FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

8 OKTOBER 2016. - Ministeriële omzendbrief betreffende de evaluatie van de operationele personeelsleden van de hulpverleningszones. - Duitse vertaling

De hierna volgende tekst is de Duitse vertaling van de omzendbrief van de Minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken van 8 oktober 2016 betreffende de evaluatie van de operationele personeelsleden van de hulpverleningszones (Belgisch Staatsblad van 24 november 2016).

Deze vertaling is opgemaakt door de Centrale dienst voor Duitse vertaling in Malmedy.

FÖDERALER ÖFFENTLICHER DIENST INNERES 8. OKTOBER 2016 - Ministerielles Rundschreiben über die Bewertung des Einsatzpersonals der Hilfeleistungszonen An die Vorsitzenden der Hilfeleistungszonen und der vorläufigen Zonen Sehr geehrte Frau Vorsitzende der Hilfeleistungszone, Sehr geehrter Herr Vorsitzender der Hilfeleistungszone, vorliegendes Rundschreiben richtet sich an die Hilfeleistungszonen, wie in Artikel 14 des Gesetzes vom 15.Mai 2007 über die zivile Sicherheit (nachstehend Gesetz vom 15. Mai 2007 genannt) erwähnt, und an den Feuerwehrdienst und Dienst für dringende medizinische Hilfe der Region Brüssel-Hauptstadt. Für die Anwendung des vorliegenden Rundschreibens fallen unter das Einsatzpersonal einer Hilfeleistungszone die Berufsfeuerwehrleute und die freiwilligen Feuerwehrleute sowie die freiwilligen und berufsmäßigen Krankenwagenfahrer, die keine Feuerwehrleute sind.

Vorliegendes Rundschreiben betrifft nicht: -die Bewertung der Feuerwehrleute auf Probe, die in den Artikeln 44 bis 50, 61 bis 66, 76 bis 83 und 98 bis 105 des Königlichen Erlasses vom 19. April 2014 über das Verwaltungsstatut des Einsatzpersonals der Hilfeleistungszonen (nachstehend KE vom 19. April 2014 genannt) geregelt wird, - die Bewertung der Krankenwagenfahrer auf Probe, die in den Artikeln 17 bis 23 und 34 bis 39 des Königlichen Erlasses vom 23. August 2014 über das Verwaltungsstatut des Krankenwagenpersonals der Hilfeleistungszonen, das kein Feuerwehrpersonal ist, (nachstehend KE vom 23. August 2014 genannt) geregelt wird, - die Bewertung des Zonenkommandanten, die in den Artikeln 115 und 116 des Gesetzes 15. Mai 2007 und den Artikeln 8 bis 12 des Königlichen Erlasses vom 26. März 2014 zur Festlegung des Funktionsprofils eines Kommandanten einer Hilfeleistungszone und der Modalitäten für seine Auswahl und seine Bewertung geregelt wird.

Weitere Erläuterungen über die Probezeiten und Bewertungen der Personalmitglieder auf Probe sind in der Unterrichtsunterlage EVAL enthalten. 1. Einleitung Am 1.Januar 2015 (beziehungsweise spätestens am 1. Januar 2016) sind die kommunal organisierten Feuerwehrdienste endgültig in eine neue Struktur übergegangen: die Hilfeleistungszone. Einhergehend mit dieser Umstrukturierung auf Verwaltungsebene und ihren Auswirkungen sind verschiedene Königliche Erlasse in Kraft getreten, die das Statut des Einsatzpersonals der Hilfeleistungszonen ausformen.

Der KE vom 19. April 2014 umfasst insbesondere Bestimmungen in Bezug auf die Bewertung und die Bewertungsakte.

Da die Bewertung einen wesentlichen Teil der Laufbahn jedes Mitglieds des Einsatzpersonals der Hilfeleistungszonen bildet, halte ich es für angebracht, einige Richtlinien zu erteilen, die den Zonen als Best-Practice-Regeln dienen können.

In Erwartung des Inkrafttretens der neuen Bewertungsmethode werden die Personalmitglieder, die die Bewertungen vornehmen werden, hierfür ausgebildet werden. Die Zonen müssen ihr Personal ausführlich darüber informieren, wie die neue Bewertungsmethode funktioniert und wie sie in der Zone angewandt wird. Hierfür können Muster und Texte verwendet werden, die vom KCCE zur Verfügung gestellt werden.

Die erforderlichen Informationen über die Bewertung sollten auch in der Zulassungspolitik als Teil der Politik des Wohlbefindens enthalten sein. 2. Rechtsgrundlage In Artikel 154 des KE vom 19.April 2014 wird bestimmt, dass die Bewertung auf der Grundlage einer individuellen Bewertungsakte erfolgt, die folgende Unterlagen umfasst: - die Funktionsbeschreibung, wie sie im Ministeriellen Erlass vom 8.

Oktober 2016 zur Festlegung der Funktionsbeschreibungen des Einsatzpersonals der Hilfeleistungszonen festgelegt ist, - den Bericht über das Funktionsgespräch, - Unterlagen in Bezug auf die Feststellungen und vorteilhaften oder ungünstigen Beurteilungen, - den Bericht über das Bewertungsgespräch, wie in Anlage 4 zum KE vom 19. April 2014 festgelegt. Diese Unterlagen können digital verwaltet werden, sofern die Zone die erforderliche Gewähr in Bezug auf die elektronische Signatur bietet.

Die Funktionsbeschreibungen bilden also den Ausgangspunkt des Bewertungsverfahrens, während das Bewertungsgespräch den Schlusspunkt bildet. Das Funktionsgespräch mit Planung des Zyklus n+1 findet im Anschluss an das Bewertungsgespräch des Zyklus n statt. Dazwischen liegen noch weitere wichtige Momente, nämlich Funktionsgespräch(e).

Mit vorliegendem Rundschreiben wird der Bewertungszyklus verdeutlicht und werden Muster für Berichte über das Funktionsgespräch und über das Mitarbeitergespräch vorgeschlagen. Es ist nämlich sowohl für die bewertete Person als auch für den Bewerter wichtig, für dieses wichtige Verfahren über die erforderlichen Kenntnisse und Instrumente zu verfügen, sodass alles als ein zusammenhängendes Ganzes gehandhabt werden kann. 3. Bewertungszyklus Gemäß Artikel 152 des KE vom 19.April 2014 dient die Bewertung "dazu, die Kommunikation zwischen der bewerteten Person und dem Bewerter zu stimulieren, die Entwicklung der Kompetenzen des Personalmitglieds zu fördern und die Ziele des Dienstes zu erreichen." Dieses konstruktive und wertschätzende Verfahren verläuft in folgenden Schritten:

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 3.1 Funktionsgespräch Zu Beginn einer jeden Bewertungsperiode findet zwischen dem Personalmitglied und dem funktionellen Vorgesetzten ein Funktionsgespräch statt (Art. 157-158 des KE vom 19. April 2014). Der funktionelle Vorgesetzte übt die direkte Amtsgewalt über eine oder mehrere Personen aus und untersteht selbst der Verantwortung eines hierarchischen Vorgesetzten. In der Praxis muss er die Arbeitsweise eines Personalmitglieds einschätzen können. Bei diesem Gespräch werden die Zielsetzungen und Kriterien, auf die sich die Bewertung des Mitarbeiters bezieht, überprüft. Als Grundlage dient/dienen die Funktionsbeschreibung(en), wie sie im Ministeriellen Erlass vom 8.

Oktober 2016 aufgeführt sind. Der funktionelle Vorgesetzte kann in den Funktionsbeschreibungen konkret angeben, welche Aufgaben das Personalmitglied ausführen muss und welche Normen in Bezug auf die technischen Kompetenzen anwendbar sind.

Das Funktionsgespräch umfasst auch ein Planungsgespräch. Es können also konkrete Ziele in Verbindung mit den Kompetenzen der Funktionen vereinbart werden. So kann ein funktioneller Vorgesetzter beispielsweise im Rahmen der Kompetenz "Loyalität" mit seinen Personalmitgliedern vereinbaren, kostensparend zu arbeiten oder im Rahmen der zwischenmenschlichen Kompetenzen besonders die Verschiedenartigkeit zu berücksichtigen. Das Funktionsgespräch umfasst zudem einen Entwicklungsplan, in den eine Planung der Weiterbildungen aufgenommen werden kann.

Das Funktionsgespräch betrifft alle Funktionen, die vom Mitarbeiter wahrgenommen werden. In diesem Gespräch werden die Erwartungen des Mitarbeiters, des Bewerters und der Organisation geklärt. Hierbei ist die Zahl der Funktionen zu berücksichtigen, die ein Personalmitglied wahrnimmt. Je nach Personalplan und Organisation der Zone kann diese Zahl mehr oder weniger hoch sein. Wenn ein Personalmitglied zahlreiche Funktionen wahrnimmt, muss der funktionelle Vorgesetzte bei der Formulierung der Ziele diese Vielseitigkeit und die Zahl der pro Funktion anfallenden Arbeitsstunden berücksichtigen. Im Gegensatz zu jemandem, der nur eine oder zwei Funktionen kombiniert, kann bei jemandem, der viele Funktionen wahrnehmen muss, das Leistungsniveau niedriger angesetzt werden, da er weniger Zeit haben wird, um jede Funktion auszuüben. Über dieses Gespräch erstellt der funktionelle Vorgesetzte binnen fünfzehn Kalendertagen ab dem Gespräch einen Bericht. Der Mitarbeiter kann Bemerkungen hinzufügen und unterzeichnet zur "Empfangsbestätigung". (1) Ein Muster dieses Berichts liegt vorliegendem Rundschreiben in Anlage 1 bei. 3.2 Mitarbeitergespräch Artikel 160 des KE vom 19. April 2014 bestimmt, dass auf Antrag der bewerteten Person oder des Bewerters im Laufe der Bewertungsperiode ein Mitarbeitergespräch zwischen der bewerteten Person und dem Bewerter stattfinden kann. Da dieses Gespräch als Coaching- und Entwicklungsmoment für das Personalmitglied gilt, wird ausdrücklich empfohlen, für jeden Bewertungszyklus ein Mitarbeitergespräch einzuplanen. Zugleich ermöglicht dieses Gespräch dem funktionellen Vorgesetzten eine sorgfältige Verfolgung der Situation. Dieses Gespräch kann also für den Mitarbeiter einen Mehrwert darstellen.

In diesem Gespräch können insbesondere die Arbeitsweise des Personalmitglieds, eventuelle Probleme, Hindernisse zur Erreichung seiner Ziele, seine Entwicklung und seine Laufbahn zur Sprache kommen.

Zwei Wochen vorher sollten der funktionelle Vorgesetzte und das Personalmitglied die Gesprächsthemen austauschen.

Ziel dieses Gesprächs ist es, die Arbeitsweise des Personalmitglieds zu verbessern. Hierbei sind der funktionelle Vorgesetzte und das Personalmitglied gleichwertige Gesprächspartner. Das Personalmitglied darf also am meisten reden.

Dieses Mitarbeitergespräch findet in der Mitte der Bewertungsperiode statt. Über dieses Gespräch wird ein Bericht erstellt, der eventuell geänderte Ziele und getroffene Absprachen umfasst. Das Personalmitglied unterzeichnet zur "Empfangsbestätigung". (2) Ein Muster dieses Berichts liegt vorliegendem Rundschreiben in Anlage 2 bei.

Am Rande des Mitarbeitergesprächs und des Bewertungsgesprächs können auch bestimmte Talente des Personalmitglieds angesprochen werden, die zwar nicht unbedingt im Bewertungsgespräch zur Sprache gekommen sind, aber dennoch einen Mehrwert für die Organisation darstellen können.

Der funktionelle Vorgesetzte und der Mitarbeiter können der Bewertungsakte im Laufe der Bewertungsperiode mehrere Feststellungen und Bewertungen hinzufügen. Dieses punktuelle Mitarbeitergespräch kann jederzeit und nach bestimmten Ereignissen stattfinden. Diese Ereignisse können sowohl positiver als auch negativer Art sein.

Die Bewertungen und Feststellungen können erst der Bewertungsakte hinzugefügt werden, nachdem sie zwischen dem funktionellen Vorgesetzten und dem Mitarbeiter besprochen worden sind. Das Personalmitglied unterzeichnet dann zur "Empfangsbestätigung". (3) 3.3 Bewertungsgespräch Bei diesem Gespräch wird die Bewertung des Personalmitglieds vom funktionellen Vorgesetzten durchgeführt. Die Bewertung fußt auf einer individuellen Bewertungsakte mit folgenden Unterlagen: *Funktionsbeschreibung, * Bericht über das Funktionsgespräch (siehe 3.1), * Unterlagen in Bezug auf die günstigen beziehungsweise ungünstigen Feststellungen und Bewertungen (siehe 3.4).

Sie kann durch folgende Unterlagen ergänzt werden: * Bericht über ein eventuelles Mitarbeitergespräch (siehe 3.2), * Bericht über das vorherige Bewertungsgespräch.

Das Muster des Berichts über das Bewertungsgespräch ist in Anlage 4 zum KE vom 19. April 2014 festgelegt.

Dieser Bericht umfasst elf Bewertungspunkte.

Für die Vervollständigung der neun ersten Bewertungspunkte (Loyalität, Pflichtbewusstsein, Integrität, persönliche Kompetenzen, zwischenmenschliche Kompetenzen, aufgabenbezogene Kompetenzen, Management, Sinn für Qualität und Sicherheit, Anweisungserteilung und Didaktik) sind das Lexikon der Kompetenzen und die Matrix der Kompetenzen zu berücksichtigen.

Im Lexikon der Kompetenzen, in Anlage 3 beigefügt, werden pro verhaltensbezogene Kompetenz drei Stufen formuliert.

In der Matrix der Kompetenzen, in Anlage 4 beigefügt, wird pro Funktion bestimmt, welche Kompetenzstufe anwendbar ist.

Die Zonen müssen eine zonale Politik in Bezug auf die technischen Kompetenzen entwickeln: körperliche Eignung, Zulassung für das Tragen eines Atemschutzgeräts, Weiter-/Fortbildung usw. (Bewertungspunkt 10), sodass ein Kriterium besteht, anhand dessen die Kompetenzen bewertet werden können, und die Personalmitglieder die Möglichkeit haben, ihre Kompetenzen zu entwickeln/aufzufrischen. Andernfalls können die Personalmitglieder diesbezüglich nicht bewertet werden und muss "entfällt" eingetragen werden. Die Verfügbarkeit (Bewertungspunkt 11) muss nach den Regeln der Geschäftsordnung bewertet werden. (4) Es kann sich sowohl um einen bestimmten Prozentsatz handeln als auch darum, in welchem Maße man einem Abruf tatsächlich Folge leistet, wenn man sich dazu bereit erklärt hat.

Erhält ein Personalmitglied in Bezug auf die Bewertungspunkte 10 oder 11 ein negatives Ergebnis, kann die Schlussfolgerung für die gesamte Bewertung nur "zu verbessern" oder "ungenügend" lauten.

Es sei darauf hingewiesen, dass bei der Bewertung eines Mitglieds des Berufspersonals des Kaders des Personals im einfachen Dienst oder im mittleren Dienst unter Punkt 11 der Vermerk "entfällt" einzutragen ist. Dies gilt auch für den Bewertungspunkt 10, beispielsweise wenn ein Personalmitglied eine Verwaltungsfunktion zugewiesen bekommen hat oder wenn es sich um einen Krankenwagenfahrer handelt, der kein Feuerwehrmann ist. In jedem Fall können in der Kategorie "Weiteres" spezifisch technische Kompetenzen hinzugefügt werden. Ähnlich wie beim Funktionsgespräch ist auch beim Bewertungsgespräch die Zahl der vom Personalmitglied wahrgenommenen Funktionen zu berücksichtigen. Bei der Bewertung eines Personalmitglieds, das zahlreiche Funktionen wahrnimmt, ist diese Vielseitigkeit zu berücksichtigen.

Bei langfristiger Abwesenheit (beispielsweise Krankheit oder Laufbahnunterbrechung) kann es sein, dass bestimmte Punkte nicht bewertet werden können. Dies kann im Bereich unter dem Bewertungsraster so begründet werden. In diesem Raster muss dann "entfällt" eingetragen werden. Wenn alle Abwesenheitszeiträume mehr als die Hälfte der Mindestdauer des Bewertungszyklus betragen, muss der funktionelle Vorgesetzte feststellen, dass eine Bewertung unmöglich ist. Ein Personalmitglied, das eine Note "genügend", "gut" oder "sehr gut" erhalten hat, befindet sich in diesem Fall nach einer Abwesenheit von mindestens 9 Monaten; ein Personalmitglied, das eine Note "zu verbessern" oder "ungenügend" erhalten hat, befindet sich in diesem Fall nach einer Abwesenheit von mindestens 4,5 Monaten. Das Personalmitglied behält das Ergebnis der vorherigen Bewertung. Es gibt also keine Note für den vorerwähnten Abwesenheitszeitraum. Binnen einem Monat nach der Abwesenheit muss ein neues Funktionsgespräch organisiert werden, um einen neuen Bewertungszyklus zu beginnen.

Die Bewertung schließt mit der Erteilung der Note "sehr gut", "gut", "genügend", "zu verbessern" beziehungsweise "ungenügend", da eine Begründung dieses Vermerks unerlässlich ist.

Bei einer Note "genügend", "gut" beziehungsweise "sehr gut" findet das Bewertungsgespräch alle zwei Jahre statt (nach mindestens 18 Monaten und höchstens 24 Monaten). Falls das Ergebnis der Bewertung "zu verbessern" beziehungsweise "ungenügend" ist, findet das Gespräch wieder nach einem Jahr (nach mindestens 9 Monaten und höchstens 12 Monaten) statt. Im Fall einer Note "ungenügend" sollte ein Aktionsplan in den Bericht aufgenommen werden. Auch hier ist es ratsam, ein Mitarbeitergespräch zwischen zwei Bewertungen einzuplanen.

Der Bericht wird dem Personalmitglied binnen fünfzehn Kalendertagen zugeschickt. Das Personalmitglied unterzeichnet dann zur "Empfangsbestätigung". (5) Das Personalmitglied kann binnen einer Frist von 10 Werktagen nach Notifizierung des Bewertungsberichts Widerspruch gegen die Schlussfolgerung der Bewertung einlegen. Dieses Widerspruchsverfahren ist in Buch 7 Titel 3 des KE vom 19. April 2014 (Artikel 165 bis 168) beschrieben. 3.4 Bewerter In diesem Zyklus ist der Bewerter der funktionelle Vorgesetzte. Es wird empfohlen, dass es folgende Person ist: * für die Bewertung eines Mitglieds des Personals im einfachen Dienst (Feuerwehrmann und Korporal): ein Personalmitglied mit mindestens dem Dienstgrad eines Sergeanten, * für die Bewertung eines Sergeanten: ein Personalmitglied mit mindestens dem Dienstgrad eines Adjutanten, * für die Bewertung eines Adjutanten: ein Personalmitglied mit mindestens dem Dienstgrad eines Leutnants, * für die Bewertung eines Leutnants: ein Personalmitglied mit mindestens dem Dienstgrad eines Kapitäns, * für die Bewertung eines Kapitäns: ein Personalmitglied mit mindestens dem Dienstgrad eines Majors, * für die Bewertung eines Majors oder Obersten: der Zonenkommandant, * für den Zonenkommandanten: das Kollegium, auf der Grundlage der Stellungnahme der in den Artikeln 115-116 des Gesetzes vom 15. Mai 2007 und im vorerwähnten Königlichen Erlass vom 26. März 2014 vorgesehenen Bewertungskommission, * für den Sanitäter-Krankenwagenfahrer (der kein Feuerwehrmann ist): ein Personalmitglied mit dem Dienstgrad eines Sanitäter-Krankenwagenfahrer-Koordinators, das die Funktion ausübt, oder in dessen Ermangelung der Zonenkommandant oder sein Beauftragter, * für den Sanitäter-Krankenwagenfahrer-Koordinator (der kein Feuerwehrmann ist): der Zonenkommandant oder sein Beauftragter.

Für das gesamte Projekt innerhalb der Zone wird ein Verfahrenswächter bestimmt. Diese Funktion kann von einem Mitglied des Berufspersonals mit mindestens dem Dienstgrad eines Kapitäns ausgeübt werden, aber auch von einem Verantwortlichen des Personaldienstes der Hilfeleistungszone. Dieser Verfahrenswächter kann beim Ausfüllen der Unterlagen in Bezug auf die Bewertung, beim Fortschreiten der Bewertungsakten, beim Terminieren der verschiedenen Gespräche usw. helfen und so für Einheitlichkeit und Überwachung des Verfahrens sorgen.

Der Bewerter und der Verfahrenswächter absolvieren vorher die Ausbildung, um die verschiedenen Gespräche des Bewertungszyklus führen zu können und sich in den Methoden und Techniken zu üben. Eine ergänzende Ausbildung (im Rahmen der Weiterbildung) ist ebenfalls sehr wünschenswert, insbesondere um ein gemeinsames "Normgefühl" zu entwickeln.

Die Ausbildungen für die Bewerter sind in den Grundausbildungen "Brevet MO1" und "Brevet OFF2" vorgesehen, können aber auch als Modulzertifizierung im Rahmen der Weiterbildung absolviert werden. Auf Ebene eines Feuerwehrmanns ist in der Grundausbildung (Brevet BO1) eine Informationssitzung über den Bewertungszyklus vorgesehen. Für Personalmitglieder, die derzeit im aktiven Dienst sind, muss die Zone Informationssitzungen organisieren. 3.5 Einführung des Bewertungsverfahrens Das Bewertungsverfahren kann schrittweise eingeführt werden. Es geht darum, dass der erste Bewertungszyklus, der mit dem ersten Funktionsgespräch startet, spätestens drei Jahre nach dem Datum der Übertragung an die Zone beginnt. Das heißt, dass für die Zonen, die am 1. Januar 2015 in Kraft getreten sind, das erste Funktionsgespräch mit jedem Personalmitglied vor dem 1.Januar 2018 stattfinden muss.

Bis zum ersten Funktionsgespräch bleiben die Regeln für die Bewertung des Personals der Feuerwehrdienste anwendbar auf Personalmitglieder der Zone, deren letzte Bewertung vor dem Datum der Übertragung an die Zone nicht mindestens zufriedenstellend gewesen ist.

Der Zonenrat bestimmt das Datum des Beginns der ersten Bewertungsperiode im Rahmen der verordnungsrechtlichen Einschränkungen von Artikel 318 des KE vom 19. April 2014 und von Artikel 56 des KE vom 23. August 2014.

Möglicher zeitlicher Ablauf:

Jahr 1, erstes Quartal

Funktionsgespräch

erster Zyklus

Jahr 1, ab dem zweiten Quartal

Mitarbeitergespräch

Jahr 2, letztes Quartal

Bewertungsgespräch

Jahr 2, letztes Quartal

Funktionsgespräch

zweiter Zyklus

Jahr 3, letztes Quartal

Mitarbeitergespräch

Jahr 4, letztes Quartal

Bewertungsgespräch

Mit freundlichen Grüßen J. JAMBON Minister der Sicherheit und des Innern _______ Nota's 1. Wenn das Personalmitglied sich weigert zu unterzeichnen, selbst zur "Empfangsbestätigung" (also nicht mit "einverstanden"), sollte ihm die Unterlage per Einschreiben zugestellt werden.Die Unterschrift zur "Empfangsbestätigung" bedeutet keinesfalls, dass später keine Widerspruchsmöglichkeit mehr besteht. 2. Idem.3. Idem.4. Siehe auch: Ministerielles Rundschreiben vom 22.April 2014 über die Organisation der Verfügbarkeit der Freiwilligen der öffentlichen Feuerwehrdienste. 5. Idem. Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld