Etaamb.openjustice.be
Meertalige weergave van Omzendbrief van 09/07/2007
← Terug naar "Omzendbrief nr. 574 Informatie inzake personeelsenveloppe en -plan "
Omzendbrief nr. 574 Informatie inzake personeelsenveloppe en -plan Circulaire n° 574 Information relative au plan de personnel et à l'enveloppe de personnel
FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC
OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION
9 JULI 2007. - Omzendbrief nr. 574 Informatie inzake 9 JUILLET 2007. - Circulaire n° 574 Information relative au plan de
personeelsenveloppe en -plan personnel et à l'enveloppe de personnel
Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de
overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen. programmation et les services qui en dépendent.
Mevrouw de Minister, Madame la Ministre,
Mijnheer de Minister, Monsieur le Ministre,
Mevrouw de Voorzitter, Madame la Présidente,
Mijnheer de Voorzitter, Monsieur le Président,
De omzendbrieven nrs 526 van 13 juli 2002, 544 van 5 maart 2004 en 550 Les circulaires n° 526 du 13 juillet 2002, 544 du 5 mars 2004 et 550
van 10 november 2004 verschaften praktisch informatie betreffende de du 10 novembre 2004 procuraient des informations concernant la
vaststelling van de personeelsenveloppes en de voorwaarden waaraan een fixation des enveloppes de personnel et les conditions auxquelles
minimaal personeelsplan moest voldoen. devait satisfaire un plan de personnel minimal.
De diensten zijn ondertussen voldoende vertrouwd met het in praktijk Les services se sont depuis suffisamment familiarisés avec la mise en
brengen van deze richtlijnen. pratique de ces lignes directrices.
Een vereenvoudiging en een versnelling van de goedkeuringsprocedure Une simplification et une accélération de la procédure d'approbation
voor de personeelsenveloppe en -planning dringt zich echter op. Eveneens is het aangewezen de nadruk te leggen op de mogelijkheden die het personeelsplan als beheersinstrument biedt, de evolutie van een aantal begrippen te verduidelijken en de concepten « meerjarenenveloppe » en « meerjarenplanning » te introduceren met het oog op een doeltreffender personeelsbeheer. Deze omzendbrief omvat alle elementen die de diensten in staat moeten stellen om op een efficiënte manier binnen de budgettaire mogelijkheden, hun personeelsplanning op te stellen en uit te voeren. Hij geeft ook uitvoering aan artikel 3, derde lid, van het koninklijk besluit van 9 juli 2007 betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën. Hij vervangt, voor de door deze omzendbrief beoogde diensten, de pour l'enveloppe de personnel et la planification du personnel s'impose néanmoins. Il est également indiqué d'insister sur les possibilités que le plan de personnel offre comme instrument de gestion, de clarifier l'évolution d'un certain nombre de notions et d'introduire les concepts d'« enveloppe pluriannuelle » et de « planification pluriannuelle », avec pour objectif une gestion de personnel plus efficiente. La présente circulaire contient tous les éléments qui doivent permettre aux services de fonctionner de façon efficiente au sein des moyens budgétaires disponibles, d'élaborer et d'exécuter leur planification de personnel. Elle exécute également l'article 3, alinéa 3, de l'arrêté royal du 9 juillet 2007 relatif au contrôle de la mise en oeuvre du plan de personnel par l'inspection des Finances. Elle remplace, pour les services visés dans son champ d'application,
bestaande omzendbrieven 526, 544 en 550. les circulaires 526, 544 et 550 existantes.
In de volgende tekst wordt onder dienst verstaan de diensten die onder Dans le texte suivant, on entend par service les services repris dans
het toepassingsveld van deze omzendbrief vallen. le champ d'application de la présente circulaire.
1 Personeelsenveloppe 1 Enveloppe de personnel
1.1 Kredieten die de personeelsenveloppe vormen 1.1 Crédits qui forment l'enveloppe de personnel
De personeelsenveloppe, zoals vastgelegd door de Ministerraad, is L'enveloppe de personnel, tel que fixé par le Conseil des Ministres,
samengesteld uit : est composé :
- de begrotingskredieten voor het geheel van het statutair en - des crédits budgétaires pour l'ensemble du personnel statutaire et
contractueel personeel : het geheel van de B.A. 11.03, 11.04 en andere contractuel : l'ensemble des A.B. 11.03, 11.04 et autres 11.XX (sauf
11.XX (uitgezonderd het B.A. 11.05 en enkele bijzondere gevallen), de l'A.B. 11.05 et certains cas particuliers), les crédits de personnel
personeelskredieten betaald op de dotaties en de eigen middelen, payés sur les dotations et les moyens propres, majorés
vermeerderd met - de kredieten voorzien in de interdepartementale provisie om - des crédits destinés à couvrir des dépenses de personnel prévus dans
personeelsuitgaven te dekken. la provision interdépartementale.
1.2 Meerjarenenveloppe en jaarlijkse enveloppe 1.2 Enveloppe pluriannuelle et annuelle
Onder meerjarenenveloppe wordt verstaan een referentie-enveloppe Par enveloppe pluriannuelle, on entend une enveloppe de référence
toegekend aan een dienst voor de opeenvolgende begrotingsjaren van een allouée à un service pour les années budgétaires successives d'une
legislatuur om zijn opdrachten te kunnen realiseren. législature pour pouvoir accomplir ses missions.
Bij ongewijzigd beleid, stemt de jaarlijkse enveloppe overeen met de A politique inchangée, l'enveloppe annuelle correspond à l'enveloppe
referentie-enveloppe, aangepast voor een boekjaar op basis van een de référence adaptée à un exercice, sur base d'un certain nombre de
aantal parameters. paramètres.
De Ministerraad bepaalt het bedrag van de referentie-enveloppe en de Le Conseil des Ministres détermine le montant de l'enveloppe de
betrokken parameters alsook het bedrag van de jaarlijkse enveloppes. référence et les paramètres en question, de même que le montant des enveloppes annuelles.
De begrotingswet omvat de goedgekeurde personeelskredieten die het La loi budgétaire contient les crédits de personnel approuvés qui
bedrag van de jaarlijkse enveloppe voor het betrokken boekjaar vormen. forment le montant de l'enveloppe annuelle pour l'exercice concerné.
1.3 Berekening van de jaarlijkse enveloppe 1.3 Calcul de l'enveloppe annuelle
De « enveloppe jaar T » is gelijk aan het geheel van volgende elementen : L' « enveloppe année T » est égale à la somme des éléments suivants :
a. de jaarlijkse enveloppe T-1 die de personeelskredieten en het a. l'enveloppe annuelle T-1 qui comprend les crédits de personnel et
trekkingsrecht op de interdepartementale provisie, omvat; le droit de tirage de la provision interdépartementale;
b. de index toegepast op deze enveloppe T-1; b. l'index appliqué à cette enveloppe T-1;
c. het trekkingsrecht op de interdepartementale provisie T. c. le droit de tirage de la provision interdépartementale T.
De index en het trekkingsrecht op de interdepartementale provisie zijn parameters die door de Ministerraad worden vastgelegd. De toe te passen index wordt steeds meegedeeld in de richtlijnen voor de opmaak van de begroting. De interdepartementale provisie is deze ingeschreven op de begroting van de FOD B&B en die inzonderheid de kredieten omvat om het hoofd te kunnen bieden aan : - de hervorming van inzonderheid de loopbanen (herziening van de schalen, competentietoelagen,....); - punctuele problemen van specifiek personeel van sommige diensten. Aan elke dienst wordt een trekkingsrecht op deze provisie toegekend die overeenstemt met de raming van de kost van de verschillende maatregelen die tijdens het betrokken jaar in werking treden (jaar T). Op het einde van het jaar T doet het er, indien nodig, een beroep op ten einde de betreffende maatregelen te kunnen betalen ingeval zijn kredieten ontoereikend zijn. De provisie wordt dan het voorwerp van L'index et le droit de tirage sur la provision interdépartementale sont des paramètres fixés par le Conseil des Ministres. L'index à appliquer est toujours communiqué dans les instructions pour l'élaboration du budget. La provision interdépartementale est celle inscrite au budget du SPF B&CG et qui comprend notamment les crédits prévus pour faire face à : - la réforme des carrières notamment (révision des échelles, primes de compétence, etc); - des problématiques de personnel spécifiques ponctuelles de certains services. Chaque service se voit allouer un droit de tirage dans cette provision, qui correspond à l'estimation du coût des différentes mesures entrant en vigueur pendant l'année concernée (année T). Il y fait si nécessaire appel en fin d'année T pour pouvoir payer lesdites mesures si ses crédits ne suffisent pas. La provision fait
een « verdeling van het provisioneel krediet » naar de betrokken alors l'objet d'une « répartition de crédit provisionnel » pour les
diensten voor de bedragen die werkelijk nodig zijn (initiatief van de montants réellement nécessaires vers les services concernés
FOD B&B). (initiative du SPF B&CG).
In T+1 worden de bedragen die in de interdepartementale provisie T En T+1, les montants prévus dans la provision interdépartementale T
voorzien waren om recurrente meerkosten inzake personeel op te vangen, pour couvrir des surcoûts récurrents en matière de personnel, sont
geïntegreerd in de personeelskredieten van het jaar T+1 zodat de intégrés aux crédits de personnel de l'année T+1 de sorte que le
dienst over de vereiste recurrente kredieten beschikt om alle service dispose des crédits récurrents nécessaires pour couvrir toutes
ingevoerde personeelsmaatregelen op te vangen. De bedragen voorzien les mesures de personnel mises en place. Les montants prévus pour les
voor de niet recurrente maatregelen worden daarentegen niet mesures non récurrentes ne sont quant à eux pas intégrés.
geïntegreerd. 1.4 Referentie-enveloppe vanaf het boekjaar 2009 1.4 Enveloppe de référence à partir de l'exercice 2009
De invoering van het systeem van de meerjarenenveloppe gaat gepaard L'introduction du système de l'enveloppe pluriannuelle va de pair avec
met een algemene herziening van de samenstelling en de structuur van une révision générale des enveloppes de personnel sur le plan de la
de personeelsenveloppes. composition et de la structure.
Deze herziening zal plaatsvinden in overleg met de betrokken diensten Cette révision se déroulera en concertation avec les services
tijdens trilaterales met vertegenwoordigers van de FOD's B&B en P&O. concernés lors de trilatérales avec les responsables des SPF B&CG et
Na dit proces zal de Ministerraad de samenstelling en het bedrag van P&O. Après ce processus, le Conseil des Ministres déterminera la
de referentie-enveloppes die zullen gelden vanaf het boekjaar 2009 composition et le montant des enveloppes de référence qui seront
bepalen. Dit zal gebeuren binnen een termijn die de diensten moet valables à partir de l'exercice 2009. Ceci se fera dans un délai
toelaten tijdig hun planning voor 2009 op te maken. permettant aux services d'établir à temps leur planification pour 2009.
2 Personeelsplan 2 Plan de personnel
2.1 Strategisch personeelsplan 2.1 Plan de personnel stratégique
De introductie van de meerjaren-enveloppe gekoppeld aan de L'introduction de l'enveloppe pluriannuelle couplée au cycle de
legislatuurcyclus biedt de diensten de mogelijkheid hun huidig législature offre aux services la possibilité de compléter le plan de
personeelsplan aan te vullen met een strategische visie met een personnel dans la forme actuelle, d'une vision stratégique à un
horizon van vier jaar. horizon de quatre ans.
De haalbaarheid van de strategische visie wordt getest op basis van La faisabilité de la vision stratégique est testée sur base du/des
het/de eerste gerealiseerde operationele plan(nen). premier(s) plan(s) opérationnel(s) réalisé(s).
In het strategisch personeelsplan wordt de beoogde evolutie van de Dans le plan de personnel stratégique, l'évolution recherchée des
operationele behoeften beschreven in functie van de strategische besoins opérationnels est décrite en fonction des lignes stratégiques
beleidslijnen van de dienst en deze die de regering bij het begin van du service et celles que le gouvernement a dessinées en début de
de legislatuur heeft uitgetekend en rekening houdend met de législature et compte tenu de la situation de référence des ressources
referentietoestand van de human resources op de begindatum van de humaines à la date de début de la période de planification.
planningsperiode. De planning van de personeelsbehoeften zal op een realistische en La planification des besoins de personnel se fera de façon réaliste et
verantwoorde wijze gebeuren waarbij men oog zal hebben voor de responsable, on gardera en vue l'impact possible de certaines
mogelijke impact van sommige evoluties (zowel intern als extern) op de évolutions (aussi bien internes qu'externes) sur la détermination des
bepaling van de kwalitatieve en kwantitatieve strategische besoins de personnel stratégiques en termes qualitatifs et
personeelsbehoefte. Vb. invoering nieuwe technologieën, aangekondigde quantitatifs. Par exemple, introduction de nouvelles technologies,
herstructureringen, vergrijzing personeelseffectief,.... restructurations annoncées, vieillissement de l'effectif de
personnel,....
Het strategisch personeelsplan wordt gerealiseerd door vier Le plan de personnel stratégique se réalise au travers de quatre plans
opeenvolgende operationele personeelsplannen. Het heeft dan ook geen de personnel opérationnels successifs. Il n'a donc pas de plan
actieplan. d'action propre.
2.2 Operationeel personeelsplan 2.2 Plan de personnel opérationnel
Om de progressieve uitvoering van het strategisch personeelsplan te Pour réaliser l'exécution progressive du plan de personnel
realiseren wordt voor elk boekjaar begrepen in de horizon van het stratégique, un plan de personnel opérationnel est élaboré pour chaque
strategisch plan, een operationeel personeelsplan opgemaakt. exercice compris dans l'horizon du plan stratégique.
Elk operationeel plan beschrijft de evolutie van de operationele Chaque plan opérationnel décrit l'évolution des ressources
resources die men wil gerealiseerd zien op het einde van het betrokken opérationnelles qu'on veut voir réalisée à la fin de l'exercice
boekjaar rekening houdend met de referentietoestand van de human resources en van de geraamde budgettaire lasten opgemaakt voor de begindatum van het boekjaar. Voor elke personeelsenveloppe en elk boekjaar wordt een personeelsplan opgesteld. Op budgettair vlak moet dit plan verenigbaar zijn met de in de enveloppe beschikbare middelen voor het betrokken boekjaar. Het realistisch karakter van de planning wordt aangetoond door het actieplan. Het actieplan beschrijft de verschillende acties die in aanmerking kunnen komen om de gewenste evolutie te bereiken en hun budgettaire impact. Een actieplan is in geen geval een lijst van gemachtigde wervingen, bevorderingen,.... Alvorens ze kan opgestart worden dient elke actie inderdaad afgetoetst te worden aan de operationele doelstelling en aan concerné, compte tenu de la situation de référence des ressources humaines et des charges budgétaires estimées établie pour la date de début de l'exercice. Il est établi un plan de personnel pour chaque enveloppe de personnel et chaque exercice budgétaire. Sur le plan budgétaire, ce plan doit être compatible avec les moyens disponibles dans l'enveloppe pour l'exercice concerné. Le caractère réaliste de la planification est démontré au travers du plan d'action. Le plan d'action décrit les différentes actions envisageables pour atteindre l'évolution souhaitée et leur impact budgétaire. Un plan d'action n'est en aucun cas une liste de recrutements, promotions,... autorisés. En effet, pour être mise en oeuvre, chaque action doit être testée par rapport à l'objectif opérationnel et par
de tijdens het boekjaar beschikbare budgettaire middelen (marge T) en rapport aux moyens budgétaires disponibles en cours d'exercice (marge
aan de beschikbare structurele (in 12/12) budgettaire middelen (marge T) et par rapport aux moyens budgétaires structurels (en 12/12)
Ts). disponibles (marge Ts).
Tijdens het boekjaar kan er een bijkomende budgettaire marge vrijkomen Pendant l'exercice, une marge budgétaire supplémentaire peut se
die nieuwe, niet in voornoemd actieplan voorziene acties mogelijk libérer qui rend possible de nouvelles actions, non prévues dans le
maakt. plan d'action susmentionné.
Algemeen kan gesteld worden dat bij de uitvoering van het D'une manière générale, il peut être posé que lors de l'exécution du
personeelsplan acties kunnen beslist worden voor zover ze de beoogde plan de personnel, des actions peuvent être décidées pour autant
qu'elles respectent l'évolution souhaitée des ressources humaines
evolutie van de operationele resources respecteren en binnen de opérationnelles et qu'elles restent dans les limites de la marge
werkelijk beschikbare budgettaire marge T en Ts vallen. budgétaire T et Ts disponible.
Samengevat, omvat een personeelsplan voor het geheel van de enveloppe, En résumé, un plan de personnel contient, pour la totalité de
een synthese van de beoogde evoluties van de operationele ressources, l'enveloppe, une synthèse des évolutions souhaitées des ressources
een actieplan en een referentietoestand van de human resources en van de budgettaire lasten. De beoogde evoluties van de operationele resources en de referentietoestand van de human resources kunnen uitgesplitst worden volgens operationele entiteiten. Wanneer een personeelsplan aan de administratieve en begrotingscontrole wordt voorgelegd zal voornoemde uitsplitsing bij wijze van inlichting worden meegedeeld. De diensten die over meerdere enveloppes beschikken zullen eveneens een geaggregeerd overzicht van alle individuele plannen bezorgen. opérationnelles, un plan d'action et une situation de référence des ressources humaines et des charges budgétaires. Les évolutions souhaitées des ressources opérationnelles et la situation de référence des ressources humaines peuvent être ventilées en entités opérationnelles. Lorsqu'un plan de personnel est soumis au contrôle administratif et budgétaire, la ventilation susmentionnée est communiquée à titre informatif. Les services qui disposent de plusieurs enveloppes fourniront également une vue agrégée résultant de l'ensemble des plans individuels établis. 2.3 Un plan de personnel stratégique possible à partir de l'exercice
2.3 Een strategisch personeelsplan mogelijk vanaf het boekjaar 2009 2009
De diensten die in het systeem willen stappen zullen, van zodra de Les services qui veulent entrer dans le système pourront, dès
referentie-enveloppes toegekend zijn, hun eerste strategisch allocation des enveloppes de référence, élaborer leur premier plan de
personeelsplan over een horizon van vier jaar (tot 2012) kunnen personnel stratégique sur un horizon de 4 ans (jusqu'en 2012) avec le
opmaken met het eraan verbonden eerste operationeel plan. De andere diensten maken in elk geval een jaarlijks operationeel personeelsplan op. 2.4 Personeelsplan en taalkaders Indien een dienst zowel centrale diensten omvat als uitvoeringsdiensten waarvan de activiteit zich over het hele land uitstrekt, zal erover gewaakt worden dat er ook een uitsplitsing van het globaal plan volgens deze invalshoek gebeurt. Ten einde de Vaste Commissie voor Taaltoezicht toe te laten een advies over een ontwerp van taalkaders te formuleren zal haar het gedeelte van het goedgekeurd personeelsplan worden toegestuurd dat betrekking heeft op de centrale diensten en de uitvoeringsdiensten waarvan de activiteit zich over het hele land uitstrekt. premier plan opérationnel y associé. Les autres services élaboreront en tout cas un plan de personnel opérationnel annuel. 2.4 Plan de personnel et cadres linguistiques Si un service contient aussi bien des services centraux que des services d'exécution dont l'activité s'étend à tout le pays, il veillera à ce qu'une ventilation du plan global se fasse aussi selon cet angle d'incidence. Pour permettre à la Commission Permanente de Contrôle Linguistique de formuler un avis sur les cadres linguistiques, il lui sera envoyé la partie de plan de personnel approuvé qui concerne les services centraux et les services d'exécution dont l'activité s'étend à tout le pays.
3 Personeelsplan en budgettaire middelen 3 Plan de personnel et moyens budgétaires
3.1 Planning versus uitvoering 3.1 Planification versus exécution
In T-1 en ten laatste bij de opmaak van de initiële begroting voor het En T-1 et au plus tard lors de l'élaboration du budget initial de
jaar T, wordt een operationeel personeelsplan voor datzelfde jaar T l'année T, un plan de personnel opérationnel pour cette même année T
opgemaakt bij ongewijzigd beleid, op basis van de enveloppe beschreven est établi, à politique inchangée, sur base de l'enveloppe comme
in punt 1.3. décrit au point 1.3.
Het wordt uitgevoerd met strikte naleving van de effectieve Il est exécuté dans le strict respect des crédits de personnel
personeelskredieten opgenomen in de begroting die voor het jaar T is effectivement repris dans le budget qui est voté pour l'année T.
gestemd. Er wordt aan herinnerd dat het boekjaar inzake personeelsuitgaven Pour rappel, l'exercice en matière de dépenses de personnel débute le
aanvangt op 1 december en afsluit op 30 november. 1er décembre et se clôture le 30 novembre.
3.2 Planning en verschillende financieringsbronnen 3.2 Planification et différentes sources de financement
Het personeelsplan wordt opgemaakt voor de totaliteit van de Le plan de personnel est établi pour la globalité des crédits de
personeelskredieten die aan een enveloppe toegekend zijn. personnel alloués à une enveloppe.
Het personeelsplan wordt uitgevoerd voor het geheel van de Le plan de personnel est exécuté pour l'ensemble des crédits de
personeelskredieten die de enveloppe vormen en opgenomen zijn in de personnel constituant l'enveloppe qui sont repris dans le budget voté
begroting die voor het betrokken boekjaar is gestemd. pour l'exercice concerné.
Voor de budgettaire opvolging is het evenwel nodig een verband te Néanmoins, sur le plan du suivi budgétaire, il est nécessaire de faire
leggen met de verschillende kredieten die de enveloppe financieren om le lien avec les différents crédits assurant le financement de
de Thesaurie toe te laten deze te identificeren. l'enveloppe pour permettre à la Trésorerie de les identifier.
Tijdens de trilaterales waarvan sprake in punt 1.4 wordt bepaald welke Lors des trilatérales dont question au point 1.4, il est défini quels
kredieten kunnen geglobaliseerd worden in een enveloppe en welke niet. sont les crédits qui peuvent être globalisés dans une enveloppe et
Deze laatste zullen dan een of meerdere afzonderlijke enveloppes ceux qui ne peuvent l'être. Ces derniers constituent une ou plusieurs
vormen. In afwachting van de resultaten van de trilaterales worden de enveloppe(s) distincte(s). En attendant les résultats des
onderscheiden financieringsbronnen beschouwd als onderscheiden trilatérales, les sources de financement distinctes sont considérées
enveloppes. comme des enveloppes distinctes.
3.3 Raming van de budgettaire marge T en Ts 3.3 Estimation de la marge budgétaire T et Ts
Voor elke enveloppe dient iedere dienst zelf zijn budgettaire marge T Pour chaque enveloppe, il appartient à chaque service d'estimer sa
en Ts voor het boekjaar T te ramen. marge budgétaire T et Ts pour l'exercice T.
3.4 Aanpassing van de personeelsplanning tijdens het boekjaar 3.4 Adaptation de la planification de personnel pendant l'exercice
De operationele resources en de eraan verbonden lasten zijn permanent Les ressources opérationnelles et les charges y associées sont en
in evolutie. permanente évolution.
Wanneer bijkomende kredieten toegekend worden voor de financiering van Lorsque des crédits supplémentaires sont alloués pour le financement
nieuwe human resources waardoor de beoogde evolutie significant de nouvelles ressources humaines de sorte que l'évolution recherchée
wijzigt, is een aanpassing van de operationele en/of strategische subit une modification significative une adaptation de la
planning vereist. planification opérationnelle et/ou stratégique est requise.
4 Methodologie 4 Méthodologie
De methodologie steunt in essentie op het concept « referentietoestand La méthodologie repose essentiellement sur le concept de « situation
» en op drie kernactiviteiten nl. planning, monitoring en opvolging. de référence » et sur trois activités principales : la planification,
le monitoring et le suivi.
4.1 Referentietoestand 4.1 Situation de référence
Voor een gegeven periode is de referentietoestand de inventaris van de Pour une période donnée, la situation de référence est l'inventaire
human resources en van de geraamde budgettaire lasten, gekend of connu ou projeté des ressources humaines et des charges budgétaires
geprojecteerd op de begindatum van deze periode en geconsolideerd voor estimées à la date de début de cette période et consolidé pour cette
deze periode. Hij wordt opgemaakt voor het geheel van de enveloppe. période. Elle est établie pour la globalité de l'enveloppe.
Ingeval van planning zal de begindatum meestal in de toekomst liggen En planification la date de début se situera généralement dans le
en zal de referentieperiode een volledig boekjaar omvatten. futur et la période de référence concernera un exercice budgétaire entier.
Referentietoestand van de human resources Situation de référence des ressources humaines
Deze toestand integreert, in termen van kwantiteit, kwaliteit en kost Cette situation intègre en termes de quantité, qualité et coût T :
: - de bestaande human resources; - les ressources humaines observées;
- de gekende personeelsbewegingen; - les mouvements de personnel connus;
- de besliste en de in uitvoering zijnde acties. - les actions décidées et en cours d'exécution.
Hij kan opgemaakt worden volgens niveau van aggregatie van de gegevens Elle peut être dressée selon le niveau d'agrégation des données,
nl. per operationele entiteit of globaal voor de dienst. c'est-à-dire par entité opérationnelle ou globalement pour le service.
Hij kan variëren volgens de tijd : Elle peut varier selon le temps :
- hij kan opgemaakt worden op de geprojecteerde begindatum van het - elle peut être dressée à la date de début projetée de l'exercice
boekjaar voor een periode die alle maanden van het boekjaar omvat; pour une période couvrant tous les mois de l'exercice;
- hij kan opgemaakt worden op een punctuele datum tijdens het boekjaar - elle peut être dressée à une date ponctuelle durant l'exercice pour
voor een periode die de resterende maanden van het boekjaar vanaf deze une période couvrant les mois restants de l'exercice à partir de cette
datum omvat. date.
Referentietoestand van de budgettaire lasten Situation de référence des charges budgétaires
Deze toestand identificeert de totaliteit van de gerealiseerde en Cette situation identifie la totalité des coûts de personnel réalisés
geraamde personeelskosten die ten laste zijn van de enveloppe. et estimés à charge de l'enveloppe.
Hij kan variëren in de tijd nl. bij de aanvang van het boekjaar zullen Elle peut varier dans le temps. Au début de l'exercice, les coûts en
de personeelskosten geraamd worden voor alle betalingsmaanden van dit personnel sont estimés pour chaque mois de paiement de cet exercice. A
jaar. Naarmate het boekjaar vordert zal het aandeel van de reële mesure que l'exercice progresse, la part de données de paiement
betalingsgegevens in de toestand toenemen en zal dus enkel nog voor réelles dans la situation augmentera et elles ne devront dès lors plus
elk van de resterende betalingsmaanden moeten geraamd worden être estimées que pour chaque mois de paiement restant.
4.2 Planning 4.2 Planification
Planning beoogt de inschatting, in VTE, van de evolutie van de La planification vise à estimer, en ETP l'évolution des ressources
operationele resources tijdens een toekomstige periode nodig om de opérationnelles, pendant une période située dans le futur, nécessaire
organisatiedoelen te realiseren. à la réalisation des objectifs de l'organisation
4.3 Monitoring 4.3 Le monitoring
Monitoring beoogt de opmaak, op punctuele data van het boekjaar, van Le monitoring vise à dresser, à des dates ponctuelles de l'exercice,
de referentietoestand van de human resources en van de budgettaire la situation de référence des ressources humaines et des charges
lasten en de vergelijking van deze toestand met : budgétaires et à confronter celle-ci :
- de voorgaande referentietoestanden; - aux situations de référence précédentes;
- de beoogde operationele resources; - à l'objectif des ressources opérationnelles
- de beschikbare budgettaire middelen. - aux moyens budgétaires disponibles.
De resultaten van deze activiteit zullen aangeven : Les résultats de cette activité indiqueront :
- of er inzake operationele resources, nog een kloof is met de - s'il y a encore, en matière de ressources opérationnelles, un écart
verwachte evolutie en, avec l'évolution souhaitée et,
- of er inzake budgettaire resources, een marge beschikbaar is om - s'il reste encore, en matière de ressources budgétaires, une marge
acties te ondernemen. pour entreprendre des actions.
Ze krijgen ook de functie van een knipperlicht ingeval er gevaar voor Ils assurent également la fonction de feu clignotant dans le cas d'un
overschrijding van de enveloppe dreigt. In dit geval worden de nodige risque de dépassement de l'enveloppe. Dans ce cas, les actions
correctieve acties genomen wat onder andere kan inhouden dat de correctives nécessaires sont prises, ce qui peut signifier, entre
prioriteiten worden bijgesteld. autres, que les priorités doivent être ajustées.
Er wordt aangeraden dit proces maandelijks uit te voeren. Il est conseillé d'effectuer cette activité mensuellement.
4.4 Opvolging 4.4 Suivi
Opvolging beoogt, rekening houdend met de resultaten van de monitoring, : Le suivi, compte tenu des résultats du monitoring, vise :
1. de actualisatie en evaluatie van de acties; 1. l'actualisation et l'évaluation des actions;
2. de oplijsting van de te beslissen acties, met hun geraamde kost T 2. l'énumération des actions à décider, avec leur coût T et Ts estimé
en Ts en hun impact op de operationele resources en op de budgettaire et leur impact sur les ressources opérationnelles et sur la marge
marge T en Ts van het boekjaar; budgétaire T et Ts de l'exercice;
3. een beslissing omtrent de voorgestelde acties met hun geraamde kost 3. une décision concernant les actions proposées avec leur coût T et
T en Ts en hun impact op de operationele resources en op de Ts estimé et leur impact final sur les ressources opérationnelles et
budgettaire marge T en Ts van het boekjaar. sur la marge budgétaire T et Ts de l'exercice.
De periodiciteit van dit proces wordt door de dienst bepaald. La fréquence de cette activité est déterminée par le service.
4.5 Vereiste administratieve en budgettaire gegevens 4.5 Données administratives et budgétaires requises
4.5.1 Administratieve gegevens 4.5.1 Données administratives
4.5.1.1 De juridische banden 4.5.1.1 Les liens juridiques
Een juridische band wordt gedefinieerd door de hoedanigheid van de persoon (manager, statutair of contractueel), zijn niveau, zijn graad of zijn klasse en de reden van indienstneming bij de contractueel (uitzonderlijke en tijdelijke behoeften, bijkomende of specifieke opdrachten, vervanging van afwezige personeelsleden,....). In de regel zal een persoon slechts één juridische band hebben met de dienst. Toch is het niet uitgesloten dan sommige er meerdere hebben. Vb. een statutair die aangeduid is voor een managementfunctie N-2 heeft twee juridische banden met dezelfde dienst nl. één als statutair en één als manager. Aan elke juridische band is een operationele en budgettaire situatie verbonden. 1. De operationele situatie van een juridische band geeft aan in welke mate en gedurende welke periode de persoon werkelijk inzetbaar is voor een operationele entiteit. Dit wordt uitgedrukt in voltijds equivalent (VTE). Vb. de statutair die aangewezen is als manager N-2 is niet Un lien juridique est défini par la qualité de la personne (manager, statutaire ou contractuel), son niveau, son grade ou sa classe et la raison de l'entrée en service comme contractuel (besoins exceptionnels et temporaires, tâches auxiliaires ou spécifiques, remplacement d'un membre du personnel absent,...) En principe, une personne aura seulement un lien juridique avec le service. Pourtant, il n'est pas exclu que certaines en aient plusieurs. Exemple : un statutaire qui est désigné pour une fonction de management N-2 entretient deux liens juridiques avec le même service, c'est-à-dire un comme statutaire et un comme manager. A chaque lien juridique est associée une situation opérationnelle et budgétaire. 1. La situation opérationnelle d'un lien juridique indique dans quelle mesure une personne est effectivement disponible pour une entité opérationnelle. Ceci est exprimé en équivalent temps plein (ETP). Exemple : le statutaire qui est désigné comme manager -2 n'est pas
operationeel in zijn juridische band als statutair. In deze juridische opérationnel du point de vue de son lien juridique comme statutaire.
band is zijn operationele situatie dan ook gelijk aan 0 VTE. Dans ce lien juridique-là, sa situation opérationnelle est égale à 0 ETP.
In de meeste gevallen zal aan één juridische band slechts één Dans la plupart des cas, un lien juridique correspondra seulement à
operationele situatie verbonden zijn. Niettemin kunnen er zich une situation opérationnelle. Néanmoins, il peut y avoir des cas où à
gevallen voordoen waarin voor één juridische band toch meerdere un lien juridique correspond plusieurs situations opérationnelles.
operationele situaties optreden. Vb. een administratief deskundige die Exemple : un expert administratif qui exerce sa fonction en permanence
telkens voor 50% bij twee verschillende operationele entiteiten zijn à raison de 50% dans deux entités opérationnelles différentes. Son ETP
functie uitoefent. Zijn VTE wordt dan pro rata over beide operationele se répartit alors au pro rata sur les deux situations opérationnelles.
situaties verdeeld.
2. De budgettaire situatie van een juridische band geeft aan ten laste 2. La situation budgétaire d'un lien juridique indique la source de
van welke financieringsbron hij valt, of zijn last 100 % is of niet financement dont il est à charge, si la charge du lien est à 100
(100 % = 1 budgettaire eenheid of BE) en voor welke periode deze pourcent ou non (100 %= 1 unité budgétaire ou UB) et pour quelle
budgettaire last geldt. période cette charge budgétaire existe.
De juridische banden die in hoofde van een persoon op een beschouwde Les liens juridiques qui sont observés dans le chef d'une personne à
datum geobserveerd worden kunnen dus weergegeven worden aan de hand une date considérée peuvent donc être traduits en fonction de leurs
van hun kwantitatieve en kwalitatieve kenmerken. caractéristiques quantitatives et qualitatives.
Vb. De juridische banden voor een bepaalde periode van persoon X, Exemple : les liens juridiques pour une période déterminée d'une
statutair, attaché in klasse A2, aangewezen voor een hogere functie in personne X, statutaire, attaché de classe A2, désignée pour une
klasse A3, zijn gedefinieerd als volgt : fonction supérieure de classe A3, sont définis comme suit :
Juridische band 1 : statutair, A2, 0 VTE, 0 BE. Lien juridique 1 : statutaire, A2, 0 ETP, 0 UB.
Juridische band 2 : statutair, A3, 1 VTE, 1 BE. Lien juridique 2 : statutaire, A3, 1 ETP, 1 UB.
4.5.1.2 De personeelsbewegingen 4.5.1.2 Les mouvements de personnel
De bewegingen die worden onderscheiden zijn : Les mouvements qu'on distingue sont :
- instroom : er wordt een nieuwe juridische band gecreëerd (vb. een - les entrées : un nouveau lien juridique a été créé (ex. un
werving) of een of meerdere aspecten van een bestaande juridische band recrutement) ou un ou plusieurs aspects d'un lien juridique existant
wordt (worden) opnieuw geactiveerd (vb. bij een terugkeer uit est (sont) réactivé(s) (ex. par un retour de mission);
opdracht); - uitstroom : een bestaande juridische band wordt definitief beëindigd - les sorties : un lien juridique existant est définitivement rompu
(vb. pensionering) of een of meerdere aspecten van een bestaande (ex. pension) ou un ou plusieurs aspects d'un lien juridique existant
juridische band wordt (worden) gedesactiveerd (vb. een detachering). est (sont) désactivé(s) (ex. un détachement).
- bevorderingen : sommige bewegingen omvatten een gelijktijdige in- en - promotions : certains mouvements impliquent une entrée et une sortie
uitstroom. Dit zijn de volgende bevorderingen die onderworpen zijn aan simultanément. Ce sont les promotions suivantes soumises à décision :
een beslissing : de bevorderingen naar A2, A3, A4, A5 en de overgangen les promotions vers A2, A3, A4 et A5 et les accessions au niveau
naar een hoger niveau. supérieur.
Het betreft hier personeelsbewegingen die een significante invloed Il s'agit de mouvements de personnel qui affectent significativement
hebben op de middelen (juridische band, operationele situatie) en de les ressources (lien juridique, situation opérationnelle) et les
budgettaire lasten voor de betrokken periode. charges budgétaires pour la période concernée.
De gekende bewegingen kunnen dus gedefinieerd worden via de kenmerken Les mouvements connus peuvent donc être définis par les
van de juridische banden van de betrokken personen. caractéristiques des liens juridiques des personnes concernées.
4.5.1.3 De acties 4.5.1.3 Les actions
Naargelang de evolutie van haar levenscyclus, heeft een actie Tout au long de l'évolution de son cycle de vie, une action connaît
verschillende statuten nl. plusieurs statuts, c'est-à-dire :
- gepland : dit is een mogelijke actie; - planifiée : c'est une action possible;
- beslist : dit is een actie die werd geactiveerd door het management. - décidée : c'est une action qui est activée par le management. Ceci
Dit betekent dat er kredieten werden gereserveerd en ze mag uitgevoerd worden; signifie que des crédits sont réservés et qu'elle peut être exécutée;
- in uitvoering : dit is een actie waarvan het proces van uitvoering - en cours d'exécution : c'est une action dont le processus
lopend is en waarvoor kredieten werden gereserveerd; d'exécution est en cours et pour laquelle des crédits sont réservés;
- beëindigd : dit is een actie die ofwel uitgevoerd is ofwel werd - terminée : c'est une action qui, soit est exécutée, soit a été
geannuleerd. annulée.
Er moet rekening worden gehouden met de impact van de acties die L'impact des actions décidées ou en cours d'exécution à la date
beslist of in uitvoering zijn op de beschouwde datum. Een uitgevoerde considérée doit être pris en compte. Une action exécutée est une
actie is een actie die omgevormd is in een personeelsbeweging en wordt action qui est transformée en un mouvement de personnel et y est donc
dus daar opgelijst. listée.
Van de besliste of in uitvoering zijnde acties op de beschouwde datum Sur les actions décidées ou en cours d'exécution à une date
zijn minimaal volgende gegevens beschikbaar : considérée, les données minimales suivantes sont disponibles :
- type : instroom, uitstroom of bevordering; - type : entrée, sortie ou promotion;
- hoedanigheid (manager, statutair, contractueel); - qualité (manager, statutaire, contractuel);
- niveau, klasse; - niveau, classe;
- aantal VTE; - nombre d'ETP;
- de reden van indienstneming voor contractuelen; - la raison de l'engagement pour les contractuels;
- de geraamde datum van realisatie. - la date estimée de la réalisation.
4.5.2 Budgettaire gegevens 4.5.2 Données budgétaires
De totale personeelskost omvat de individuele personeelskost, bepaald Le coût total de personnel comprend le coût individuel de personnel,
vertrekkend van de budgettaire situatie van elke juridische band en de déterminé à partir de la situation budgétaire associée à chaque lien
laatst gekende individuele betalingsgegevens, de globale juridique et les dernières données de paiement individuelles connues,
personeelskosten en de impact van de besliste of in uitvoering zijnde les coûts globaux de personnel et l'impact des actions décidées ou en
acties. cours d'exécution.
4.5.2.1 Notie personeelskost 4.5.2.1 Notion de coût de personnel
De notie « personeelskost » omvat meer dan de direct toerekenbare La notion « coût de personnel » ne comprend pas que les salaires et
lonen en wedden.
De uitgaven die gemeenschappelijk zijn voor alle diensten kan men traitements directement imputables.
onderverdelen in 4 grote rubrieken met elk nog een onderverdeling : Les dépenses, communes à tous les services, peuvent se regrouper en 4
grandes catégories subdivisées :
1. lonen en wedden 1. salaires et traitements
2. recurrente vergoedingen 2. allocations récurrentes
2.1. haard- en standplaatsvergoeding 2.1. allocations de foyer et résidence
2.2. kinderbijslag 2.2. allocations familiales
2.3. taalpremie 2.3. prime linguistique
2.4. premie voor de leidinggevende 2.4. prime de direction
2.5. andere 2.5. autres
3. periodieke vergoedingen 3. allocations périodiques
3.1. vakantiegeld 3.1. pécule de vacances
3.2. eindejaarspremie 3.2. allocation de fin d'année
3.3. premie voor competentieontwikkeling 3.3. prime de développement des compétences
3.4. andere 3.4. autres
4. indirecte en sociale lasten 4. charges indirectes et charges sociales
4.1. werkgeversbijdragen lonen en wedden 4.1. cotisations patronales sur salaires et traitements
4.2. aandeel werkgever in groeps- en hospitalisatieverzekeringen 4.2. quote-part patronale dans assurances de groupe et hospitalisation
4.3. aandeel werkgever in sociale abonnementen 4.3. quote-part patronale dans abonnements sociaux
4.4. vooropzeg 4.4. préavis
4.5. andere. 4.5. autres.
Binnen deze kosten zijn een aantal niet individueel toewijsbaar Parmi ces coûts, il s'en trouvent un certain nombre qui ne sont pas
(abonnementen, verzekeringen,..). De diensten staan zelf in voor de individualisables (abonnement, assurances,...). Leur paiement est
betaling ervan. assuré par les services eux-mêmes.
In regel worden de individueel toewijsbare kosten betaald door de En principe, les coûts individualisables sont payés par le Service
Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven (CDVU). Central des Dépenses Fixes (SCDF.)
Sommige diensten betalen evenwel zelf een aantal individueel Certains services paient toutefois eux-mêmes un certain nombre de
toewijsbare kosten. coûts individualisables.
4.5.2.2 Controle van de reële individuele personeelskost 4.5.2.2 Contrôle du coût de personnel individuel réel
Maandelijks ontvangt de dienst van de CDVU de individuele Mensuellement le service reçoit du SCDF les données de paiement
betalingsgegevens ten laste van de enveloppe. individuelles à charge de l'enveloppe.
Met het oog op een zo realistisch mogelijke raming van de individuele En vue d'une estimation aussi réaliste que possible du coût de
personeelskost, worden voorafgaandelijk de reële individuele personnel individuel, un contrôle préalable des paiements individuels
betalingen gecontroleerd ten einde aan de basis over correcte gegevens réels est opéré de manière à pouvoir disposer à la base de données
te kunnen beschikken. correctes.
Maandelijks zal de dienst de gegevens van de budgettaire situaties Mensuellement, le service confrontera les données des situations
verbonden aan de juridische banden met de individuele budgétaires liés aux liens juridiques avec les données de paiement
betalingsgegevens vergelijken. Hij zal daarbij kunnen toetsen of : individuelles. Il pourra ainsi tester si :
- iedereen betaald is die moest betaald worden; - tous ceux qui sont payés devaient l'être;
- niemand verkeerdelijk werd betaald vanuit de enveloppe; - personne n'est payé à tort par l'enveloppe;
- de betaling van iemand die definitief vertrokken is wel is stopgezet. Indien de gegevens niet in overeenstemming zijn, worden de vereiste correctieve acties genomen. Elke betaling die niet overeenstemt met de gegevens van de budgettaire situatie wordt als niet-valide beschouwd. De niet-valide betalingen zijn niet recupereerbaar en worden voor de enveloppe beschouwd als recurrente lasten zolang niet is aangetoond dat het om eenmalige achterstallen gaat. Voor de raming van de personeelskost worden de niet-valide betalingen in een afzonderlijke categorie ondergebracht. De individueel toewijsbare personeelsuitgaven die de dienst zelf verricht moeten op dezelfde wijze verwerkt worden en hierop dienen dezelfde controles te worden uitgevoerd als op de gegevens die door de CDVU worden verstrekt. - le paiement de quelqu'un qui est parti définitivement est bien arrêté. Si les données ne concordent pas, les actions correctives requises sont prises. Chaque paiement qui ne peut être réconcilié avec les données de la situation budgétaire, est considéré comme non-valide. Les paiements non-valides ne sont pas récupérables et sont considérés comme des charges récurrentes pour l'enveloppe tant qu'il n'a pas été démontré qu'il s'agit d'arriérés uniques. Pour l'estimation du coût de personnel, les paiements non valides sont repris dans une catégorie à part. Les dépenses de personnel individualisables réalisées par le service lui-même doivent être traitées suivant le même format et faire l'objet des mêmes contrôles que les données fournies par le SCDF.
Het totaal van de individuele personeelskost dient overeen te stemmen Le total du coût de personnel individuel doit correspondre au total
met het totaal van de ordonnanties van dit type die door de Thesaurie des ordonnances de ce type enregistrées par de la Trésorerie.
zijn geregistreerd.
4.5.2.3 Raming van de individuele personeelskost 4.5.2.3 Estimation du coût de personnel individuel
De individuele personeelskost wordt geraamd op basis van de laatst Le coût de personnel individuel est estimé sur base du dernier coût de
gekende en voorafgaandelijk gecontroleerde individuele personeelskost. personnel individuel connu et contrôlé préalablement.
- De lonen en wedden evenals het recurrente gedeelte van de kost - Les salaires et traitements ainsi que la partie récurrente du coût
worden geëxtrapoleerd naar elke maand die nog moet worden betaald. sont extrapolés sur chaque mois de paiement restant à couvrir.
- Het periodieke gedeelte wordt geëxtrapoleerd in functie van de - La part périodique est extrapolée en fonction de la périodicité
vastgelegde periodiciteit. définie.
- Het vakantiegeld en de eindejaarspremie worden aangerekend op de - Le pécule de vacances et la prime de fin d'années sont imputés sur
overeenstemmende betalingsmaanden. les mois de paiement correspondants.
- De werkgeversbijdragen worden aangerekend op de maanden waarin ze - Les cotisations patronales sont imputées sur les mois de paiement
nog moeten betaald worden. restant à couvrir.
Sommige individuele personeelskosten kunnen enkel globaal geraamd Certains coûts de personnel individuels ne peuvent être estimés que
worden. globalement.
Het betreft kosten die pas op het tijdstip van de betaling Il s'agit de coûts qui ne sont individualisables qu'au moment du
individualiseerbaar zijn. paiement.
- Premies zoals de premie voor competentieontwikkeling worden geraamd - Des primes comme p.e. la prime de développement des compétences sont
vertrekkend van een globaal geraamd bedrag en een estimés à partir d'un montant global estimé et d'un rythme
ordonnanceringsritme. d'ordonnancement.
- De éénmalige toelagen, de impact van bijzondere vereffeningen, - Les allocations uniques, l'effet de liquidations spéciales, de
technische regularisaties of achterstallen worden op dezelfde wijze régularisations techniques ou d'arriérés sont estimés de la même
geraamd. façon.
- De niet-valide recurrente betalingen worden globaal geëxtrapoleerd - Les paiements non-valides récurrents sont extrapolés globalement sur
voor elke maand die nog moet betaald worden. chaque mois de paiement restant à couvrir.
De raming die het resultaat is van bovenstaande berekeningen dient L'estimation résultant des calculs ci-dessus doit être complétée de
aangevuld te worden met de raming van twee parameters voor de globale l'estimation de deux paramètres portant sur la masse salariale globale
loonmassa : de impact van voorziene indexsprongen en de raming van de : l'effet de sauts d'index prévus et l'estimation de la dérive
loondrift. salariale.
- De meerkost die met de indexsprong overeenstemt wordt berekend voor - Le surcoût correspondant au saut d'index est calculé pour chaque
elke betalingsmaand waarvoor de nieuwe index is voorzien. mois de paiement où le nouvel index est prévu.
- De globale impact van de verschillende factoren die de evolutie van - L'effet global des différents facteurs qui influencent positivement
de loonmassa positief of negatief beïnvloeden, wordt geraamd voor elke ou négativement l'évolution de la masse salariale est estimé pour
betalingsmaand. Deze raming gebeurt op basis van de door de dienst chaque mois de paiement. Cette estimation se fait sur base des
gekende factoren (vb. baremieke verhogingen, evolutie in deeltijdse facteurs connus par le service (p.e. augmentations barémiques,
arbeid, verloven van lange duur) en op basis van de natuurlijke évolution du temps partiel, congés de longue durée) et sur base de
evolutie die afgezien van de in- en uitstroom, werd vastgesteld l'évolution naturelle hors entrées-sorties observée au cours des mois
tijdens de voorgaande maanden en jaren. et exercices précédents.
Als voor een budgettaire situatie van een juridische band geen Lorsqu' aucune donnée de paiement n'est connue pour une situation
betalingsgegevens gekend zijn (vb. eerste maand van indiensttreding, budgétaire liée à un lien juridique (p.e. premier mois d'entrée en
beweging tijdens het boekjaar) dient een individuele kostenramer te service, mouvement en cours d'exercice), un estimateur du coût
worden voorzien. individuel doit être fourni.
4.5.2.4 Raming van de personeelskost van de besliste of in uitvoering 4.5.2.4 Estimation du coût de personnel des actions décidées ou en
zijnde acties exécution
Voor elke besliste of in uitvoering zijnde actie op de beschouwde Pour chaque action décidée ou en cours d'exécution à la date
datum, wordt de personeelskost geraamd op basis van een kostenramer. considérée, le coût de personnel est estimé au moyen d'un estimateur
De netto impact wordt berekend voor elk van de betalingsmaanden van de coût. L'impact net est calculé pour chacun des mois de paiement de
het boekjaar rekening houdend met de voorziene datum van realisatie l'exercice en tenant compte de la date prévue de réalisation de
van de actie. l'action.
4.5.2.5 Controle en raming van de niet individualiseerbare personeelskost Voor de niet individualiseerbare personeelsuitgaven die door de dienst zelf zijn gerealiseerd (abonnementen, verzekeringen,...) gebeurt de controle op basis van de door de Thesaurie geregistreerde ordonnanties van dit type. Het totaal van deze globale uitgaven dient overeen te stemmen met het totaal van de betreffende ordonnanties. De vereist correctieve acties worden genomen ingeval er geen overeenstemming vastgesteld wordt. De raming van deze kost voor het boekjaar gebeurt op basis van een globaal geraamd bedrag en een ordonnanceringsritme. 4.5.2.5 Contrôle et estimation du coût de personnel non individualisable Pour les dépenses de personnel non individualisables réalisées par le service lui-même (abonnements, assurances,....), le contrôle s'effectue à partir des ordonnances de ce type enregistrées par la Trésorerie. Le total de ces dépenses globales doit correspondre au total des ordonnances concernées. Si il n'y a pas de concordance, les actions correctives requises sont prises. L'estimation de ce coût pour l'exercice se fait au moyen d'un montant global estimé et d'un rythme d'ordonnancement.
4.5.2.6 Kost T en Ts 4.5.2.6 Coûts T et Ts
De kost T is de som van de berekende kost of impact voor elk van de Le coût T est la somme du coût ou de l'impact calculé pour chacun des
betalingsmaanden van het boekjaar T. mois de paiement de l'exercice T.
De kost Ts is de extrapolatie in 12/12 van de laatste gekende Le coût Ts est l'extrapolation en 12/12 des dernières données de
individuele betalingsgegevens. Hij wordt geraamd voor alle juridische paiement individuel connues. Il est estimé pour tous les liens
banden die na de laatste betalingsmaand van het boekjaar T blijven juridiques qui se prolongent au-delà du dernier mois de paiement de
voortbestaan. De kost Ts van de juridische banden die eindigen tijdens l'exercice T. Le coût Ts des liens juridiques qui se terminent en
het boekjaar T is dus gelijk aan 0. cours d'exercice T est donc égal à 0.
De kost Ts van een besliste of in uitvoering zijnde actie is de Le coût Ts d'une action décidée ou en cours d'exécution est l'impact
geraamde impact op jaarbasis. Hij wordt geraamd voor alle acties die estimé sur base annuelle. Il est estimé pour toutes les actions qui se
de laatste maand van het boekjaar T overschrijden. Voor punctuele prolongent au-delà du dernier mois de l'exercice T. Pour les actions
acties die enkel tijdens het boekjaar T een impact hebben is de kost ponctuelles qui ont seulement un impact pendant l'exercice T, le coût
Ts dus 0. Ts est donc de 0.
4.5.2.7 Samenvatting van de budgettaire gegevens 4.5.2.7 Synthèse des données budgétaires
Het totaal van de gerealiseerde personeelskosten dient overeen te Le total des coûts de personnel réalisés doit correspondre au montant
stemmen met het totaal geregistreerd door de Thesaurie voor de total enregistré par la Trésorerie pour l'enveloppe.
enveloppe. De tabel in bijlage 3b geeft de globale budgettaire situatie weer voor Le tableau repris à l'annexe 3b donne la situation globale budgétaire
de enveloppe. Ze is gebaseerd op de laatst gekende betalingsmaand. pour l'enveloppe. Il est basé sur le dernier mois de paiement connu.
Punt 1 globaliseert alle gerealiseerde en geraamde kosten. Het detail Le point 1 globalise la totalité des coûts réalisés et estimés. Le
van de gerealiseerde en geraamde individualiseerbare betalingen en van détail de la réalisation et de l'estimation des paiements
de geraamde impact van de acties is opgenomen in punt 2. De individualisables et de l'impact des actions est repris au point 2. La
uitsplitsing « individueel » en « globaal » weerspiegelt het ventilation entre « individuel » et « global » reflète la distinction
onderscheid tussen de kosten die rechtstreeks toewijsbaar zijn aan elk entre les coûts directement attribuables à chaque individu et ceux qui
individu en deze die het enkel kunnen zijn na realisatie. ne peuvent l'être qu'après réalisation.
De bedragen T en Ts opgenomen voor elke rubriek van bijlage 3a stemt Les montants T et Ts repris pour chaque rubrique de l'annexe 3a
overeen met het totaal van de gerealiseerde en geraamde individuele correspondent au total des coûts individualisés T et Ts estimés et
kosten T en Ts, vermeerderd met de geraamde impact T en Ts van de réalisés, augmentés de l'impact T et Ts estimé des actions.
acties. Het algemeen totaal van bijlage 3a zal dus gelijk zijn aan het totaal Le total général de l'annexe 3a sera donc identique au total des
van de rubrieken « gerealiseerd individueel », « geraamd individueel » rubriques « réalisé individuel », « estimé individuel » et « actions »
en « acties » in punt 2 van bijlage 3b. au point 2 de l'annexe 3b.
4.6 Model 4.6 Modèles
4.6.1 Tabellen 4.6.1 Tableaux
In bijlage zijn volgende tabellen opgenomen : En annexe, les tableaux suivants sont repris :
- bijlage 1 : Evolutie van de operationele resources in VTE; - annexe 1 : Evolution des ressources opérationnelles en ETP;
- bijlage 2 : Actieplan; - annexe 2 : Plan d'action;
- bijlage 3a : Referentietoestand van de human resources; - annexe 3a : Situation de référence des ressources humaines;
- bijlage 3b : Referentietoestand van de budgettaire lasten; - annexe 3b : Situation de référence des charges budgétaires;
- bijlage 4a : Detail van de in- en uitstroom inbegrepen in de - annexe 4a : Détail des entrées et sorties incluses dans la situation
referentietoestand van de human resources; de référence des ressources humaines;
- bijlage 4b : Detail van de acties inbegrepen in de - annexe 4b : Détail des actions incluses dans la situation de
referentietoestand van de human resources. référence des ressources humaines.
De indeling van de contractuelen gebeurt overeenkomstig de redenen van La répartition des contractuels se produit conformément aux motifs de
indiensttreding. De rubriek « andere » omvat de contractuelen die niet l'entrée en service. La rubrique « autres » comprend les contractuels
qui ne sont pas repris dans les catégories besoins exceptionnels et
bij de uitzonderlijke en tijdelijke personeelsbehoeften (UTB), de temporaires en personnel (BET), tâches auxiliaires ou spécifiques
bijkomende of specifieke opdrachten (BSO) of de (TAS) ou contractuels de remplacement.
vervangingscontractuelen zijn ingedeeld.
Het betreft hier onder meer : Il s'agit ici, entre autres :
- de contractuelen bedoeld in artikel 4, § 1, 4°, van de wet van 22 - les contractuels visés à l'article 4, § 1er, 4° de la loi du 22
juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken; juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique;
- de resterende contractuelen van de wet van 20 februari 1990 (enig - les contractuels restants de la loi du 20 février 1990 (statut
statuut); unique);
- de jongeren met een startbaanovereenkomst; - les jeunes avec une convention de premier emploi;
- de contractuelen met een contract van onbepaalde duur in toepassing - les contractuels avec un contrat à durée indéterminée en application
van artikel 33 van de wet van 22 maart 1999 en van artikel 451, 1e de l'article 33 de la loi du 22 mars 1999 et de l'article 451, alinéa
lid, van de programmawet van 24 december 2002. 1er, de la loi-programme du 24 décembre 2002.
De tabel in bijlage 3b omvat de 12 betalingsmaanden van het boekjaar Le tableau en annexe 3b comprend les 12 mois de paiement de l'exercice
(december tot november) en een kolom voor de eindejaarspremie (EJP) (décembre jusque novembre) ainsi qu'une colonne pour la prime de fin
betreffende dat boekjaar die uitbetaald wordt in de eerste maand van d'année (PFA) pour cette exercice payé le premier mois de l'exercice
het volgend boekjaar. suivant.
4.6.2 Context waarin de tabellen gebruikt worden 4.6.2 Contexte dans lequel les tableaux sont utilisés
In de context van planning worden de tabellen in bijlage 1, 2 en 3 Dans le contexte de planification les tableaux repris en annexes 1re,
aangemaakt, de tabellen in bijlage 4 zijn optioneel in te vullen : 2 et 3 sont élaborés. Les tableaux de l'annexe 4 sont optionnels.
- de tabel in bijlage 1 : omvat de beginsituatie van de operationele - le tableau de l'annexe 1re : contient la situation de départ des
resources, de beoogde situatie op het einde van het boekjaar waarop ressources opérationnelles, la situation souhaitée à la fin de
het operationeel personeelsplan betrekking heeft en, indien ervoor l'exercice sur lequel porte la planification opérationnelle et s'il
geopteerd wordt, de beoogde situatie op het einde van de est opté pour la planification stratégique, la situation souhaitée à
planningsperiode van het strategisch personeelsplan. la fin de la période de planification du plan de personnel
Het aantal operationele resources in de beginsituatie stemt overeen stratégique. Le nombre de ressources opérationnelles comprend, dans la situation de
met het aantal opgenomen in de referentietoestand van de human départ, le nombre repris dans la situation de référence de ressources
resources in de tabel in bijlage 3a. humaines dans le tableau à l'annexe 3a.
De strategische planning en de eerste operationele planning hebben La planification stratégique et la première planification
eenzelfde beginsituatie. opérationnelle ont une même situation de départ.
- de tabel in bijlage 2 : omvat voor elk boekjaar de acties die in - le tableau de l'annexe 2 : contient pour chaque exercice les actions
aanmerking kunnen komen om de gewenste evolutie te realiseren met hun qui peuvent être prises en considération pour réaliser l'évolution
netto budgettaire impact T en Ts; souhaitée avec leur impact budgétaire net T et Ts;
- de tabel in bijlage 3a : is de geconsolideerde inventaris van de - le tableau de l'annexe 3a : est l'inventaire consolidé des
human resources voor het boekjaar met hun geraamde individuele kost T ressources humaines pour l'exercice avec leur coût individuel estimé T
en Ts, weergegeven op de begindatum van het boekjaar. De gekende et Ts présenté à la date de début de l'exercice. Les mouvements de
personeelsbewegingen en de besliste of in uitvoering zijnde acties personnel connus et les actions décidée ou en cours d'exécution sont
zijn begrepen in de geconsolideerde inventaris. Hun detail kan inclus dans l'inventaire consolidé. Leur détail peut être présenté
weergeven worden in de tabellen in bijlage 4; dans les tableaux de l'annexe 4;
- de tabel in bijlage 3b : ingeval van planning omvat deze tabel de - le tableau de l'annexe 3b : en planification ce tableau contient les
geraamde bedragen voor alle betalingsmaanden van het boekjaar en, in montants estimés pour l'ensemble des mois de paiement de l'exercice
voorkomend geval, de reële bedragen voor de maanden die reeds et, le cas échéant, les montants réels des mois déjà réalisés.
verstreken zijn. Voor de rapportering in het kader van de monitoring van de Pour le rapportage dans le cadre du monitoring des ressources
operationele en budgettaire resources wordt gebruik gemaakt van de opérationnelles et budgétaires, il est fait usage des tableaux
tabellen vervat in bijlage 1 en 3, optioneel deze vervat in bijlage 4 : contenus dans les annexes 1re, 3 et, éventuellement, 4 :
- de tabel in bijlage 1 : laat toe de evolutie van de operationele - le tableau de l'annexe 1re : permet de suivre l'évolution des
resources op te volgen ten overstaan van de beginsituatie en de ressources opérationnelles par rapport à la situation de début et la
situatie van de vorige maanden en de kloof met de beoogde eindsituatie situation des mois précédents et de déterminer l'écart avec la
te bepalen. Elke maand zal dus in rubriek A een nieuwe situatie van de situation d'arrivée recherchée. Chaque mois la rubrique A comptera une
operationele resources worden weergegeven. Het totaal van deze nouvelle situation des ressources opérationnelles. Le total de ces
resources zal telkens overeenstemmen met het totaal van de VTE vervat ressources correspondra à chaque fois au total des ETP contenu dans la
in de referentietoestand van de human resources op de gegeven datum. situation de référence des ressources humaines à la date donnée.
- de tabellen in bijlage 3 : laten toe maandelijks de - les tableaux de l'annexe 3 : permettent de déterminer mensuellement
referentietoestand vast te leggen van de human resources en van de la situation de référence des ressources humaines et des charges
budgettaire lasten. budgétaires.
De referentietoestand van de human resources op een gegeven datum, zal La situation de référence des ressources humaines à une date donnée
voor de resterende maanden van het boekjaar de gegevens inzake de consolidera pour les mois restant de l'exercice les données relatives
bestaande juridische banden, de gekende personeelsbewegingen en de au liens juridiques observés, les mouvements de personnel connus et
besliste of in uitvoering zijnde acties consolideren. les actions décidées ou en cours d'exécution.
De referentietoestand van de budgettaire lasten op een gegeven datum La situation de référence des charges budgétaires à une date donnée
omvat voor de verstreken betalingsmaanden de reële betalingsgegevens contiendra pour les mois de paiement écoulés les données de paiement
en voor elk van de resterende betalingsmaanden de geraamde budgettaire réelles et pour chaque mois restant les données budgétaires estimées.
gegevens. De totale kost T is hier dus de som van de reële Le coût total T est ici donc la somme des données de paiement réelles
betalingsgegevens en de geraamde budgettaire lasten voor de nog te et les charges budgétaires estimées pour les mois encore à payer.
betalen maanden. 5 Proces van personeelsplanning en opvolging van de uitvoering Het proces van personeelsplanning en opvolging van de uitvoering ervan is een geïntegreerd proces waarin meerdere actoren optreden. 5.1 Stafdienst P&O De stafdienst P&O bereidt het personeelsplan voor vertrekkend van de referentiesituatie die hij voor de begindatum van de planningsperiode heeft opgesteld. Hij bewaakt het proces van goedkeuring van het personeelsplan met inbegrip van het voorgeschreven overleg met de representatieve vakorganisaties in het overlegcomité ad hoc. Hij waakt erover dat het goedgekeurd personeelsplan, via het meest geschikte kanaal, aan de personeelsleden wordt meegedeeld. Hij verzekert ten behoeve van het management de monitoring en de opvolging van de menselijke en budgettaire middelen. Hij stelt ten behoeve van de Inspecteur van Financiën het geheel van de rapporten, voorzien in deze omzendbrief, op en bezorgt hem, in voorkomend geval, het geheel van de gegevens aan de hand waarvan de methodologie en de verschillende rapporten werden opgesteld. 5.2 Het directiecomité Het werkt het personeelsplan uit en zendt het voor akkoord naar de betrokken minister(s). In het kader van de monitoring en de opvolging, volgt het de uitvoering van het plan en de personeelsenveloppe op en neemt het de nodige beslissingen, op basis van de rapportering van de stafdienst P&O. 5.3 De voorzitter van het directiecomité De voorzitter van het directiecomité is verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsplan. 5.4 De ministers(s) bevoegd voor de dienst De minister(s) bevoegd voor de dienst keurt (keuren) het plan goed en legt (leggen) het voor advies en goedkeuring voor in het kader van de administratieve en begrotingscontrole. 5.5 De inspecteur van Financiën De Inspecteur van Financiën geeft een advies over het plan. Hij voert een controle uit op de uitvoering van het plan en de personeelsenveloppe. Hij spreekt zich uit over de kwaliteit van het rapporteringssysteem dat de dienst heeft uitgewerkt conform de in deze omzendbrief uiteengezette methodologie. 5.6 De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting Elk personeelsplan wordt, vóór de aanvang van het betrokken boekjaar, door de betrokken minister(s) voor akkoord voorgelegd aan de Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting. Dezen kunnen beslissen dat hun akkoord betreffende het strategisch plan en het operationeel plan van het eerste jaar, vrijstelt van hun akkoord betreffende de operationele plannen van het tweede, derde en vierde jaar, op voorwaarde dat deze plannen een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën hebben verkregen en dat hun een copie van de door de Inspecteur van Financiën goedgekeurde plannen wordt toegestuurd. In voorkomend geval wordt deze vrijstelling gegeven in de tekst van hun akkoord. De Minister van Begroting, Mevr. F. VAN DEN BOSSCHE De Minister van Ambtenarenzaken, C. DUPONT 5 Processus de planification de personnel et suivi de l'exécution Le processus de planification du personnel et du suivi de l'exécution est un processus intégré dans lequel plusieurs acteurs interviennent. 5.1 Service d'encadrement P&O Le service d'encadrement P&O prépare le plan de personnel en partant de la situation de référence qu'il a dressé à la date de début de la période de planification. Il surveille le processus d'approbation du plan de personnel en ce compris la concertation prescrite avec les organisations syndicales représentatives dans le comité de concertation ad hoc. Il veille à ce que le plan de personnel approuvé, soit communiqué, via le canal le plus adéquat, aux membres du personnel. Il assure pour le management le monitoring et le suivi des ressources humaines et budgétaires. Il établit pour l'Inspecteur des Finances l'ensemble des rapports prévus dans le cadre de la présente circulaire et met à sa disposition, le cas échéant, l'ensemble des données sur base desquelles la méthodologie et les divers rapportages ont été établis. 5.2 Le comité de direction Il fixe le plan de personnel et l'envoie pour accord au ministre(s) concerné(s). Dans le cadre du monitoring et du suivi, il suit l'exécution du plan et de l'enveloppe de personnel et prend les décisions nécessaires, sur base du rapportage établi par le service d'encadrement P&O. 5.3 Le Président du Comité de direction Le Président du Comité de direction est responsable pour l'exécution du plan de personnel. 5.4 Le(s) ministre(s) compétent(s) pour le service Le(s) ministre(s) compétent(s) pour le service approuve(nt) le plan et le soumet(tent) pour avis et approbation dans le cadre du contrôle administratif et budgétaire. 5.5 L'inspecteur des Finances L'Inspecteur des Finances émet un avis sur le plan. Il opère un contrôle sur l'exécution du plan et de l'enveloppe de personnel. Il se prononce sur la qualité du système de rapportage établi par le service en conformité avec la méthodologie exposée dans la présente circulaire. 5.6. Les Ministres de la Fonction publique et du Budget Chaque plan de personnel est soumis pour accord par le(s) ministre(s) concerné(s) aux Ministres de la Fonction publique et du Budget avant le début de l'exercice concerné. Ceux-ci peuvent décider que leurs accords sur le plan stratégique et le plan opérationnel de la première année dispensent de leur accord les plans opérationnels des deuxième, troisième et quatrième années, à condition que ces plans aient reçu un avis favorable de l'Inspecteur des finances et qu' une copie des plans opérationnels approuvés par l'Inspecteur des Finances leur soit transmise. Le cas échéant, cette dispense est donnée dans le texte de leurs accords. La Ministre du Budget, Mme F. VAN DEN BOSSCHE Le Ministre de la Fonction publique, C. DUPONT
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Pour la consultation du tableau, voir image
^