SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI

8 JANVIER 2021. - Circulaire n° 679. - Transition vers une cartographie des fonctions de niveau A simplifiée

1. INTENTION ET OBJECTIF Les organisations au sein de la fonction publique administrative fédérale travaillent avec un système de classification de fonctions pour les fonctions de niveau A.Les descriptions de fonctions sont classifiées conformément à la méthode de pondération prévue par l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat.

Les descriptions de fonctions qui figurent dans la cartographie fédérale (www.cartographiefederale.be) ont été adaptées à plusieurs reprises depuis son introduction par l'arrêté royal du 20 décembre 2007 portant la classification des fonctions de niveau A. Un certain nombre de descriptions de fonctions actuelles n'ont été attribuées qu'à un nombre réduit de membres du personnel, certaines ne sont plus utilisées ou ont été modifiées entretemps.

En outre, les structures organisationnelles au sein de plusieurs départements ou services ont changé, ce qui nécessite une mise à jour et une simplification de l'actuelle cartographie fédérale des fonctions. Parallèlement, une série de nouvelles descriptions de fonctions s'avèrent nécessaires dans les institutions.

C'est pourquoi, en vue d'une meilleure gestion au sein de la cartographie fédérale des fonctions, les termes « familles de fonctions » ont été introduits pour regrouper les fonctions qui suivent un processus de travail similaire dans l'actuel système de descriptions de fonctions.

Il est ainsi possible de distinguer les trois types suivants de fonctions dans la cartographie fédérale : a. Les fonctions génériques sont les fonctions formulées de façon la plus générale.Par famille de fonctions, une seule fonction a fait l'objet d'une description pour chaque classe au sein de laquelle une fonction peut être identifiée pour cette famille de fonctions, et cette fonction décrite précise dans sa raison d'être et ses finalités ce que l'on attend du titulaire de la fonction dans cette classe.

Cette description de fonctions correspond parfaitement à cette classe en termes de pondération, la raison d'être et les finalités ont été formulées de manière très concise. La formulation de ces descriptions de fonction est très générale, mais le service RH les met en contexte pour son organisation en formulant des tâches par finalité. b. Les fonctions exemplatives sont des fonctions pour lesquelles l'on a constaté qu'elles sont fréquemment présentes dans plusieurs organisations de l'administration fédérale.La formulation de ces descriptions de fonction est assez générale, mais elles contiennent toutefois des tâches qui rendent le contenu de la fonction plus concret.

Les fonctions génériques et les fonctions exemplatives forment ensemble les fonctions standards sur la base desquelles la majorité des fonctions de l'ensemble de l'administration fédérale peuvent être décrites. c. Les fonctions spécifiques sont si spécifiques qu'elles ne peuvent pas être décrites sur la base d'une des fonctions standards publiées.2. TRANSITION A.Base pour la transition Le SPF Stratégie et Appui a organisé une nouvelle vague de maintenance pour la cartographie fédérale et s'en est servi comme base pour cette transition. 2 actions ont été entreprises dans ce cadre : ? Les descriptions de fonctions standards ont été soumises au comité de pondération pour les fonctions de niveau A. Ces fonctions ont été pondérées par ce comité conformément à la méthode prévue par la réglementation. ? Les descriptions de fonctions qui n'étaient plus en usage et pour lesquelles les services RH ont confirmé qu'ils ne souhaitaient plus les utiliser, ont été supprimées de la cartographie fédérale.

Le résultat de cette vague de maintenance est l'arrêté ministériel du 8 janvier 2021 remplaçant l'annexe 1 de l'arrêté royal du 20 décembre 2007 portant la classification des fonctions de niveau A (Moniteur belge du 15 janvier 2021) : a. L'annexe 1 comprend la liste des descriptions de fonctions publiées et mises à jour jusqu'à la présente vague de maintenance concrétisée par l'arrêté ministériel du 8 janvier 2021.Cette annexe ne fera plus l'objet d'un quelconque ajout et sera définitivement abrogée une fois que chaque membre du personnel du niveau A de la fonction publique fédérale se sera vu attribuer une description de fonctions reprise à l'annexe 2 de l'arrêté ministériel susmentionné. b. L'annexe 2 contient la liste des descriptions de fonctions standards organisées par famille de fonctions. Une description de fonction de l'annexe 2 se distingue de celles de l'annexe 1 par sa structure simplifiée et l'utilisation de formulations plus générales.

B. Préparation par les Services d'encadrement Dans une prochaine phase, l'on s'attellera aux préparatifs nécessaires pour que tous les collaborateurs de niveau A reçoivent à terme une description de fonction du nouveau type.

Pour ce faire, les services RH de l'organisation préparent : ? La cartographie de fonctions de l'organisation : à cet effet, sont réalisées d'une part une analyse des familles de fonctions qui sont nécessaires au sein de l'organisation et d'autre part une évaluation des fonctions dont on a ici besoin, réparties entre les différentes classes (et le nombre de titulaires de fonction). ? Ensuite, l'on sélectionne les descriptions de fonctions standards qui seront utilisées dans cette cartographie et on les finalise en les contextualisant selon la spécificité de l'organisation. ? Dans un même temps, les fonctions qui n'ont pas de description de fonctions standard appropriée et nécessitent donc éventuellement une description de fonction spécifique sont identifiées. Une demande d'introduction d'une nouvelle description de fonctions spécifique ne pourra être initiée que lorsque l'organisation aura finalisé sa préparation de transition vers l'attribution des descriptions de fonctions reprises à l'annexe 2 visée ci-dessus. ? Enfin, l'on définit un plan de transition qui indique dans quelle phase et dans quel délai une description de fonction nouveau type sera attribuée à tous les membres du personnel de niveau A afin de pouvoir totalement basculer vers le nouveau système.

C. Exécution Il est recommandé aux organisations de commencer à basculer vers le nouveau système de descriptions de fonction sur la base d'un plan de transition qui répond à une série de critères favorisant un déroulement optimal du basculement. 1. Il existe un plan de transition par phases dans lequel sont distingués les différents moments des processus de basculement.Afin de garantir une bonne exécution des processus RH liés aux descriptions de fonctions, l'attention des organisations est attirée sur la nécessité d'opérer le basculement de manière cohérente. Ainsi, celui-ci peut être opéré par département dans son entièreté ou de manière transversale, par fonction. L'essentiel pour les organisations est d'accorder toute l'attention nécessaire à la situation des membres du personnel concernés au regard des processus RH. 2. Une description de fonction adéquate a été identifiée pour tous les collaborateurs parmi les 3 types susmentionnés de description de fonctions de la cartographie fédérale simplifiée de l'annexe 2.3. Il est recommandé de réduire au minimum la période de transition pendant laquelle les fonctions de l'annexe 1 et de l'annexe 2 sont utilisées simultanément. L'attribution d'une nouvelle description de fonction se fait sur proposition du Service d'encadrement: une nouvelle description de fonction est identifiée pour chaque collaborateur, qui concorde avec la classe de l'actuelle description de fonction et qui correspond le mieux au contenu de la fonction.

Cette description de fonction est ensuite discutée et concrétisée au cours d'un entretien de fonction entre le dirigeant et le collaborateur au début du cycle d'évaluation.

D. Appui du SPF Stratégie et Appui ? Formation des collaborateurs des services d'encadrement : à l'issue de cette formation, les collaborateurs sont capables de sélectionner une nouvelle description de fonction et de la contextualiser correctement ; ? Séances d'information à intervalles réguliers, moments de concertation et d'intervision avec les collaborateurs des services d'encadrement tout au long de la phase préparatoire et de la période de transition ; ? Boîte à outils avec du matériel, des aides et des modèles pour établir la cartographie ; ? Feed-back et conseils sur la cartographie réalisée, les descriptions de fonctions finalisées et le plan de basculement. 3. MAINTENANCE DE LA CARTOGRAPHIE FEDERALE DES FONCTIONS Sans préjudice de la disposition mentionnée au point 2 B ci-dessus, les services publics fédéraux peuvent introduire une demande auprès du SPF Stratégie et Appui afin de rédiger une description de fonction spécifique. Les descriptions de fonctions spécifiques sont pondérées et la qualité ainsi que la quantité de ces descriptions de fonctions sont contrôlées dans le cadre des vagues de maintenance.

La Ministre de la Fonction publique, P. DE SUTTER