FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING

8 JANUARI 2021. - Omzendbrief nr. 679. - Transitie naar vereenvoudiging functiecartografie Niveau A

1. OPZET EN DOEL De organisaties binnen het federaal administratief openbaar ambt werken met een systeem van functieclassificatie voor de functies van het niveau A.De functiebeschrijvingen worden opgenomen in een classificatie volgens de wegingsmethodologie bepaald in het Koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel.

De functiebeschrijvingen die zijn opgenomen in de Federale Cartografie (www.federalecartografie.be) werden sinds de invoering door het koninklijk besluit van 20 december 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 20/12/2007 pub. 22/01/2008 numac 2007002132 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit houdende de classificatie van de functies van niveau A sluiten houdende de classificatie van de functies van niveau A, meermaals aangepast.

Een deel van de huidige functiebeschrijvingen zijn slechts aan een beperkt aantal personeelsleden toegewezen, sommige worden niet meer gebruikt of zijn intussen gewijzigd.

Daarnaast werden ook de organisatiestructuren binnen een aantal departementen of diensten gewijzigd waardoor een actualisering en vereenvoudiging van de bestaande federale functiecartografie noodzakelijk is. Terzelfdertijd blijken een aantal nieuwe functiebeschrijvingen noodzakelijk in de instellingen.

In de federale functiecartografie werd daarom voor een beter beheer binnen het bestaande systeem van functiebeschrijvingen, de term "functiefamilies" geïntroduceerd als verzamelnaam voor functies die een gelijkaardig werkproces volgen.

Op die manier wordt in de federale cartografie een onderscheid gemaakt tussen de volgende drie types van functies : a. De generieke functies zijn de meest algemeen geformuleerde functies.Per functiefamilie werd er voor elke klasse waarin er voor die functiefamilie een functie geïdentificeerd kan worden, één functie beschreven die qua doel en resultaatgebieden weergeeft wat er van de functiehouder in die klasse verwacht wordt. Deze functiebeschrijving sluit qua weging perfect aan bij deze klasse, het doel en de resultaatgebieden zijn zeer kernachtig geformuleerd. De formulering van deze functiebeschrijvingen is erg algemeen maar wordt door de HR-dienst gecontextualiseerd voor de eigen organisatie door per resultaatgebied taken te formuleren. b. Voorbeeldfuncties zijn functies waarvan vastgesteld wordt dat ze frequent voorkomen in verschillende organisaties binnen de federale overheid.De formulering van deze functiebeschrijvingen is vrij algemeen maar ze bevatten wel taken die de inhoud van de functie al concreter maken.

De generieke functies en de voorbeeldfuncties vormen samen de standaardfuncties op basis waarvan de meerderheid van de functies binnen de hele federale overheid kunnen worden beschreven. c. De specifieke functies zijn zo specifiek dat ze niet op basis van één van de gepubliceerde standaardfuncties kunnen worden beschreven.2. TRANSITIE A.Basis voor transitie Als basis voor deze transitie heeft de FOD Beleid en Ondersteuning een nieuwe onderhoudsgolf georganiseerd voor de federale cartografie waarbinnen 2 acties werden ondernomen: ? De standaardfunctiebeschrijvingen werden voorgelegd aan het wegingscomité voor de functies van het niveau A. Deze functies werden door het wegingscomité gewogen volgens de methodologie die in de reglementering beschreven staat. ? Functiebeschrijvingen die niet meer gebruikt werden en waarvoor de HR- diensten bevestigden dat zij ze niet langer wensen te gebruiken werden verwijderd uit de federale cartografie.

Deze onderhoudsgolf resulteerde in het ministerieel besluit van 8 januari 2021 tot vervanging van de bijlage 1 bij het koninklijk besluit van 20 december 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 20/12/2007 pub. 22/01/2008 numac 2007002132 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit houdende de classificatie van de functies van niveau A sluiten houdende de classificatie van de functies van niveau A (Belgisch Staatsblad van 15 januari 2021) : a. Bijlage 1 bevat de lijst met de gepubliceerde functiebeschrijvingen die tot de huidige onderhoudsgolf bijgewerkt werd en die geconcretiseerd werd door het ministerieel besluit van 8 januari 2021. Deze bijlage zal niet langer aangevuld worden en zal definitief geschrapt worden wanneer alle personeelsleden van het niveau A van de federale overheid een functiebeschrijiving toegekend hebben gekregen, die opgenomen is in bijlage 2 bij het bovenvermelde ministerieel besluit. b. Bijlage 2 bevat de lijst met de standaardfuncties, geordend per functiefamilie. De structuur van een functiebeschrijving in bijlage 2 onderscheidt zich van de functiebeschrijvingen in bijlage 1 door een vereenvoudiging van de opbouw en het hanteren van meer algemene formuleringen.

B. Voorbereiding door de Stafdiensten In een volgende fase worden alle voorbereidingen getroffen om ervoor te zorgen dat alle medewerkers van niveau A op termijn een functiebeschrijving van het nieuwe type ontvangen.

Om dit te doen, bereiden HR-diensten binnen de organisatie volgende zaken voor: ? De functiecartografie van de organisatie: hiervoor wordt enerzijds een analyse gemaakt van de functiefamilies die binnen de organisatie nodig zijn en anderzijds maakt men een inschatting van de functies die er hier nodig zijn, verdeeld over de verschillende klassen (en het aantal functiehouders) ? Vervolgens selecteert men de standaardfunctiebeschrijvingen die binnen deze cartografie benut zullen worden en werkt men deze af door ze te contextualiseren in functie van de specificiteit van de organisatie ? Tegelijkertijd identificeert men voor welke functies er geen geschikte standaardfunctiebeschrijving kan gevonden worden en er dus mogelijk nood is aan een specifieke functiebeschrijving. De aanvraag tot indiening van een nieuwe specifieke functiebeschrijving zal pas mogelijk zijn op het moment dat een organisatie klaar is met de voorbereiding van de transitie voor het toewijzen van functiebeschrijvingen uit bijlage 2 hierboven vermeld. ? Tot slot tekent men een transitieplan uit dat weergeeft volgens welke fasering en met welke timing men alle personeelsleden van het niveau A een functiebeschrijving van het nieuwe type zal toekennen zodat een volledige kanteling kan worden afgerond.

C. Uitvoering.

De organisaties wordt aanbevolen te starten met de kanteling naar het nieuwe systeem van functiebeschrijvingen op basis van een transitieplan dat aan een aantal criteria beantwoordt om de kanteling optimaal te laten verlopen. 1. Er bestaat een gefaseerd transitieplan waarin de verschillende momenten worden onderscheiden waarop functiehouders zullen kantelen. Om de goede uitvoering van de HR-processen gelinkt aan functiebeschrijvingen te garanderen, wordt de aandacht van organisaties gevestigd op het belang om de kanteling op een coherente manier te realiseren. Zo kan er gewerkt worden per volledige afdeling of kan men transversaal werken per functie. Het is essentieel voor organisaties om de nodige aandacht te besteden aan de situatie van de betrokken personeelsleden in het kader van de HR-processen. 2. Voor alle medewerkers werd een passende functiebeschrijving geïdentificeerd binnen de 3 bovenvermelde types functiebeschrijvingen van de vereenvoudigde federale cartografie in bijlage 2.3. Er wordt aanbevolen om de transitieperiode, waarbij er in de organisatie zowel functies uit bijlage 1 als uit bijlage 2 simultaan in gebruik zijn, tot een minimum te beperken. De toewijzing van een nieuwe functiebeschrijving gebeurt op voorstel van de Stafdienst: voor elke medewerker wordt een nieuwe functiebeschrijving geïdentificeerd die qua klasse overeenstemt met de huidige functiebeschrijving en die het best aansluit bij de inhoud van de functie.

Deze functiebeschrijving wordt vervolgens besproken en geconcretiseerd tijdens een functiegesprek dat de leidinggevende met de medewerker voert bij de start van de evaluatiecyclus.

D. Ondersteuning door de FOD Beleid en Ondersteuning ? Opleiding van medewerkers in de stafdiensten : na deze opleiding zijn medewerkers in staat om een nieuwe functiebeschrijving te selecteren en deze op een correcte manier te contextualiseren; ? Regelmatige infosessies, overleg- en intervisiemomenten met medewerkers van stafdiensten doorheen de voorbereidingsfase en de verdere transitieperiode; ? Toolkit met materiaal, tips en templates om de cartografie op te maken; ? Feedback en advies bij de gerealiseerde cartografie, de afgewerkte functiebeschrijvingen en het kantelplan. 3. ONDERHOUD VAN DE FEDERALE FUNCTIECARTOGRAFIE. Onverminderd de bepaling in punt 2 B hierboven, kunnen federale overheidsdiensten een aanvraag indienen bij de FOD Beleid en Ondersteuning om een specifieke functiebeschrijving te kunnen opstellen.

Binnen het kader van de onderhoudsgolven worden de specifieke functiebeschrijvingen gewogen en worden de kwaliteit en de kwantiteit van deze functiebeschrijvingen bewaakt.

De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER