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| Omzendbrief nr. 679. - Transitie naar vereenvoudiging functiecartografie Niveau A | Circulaire n° 679. - Transition vers une cartographie des fonctions de niveau A simplifiée |
|---|---|
| FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING | SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI |
| 8 JANUARI 2021. - Omzendbrief nr. 679. - Transitie naar | 8 JANVIER 2021. - Circulaire n° 679. - Transition vers une |
| vereenvoudiging functiecartografie Niveau A | cartographie des fonctions de niveau A simplifiée |
| 1. OPZET EN DOEL | 1. INTENTION ET OBJECTIF |
| De organisaties binnen het federaal administratief openbaar ambt | Les organisations au sein de la fonction publique administrative |
| werken met een systeem van functieclassificatie voor de functies van | fédérale travaillent avec un système de classification de fonctions |
| het niveau A. De functiebeschrijvingen worden opgenomen in een | pour les fonctions de niveau A. Les descriptions de fonctions sont |
| classificatie volgens de wegingsmethodologie bepaald in het Koninklijk | classifiées conformément à la méthode de pondération prévue par |
| besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan | l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière |
| van het rijkspersoneel. | des agents de l'Etat. |
| De functiebeschrijvingen die zijn opgenomen in de Federale Cartografie | Les descriptions de fonctions qui figurent dans la cartographie |
| (www.federalecartografie.be) werden sinds de invoering door het | fédérale (www.cartographiefederale.be) ont été adaptées à plusieurs |
| koninklijk besluit van 20 december 2007 houdende de classificatie van | reprises depuis son introduction par l'arrêté royal du 20 décembre |
| de functies van niveau A, meermaals aangepast. | 2007 portant la classification des fonctions de niveau A. |
| Een deel van de huidige functiebeschrijvingen zijn slechts aan een | Un certain nombre de descriptions de fonctions actuelles n'ont été |
| beperkt aantal personeelsleden toegewezen, sommige worden niet meer | attribuées qu'à un nombre réduit de membres du personnel, certaines ne |
| gebruikt of zijn intussen gewijzigd. | sont plus utilisées ou ont été modifiées entretemps. |
| Daarnaast werden ook de organisatiestructuren binnen een aantal | En outre, les structures organisationnelles au sein de plusieurs |
| departementen of diensten gewijzigd waardoor een actualisering en | départements ou services ont changé, ce qui nécessite une mise à jour |
| vereenvoudiging van de bestaande federale functiecartografie | et une simplification de l'actuelle cartographie fédérale des |
| fonctions. Parallèlement, une série de nouvelles descriptions de | |
| noodzakelijk is. Terzelfdertijd blijken een aantal nieuwe | fonctions s'avèrent nécessaires dans les institutions. |
| functiebeschrijvingen noodzakelijk in de instellingen. | C'est pourquoi, en vue d'une meilleure gestion au sein de la |
| In de federale functiecartografie werd daarom voor een beter beheer | cartographie fédérale des fonctions, les termes « familles de |
| binnen het bestaande systeem van functiebeschrijvingen, de term | fonctions » ont été introduits pour regrouper les fonctions qui |
| "functiefamilies" geïntroduceerd als verzamelnaam voor functies die | suivent un processus de travail similaire dans l'actuel système de |
| een gelijkaardig werkproces volgen. | descriptions de fonctions. |
| Op die manier wordt in de federale cartografie een onderscheid gemaakt | Il est ainsi possible de distinguer les trois types suivants de |
| tussen de volgende drie types van functies : | fonctions dans la cartographie fédérale : |
| a. De generieke functies zijn de meest algemeen geformuleerde | a. Les fonctions génériques sont les fonctions formulées de façon la |
| functies. Per functiefamilie werd er voor elke klasse waarin er voor | plus générale. Par famille de fonctions, une seule fonction a fait |
| die functiefamilie een functie geïdentificeerd kan worden, één functie beschreven die qua doel en resultaatgebieden weergeeft wat er van de functiehouder in die klasse verwacht wordt. Deze functiebeschrijving sluit qua weging perfect aan bij deze klasse, het doel en de resultaatgebieden zijn zeer kernachtig geformuleerd. De formulering van deze functiebeschrijvingen is erg algemeen maar wordt door de HR-dienst gecontextualiseerd voor de eigen organisatie door per resultaatgebied taken te formuleren. b. Voorbeeldfuncties zijn functies waarvan vastgesteld wordt dat ze frequent voorkomen in verschillende organisaties binnen de federale overheid. De formulering van deze functiebeschrijvingen is vrij algemeen maar ze bevatten wel taken die de inhoud van de functie al concreter maken. De generieke functies en de voorbeeldfuncties vormen samen de standaardfuncties op basis waarvan de meerderheid van de functies binnen de hele federale overheid kunnen worden beschreven. c. De specifieke functies zijn zo specifiek dat ze niet op basis van | l'objet d'une description pour chaque classe au sein de laquelle une fonction peut être identifiée pour cette famille de fonctions, et cette fonction décrite précise dans sa raison d'être et ses finalités ce que l'on attend du titulaire de la fonction dans cette classe. Cette description de fonctions correspond parfaitement à cette classe en termes de pondération, la raison d'être et les finalités ont été formulées de manière très concise. La formulation de ces descriptions de fonction est très générale, mais le service RH les met en contexte pour son organisation en formulant des tâches par finalité. b. Les fonctions exemplatives sont des fonctions pour lesquelles l'on a constaté qu'elles sont fréquemment présentes dans plusieurs organisations de l'administration fédérale. La formulation de ces descriptions de fonction est assez générale, mais elles contiennent toutefois des tâches qui rendent le contenu de la fonction plus concret. Les fonctions génériques et les fonctions exemplatives forment ensemble les fonctions standards sur la base desquelles la majorité des fonctions de l'ensemble de l'administration fédérale peuvent être décrites. c. Les fonctions spécifiques sont si spécifiques qu'elles ne peuvent |
| één van de gepubliceerde standaardfuncties kunnen worden beschreven. | pas être décrites sur la base d'une des fonctions standards publiées. |
| 2. TRANSITIE | 2. TRANSITION |
| A. Basis voor transitie | A. Base pour la transition |
| Als basis voor deze transitie heeft de FOD Beleid en Ondersteuning een | Le SPF Stratégie et Appui a organisé une nouvelle vague de maintenance |
| nieuwe onderhoudsgolf georganiseerd voor de federale cartografie | pour la cartographie fédérale et s'en est servi comme base pour cette |
| waarbinnen 2 acties werden ondernomen: | transition. 2 actions ont été entreprises dans ce cadre : |
| ? De standaardfunctiebeschrijvingen werden voorgelegd aan het | ? Les descriptions de fonctions standards ont été soumises au comité |
| wegingscomité voor de functies van het niveau A. Deze functies werden | de pondération pour les fonctions de niveau A. Ces fonctions ont été |
| door het wegingscomité gewogen volgens de methodologie die in de | pondérées par ce comité conformément à la méthode prévue par la |
| reglementering beschreven staat. | réglementation. |
| ? Functiebeschrijvingen die niet meer gebruikt werden en waarvoor de | ? Les descriptions de fonctions qui n'étaient plus en usage et pour |
| HR- diensten bevestigden dat zij ze niet langer wensen te gebruiken | lesquelles les services RH ont confirmé qu'ils ne souhaitaient plus |
| werden verwijderd uit de federale cartografie. | les utiliser, ont été supprimées de la cartographie fédérale. |
| Deze onderhoudsgolf resulteerde in het ministerieel besluit van 8 | Le résultat de cette vague de maintenance est l'arrêté ministériel du |
| januari 2021 tot vervanging van de bijlage 1 bij het koninklijk | 8 janvier 2021 remplaçant l'annexe 1 de l'arrêté royal du 20 décembre |
| besluit van 20 december 2007 houdende de classificatie van de functies | 2007 portant la classification des fonctions de niveau A (Moniteur |
| van niveau A (Belgisch Staatsblad van 15 januari 2021) : | belge du 15 janvier 2021) : |
| a. Bijlage 1 bevat de lijst met de gepubliceerde functiebeschrijvingen | a. L'annexe 1 comprend la liste des descriptions de fonctions publiées |
| die tot de huidige onderhoudsgolf bijgewerkt werd en die | et mises à jour jusqu'à la présente vague de maintenance concrétisée |
| geconcretiseerd werd door het ministerieel besluit van 8 januari 2021. | par l'arrêté ministériel du 8 janvier 2021. Cette annexe ne fera plus |
| Deze bijlage zal niet langer aangevuld worden en zal definitief | l'objet d'un quelconque ajout et sera définitivement abrogée une fois |
| geschrapt worden wanneer alle personeelsleden van het niveau A van de | que chaque membre du personnel du niveau A de la fonction publique |
| federale overheid een functiebeschrijiving toegekend hebben gekregen, | fédérale se sera vu attribuer une description de fonctions reprise à |
| die opgenomen is in bijlage 2 bij het bovenvermelde ministerieel | l'annexe 2 de l'arrêté ministériel susmentionné. |
| besluit. b. Bijlage 2 bevat de lijst met de standaardfuncties, geordend per | b. L'annexe 2 contient la liste des descriptions de fonctions |
| functiefamilie. | standards organisées par famille de fonctions. |
| De structuur van een functiebeschrijving in bijlage 2 onderscheidt | Une description de fonction de l'annexe 2 se distingue de celles de |
| zich van de functiebeschrijvingen in bijlage 1 door een | l'annexe 1 par sa structure simplifiée et l'utilisation de |
| vereenvoudiging van de opbouw en het hanteren van meer algemene | |
| formuleringen. | formulations plus générales. |
| B. Voorbereiding door de Stafdiensten | B. Préparation par les Services d'encadrement |
| In een volgende fase worden alle voorbereidingen getroffen om ervoor | Dans une prochaine phase, l'on s'attellera aux préparatifs nécessaires |
| te zorgen dat alle medewerkers van niveau A op termijn een | pour que tous les collaborateurs de niveau A reçoivent à terme une |
| functiebeschrijving van het nieuwe type ontvangen. | description de fonction du nouveau type. |
| Om dit te doen, bereiden HR-diensten binnen de organisatie volgende | Pour ce faire, les services RH de l'organisation préparent : |
| zaken voor: ? De functiecartografie van de organisatie: hiervoor wordt enerzijds | ? La cartographie de fonctions de l'organisation : à cet effet, sont |
| een analyse gemaakt van de functiefamilies die binnen de organisatie | réalisées d'une part une analyse des familles de fonctions qui sont |
| nodig zijn en anderzijds maakt men een inschatting van de functies die | nécessaires au sein de l'organisation et d'autre part une évaluation |
| er hier nodig zijn, verdeeld over de verschillende klassen (en het | des fonctions dont on a ici besoin, réparties entre les différentes |
| aantal functiehouders) | classes (et le nombre de titulaires de fonction). |
| ? Vervolgens selecteert men de standaardfunctiebeschrijvingen die | ? Ensuite, l'on sélectionne les descriptions de fonctions standards |
| binnen deze cartografie benut zullen worden en werkt men deze af door | qui seront utilisées dans cette cartographie et on les finalise en les |
| ze te contextualiseren in functie van de specificiteit van de | contextualisant selon la spécificité de l'organisation. |
| organisatie ? Tegelijkertijd identificeert men voor welke functies er geen | ? Dans un même temps, les fonctions qui n'ont pas de description de |
| geschikte standaardfunctiebeschrijving kan gevonden worden en er dus | fonctions standard appropriée et nécessitent donc éventuellement une |
| mogelijk nood is aan een specifieke functiebeschrijving. De aanvraag | description de fonction spécifique sont identifiées. Une demande |
| tot indiening van een nieuwe specifieke functiebeschrijving zal pas | d'introduction d'une nouvelle description de fonctions spécifique ne |
| mogelijk zijn op het moment dat een organisatie klaar is met de | pourra être initiée que lorsque l'organisation aura finalisé sa |
| voorbereiding van de transitie voor het toewijzen van | préparation de transition vers l'attribution des descriptions de |
| functiebeschrijvingen uit bijlage 2 hierboven vermeld. | fonctions reprises à l'annexe 2 visée ci-dessus. |
| ? Tot slot tekent men een transitieplan uit dat weergeeft volgens | ? Enfin, l'on définit un plan de transition qui indique dans quelle |
| welke fasering en met welke timing men alle personeelsleden van het | phase et dans quel délai une description de fonction nouveau type sera |
| niveau A een functiebeschrijving van het nieuwe type zal toekennen | attribuée à tous les membres du personnel de niveau A afin de pouvoir |
| zodat een volledige kanteling kan worden afgerond. | totalement basculer vers le nouveau système. |
| C. Uitvoering. | C. Exécution |
| De organisaties wordt aanbevolen te starten met de kanteling naar het | Il est recommandé aux organisations de commencer à basculer vers le |
| nieuwe systeem van functiebeschrijvingen op basis van een | nouveau système de descriptions de fonction sur la base d'un plan de |
| transitieplan dat aan een aantal criteria beantwoordt om de kanteling | transition qui répond à une série de critères favorisant un |
| optimaal te laten verlopen. | déroulement optimal du basculement. |
| 1. Er bestaat een gefaseerd transitieplan waarin de verschillende | 1. Il existe un plan de transition par phases dans lequel sont |
| momenten worden onderscheiden waarop functiehouders zullen kantelen. | distingués les différents moments des processus de basculement. Afin |
| Om de goede uitvoering van de HR-processen gelinkt aan | de garantir une bonne exécution des processus RH liés aux descriptions |
| functiebeschrijvingen te garanderen, wordt de aandacht van | de fonctions, l'attention des organisations est attirée sur la |
| organisaties gevestigd op het belang om de kanteling op een coherente | nécessité d'opérer le basculement de manière cohérente. Ainsi, |
| manier te realiseren. Zo kan er gewerkt worden per volledige afdeling | celui-ci peut être opéré par département dans son entièreté ou de |
| of kan men transversaal werken per functie. Het is essentieel voor | manière transversale, par fonction. L'essentiel pour les organisations |
| organisaties om de nodige aandacht te besteden aan de situatie van de | est d'accorder toute l'attention nécessaire à la situation des membres |
| betrokken personeelsleden in het kader van de HR-processen. | du personnel concernés au regard des processus RH. |
| 2. Voor alle medewerkers werd een passende functiebeschrijving | 2. Une description de fonction adéquate a été identifiée pour tous les |
| geïdentificeerd binnen de 3 bovenvermelde types functiebeschrijvingen | collaborateurs parmi les 3 types susmentionnés de description de |
| van de vereenvoudigde federale cartografie in bijlage 2. | fonctions de la cartographie fédérale simplifiée de l'annexe 2. |
| 3. Er wordt aanbevolen om de transitieperiode, waarbij er in de organisatie zowel functies uit bijlage 1 als uit bijlage 2 simultaan in gebruik zijn, tot een minimum te beperken. De toewijzing van een nieuwe functiebeschrijving gebeurt op voorstel van de Stafdienst: voor elke medewerker wordt een nieuwe functiebeschrijving geïdentificeerd die qua klasse overeenstemt met de huidige functiebeschrijving en die het best aansluit bij de inhoud van de functie. Deze functiebeschrijving wordt vervolgens besproken en geconcretiseerd tijdens een functiegesprek dat de leidinggevende met de medewerker voert bij de start van de evaluatiecyclus. D. Ondersteuning door de FOD Beleid en Ondersteuning ? Opleiding van medewerkers in de stafdiensten : na deze opleiding zijn medewerkers in staat om een nieuwe functiebeschrijving te selecteren en deze op een correcte manier te contextualiseren; ? Regelmatige infosessies, overleg- en intervisiemomenten met medewerkers van stafdiensten doorheen de voorbereidingsfase en de verdere transitieperiode; ? Toolkit met materiaal, tips en templates om de cartografie op te maken; ? Feedback en advies bij de gerealiseerde cartografie, de afgewerkte functiebeschrijvingen en het kantelplan. 3. ONDERHOUD VAN DE FEDERALE FUNCTIECARTOGRAFIE. Onverminderd de bepaling in punt 2 B hierboven, kunnen federale overheidsdiensten een aanvraag indienen bij de FOD Beleid en Ondersteuning om een specifieke functiebeschrijving te kunnen opstellen. Binnen het kader van de onderhoudsgolven worden de specifieke functiebeschrijvingen gewogen en worden de kwaliteit en de kwantiteit van deze functiebeschrijvingen bewaakt. De Minister van Ambtenarenzaken, | 3. Il est recommandé de réduire au minimum la période de transition pendant laquelle les fonctions de l'annexe 1 et de l'annexe 2 sont utilisées simultanément. L'attribution d'une nouvelle description de fonction se fait sur proposition du Service d'encadrement: une nouvelle description de fonction est identifiée pour chaque collaborateur, qui concorde avec la classe de l'actuelle description de fonction et qui correspond le mieux au contenu de la fonction. Cette description de fonction est ensuite discutée et concrétisée au cours d'un entretien de fonction entre le dirigeant et le collaborateur au début du cycle d'évaluation. D. Appui du SPF Stratégie et Appui ? Formation des collaborateurs des services d'encadrement : à l'issue de cette formation, les collaborateurs sont capables de sélectionner une nouvelle description de fonction et de la contextualiser correctement ; ? Séances d'information à intervalles réguliers, moments de concertation et d'intervision avec les collaborateurs des services d'encadrement tout au long de la phase préparatoire et de la période de transition ; ? Boîte à outils avec du matériel, des aides et des modèles pour établir la cartographie ; ? Feed-back et conseils sur la cartographie réalisée, les descriptions de fonctions finalisées et le plan de basculement. 3. MAINTENANCE DE LA CARTOGRAPHIE FEDERALE DES FONCTIONS Sans préjudice de la disposition mentionnée au point 2 B ci-dessus, les services publics fédéraux peuvent introduire une demande auprès du SPF Stratégie et Appui afin de rédiger une description de fonction spécifique. Les descriptions de fonctions spécifiques sont pondérées et la qualité ainsi que la quantité de ces descriptions de fonctions sont contrôlées dans le cadre des vagues de maintenance. La Ministre de la Fonction publique, |
| P. DE SUTTER | P. DE SUTTER |