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| Circulaire n° 574 Information relative au plan de personnel et à l'enveloppe de personnel | Omzendbrief nr. 574 Informatie inzake personeelsenveloppe en -plan |
|---|---|
| SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC | FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE |
| FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION | OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE |
| 9 JUILLET 2007. - Circulaire n° 574 Information relative au plan de | 9 JULI 2007. - Omzendbrief nr. 574 Informatie inzake |
| personnel et à l'enveloppe de personnel | personeelsenveloppe en -plan |
| Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de | Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale |
| programmation et les services qui en dépendent. | overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen. |
| Madame la Ministre, | Mevrouw de Minister, |
| Monsieur le Ministre, | Mijnheer de Minister, |
| Madame la Présidente, | Mevrouw de Voorzitter, |
| Monsieur le Président, | Mijnheer de Voorzitter, |
| Les circulaires n° 526 du 13 juillet 2002, 544 du 5 mars 2004 et 550 | De omzendbrieven nrs 526 van 13 juli 2002, 544 van 5 maart 2004 en 550 |
| du 10 novembre 2004 procuraient des informations concernant la | van 10 november 2004 verschaften praktisch informatie betreffende de |
| fixation des enveloppes de personnel et les conditions auxquelles | vaststelling van de personeelsenveloppes en de voorwaarden waaraan een |
| devait satisfaire un plan de personnel minimal. | minimaal personeelsplan moest voldoen. |
| Les services se sont depuis suffisamment familiarisés avec la mise en | De diensten zijn ondertussen voldoende vertrouwd met het in praktijk |
| pratique de ces lignes directrices. | brengen van deze richtlijnen. |
| Une simplification et une accélération de la procédure d'approbation | Een vereenvoudiging en een versnelling van de goedkeuringsprocedure |
| pour l'enveloppe de personnel et la planification du personnel s'impose néanmoins. Il est également indiqué d'insister sur les possibilités que le plan de personnel offre comme instrument de gestion, de clarifier l'évolution d'un certain nombre de notions et d'introduire les concepts d'« enveloppe pluriannuelle » et de « planification pluriannuelle », avec pour objectif une gestion de personnel plus efficiente. La présente circulaire contient tous les éléments qui doivent permettre aux services de fonctionner de façon efficiente au sein des moyens budgétaires disponibles, d'élaborer et d'exécuter leur planification de personnel. Elle exécute également l'article 3, alinéa 3, de l'arrêté royal du 9 juillet 2007 relatif au contrôle de la mise en oeuvre du plan de personnel par l'inspection des Finances. Elle remplace, pour les services visés dans son champ d'application, | voor de personeelsenveloppe en -planning dringt zich echter op. Eveneens is het aangewezen de nadruk te leggen op de mogelijkheden die het personeelsplan als beheersinstrument biedt, de evolutie van een aantal begrippen te verduidelijken en de concepten « meerjarenenveloppe » en « meerjarenplanning » te introduceren met het oog op een doeltreffender personeelsbeheer. Deze omzendbrief omvat alle elementen die de diensten in staat moeten stellen om op een efficiënte manier binnen de budgettaire mogelijkheden, hun personeelsplanning op te stellen en uit te voeren. Hij geeft ook uitvoering aan artikel 3, derde lid, van het koninklijk besluit van 9 juli 2007 betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën. Hij vervangt, voor de door deze omzendbrief beoogde diensten, de |
| les circulaires 526, 544 et 550 existantes. | bestaande omzendbrieven 526, 544 en 550. |
| Dans le texte suivant, on entend par service les services repris dans | In de volgende tekst wordt onder dienst verstaan de diensten die onder |
| le champ d'application de la présente circulaire. | het toepassingsveld van deze omzendbrief vallen. |
| 1 Enveloppe de personnel | 1 Personeelsenveloppe |
| 1.1 Crédits qui forment l'enveloppe de personnel | 1.1 Kredieten die de personeelsenveloppe vormen |
| L'enveloppe de personnel, tel que fixé par le Conseil des Ministres, | De personeelsenveloppe, zoals vastgelegd door de Ministerraad, is |
| est composé : | samengesteld uit : |
| - des crédits budgétaires pour l'ensemble du personnel statutaire et | - de begrotingskredieten voor het geheel van het statutair en |
| contractuel : l'ensemble des A.B. 11.03, 11.04 et autres 11.XX (sauf | contractueel personeel : het geheel van de B.A. 11.03, 11.04 en andere |
| l'A.B. 11.05 et certains cas particuliers), les crédits de personnel | 11.XX (uitgezonderd het B.A. 11.05 en enkele bijzondere gevallen), de |
| payés sur les dotations et les moyens propres, majorés | personeelskredieten betaald op de dotaties en de eigen middelen, |
| - des crédits destinés à couvrir des dépenses de personnel prévus dans | vermeerderd met - de kredieten voorzien in de interdepartementale provisie om |
| la provision interdépartementale. | personeelsuitgaven te dekken. |
| 1.2 Enveloppe pluriannuelle et annuelle | 1.2 Meerjarenenveloppe en jaarlijkse enveloppe |
| Par enveloppe pluriannuelle, on entend une enveloppe de référence | Onder meerjarenenveloppe wordt verstaan een referentie-enveloppe |
| allouée à un service pour les années budgétaires successives d'une | toegekend aan een dienst voor de opeenvolgende begrotingsjaren van een |
| législature pour pouvoir accomplir ses missions. | legislatuur om zijn opdrachten te kunnen realiseren. |
| A politique inchangée, l'enveloppe annuelle correspond à l'enveloppe | Bij ongewijzigd beleid, stemt de jaarlijkse enveloppe overeen met de |
| de référence adaptée à un exercice, sur base d'un certain nombre de | referentie-enveloppe, aangepast voor een boekjaar op basis van een |
| paramètres. | aantal parameters. |
| Le Conseil des Ministres détermine le montant de l'enveloppe de | De Ministerraad bepaalt het bedrag van de referentie-enveloppe en de |
| référence et les paramètres en question, de même que le montant des enveloppes annuelles. | betrokken parameters alsook het bedrag van de jaarlijkse enveloppes. |
| La loi budgétaire contient les crédits de personnel approuvés qui | De begrotingswet omvat de goedgekeurde personeelskredieten die het |
| forment le montant de l'enveloppe annuelle pour l'exercice concerné. | bedrag van de jaarlijkse enveloppe voor het betrokken boekjaar vormen. |
| 1.3 Calcul de l'enveloppe annuelle | 1.3 Berekening van de jaarlijkse enveloppe |
| L' « enveloppe année T » est égale à la somme des éléments suivants : | De « enveloppe jaar T » is gelijk aan het geheel van volgende elementen : |
| a. l'enveloppe annuelle T-1 qui comprend les crédits de personnel et | a. de jaarlijkse enveloppe T-1 die de personeelskredieten en het |
| le droit de tirage de la provision interdépartementale; | trekkingsrecht op de interdepartementale provisie, omvat; |
| b. l'index appliqué à cette enveloppe T-1; | b. de index toegepast op deze enveloppe T-1; |
| c. le droit de tirage de la provision interdépartementale T. | c. het trekkingsrecht op de interdepartementale provisie T. |
| L'index et le droit de tirage sur la provision interdépartementale sont des paramètres fixés par le Conseil des Ministres. L'index à appliquer est toujours communiqué dans les instructions pour l'élaboration du budget. La provision interdépartementale est celle inscrite au budget du SPF B&CG et qui comprend notamment les crédits prévus pour faire face à : - la réforme des carrières notamment (révision des échelles, primes de compétence, etc); - des problématiques de personnel spécifiques ponctuelles de certains services. Chaque service se voit allouer un droit de tirage dans cette provision, qui correspond à l'estimation du coût des différentes mesures entrant en vigueur pendant l'année concernée (année T). Il y fait si nécessaire appel en fin d'année T pour pouvoir payer lesdites mesures si ses crédits ne suffisent pas. La provision fait | De index en het trekkingsrecht op de interdepartementale provisie zijn parameters die door de Ministerraad worden vastgelegd. De toe te passen index wordt steeds meegedeeld in de richtlijnen voor de opmaak van de begroting. De interdepartementale provisie is deze ingeschreven op de begroting van de FOD B&B en die inzonderheid de kredieten omvat om het hoofd te kunnen bieden aan : - de hervorming van inzonderheid de loopbanen (herziening van de schalen, competentietoelagen,....); - punctuele problemen van specifiek personeel van sommige diensten. Aan elke dienst wordt een trekkingsrecht op deze provisie toegekend die overeenstemt met de raming van de kost van de verschillende maatregelen die tijdens het betrokken jaar in werking treden (jaar T). Op het einde van het jaar T doet het er, indien nodig, een beroep op ten einde de betreffende maatregelen te kunnen betalen ingeval zijn kredieten ontoereikend zijn. De provisie wordt dan het voorwerp van |
| alors l'objet d'une « répartition de crédit provisionnel » pour les | een « verdeling van het provisioneel krediet » naar de betrokken |
| montants réellement nécessaires vers les services concernés | diensten voor de bedragen die werkelijk nodig zijn (initiatief van de |
| (initiative du SPF B&CG). | FOD B&B). |
| En T+1, les montants prévus dans la provision interdépartementale T | In T+1 worden de bedragen die in de interdepartementale provisie T |
| pour couvrir des surcoûts récurrents en matière de personnel, sont | voorzien waren om recurrente meerkosten inzake personeel op te vangen, |
| intégrés aux crédits de personnel de l'année T+1 de sorte que le | geïntegreerd in de personeelskredieten van het jaar T+1 zodat de |
| service dispose des crédits récurrents nécessaires pour couvrir toutes | dienst over de vereiste recurrente kredieten beschikt om alle |
| les mesures de personnel mises en place. Les montants prévus pour les | ingevoerde personeelsmaatregelen op te vangen. De bedragen voorzien |
| mesures non récurrentes ne sont quant à eux pas intégrés. | voor de niet recurrente maatregelen worden daarentegen niet |
| 1.4 Enveloppe de référence à partir de l'exercice 2009 | geïntegreerd. 1.4 Referentie-enveloppe vanaf het boekjaar 2009 |
| L'introduction du système de l'enveloppe pluriannuelle va de pair avec | De invoering van het systeem van de meerjarenenveloppe gaat gepaard |
| une révision générale des enveloppes de personnel sur le plan de la | met een algemene herziening van de samenstelling en de structuur van |
| composition et de la structure. | de personeelsenveloppes. |
| Cette révision se déroulera en concertation avec les services | Deze herziening zal plaatsvinden in overleg met de betrokken diensten |
| concernés lors de trilatérales avec les responsables des SPF B&CG et | tijdens trilaterales met vertegenwoordigers van de FOD's B&B en P&O. |
| P&O. Après ce processus, le Conseil des Ministres déterminera la | Na dit proces zal de Ministerraad de samenstelling en het bedrag van |
| composition et le montant des enveloppes de référence qui seront | de referentie-enveloppes die zullen gelden vanaf het boekjaar 2009 |
| valables à partir de l'exercice 2009. Ceci se fera dans un délai | bepalen. Dit zal gebeuren binnen een termijn die de diensten moet |
| permettant aux services d'établir à temps leur planification pour 2009. | toelaten tijdig hun planning voor 2009 op te maken. |
| 2 Plan de personnel | 2 Personeelsplan |
| 2.1 Plan de personnel stratégique | 2.1 Strategisch personeelsplan |
| L'introduction de l'enveloppe pluriannuelle couplée au cycle de | De introductie van de meerjaren-enveloppe gekoppeld aan de |
| législature offre aux services la possibilité de compléter le plan de | legislatuurcyclus biedt de diensten de mogelijkheid hun huidig |
| personnel dans la forme actuelle, d'une vision stratégique à un | personeelsplan aan te vullen met een strategische visie met een |
| horizon de quatre ans. | horizon van vier jaar. |
| La faisabilité de la vision stratégique est testée sur base du/des | De haalbaarheid van de strategische visie wordt getest op basis van |
| premier(s) plan(s) opérationnel(s) réalisé(s). | het/de eerste gerealiseerde operationele plan(nen). |
| Dans le plan de personnel stratégique, l'évolution recherchée des | In het strategisch personeelsplan wordt de beoogde evolutie van de |
| besoins opérationnels est décrite en fonction des lignes stratégiques | operationele behoeften beschreven in functie van de strategische |
| du service et celles que le gouvernement a dessinées en début de | beleidslijnen van de dienst en deze die de regering bij het begin van |
| législature et compte tenu de la situation de référence des ressources | de legislatuur heeft uitgetekend en rekening houdend met de |
| humaines à la date de début de la période de planification. | referentietoestand van de human resources op de begindatum van de |
| La planification des besoins de personnel se fera de façon réaliste et | planningsperiode. De planning van de personeelsbehoeften zal op een realistische en |
| responsable, on gardera en vue l'impact possible de certaines | verantwoorde wijze gebeuren waarbij men oog zal hebben voor de |
| évolutions (aussi bien internes qu'externes) sur la détermination des | mogelijke impact van sommige evoluties (zowel intern als extern) op de |
| besoins de personnel stratégiques en termes qualitatifs et | bepaling van de kwalitatieve en kwantitatieve strategische |
| quantitatifs. Par exemple, introduction de nouvelles technologies, | personeelsbehoefte. Vb. invoering nieuwe technologieën, aangekondigde |
| restructurations annoncées, vieillissement de l'effectif de | herstructureringen, vergrijzing personeelseffectief,.... |
| personnel,.... | |
| Le plan de personnel stratégique se réalise au travers de quatre plans | Het strategisch personeelsplan wordt gerealiseerd door vier |
| de personnel opérationnels successifs. Il n'a donc pas de plan | opeenvolgende operationele personeelsplannen. Het heeft dan ook geen |
| d'action propre. | actieplan. |
| 2.2 Plan de personnel opérationnel | 2.2 Operationeel personeelsplan |
| Pour réaliser l'exécution progressive du plan de personnel | Om de progressieve uitvoering van het strategisch personeelsplan te |
| stratégique, un plan de personnel opérationnel est élaboré pour chaque | realiseren wordt voor elk boekjaar begrepen in de horizon van het |
| exercice compris dans l'horizon du plan stratégique. | strategisch plan, een operationeel personeelsplan opgemaakt. |
| Chaque plan opérationnel décrit l'évolution des ressources | Elk operationeel plan beschrijft de evolutie van de operationele |
| opérationnelles qu'on veut voir réalisée à la fin de l'exercice | resources die men wil gerealiseerd zien op het einde van het betrokken |
| concerné, compte tenu de la situation de référence des ressources humaines et des charges budgétaires estimées établie pour la date de début de l'exercice. Il est établi un plan de personnel pour chaque enveloppe de personnel et chaque exercice budgétaire. Sur le plan budgétaire, ce plan doit être compatible avec les moyens disponibles dans l'enveloppe pour l'exercice concerné. Le caractère réaliste de la planification est démontré au travers du plan d'action. Le plan d'action décrit les différentes actions envisageables pour atteindre l'évolution souhaitée et leur impact budgétaire. Un plan d'action n'est en aucun cas une liste de recrutements, promotions,... autorisés. En effet, pour être mise en oeuvre, chaque action doit être testée par rapport à l'objectif opérationnel et par | boekjaar rekening houdend met de referentietoestand van de human resources en van de geraamde budgettaire lasten opgemaakt voor de begindatum van het boekjaar. Voor elke personeelsenveloppe en elk boekjaar wordt een personeelsplan opgesteld. Op budgettair vlak moet dit plan verenigbaar zijn met de in de enveloppe beschikbare middelen voor het betrokken boekjaar. Het realistisch karakter van de planning wordt aangetoond door het actieplan. Het actieplan beschrijft de verschillende acties die in aanmerking kunnen komen om de gewenste evolutie te bereiken en hun budgettaire impact. Een actieplan is in geen geval een lijst van gemachtigde wervingen, bevorderingen,.... Alvorens ze kan opgestart worden dient elke actie inderdaad afgetoetst te worden aan de operationele doelstelling en aan |
| rapport aux moyens budgétaires disponibles en cours d'exercice (marge | de tijdens het boekjaar beschikbare budgettaire middelen (marge T) en |
| T) et par rapport aux moyens budgétaires structurels (en 12/12) | aan de beschikbare structurele (in 12/12) budgettaire middelen (marge |
| disponibles (marge Ts). | Ts). |
| Pendant l'exercice, une marge budgétaire supplémentaire peut se | Tijdens het boekjaar kan er een bijkomende budgettaire marge vrijkomen |
| libérer qui rend possible de nouvelles actions, non prévues dans le | die nieuwe, niet in voornoemd actieplan voorziene acties mogelijk |
| plan d'action susmentionné. | maakt. |
| D'une manière générale, il peut être posé que lors de l'exécution du | Algemeen kan gesteld worden dat bij de uitvoering van het |
| plan de personnel, des actions peuvent être décidées pour autant | personeelsplan acties kunnen beslist worden voor zover ze de beoogde |
| qu'elles respectent l'évolution souhaitée des ressources humaines | |
| opérationnelles et qu'elles restent dans les limites de la marge | evolutie van de operationele resources respecteren en binnen de |
| budgétaire T et Ts disponible. | werkelijk beschikbare budgettaire marge T en Ts vallen. |
| En résumé, un plan de personnel contient, pour la totalité de | Samengevat, omvat een personeelsplan voor het geheel van de enveloppe, |
| l'enveloppe, une synthèse des évolutions souhaitées des ressources | een synthese van de beoogde evoluties van de operationele ressources, |
| opérationnelles, un plan d'action et une situation de référence des ressources humaines et des charges budgétaires. Les évolutions souhaitées des ressources opérationnelles et la situation de référence des ressources humaines peuvent être ventilées en entités opérationnelles. Lorsqu'un plan de personnel est soumis au contrôle administratif et budgétaire, la ventilation susmentionnée est communiquée à titre informatif. Les services qui disposent de plusieurs enveloppes fourniront également une vue agrégée résultant de l'ensemble des plans individuels établis. 2.3 Un plan de personnel stratégique possible à partir de l'exercice | een actieplan en een referentietoestand van de human resources en van de budgettaire lasten. De beoogde evoluties van de operationele resources en de referentietoestand van de human resources kunnen uitgesplitst worden volgens operationele entiteiten. Wanneer een personeelsplan aan de administratieve en begrotingscontrole wordt voorgelegd zal voornoemde uitsplitsing bij wijze van inlichting worden meegedeeld. De diensten die over meerdere enveloppes beschikken zullen eveneens een geaggregeerd overzicht van alle individuele plannen bezorgen. |
| 2009 | 2.3 Een strategisch personeelsplan mogelijk vanaf het boekjaar 2009 |
| Les services qui veulent entrer dans le système pourront, dès | De diensten die in het systeem willen stappen zullen, van zodra de |
| allocation des enveloppes de référence, élaborer leur premier plan de | referentie-enveloppes toegekend zijn, hun eerste strategisch |
| personnel stratégique sur un horizon de 4 ans (jusqu'en 2012) avec le | personeelsplan over een horizon van vier jaar (tot 2012) kunnen |
| premier plan opérationnel y associé. Les autres services élaboreront en tout cas un plan de personnel opérationnel annuel. 2.4 Plan de personnel et cadres linguistiques Si un service contient aussi bien des services centraux que des services d'exécution dont l'activité s'étend à tout le pays, il veillera à ce qu'une ventilation du plan global se fasse aussi selon cet angle d'incidence. Pour permettre à la Commission Permanente de Contrôle Linguistique de formuler un avis sur les cadres linguistiques, il lui sera envoyé la partie de plan de personnel approuvé qui concerne les services centraux et les services d'exécution dont l'activité s'étend à tout le pays. | opmaken met het eraan verbonden eerste operationeel plan. De andere diensten maken in elk geval een jaarlijks operationeel personeelsplan op. 2.4 Personeelsplan en taalkaders Indien een dienst zowel centrale diensten omvat als uitvoeringsdiensten waarvan de activiteit zich over het hele land uitstrekt, zal erover gewaakt worden dat er ook een uitsplitsing van het globaal plan volgens deze invalshoek gebeurt. Ten einde de Vaste Commissie voor Taaltoezicht toe te laten een advies over een ontwerp van taalkaders te formuleren zal haar het gedeelte van het goedgekeurd personeelsplan worden toegestuurd dat betrekking heeft op de centrale diensten en de uitvoeringsdiensten waarvan de activiteit zich over het hele land uitstrekt. |
| 3 Plan de personnel et moyens budgétaires | 3 Personeelsplan en budgettaire middelen |
| 3.1 Planification versus exécution | 3.1 Planning versus uitvoering |
| En T-1 et au plus tard lors de l'élaboration du budget initial de | In T-1 en ten laatste bij de opmaak van de initiële begroting voor het |
| l'année T, un plan de personnel opérationnel pour cette même année T | jaar T, wordt een operationeel personeelsplan voor datzelfde jaar T |
| est établi, à politique inchangée, sur base de l'enveloppe comme | opgemaakt bij ongewijzigd beleid, op basis van de enveloppe beschreven |
| décrit au point 1.3. | in punt 1.3. |
| Il est exécuté dans le strict respect des crédits de personnel | Het wordt uitgevoerd met strikte naleving van de effectieve |
| effectivement repris dans le budget qui est voté pour l'année T. | personeelskredieten opgenomen in de begroting die voor het jaar T is |
| Pour rappel, l'exercice en matière de dépenses de personnel débute le | gestemd. Er wordt aan herinnerd dat het boekjaar inzake personeelsuitgaven |
| 1er décembre et se clôture le 30 novembre. | aanvangt op 1 december en afsluit op 30 november. |
| 3.2 Planification et différentes sources de financement | 3.2 Planning en verschillende financieringsbronnen |
| Le plan de personnel est établi pour la globalité des crédits de | Het personeelsplan wordt opgemaakt voor de totaliteit van de |
| personnel alloués à une enveloppe. | personeelskredieten die aan een enveloppe toegekend zijn. |
| Le plan de personnel est exécuté pour l'ensemble des crédits de | Het personeelsplan wordt uitgevoerd voor het geheel van de |
| personnel constituant l'enveloppe qui sont repris dans le budget voté | personeelskredieten die de enveloppe vormen en opgenomen zijn in de |
| pour l'exercice concerné. | begroting die voor het betrokken boekjaar is gestemd. |
| Néanmoins, sur le plan du suivi budgétaire, il est nécessaire de faire | Voor de budgettaire opvolging is het evenwel nodig een verband te |
| le lien avec les différents crédits assurant le financement de | leggen met de verschillende kredieten die de enveloppe financieren om |
| l'enveloppe pour permettre à la Trésorerie de les identifier. | de Thesaurie toe te laten deze te identificeren. |
| Lors des trilatérales dont question au point 1.4, il est défini quels | Tijdens de trilaterales waarvan sprake in punt 1.4 wordt bepaald welke |
| sont les crédits qui peuvent être globalisés dans une enveloppe et | kredieten kunnen geglobaliseerd worden in een enveloppe en welke niet. |
| ceux qui ne peuvent l'être. Ces derniers constituent une ou plusieurs | Deze laatste zullen dan een of meerdere afzonderlijke enveloppes |
| enveloppe(s) distincte(s). En attendant les résultats des | vormen. In afwachting van de resultaten van de trilaterales worden de |
| trilatérales, les sources de financement distinctes sont considérées | onderscheiden financieringsbronnen beschouwd als onderscheiden |
| comme des enveloppes distinctes. | enveloppes. |
| 3.3 Estimation de la marge budgétaire T et Ts | 3.3 Raming van de budgettaire marge T en Ts |
| Pour chaque enveloppe, il appartient à chaque service d'estimer sa | Voor elke enveloppe dient iedere dienst zelf zijn budgettaire marge T |
| marge budgétaire T et Ts pour l'exercice T. | en Ts voor het boekjaar T te ramen. |
| 3.4 Adaptation de la planification de personnel pendant l'exercice | 3.4 Aanpassing van de personeelsplanning tijdens het boekjaar |
| Les ressources opérationnelles et les charges y associées sont en | De operationele resources en de eraan verbonden lasten zijn permanent |
| permanente évolution. | in evolutie. |
| Lorsque des crédits supplémentaires sont alloués pour le financement | Wanneer bijkomende kredieten toegekend worden voor de financiering van |
| de nouvelles ressources humaines de sorte que l'évolution recherchée | nieuwe human resources waardoor de beoogde evolutie significant |
| subit une modification significative une adaptation de la | wijzigt, is een aanpassing van de operationele en/of strategische |
| planification opérationnelle et/ou stratégique est requise. | planning vereist. |
| 4 Méthodologie | 4 Methodologie |
| La méthodologie repose essentiellement sur le concept de « situation | De methodologie steunt in essentie op het concept « referentietoestand |
| de référence » et sur trois activités principales : la planification, | » en op drie kernactiviteiten nl. planning, monitoring en opvolging. |
| le monitoring et le suivi. | |
| 4.1 Situation de référence | 4.1 Referentietoestand |
| Pour une période donnée, la situation de référence est l'inventaire | Voor een gegeven periode is de referentietoestand de inventaris van de |
| connu ou projeté des ressources humaines et des charges budgétaires | human resources en van de geraamde budgettaire lasten, gekend of |
| estimées à la date de début de cette période et consolidé pour cette | geprojecteerd op de begindatum van deze periode en geconsolideerd voor |
| période. Elle est établie pour la globalité de l'enveloppe. | deze periode. Hij wordt opgemaakt voor het geheel van de enveloppe. |
| En planification la date de début se situera généralement dans le | Ingeval van planning zal de begindatum meestal in de toekomst liggen |
| futur et la période de référence concernera un exercice budgétaire entier. | en zal de referentieperiode een volledig boekjaar omvatten. |
| Situation de référence des ressources humaines | Referentietoestand van de human resources |
| Cette situation intègre en termes de quantité, qualité et coût T : | Deze toestand integreert, in termen van kwantiteit, kwaliteit en kost |
| - les ressources humaines observées; | : - de bestaande human resources; |
| - les mouvements de personnel connus; | - de gekende personeelsbewegingen; |
| - les actions décidées et en cours d'exécution. | - de besliste en de in uitvoering zijnde acties. |
| Elle peut être dressée selon le niveau d'agrégation des données, | Hij kan opgemaakt worden volgens niveau van aggregatie van de gegevens |
| c'est-à-dire par entité opérationnelle ou globalement pour le service. | nl. per operationele entiteit of globaal voor de dienst. |
| Elle peut varier selon le temps : | Hij kan variëren volgens de tijd : |
| - elle peut être dressée à la date de début projetée de l'exercice | - hij kan opgemaakt worden op de geprojecteerde begindatum van het |
| pour une période couvrant tous les mois de l'exercice; | boekjaar voor een periode die alle maanden van het boekjaar omvat; |
| - elle peut être dressée à une date ponctuelle durant l'exercice pour | - hij kan opgemaakt worden op een punctuele datum tijdens het boekjaar |
| une période couvrant les mois restants de l'exercice à partir de cette | voor een periode die de resterende maanden van het boekjaar vanaf deze |
| date. | datum omvat. |
| Situation de référence des charges budgétaires | Referentietoestand van de budgettaire lasten |
| Cette situation identifie la totalité des coûts de personnel réalisés | Deze toestand identificeert de totaliteit van de gerealiseerde en |
| et estimés à charge de l'enveloppe. | geraamde personeelskosten die ten laste zijn van de enveloppe. |
| Elle peut varier dans le temps. Au début de l'exercice, les coûts en | Hij kan variëren in de tijd nl. bij de aanvang van het boekjaar zullen |
| personnel sont estimés pour chaque mois de paiement de cet exercice. A | de personeelskosten geraamd worden voor alle betalingsmaanden van dit |
| mesure que l'exercice progresse, la part de données de paiement | jaar. Naarmate het boekjaar vordert zal het aandeel van de reële |
| réelles dans la situation augmentera et elles ne devront dès lors plus | betalingsgegevens in de toestand toenemen en zal dus enkel nog voor |
| être estimées que pour chaque mois de paiement restant. | elk van de resterende betalingsmaanden moeten geraamd worden |
| 4.2 Planification | 4.2 Planning |
| La planification vise à estimer, en ETP l'évolution des ressources | Planning beoogt de inschatting, in VTE, van de evolutie van de |
| opérationnelles, pendant une période située dans le futur, nécessaire | operationele resources tijdens een toekomstige periode nodig om de |
| à la réalisation des objectifs de l'organisation | organisatiedoelen te realiseren. |
| 4.3 Le monitoring | 4.3 Monitoring |
| Le monitoring vise à dresser, à des dates ponctuelles de l'exercice, | Monitoring beoogt de opmaak, op punctuele data van het boekjaar, van |
| la situation de référence des ressources humaines et des charges | de referentietoestand van de human resources en van de budgettaire |
| budgétaires et à confronter celle-ci : | lasten en de vergelijking van deze toestand met : |
| - aux situations de référence précédentes; | - de voorgaande referentietoestanden; |
| - à l'objectif des ressources opérationnelles | - de beoogde operationele resources; |
| - aux moyens budgétaires disponibles. | - de beschikbare budgettaire middelen. |
| Les résultats de cette activité indiqueront : | De resultaten van deze activiteit zullen aangeven : |
| - s'il y a encore, en matière de ressources opérationnelles, un écart | - of er inzake operationele resources, nog een kloof is met de |
| avec l'évolution souhaitée et, | verwachte evolutie en, |
| - s'il reste encore, en matière de ressources budgétaires, une marge | - of er inzake budgettaire resources, een marge beschikbaar is om |
| pour entreprendre des actions. | acties te ondernemen. |
| Ils assurent également la fonction de feu clignotant dans le cas d'un | Ze krijgen ook de functie van een knipperlicht ingeval er gevaar voor |
| risque de dépassement de l'enveloppe. Dans ce cas, les actions | overschrijding van de enveloppe dreigt. In dit geval worden de nodige |
| correctives nécessaires sont prises, ce qui peut signifier, entre | correctieve acties genomen wat onder andere kan inhouden dat de |
| autres, que les priorités doivent être ajustées. | prioriteiten worden bijgesteld. |
| Il est conseillé d'effectuer cette activité mensuellement. | Er wordt aangeraden dit proces maandelijks uit te voeren. |
| 4.4 Suivi | 4.4 Opvolging |
| Le suivi, compte tenu des résultats du monitoring, vise : | Opvolging beoogt, rekening houdend met de resultaten van de monitoring, : |
| 1. l'actualisation et l'évaluation des actions; | 1. de actualisatie en evaluatie van de acties; |
| 2. l'énumération des actions à décider, avec leur coût T et Ts estimé | 2. de oplijsting van de te beslissen acties, met hun geraamde kost T |
| et leur impact sur les ressources opérationnelles et sur la marge | en Ts en hun impact op de operationele resources en op de budgettaire |
| budgétaire T et Ts de l'exercice; | marge T en Ts van het boekjaar; |
| 3. une décision concernant les actions proposées avec leur coût T et | 3. een beslissing omtrent de voorgestelde acties met hun geraamde kost |
| Ts estimé et leur impact final sur les ressources opérationnelles et | T en Ts en hun impact op de operationele resources en op de |
| sur la marge budgétaire T et Ts de l'exercice. | budgettaire marge T en Ts van het boekjaar. |
| La fréquence de cette activité est déterminée par le service. | De periodiciteit van dit proces wordt door de dienst bepaald. |
| 4.5 Données administratives et budgétaires requises | 4.5 Vereiste administratieve en budgettaire gegevens |
| 4.5.1 Données administratives | 4.5.1 Administratieve gegevens |
| 4.5.1.1 Les liens juridiques | 4.5.1.1 De juridische banden |
| Un lien juridique est défini par la qualité de la personne (manager, statutaire ou contractuel), son niveau, son grade ou sa classe et la raison de l'entrée en service comme contractuel (besoins exceptionnels et temporaires, tâches auxiliaires ou spécifiques, remplacement d'un membre du personnel absent,...) En principe, une personne aura seulement un lien juridique avec le service. Pourtant, il n'est pas exclu que certaines en aient plusieurs. Exemple : un statutaire qui est désigné pour une fonction de management N-2 entretient deux liens juridiques avec le même service, c'est-à-dire un comme statutaire et un comme manager. A chaque lien juridique est associée une situation opérationnelle et budgétaire. 1. La situation opérationnelle d'un lien juridique indique dans quelle mesure une personne est effectivement disponible pour une entité opérationnelle. Ceci est exprimé en équivalent temps plein (ETP). Exemple : le statutaire qui est désigné comme manager -2 n'est pas | Een juridische band wordt gedefinieerd door de hoedanigheid van de persoon (manager, statutair of contractueel), zijn niveau, zijn graad of zijn klasse en de reden van indienstneming bij de contractueel (uitzonderlijke en tijdelijke behoeften, bijkomende of specifieke opdrachten, vervanging van afwezige personeelsleden,....). In de regel zal een persoon slechts één juridische band hebben met de dienst. Toch is het niet uitgesloten dan sommige er meerdere hebben. Vb. een statutair die aangeduid is voor een managementfunctie N-2 heeft twee juridische banden met dezelfde dienst nl. één als statutair en één als manager. Aan elke juridische band is een operationele en budgettaire situatie verbonden. 1. De operationele situatie van een juridische band geeft aan in welke mate en gedurende welke periode de persoon werkelijk inzetbaar is voor een operationele entiteit. Dit wordt uitgedrukt in voltijds equivalent (VTE). Vb. de statutair die aangewezen is als manager N-2 is niet |
| opérationnel du point de vue de son lien juridique comme statutaire. | operationeel in zijn juridische band als statutair. In deze juridische |
| Dans ce lien juridique-là, sa situation opérationnelle est égale à 0 ETP. | band is zijn operationele situatie dan ook gelijk aan 0 VTE. |
| Dans la plupart des cas, un lien juridique correspondra seulement à | In de meeste gevallen zal aan één juridische band slechts één |
| une situation opérationnelle. Néanmoins, il peut y avoir des cas où à | operationele situatie verbonden zijn. Niettemin kunnen er zich |
| un lien juridique correspond plusieurs situations opérationnelles. | gevallen voordoen waarin voor één juridische band toch meerdere |
| Exemple : un expert administratif qui exerce sa fonction en permanence | operationele situaties optreden. Vb. een administratief deskundige die |
| à raison de 50% dans deux entités opérationnelles différentes. Son ETP | telkens voor 50% bij twee verschillende operationele entiteiten zijn |
| se répartit alors au pro rata sur les deux situations opérationnelles. | functie uitoefent. Zijn VTE wordt dan pro rata over beide operationele |
| situaties verdeeld. | |
| 2. La situation budgétaire d'un lien juridique indique la source de | 2. De budgettaire situatie van een juridische band geeft aan ten laste |
| financement dont il est à charge, si la charge du lien est à 100 | van welke financieringsbron hij valt, of zijn last 100 % is of niet |
| pourcent ou non (100 %= 1 unité budgétaire ou UB) et pour quelle | (100 % = 1 budgettaire eenheid of BE) en voor welke periode deze |
| période cette charge budgétaire existe. | budgettaire last geldt. |
| Les liens juridiques qui sont observés dans le chef d'une personne à | De juridische banden die in hoofde van een persoon op een beschouwde |
| une date considérée peuvent donc être traduits en fonction de leurs | datum geobserveerd worden kunnen dus weergegeven worden aan de hand |
| caractéristiques quantitatives et qualitatives. | van hun kwantitatieve en kwalitatieve kenmerken. |
| Exemple : les liens juridiques pour une période déterminée d'une | Vb. De juridische banden voor een bepaalde periode van persoon X, |
| personne X, statutaire, attaché de classe A2, désignée pour une | statutair, attaché in klasse A2, aangewezen voor een hogere functie in |
| fonction supérieure de classe A3, sont définis comme suit : | klasse A3, zijn gedefinieerd als volgt : |
| Lien juridique 1 : statutaire, A2, 0 ETP, 0 UB. | Juridische band 1 : statutair, A2, 0 VTE, 0 BE. |
| Lien juridique 2 : statutaire, A3, 1 ETP, 1 UB. | Juridische band 2 : statutair, A3, 1 VTE, 1 BE. |
| 4.5.1.2 Les mouvements de personnel | 4.5.1.2 De personeelsbewegingen |
| Les mouvements qu'on distingue sont : | De bewegingen die worden onderscheiden zijn : |
| - les entrées : un nouveau lien juridique a été créé (ex. un | - instroom : er wordt een nieuwe juridische band gecreëerd (vb. een |
| recrutement) ou un ou plusieurs aspects d'un lien juridique existant | werving) of een of meerdere aspecten van een bestaande juridische band |
| est (sont) réactivé(s) (ex. par un retour de mission); | wordt (worden) opnieuw geactiveerd (vb. bij een terugkeer uit |
| - les sorties : un lien juridique existant est définitivement rompu | opdracht); - uitstroom : een bestaande juridische band wordt definitief beëindigd |
| (ex. pension) ou un ou plusieurs aspects d'un lien juridique existant | (vb. pensionering) of een of meerdere aspecten van een bestaande |
| est (sont) désactivé(s) (ex. un détachement). | juridische band wordt (worden) gedesactiveerd (vb. een detachering). |
| - promotions : certains mouvements impliquent une entrée et une sortie | - bevorderingen : sommige bewegingen omvatten een gelijktijdige in- en |
| simultanément. Ce sont les promotions suivantes soumises à décision : | uitstroom. Dit zijn de volgende bevorderingen die onderworpen zijn aan |
| les promotions vers A2, A3, A4 et A5 et les accessions au niveau | een beslissing : de bevorderingen naar A2, A3, A4, A5 en de overgangen |
| supérieur. | naar een hoger niveau. |
| Il s'agit de mouvements de personnel qui affectent significativement | Het betreft hier personeelsbewegingen die een significante invloed |
| les ressources (lien juridique, situation opérationnelle) et les | hebben op de middelen (juridische band, operationele situatie) en de |
| charges budgétaires pour la période concernée. | budgettaire lasten voor de betrokken periode. |
| Les mouvements connus peuvent donc être définis par les | De gekende bewegingen kunnen dus gedefinieerd worden via de kenmerken |
| caractéristiques des liens juridiques des personnes concernées. | van de juridische banden van de betrokken personen. |
| 4.5.1.3 Les actions | 4.5.1.3 De acties |
| Tout au long de l'évolution de son cycle de vie, une action connaît | Naargelang de evolutie van haar levenscyclus, heeft een actie |
| plusieurs statuts, c'est-à-dire : | verschillende statuten nl. |
| - planifiée : c'est une action possible; | - gepland : dit is een mogelijke actie; |
| - décidée : c'est une action qui est activée par le management. Ceci | - beslist : dit is een actie die werd geactiveerd door het management. |
| signifie que des crédits sont réservés et qu'elle peut être exécutée; | Dit betekent dat er kredieten werden gereserveerd en ze mag uitgevoerd worden; |
| - en cours d'exécution : c'est une action dont le processus | - in uitvoering : dit is een actie waarvan het proces van uitvoering |
| d'exécution est en cours et pour laquelle des crédits sont réservés; | lopend is en waarvoor kredieten werden gereserveerd; |
| - terminée : c'est une action qui, soit est exécutée, soit a été | - beëindigd : dit is een actie die ofwel uitgevoerd is ofwel werd |
| annulée. | geannuleerd. |
| L'impact des actions décidées ou en cours d'exécution à la date | Er moet rekening worden gehouden met de impact van de acties die |
| considérée doit être pris en compte. Une action exécutée est une | beslist of in uitvoering zijn op de beschouwde datum. Een uitgevoerde |
| action qui est transformée en un mouvement de personnel et y est donc | actie is een actie die omgevormd is in een personeelsbeweging en wordt |
| listée. | dus daar opgelijst. |
| Sur les actions décidées ou en cours d'exécution à une date | Van de besliste of in uitvoering zijnde acties op de beschouwde datum |
| considérée, les données minimales suivantes sont disponibles : | zijn minimaal volgende gegevens beschikbaar : |
| - type : entrée, sortie ou promotion; | - type : instroom, uitstroom of bevordering; |
| - qualité (manager, statutaire, contractuel); | - hoedanigheid (manager, statutair, contractueel); |
| - niveau, classe; | - niveau, klasse; |
| - nombre d'ETP; | - aantal VTE; |
| - la raison de l'engagement pour les contractuels; | - de reden van indienstneming voor contractuelen; |
| - la date estimée de la réalisation. | - de geraamde datum van realisatie. |
| 4.5.2 Données budgétaires | 4.5.2 Budgettaire gegevens |
| Le coût total de personnel comprend le coût individuel de personnel, | De totale personeelskost omvat de individuele personeelskost, bepaald |
| déterminé à partir de la situation budgétaire associée à chaque lien | vertrekkend van de budgettaire situatie van elke juridische band en de |
| juridique et les dernières données de paiement individuelles connues, | laatst gekende individuele betalingsgegevens, de globale |
| les coûts globaux de personnel et l'impact des actions décidées ou en | personeelskosten en de impact van de besliste of in uitvoering zijnde |
| cours d'exécution. | acties. |
| 4.5.2.1 Notion de coût de personnel | 4.5.2.1 Notie personeelskost |
| La notion « coût de personnel » ne comprend pas que les salaires et | De notie « personeelskost » omvat meer dan de direct toerekenbare |
| lonen en wedden. | |
| traitements directement imputables. | De uitgaven die gemeenschappelijk zijn voor alle diensten kan men |
| Les dépenses, communes à tous les services, peuvent se regrouper en 4 | onderverdelen in 4 grote rubrieken met elk nog een onderverdeling : |
| grandes catégories subdivisées : | |
| 1. salaires et traitements | 1. lonen en wedden |
| 2. allocations récurrentes | 2. recurrente vergoedingen |
| 2.1. allocations de foyer et résidence | 2.1. haard- en standplaatsvergoeding |
| 2.2. allocations familiales | 2.2. kinderbijslag |
| 2.3. prime linguistique | 2.3. taalpremie |
| 2.4. prime de direction | 2.4. premie voor de leidinggevende |
| 2.5. autres | 2.5. andere |
| 3. allocations périodiques | 3. periodieke vergoedingen |
| 3.1. pécule de vacances | 3.1. vakantiegeld |
| 3.2. allocation de fin d'année | 3.2. eindejaarspremie |
| 3.3. prime de développement des compétences | 3.3. premie voor competentieontwikkeling |
| 3.4. autres | 3.4. andere |
| 4. charges indirectes et charges sociales | 4. indirecte en sociale lasten |
| 4.1. cotisations patronales sur salaires et traitements | 4.1. werkgeversbijdragen lonen en wedden |
| 4.2. quote-part patronale dans assurances de groupe et hospitalisation | 4.2. aandeel werkgever in groeps- en hospitalisatieverzekeringen |
| 4.3. quote-part patronale dans abonnements sociaux | 4.3. aandeel werkgever in sociale abonnementen |
| 4.4. préavis | 4.4. vooropzeg |
| 4.5. autres. | 4.5. andere. |
| Parmi ces coûts, il s'en trouvent un certain nombre qui ne sont pas | Binnen deze kosten zijn een aantal niet individueel toewijsbaar |
| individualisables (abonnement, assurances,...). Leur paiement est | (abonnementen, verzekeringen,..). De diensten staan zelf in voor de |
| assuré par les services eux-mêmes. | betaling ervan. |
| En principe, les coûts individualisables sont payés par le Service | In regel worden de individueel toewijsbare kosten betaald door de |
| Central des Dépenses Fixes (SCDF.) | Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven (CDVU). |
| Certains services paient toutefois eux-mêmes un certain nombre de | Sommige diensten betalen evenwel zelf een aantal individueel |
| coûts individualisables. | toewijsbare kosten. |
| 4.5.2.2 Contrôle du coût de personnel individuel réel | 4.5.2.2 Controle van de reële individuele personeelskost |
| Mensuellement le service reçoit du SCDF les données de paiement | Maandelijks ontvangt de dienst van de CDVU de individuele |
| individuelles à charge de l'enveloppe. | betalingsgegevens ten laste van de enveloppe. |
| En vue d'une estimation aussi réaliste que possible du coût de | Met het oog op een zo realistisch mogelijke raming van de individuele |
| personnel individuel, un contrôle préalable des paiements individuels | personeelskost, worden voorafgaandelijk de reële individuele |
| réels est opéré de manière à pouvoir disposer à la base de données | betalingen gecontroleerd ten einde aan de basis over correcte gegevens |
| correctes. | te kunnen beschikken. |
| Mensuellement, le service confrontera les données des situations | Maandelijks zal de dienst de gegevens van de budgettaire situaties |
| budgétaires liés aux liens juridiques avec les données de paiement | verbonden aan de juridische banden met de individuele |
| individuelles. Il pourra ainsi tester si : | betalingsgegevens vergelijken. Hij zal daarbij kunnen toetsen of : |
| - tous ceux qui sont payés devaient l'être; | - iedereen betaald is die moest betaald worden; |
| - personne n'est payé à tort par l'enveloppe; | - niemand verkeerdelijk werd betaald vanuit de enveloppe; |
| - le paiement de quelqu'un qui est parti définitivement est bien arrêté. Si les données ne concordent pas, les actions correctives requises sont prises. Chaque paiement qui ne peut être réconcilié avec les données de la situation budgétaire, est considéré comme non-valide. Les paiements non-valides ne sont pas récupérables et sont considérés comme des charges récurrentes pour l'enveloppe tant qu'il n'a pas été démontré qu'il s'agit d'arriérés uniques. Pour l'estimation du coût de personnel, les paiements non valides sont repris dans une catégorie à part. Les dépenses de personnel individualisables réalisées par le service lui-même doivent être traitées suivant le même format et faire l'objet des mêmes contrôles que les données fournies par le SCDF. | - de betaling van iemand die definitief vertrokken is wel is stopgezet. Indien de gegevens niet in overeenstemming zijn, worden de vereiste correctieve acties genomen. Elke betaling die niet overeenstemt met de gegevens van de budgettaire situatie wordt als niet-valide beschouwd. De niet-valide betalingen zijn niet recupereerbaar en worden voor de enveloppe beschouwd als recurrente lasten zolang niet is aangetoond dat het om eenmalige achterstallen gaat. Voor de raming van de personeelskost worden de niet-valide betalingen in een afzonderlijke categorie ondergebracht. De individueel toewijsbare personeelsuitgaven die de dienst zelf verricht moeten op dezelfde wijze verwerkt worden en hierop dienen dezelfde controles te worden uitgevoerd als op de gegevens die door de CDVU worden verstrekt. |
| Le total du coût de personnel individuel doit correspondre au total | Het totaal van de individuele personeelskost dient overeen te stemmen |
| des ordonnances de ce type enregistrées par de la Trésorerie. | met het totaal van de ordonnanties van dit type die door de Thesaurie |
| zijn geregistreerd. | |
| 4.5.2.3 Estimation du coût de personnel individuel | 4.5.2.3 Raming van de individuele personeelskost |
| Le coût de personnel individuel est estimé sur base du dernier coût de | De individuele personeelskost wordt geraamd op basis van de laatst |
| personnel individuel connu et contrôlé préalablement. | gekende en voorafgaandelijk gecontroleerde individuele personeelskost. |
| - Les salaires et traitements ainsi que la partie récurrente du coût | - De lonen en wedden evenals het recurrente gedeelte van de kost |
| sont extrapolés sur chaque mois de paiement restant à couvrir. | worden geëxtrapoleerd naar elke maand die nog moet worden betaald. |
| - La part périodique est extrapolée en fonction de la périodicité | - Het periodieke gedeelte wordt geëxtrapoleerd in functie van de |
| définie. | vastgelegde periodiciteit. |
| - Le pécule de vacances et la prime de fin d'années sont imputés sur | - Het vakantiegeld en de eindejaarspremie worden aangerekend op de |
| les mois de paiement correspondants. | overeenstemmende betalingsmaanden. |
| - Les cotisations patronales sont imputées sur les mois de paiement | - De werkgeversbijdragen worden aangerekend op de maanden waarin ze |
| restant à couvrir. | nog moeten betaald worden. |
| Certains coûts de personnel individuels ne peuvent être estimés que | Sommige individuele personeelskosten kunnen enkel globaal geraamd |
| globalement. | worden. |
| Il s'agit de coûts qui ne sont individualisables qu'au moment du | Het betreft kosten die pas op het tijdstip van de betaling |
| paiement. | individualiseerbaar zijn. |
| - Des primes comme p.e. la prime de développement des compétences sont | - Premies zoals de premie voor competentieontwikkeling worden geraamd |
| estimés à partir d'un montant global estimé et d'un rythme | vertrekkend van een globaal geraamd bedrag en een |
| d'ordonnancement. | ordonnanceringsritme. |
| - Les allocations uniques, l'effet de liquidations spéciales, de | - De éénmalige toelagen, de impact van bijzondere vereffeningen, |
| régularisations techniques ou d'arriérés sont estimés de la même | technische regularisaties of achterstallen worden op dezelfde wijze |
| façon. | geraamd. |
| - Les paiements non-valides récurrents sont extrapolés globalement sur | - De niet-valide recurrente betalingen worden globaal geëxtrapoleerd |
| chaque mois de paiement restant à couvrir. | voor elke maand die nog moet betaald worden. |
| L'estimation résultant des calculs ci-dessus doit être complétée de | De raming die het resultaat is van bovenstaande berekeningen dient |
| l'estimation de deux paramètres portant sur la masse salariale globale | aangevuld te worden met de raming van twee parameters voor de globale |
| : l'effet de sauts d'index prévus et l'estimation de la dérive | loonmassa : de impact van voorziene indexsprongen en de raming van de |
| salariale. | loondrift. |
| - Le surcoût correspondant au saut d'index est calculé pour chaque | - De meerkost die met de indexsprong overeenstemt wordt berekend voor |
| mois de paiement où le nouvel index est prévu. | elke betalingsmaand waarvoor de nieuwe index is voorzien. |
| - L'effet global des différents facteurs qui influencent positivement | - De globale impact van de verschillende factoren die de evolutie van |
| ou négativement l'évolution de la masse salariale est estimé pour | de loonmassa positief of negatief beïnvloeden, wordt geraamd voor elke |
| chaque mois de paiement. Cette estimation se fait sur base des | betalingsmaand. Deze raming gebeurt op basis van de door de dienst |
| facteurs connus par le service (p.e. augmentations barémiques, | gekende factoren (vb. baremieke verhogingen, evolutie in deeltijdse |
| évolution du temps partiel, congés de longue durée) et sur base de | arbeid, verloven van lange duur) en op basis van de natuurlijke |
| l'évolution naturelle hors entrées-sorties observée au cours des mois | evolutie die afgezien van de in- en uitstroom, werd vastgesteld |
| et exercices précédents. | tijdens de voorgaande maanden en jaren. |
| Lorsqu' aucune donnée de paiement n'est connue pour une situation | Als voor een budgettaire situatie van een juridische band geen |
| budgétaire liée à un lien juridique (p.e. premier mois d'entrée en | betalingsgegevens gekend zijn (vb. eerste maand van indiensttreding, |
| service, mouvement en cours d'exercice), un estimateur du coût | beweging tijdens het boekjaar) dient een individuele kostenramer te |
| individuel doit être fourni. | worden voorzien. |
| 4.5.2.4 Estimation du coût de personnel des actions décidées ou en | 4.5.2.4 Raming van de personeelskost van de besliste of in uitvoering |
| exécution | zijnde acties |
| Pour chaque action décidée ou en cours d'exécution à la date | Voor elke besliste of in uitvoering zijnde actie op de beschouwde |
| considérée, le coût de personnel est estimé au moyen d'un estimateur | datum, wordt de personeelskost geraamd op basis van een kostenramer. |
| de coût. L'impact net est calculé pour chacun des mois de paiement de | De netto impact wordt berekend voor elk van de betalingsmaanden van |
| l'exercice en tenant compte de la date prévue de réalisation de | het boekjaar rekening houdend met de voorziene datum van realisatie |
| l'action. | van de actie. |
| 4.5.2.5 Contrôle et estimation du coût de personnel non individualisable Pour les dépenses de personnel non individualisables réalisées par le service lui-même (abonnements, assurances,....), le contrôle s'effectue à partir des ordonnances de ce type enregistrées par la Trésorerie. Le total de ces dépenses globales doit correspondre au total des ordonnances concernées. Si il n'y a pas de concordance, les actions correctives requises sont prises. L'estimation de ce coût pour l'exercice se fait au moyen d'un montant global estimé et d'un rythme d'ordonnancement. | 4.5.2.5 Controle en raming van de niet individualiseerbare personeelskost Voor de niet individualiseerbare personeelsuitgaven die door de dienst zelf zijn gerealiseerd (abonnementen, verzekeringen,...) gebeurt de controle op basis van de door de Thesaurie geregistreerde ordonnanties van dit type. Het totaal van deze globale uitgaven dient overeen te stemmen met het totaal van de betreffende ordonnanties. De vereist correctieve acties worden genomen ingeval er geen overeenstemming vastgesteld wordt. De raming van deze kost voor het boekjaar gebeurt op basis van een globaal geraamd bedrag en een ordonnanceringsritme. |
| 4.5.2.6 Coûts T et Ts | 4.5.2.6 Kost T en Ts |
| Le coût T est la somme du coût ou de l'impact calculé pour chacun des | De kost T is de som van de berekende kost of impact voor elk van de |
| mois de paiement de l'exercice T. | betalingsmaanden van het boekjaar T. |
| Le coût Ts est l'extrapolation en 12/12 des dernières données de | De kost Ts is de extrapolatie in 12/12 van de laatste gekende |
| paiement individuel connues. Il est estimé pour tous les liens | individuele betalingsgegevens. Hij wordt geraamd voor alle juridische |
| juridiques qui se prolongent au-delà du dernier mois de paiement de | banden die na de laatste betalingsmaand van het boekjaar T blijven |
| l'exercice T. Le coût Ts des liens juridiques qui se terminent en | voortbestaan. De kost Ts van de juridische banden die eindigen tijdens |
| cours d'exercice T est donc égal à 0. | het boekjaar T is dus gelijk aan 0. |
| Le coût Ts d'une action décidée ou en cours d'exécution est l'impact | De kost Ts van een besliste of in uitvoering zijnde actie is de |
| estimé sur base annuelle. Il est estimé pour toutes les actions qui se | geraamde impact op jaarbasis. Hij wordt geraamd voor alle acties die |
| prolongent au-delà du dernier mois de l'exercice T. Pour les actions | de laatste maand van het boekjaar T overschrijden. Voor punctuele |
| ponctuelles qui ont seulement un impact pendant l'exercice T, le coût | acties die enkel tijdens het boekjaar T een impact hebben is de kost |
| Ts est donc de 0. | Ts dus 0. |
| 4.5.2.7 Synthèse des données budgétaires | 4.5.2.7 Samenvatting van de budgettaire gegevens |
| Le total des coûts de personnel réalisés doit correspondre au montant | Het totaal van de gerealiseerde personeelskosten dient overeen te |
| total enregistré par la Trésorerie pour l'enveloppe. | stemmen met het totaal geregistreerd door de Thesaurie voor de |
| Le tableau repris à l'annexe 3b donne la situation globale budgétaire | enveloppe. De tabel in bijlage 3b geeft de globale budgettaire situatie weer voor |
| pour l'enveloppe. Il est basé sur le dernier mois de paiement connu. | de enveloppe. Ze is gebaseerd op de laatst gekende betalingsmaand. |
| Le point 1 globalise la totalité des coûts réalisés et estimés. Le | Punt 1 globaliseert alle gerealiseerde en geraamde kosten. Het detail |
| détail de la réalisation et de l'estimation des paiements | van de gerealiseerde en geraamde individualiseerbare betalingen en van |
| individualisables et de l'impact des actions est repris au point 2. La | de geraamde impact van de acties is opgenomen in punt 2. De |
| ventilation entre « individuel » et « global » reflète la distinction | uitsplitsing « individueel » en « globaal » weerspiegelt het |
| entre les coûts directement attribuables à chaque individu et ceux qui | onderscheid tussen de kosten die rechtstreeks toewijsbaar zijn aan elk |
| ne peuvent l'être qu'après réalisation. | individu en deze die het enkel kunnen zijn na realisatie. |
| Les montants T et Ts repris pour chaque rubrique de l'annexe 3a | De bedragen T en Ts opgenomen voor elke rubriek van bijlage 3a stemt |
| correspondent au total des coûts individualisés T et Ts estimés et | overeen met het totaal van de gerealiseerde en geraamde individuele |
| réalisés, augmentés de l'impact T et Ts estimé des actions. | kosten T en Ts, vermeerderd met de geraamde impact T en Ts van de |
| Le total général de l'annexe 3a sera donc identique au total des | acties. Het algemeen totaal van bijlage 3a zal dus gelijk zijn aan het totaal |
| rubriques « réalisé individuel », « estimé individuel » et « actions » | van de rubrieken « gerealiseerd individueel », « geraamd individueel » |
| au point 2 de l'annexe 3b. | en « acties » in punt 2 van bijlage 3b. |
| 4.6 Modèles | 4.6 Model |
| 4.6.1 Tableaux | 4.6.1 Tabellen |
| En annexe, les tableaux suivants sont repris : | In bijlage zijn volgende tabellen opgenomen : |
| - annexe 1 : Evolution des ressources opérationnelles en ETP; | - bijlage 1 : Evolutie van de operationele resources in VTE; |
| - annexe 2 : Plan d'action; | - bijlage 2 : Actieplan; |
| - annexe 3a : Situation de référence des ressources humaines; | - bijlage 3a : Referentietoestand van de human resources; |
| - annexe 3b : Situation de référence des charges budgétaires; | - bijlage 3b : Referentietoestand van de budgettaire lasten; |
| - annexe 4a : Détail des entrées et sorties incluses dans la situation | - bijlage 4a : Detail van de in- en uitstroom inbegrepen in de |
| de référence des ressources humaines; | referentietoestand van de human resources; |
| - annexe 4b : Détail des actions incluses dans la situation de | - bijlage 4b : Detail van de acties inbegrepen in de |
| référence des ressources humaines. | referentietoestand van de human resources. |
| La répartition des contractuels se produit conformément aux motifs de | De indeling van de contractuelen gebeurt overeenkomstig de redenen van |
| l'entrée en service. La rubrique « autres » comprend les contractuels | indiensttreding. De rubriek « andere » omvat de contractuelen die niet |
| qui ne sont pas repris dans les catégories besoins exceptionnels et | |
| temporaires en personnel (BET), tâches auxiliaires ou spécifiques | bij de uitzonderlijke en tijdelijke personeelsbehoeften (UTB), de |
| (TAS) ou contractuels de remplacement. | bijkomende of specifieke opdrachten (BSO) of de |
| vervangingscontractuelen zijn ingedeeld. | |
| Il s'agit ici, entre autres : | Het betreft hier onder meer : |
| - les contractuels visés à l'article 4, § 1er, 4° de la loi du 22 | - de contractuelen bedoeld in artikel 4, § 1, 4°, van de wet van 22 |
| juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique; | juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken; |
| - les contractuels restants de la loi du 20 février 1990 (statut | - de resterende contractuelen van de wet van 20 februari 1990 (enig |
| unique); | statuut); |
| - les jeunes avec une convention de premier emploi; | - de jongeren met een startbaanovereenkomst; |
| - les contractuels avec un contrat à durée indéterminée en application | - de contractuelen met een contract van onbepaalde duur in toepassing |
| de l'article 33 de la loi du 22 mars 1999 et de l'article 451, alinéa | van artikel 33 van de wet van 22 maart 1999 en van artikel 451, 1e |
| 1er, de la loi-programme du 24 décembre 2002. | lid, van de programmawet van 24 december 2002. |
| Le tableau en annexe 3b comprend les 12 mois de paiement de l'exercice | De tabel in bijlage 3b omvat de 12 betalingsmaanden van het boekjaar |
| (décembre jusque novembre) ainsi qu'une colonne pour la prime de fin | (december tot november) en een kolom voor de eindejaarspremie (EJP) |
| d'année (PFA) pour cette exercice payé le premier mois de l'exercice | betreffende dat boekjaar die uitbetaald wordt in de eerste maand van |
| suivant. | het volgend boekjaar. |
| 4.6.2 Contexte dans lequel les tableaux sont utilisés | 4.6.2 Context waarin de tabellen gebruikt worden |
| Dans le contexte de planification les tableaux repris en annexes 1re, | In de context van planning worden de tabellen in bijlage 1, 2 en 3 |
| 2 et 3 sont élaborés. Les tableaux de l'annexe 4 sont optionnels. | aangemaakt, de tabellen in bijlage 4 zijn optioneel in te vullen : |
| - le tableau de l'annexe 1re : contient la situation de départ des | - de tabel in bijlage 1 : omvat de beginsituatie van de operationele |
| ressources opérationnelles, la situation souhaitée à la fin de | resources, de beoogde situatie op het einde van het boekjaar waarop |
| l'exercice sur lequel porte la planification opérationnelle et s'il | het operationeel personeelsplan betrekking heeft en, indien ervoor |
| est opté pour la planification stratégique, la situation souhaitée à | geopteerd wordt, de beoogde situatie op het einde van de |
| la fin de la période de planification du plan de personnel | planningsperiode van het strategisch personeelsplan. |
| stratégique. Le nombre de ressources opérationnelles comprend, dans la situation de | Het aantal operationele resources in de beginsituatie stemt overeen |
| départ, le nombre repris dans la situation de référence de ressources | met het aantal opgenomen in de referentietoestand van de human |
| humaines dans le tableau à l'annexe 3a. | resources in de tabel in bijlage 3a. |
| La planification stratégique et la première planification | De strategische planning en de eerste operationele planning hebben |
| opérationnelle ont une même situation de départ. | eenzelfde beginsituatie. |
| - le tableau de l'annexe 2 : contient pour chaque exercice les actions | - de tabel in bijlage 2 : omvat voor elk boekjaar de acties die in |
| qui peuvent être prises en considération pour réaliser l'évolution | aanmerking kunnen komen om de gewenste evolutie te realiseren met hun |
| souhaitée avec leur impact budgétaire net T et Ts; | netto budgettaire impact T en Ts; |
| - le tableau de l'annexe 3a : est l'inventaire consolidé des | - de tabel in bijlage 3a : is de geconsolideerde inventaris van de |
| ressources humaines pour l'exercice avec leur coût individuel estimé T | human resources voor het boekjaar met hun geraamde individuele kost T |
| et Ts présenté à la date de début de l'exercice. Les mouvements de | en Ts, weergegeven op de begindatum van het boekjaar. De gekende |
| personnel connus et les actions décidée ou en cours d'exécution sont | personeelsbewegingen en de besliste of in uitvoering zijnde acties |
| inclus dans l'inventaire consolidé. Leur détail peut être présenté | zijn begrepen in de geconsolideerde inventaris. Hun detail kan |
| dans les tableaux de l'annexe 4; | weergeven worden in de tabellen in bijlage 4; |
| - le tableau de l'annexe 3b : en planification ce tableau contient les | - de tabel in bijlage 3b : ingeval van planning omvat deze tabel de |
| montants estimés pour l'ensemble des mois de paiement de l'exercice | geraamde bedragen voor alle betalingsmaanden van het boekjaar en, in |
| et, le cas échéant, les montants réels des mois déjà réalisés. | voorkomend geval, de reële bedragen voor de maanden die reeds |
| Pour le rapportage dans le cadre du monitoring des ressources | verstreken zijn. Voor de rapportering in het kader van de monitoring van de |
| opérationnelles et budgétaires, il est fait usage des tableaux | operationele en budgettaire resources wordt gebruik gemaakt van de |
| contenus dans les annexes 1re, 3 et, éventuellement, 4 : | tabellen vervat in bijlage 1 en 3, optioneel deze vervat in bijlage 4 : |
| - le tableau de l'annexe 1re : permet de suivre l'évolution des | - de tabel in bijlage 1 : laat toe de evolutie van de operationele |
| ressources opérationnelles par rapport à la situation de début et la | resources op te volgen ten overstaan van de beginsituatie en de |
| situation des mois précédents et de déterminer l'écart avec la | situatie van de vorige maanden en de kloof met de beoogde eindsituatie |
| situation d'arrivée recherchée. Chaque mois la rubrique A comptera une | te bepalen. Elke maand zal dus in rubriek A een nieuwe situatie van de |
| nouvelle situation des ressources opérationnelles. Le total de ces | operationele resources worden weergegeven. Het totaal van deze |
| ressources correspondra à chaque fois au total des ETP contenu dans la | resources zal telkens overeenstemmen met het totaal van de VTE vervat |
| situation de référence des ressources humaines à la date donnée. | in de referentietoestand van de human resources op de gegeven datum. |
| - les tableaux de l'annexe 3 : permettent de déterminer mensuellement | - de tabellen in bijlage 3 : laten toe maandelijks de |
| la situation de référence des ressources humaines et des charges | referentietoestand vast te leggen van de human resources en van de |
| budgétaires. | budgettaire lasten. |
| La situation de référence des ressources humaines à une date donnée | De referentietoestand van de human resources op een gegeven datum, zal |
| consolidera pour les mois restant de l'exercice les données relatives | voor de resterende maanden van het boekjaar de gegevens inzake de |
| au liens juridiques observés, les mouvements de personnel connus et | bestaande juridische banden, de gekende personeelsbewegingen en de |
| les actions décidées ou en cours d'exécution. | besliste of in uitvoering zijnde acties consolideren. |
| La situation de référence des charges budgétaires à une date donnée | De referentietoestand van de budgettaire lasten op een gegeven datum |
| contiendra pour les mois de paiement écoulés les données de paiement | omvat voor de verstreken betalingsmaanden de reële betalingsgegevens |
| réelles et pour chaque mois restant les données budgétaires estimées. | en voor elk van de resterende betalingsmaanden de geraamde budgettaire |
| Le coût total T est ici donc la somme des données de paiement réelles | gegevens. De totale kost T is hier dus de som van de reële |
| et les charges budgétaires estimées pour les mois encore à payer. | betalingsgegevens en de geraamde budgettaire lasten voor de nog te |
| 5 Processus de planification de personnel et suivi de l'exécution Le processus de planification du personnel et du suivi de l'exécution est un processus intégré dans lequel plusieurs acteurs interviennent. 5.1 Service d'encadrement P&O Le service d'encadrement P&O prépare le plan de personnel en partant de la situation de référence qu'il a dressé à la date de début de la période de planification. Il surveille le processus d'approbation du plan de personnel en ce compris la concertation prescrite avec les organisations syndicales représentatives dans le comité de concertation ad hoc. Il veille à ce que le plan de personnel approuvé, soit communiqué, via le canal le plus adéquat, aux membres du personnel. Il assure pour le management le monitoring et le suivi des ressources humaines et budgétaires. Il établit pour l'Inspecteur des Finances l'ensemble des rapports prévus dans le cadre de la présente circulaire et met à sa disposition, le cas échéant, l'ensemble des données sur base desquelles la méthodologie et les divers rapportages ont été établis. 5.2 Le comité de direction Il fixe le plan de personnel et l'envoie pour accord au ministre(s) concerné(s). Dans le cadre du monitoring et du suivi, il suit l'exécution du plan et de l'enveloppe de personnel et prend les décisions nécessaires, sur base du rapportage établi par le service d'encadrement P&O. 5.3 Le Président du Comité de direction Le Président du Comité de direction est responsable pour l'exécution du plan de personnel. 5.4 Le(s) ministre(s) compétent(s) pour le service Le(s) ministre(s) compétent(s) pour le service approuve(nt) le plan et le soumet(tent) pour avis et approbation dans le cadre du contrôle administratif et budgétaire. 5.5 L'inspecteur des Finances L'Inspecteur des Finances émet un avis sur le plan. Il opère un contrôle sur l'exécution du plan et de l'enveloppe de personnel. Il se prononce sur la qualité du système de rapportage établi par le service en conformité avec la méthodologie exposée dans la présente circulaire. 5.6. Les Ministres de la Fonction publique et du Budget Chaque plan de personnel est soumis pour accord par le(s) ministre(s) concerné(s) aux Ministres de la Fonction publique et du Budget avant le début de l'exercice concerné. Ceux-ci peuvent décider que leurs accords sur le plan stratégique et le plan opérationnel de la première année dispensent de leur accord les plans opérationnels des deuxième, troisième et quatrième années, à condition que ces plans aient reçu un avis favorable de l'Inspecteur des finances et qu' une copie des plans opérationnels approuvés par l'Inspecteur des Finances leur soit transmise. Le cas échéant, cette dispense est donnée dans le texte de leurs accords. La Ministre du Budget, Mme F. VAN DEN BOSSCHE Le Ministre de la Fonction publique, C. DUPONT | betalen maanden. 5 Proces van personeelsplanning en opvolging van de uitvoering Het proces van personeelsplanning en opvolging van de uitvoering ervan is een geïntegreerd proces waarin meerdere actoren optreden. 5.1 Stafdienst P&O De stafdienst P&O bereidt het personeelsplan voor vertrekkend van de referentiesituatie die hij voor de begindatum van de planningsperiode heeft opgesteld. Hij bewaakt het proces van goedkeuring van het personeelsplan met inbegrip van het voorgeschreven overleg met de representatieve vakorganisaties in het overlegcomité ad hoc. Hij waakt erover dat het goedgekeurd personeelsplan, via het meest geschikte kanaal, aan de personeelsleden wordt meegedeeld. Hij verzekert ten behoeve van het management de monitoring en de opvolging van de menselijke en budgettaire middelen. Hij stelt ten behoeve van de Inspecteur van Financiën het geheel van de rapporten, voorzien in deze omzendbrief, op en bezorgt hem, in voorkomend geval, het geheel van de gegevens aan de hand waarvan de methodologie en de verschillende rapporten werden opgesteld. 5.2 Het directiecomité Het werkt het personeelsplan uit en zendt het voor akkoord naar de betrokken minister(s). In het kader van de monitoring en de opvolging, volgt het de uitvoering van het plan en de personeelsenveloppe op en neemt het de nodige beslissingen, op basis van de rapportering van de stafdienst P&O. 5.3 De voorzitter van het directiecomité De voorzitter van het directiecomité is verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsplan. 5.4 De ministers(s) bevoegd voor de dienst De minister(s) bevoegd voor de dienst keurt (keuren) het plan goed en legt (leggen) het voor advies en goedkeuring voor in het kader van de administratieve en begrotingscontrole. 5.5 De inspecteur van Financiën De Inspecteur van Financiën geeft een advies over het plan. Hij voert een controle uit op de uitvoering van het plan en de personeelsenveloppe. Hij spreekt zich uit over de kwaliteit van het rapporteringssysteem dat de dienst heeft uitgewerkt conform de in deze omzendbrief uiteengezette methodologie. 5.6 De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting Elk personeelsplan wordt, vóór de aanvang van het betrokken boekjaar, door de betrokken minister(s) voor akkoord voorgelegd aan de Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting. Dezen kunnen beslissen dat hun akkoord betreffende het strategisch plan en het operationeel plan van het eerste jaar, vrijstelt van hun akkoord betreffende de operationele plannen van het tweede, derde en vierde jaar, op voorwaarde dat deze plannen een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën hebben verkregen en dat hun een copie van de door de Inspecteur van Financiën goedgekeurde plannen wordt toegestuurd. In voorkomend geval wordt deze vrijstelling gegeven in de tekst van hun akkoord. De Minister van Begroting, Mevr. F. VAN DEN BOSSCHE De Minister van Ambtenarenzaken, C. DUPONT |
| Pour la consultation du tableau, voir image | Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld |