévue de réalisation de l'action. 4.5.2.5 Contrôle et estimation du coût de personnel non individualisable Pour les dépenses de personnel non individualisables réalisées par le service lui-même (abonnements, assurances,....), le contrôle s'effectue à partir des ordonnances de ce type enregistrées par la Trésorerie. Le total de ces dépenses globales doit correspondre au total des ordonnances concernées. Si il n'y a pas de concordance, les actions correctives requises sont prises.

L'estimation de ce coût pour l'exercice se fait au moyen d'un montant global estimé et d'un rythme d'ordonnancement. 4.5.2.6 Coûts T et Ts Le coût T est la somme du coût ou de l'impact calculé pour chacun des mois de paiement de l'exercice T. Le coût Ts est l'extrapolation en 12/12 des dernières données de paiement individuel connues. Il est estimé pour tous les liens juridiques qui se prolongent au-delà du dernier mois de paiement de l'exercice T. Le coût Ts des liens juridiques qui se terminent en cours d'exercice T est donc égal à 0.

Le coût Ts d'une action décidée ou en cours d'exécution est l'impact estimé sur base annuelle. Il est estimé pour toutes les actions qui se prolongent au-delà du dernier mois de l'exercice T. Pour les actions ponctuelles qui ont seulement un impact pendant l'exercice T, le coût Ts est donc de 0. 4.5.2.7 Synthèse des données budgétaires Le total des coûts de personnel réalisés doit correspondre au montant total enregistré par la Trésorerie pour l'enveloppe.

Le tableau repris à l'annexe 3b donne la situation globale budgétaire pour l'enveloppe. Il est basé sur le dernier mois de paiement connu.

Le point 1 globalise la totalité des coûts réalisés et estimés. Le détail de la réalisation et de l'estimation des paiements individualisables et de l'impact des actions est repris au point 2. La ventilation entre « individuel » et « global » reflète la distinction entre les coûts directement attribuables à chaque individu et ceux qui ne peuvent l'être qu'après réalisation.

Les montants T et Ts repris pour chaque rubrique de l'annexe 3a correspondent au total des coûts individualisés T et Ts estimés et réalisés, augmentés de l'impact T et Ts estimé des actions.

Le total général de l'annexe 3a sera donc identique au total des rubriques « réalisé individuel », « estimé individuel » et « actions » au point 2 de l'annexe 3b. 4.6 Modèles 4.6.1 Tableaux En annexe, les tableaux suivants sont repris : - annexe 1 : Evolution des ressources opérationnelles en ETP; - annexe 2 : Plan d'action; - annexe 3a : Situation de référence des ressources humaines; - annexe 3b : Situation de référence des charges budgétaires; - annexe 4a : Détail des entrées et sorties incluses dans la situation de référence des ressources humaines; - annexe 4b : Détail des actions incluses dans la situation de référence des ressources humaines.

La répartition des contractuels se produit conformément aux motifs de l'entrée en service. La rubrique « autres » comprend les contractuels qui ne sont pas repris dans les catégories besoins exceptionnels et temporaires en personnel (BET), tâches auxiliaires ou spécifiques (TAS) ou contractuels de remplacement.

Il s'agit ici, entre autres : - les contractuels visés à l'article 4, § 1er, 4° de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique; - les contractuels restants de la loi du 20 février 1990 (statut unique); - les jeunes avec une convention de premier emploi; - les contractuels avec un contrat à durée indéterminée en application de l'article 33 de la loi du 22 mars 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/03/1999 pub. 05/10/1999 numac 1999009976 source ministere de la justice Loi abrogeant l'article 1056, 1°, deuxième alinéa, du Code judiciaire fermer et de l'article 451, alinéa 1er, de la loi-programme du 24 décembre 2002.

Le tableau en annexe 3b comprend les 12 mois de paiement de l'exercice (décembre jusque novembre) ainsi qu'une colonne pour la prime de fin d'année (PFA) pour cette exercice payé le premier mois de l'exercice suivant. 4.6.2 Contexte dans lequel les tableaux sont utilisés Dans le contexte de planification les tableaux repris en annexes 1re, 2 et 3 sont élaborés. Les tableaux de l'annexe 4 sont optionnels. - le tableau de l'annexe 1re : contient la situation de départ des ressources opérationnelles, la situation souhaitée à la fin de l'exercice sur lequel porte la planification opérationnelle et s'il est opté pour la planification stratégique, la situation souhaitée à la fin de la période de planification du plan de personnel stratégique.

Le nombre de ressources opérationnelles comprend, dans la situation de départ, le nombre repris dans la situation de référence de ressources humaines dans le tableau à l'annexe 3a.

La planification stratégique et la première planification opérationnelle ont une même situation de départ. - le tableau de l'annexe 2 : contient pour chaque exercice les actions qui peuvent être prises en considération pour réaliser l'évolution souhaitée avec leur impact budgétaire net T et Ts; - le tableau de l'annexe 3a : est l'inventaire consolidé des ressources humaines pour l'exercice avec leur coût individuel estimé T et Ts présenté à la date de début de l'exercice. Les mouvements de personnel connus et les actions décidée ou en cours d'exécution sont inclus dans l'inventaire consolidé. Leur détail peut être présenté dans les tableaux de l'annexe 4; - le tableau de l'annexe 3b : en planification ce tableau contient les montants estimés pour l'ensemble des mois de paiement de l'exercice et, le cas échéant, les montants réels des mois déjà réalisés.

Pour le rapportage dans le cadre du monitoring des ressources opérationnelles et budgétaires, il est fait usage des tableaux contenus dans les annexes 1re, 3 et, éventuellement, 4 : - le tableau de l'annexe 1re : permet de suivre l'évolution des ressources opérationnelles par rapport à la situation de début et la situation des mois précédents et de déterminer l'écart avec la situation d'arrivée recherchée. Chaque mois la rubrique A comptera une nouvelle situation des ressources opérationnelles. Le total de ces ressources correspondra à chaque fois au total des ETP contenu dans la situation de référence des ressources humaines à la date donnée. - les tableaux de l'annexe 3 : permettent de déterminer mensuellement la situation de référence des ressources humaines et des charges budgétaires.

La situation de référence des ressources humaines à une date donnée consolidera pour les mois restant de l'exercice les données relatives au liens juridiques observés, les mouvements de personnel connus et les actions décidées ou en cours d'exécution.

La situation de référence des charges budgétaires à une date donnée contiendra pour les mois de paiement écoulés les données de paiement réelles et pour chaque mois restant les données budgétaires estimées.

Le coût total T est ici donc la somme des données de paiement réelles et les charges budgétaires estimées pour les mois encore à payer. 5 Processus de planification de personnel et suivi de l'exécution Le processus de planification du personnel et du suivi de l'exécution est un processus intégré dans lequel plusieurs acteurs interviennent. 5.1 Service d'encadrement P&O Le service d'encadrement P&O prépare le plan de personnel en partant de la situation de référence qu'il a dressé à la date de début de la période de planification.

Il surveille le processus d'approbation du plan de personnel en ce compris la concertation prescrite avec les organisations syndicales représentatives dans le comité de concertation ad hoc.

Il veille à ce que le plan de personnel approuvé, soit communiqué, via le canal le plus adéquat, aux membres du personnel.

Il assure pour le management le monitoring et le suivi des ressources humaines et budgétaires.

Il établit pour l'Inspecteur des Finances l'ensemble des rapports prévus dans le cadre de la présente circulaire et met à sa disposition, le cas échéant, l'ensemble des données sur base desquelles la méthodologie et les divers rapportages ont été établis. 5.2 Le comité de direction Il fixe le plan de personnel et l'envoie pour accord au ministre(s) concerné(s).

Dans le cadre du monitoring et du suivi, il suit l'exécution du plan et de l'enveloppe de personnel et prend les décisions nécessaires, sur base du rapportage établi par le service d'encadrement P&O. 5.3 Le Président du Comité de direction Le Président du Comité de direction est responsable pour l'exécution du plan de personnel. 5.4 Le(s) ministre(s) compétent(s) pour le service Le(s) ministre(s) compétent(s) pour le service approuve(nt) le plan et le soumet(tent) pour avis et approbation dans le cadre du contrôle administratif et budgétaire. 5.5 L'inspecteur des Finances L'Inspecteur des Finances émet un avis sur le plan.

Il opère un contrôle sur l'exécution du plan et de l'enveloppe de personnel.

Il se prononce sur la qualité du système de rapportage établi par le service en conformité avec la méthodologie exposée dans la présente circulaire. 5.6. Les Ministres de la Fonction publique et du Budget Chaque plan de personnel est soumis pour accord par le(s) ministre(s) concerné(s) aux Ministres de la Fonction publique et du Budget avant le début de l'exercice concerné.

Ceux-ci peuvent décider que leurs accords sur le plan stratégique et le plan opérationnel de la première année dispensent de leur accord les plans opérationnels des deuxième, troisième et quatrième années, à condition que ces plans aient reçu un avis favorable de l'Inspecteur des finances et qu' une copie des plans opérationnels approuvés par l'Inspecteur des Finances leur soit transmise.

Le cas échéant, cette dispense est donnée dans le texte de leurs accords.

La Ministre du Budget, Mme F. VAN DEN BOSSCHE Le Ministre de la Fonction publique, C. DUPONT Pour la consultation du tableau, voir image