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| Circulaire n° 679. - Transition vers une cartographie des fonctions de niveau A simplifiée | Omzendbrief nr. 679. - Transitie naar vereenvoudiging functiecartografie Niveau A |
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| SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI | FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING |
| 8 JANVIER 2021. - Circulaire n° 679. - Transition vers une | 8 JANUARI 2021. - Omzendbrief nr. 679. - Transitie naar |
| cartographie des fonctions de niveau A simplifiée | vereenvoudiging functiecartografie Niveau A |
| 1. INTENTION ET OBJECTIF | 1. OPZET EN DOEL |
| Les organisations au sein de la fonction publique administrative | De organisaties binnen het federaal administratief openbaar ambt |
| fédérale travaillent avec un système de classification de fonctions | werken met een systeem van functieclassificatie voor de functies van |
| pour les fonctions de niveau A. Les descriptions de fonctions sont | het niveau A. De functiebeschrijvingen worden opgenomen in een |
| classifiées conformément à la méthode de pondération prévue par | classificatie volgens de wegingsmethodologie bepaald in het Koninklijk |
| l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière | besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan |
| des agents de l'Etat. | van het rijkspersoneel. |
| Les descriptions de fonctions qui figurent dans la cartographie | De functiebeschrijvingen die zijn opgenomen in de Federale Cartografie |
| fédérale (www.cartographiefederale.be) ont été adaptées à plusieurs | (www.federalecartografie.be) werden sinds de invoering door het |
| reprises depuis son introduction par l'arrêté royal du 20 décembre | koninklijk besluit van 20 december 2007 houdende de classificatie van |
| 2007 portant la classification des fonctions de niveau A. | de functies van niveau A, meermaals aangepast. |
| Un certain nombre de descriptions de fonctions actuelles n'ont été | Een deel van de huidige functiebeschrijvingen zijn slechts aan een |
| attribuées qu'à un nombre réduit de membres du personnel, certaines ne | beperkt aantal personeelsleden toegewezen, sommige worden niet meer |
| sont plus utilisées ou ont été modifiées entretemps. | gebruikt of zijn intussen gewijzigd. |
| En outre, les structures organisationnelles au sein de plusieurs | Daarnaast werden ook de organisatiestructuren binnen een aantal |
| départements ou services ont changé, ce qui nécessite une mise à jour | departementen of diensten gewijzigd waardoor een actualisering en |
| et une simplification de l'actuelle cartographie fédérale des | vereenvoudiging van de bestaande federale functiecartografie |
| fonctions. Parallèlement, une série de nouvelles descriptions de | |
| fonctions s'avèrent nécessaires dans les institutions. | noodzakelijk is. Terzelfdertijd blijken een aantal nieuwe |
| C'est pourquoi, en vue d'une meilleure gestion au sein de la | functiebeschrijvingen noodzakelijk in de instellingen. |
| cartographie fédérale des fonctions, les termes « familles de | In de federale functiecartografie werd daarom voor een beter beheer |
| fonctions » ont été introduits pour regrouper les fonctions qui | binnen het bestaande systeem van functiebeschrijvingen, de term |
| suivent un processus de travail similaire dans l'actuel système de | "functiefamilies" geïntroduceerd als verzamelnaam voor functies die |
| descriptions de fonctions. | een gelijkaardig werkproces volgen. |
| Il est ainsi possible de distinguer les trois types suivants de | Op die manier wordt in de federale cartografie een onderscheid gemaakt |
| fonctions dans la cartographie fédérale : | tussen de volgende drie types van functies : |
| a. Les fonctions génériques sont les fonctions formulées de façon la | a. De generieke functies zijn de meest algemeen geformuleerde |
| plus générale. Par famille de fonctions, une seule fonction a fait | functies. Per functiefamilie werd er voor elke klasse waarin er voor |
| l'objet d'une description pour chaque classe au sein de laquelle une fonction peut être identifiée pour cette famille de fonctions, et cette fonction décrite précise dans sa raison d'être et ses finalités ce que l'on attend du titulaire de la fonction dans cette classe. Cette description de fonctions correspond parfaitement à cette classe en termes de pondération, la raison d'être et les finalités ont été formulées de manière très concise. La formulation de ces descriptions de fonction est très générale, mais le service RH les met en contexte pour son organisation en formulant des tâches par finalité. b. Les fonctions exemplatives sont des fonctions pour lesquelles l'on a constaté qu'elles sont fréquemment présentes dans plusieurs organisations de l'administration fédérale. La formulation de ces descriptions de fonction est assez générale, mais elles contiennent toutefois des tâches qui rendent le contenu de la fonction plus concret. Les fonctions génériques et les fonctions exemplatives forment ensemble les fonctions standards sur la base desquelles la majorité des fonctions de l'ensemble de l'administration fédérale peuvent être décrites. c. Les fonctions spécifiques sont si spécifiques qu'elles ne peuvent | die functiefamilie een functie geïdentificeerd kan worden, één functie beschreven die qua doel en resultaatgebieden weergeeft wat er van de functiehouder in die klasse verwacht wordt. Deze functiebeschrijving sluit qua weging perfect aan bij deze klasse, het doel en de resultaatgebieden zijn zeer kernachtig geformuleerd. De formulering van deze functiebeschrijvingen is erg algemeen maar wordt door de HR-dienst gecontextualiseerd voor de eigen organisatie door per resultaatgebied taken te formuleren. b. Voorbeeldfuncties zijn functies waarvan vastgesteld wordt dat ze frequent voorkomen in verschillende organisaties binnen de federale overheid. De formulering van deze functiebeschrijvingen is vrij algemeen maar ze bevatten wel taken die de inhoud van de functie al concreter maken. De generieke functies en de voorbeeldfuncties vormen samen de standaardfuncties op basis waarvan de meerderheid van de functies binnen de hele federale overheid kunnen worden beschreven. c. De specifieke functies zijn zo specifiek dat ze niet op basis van |
| pas être décrites sur la base d'une des fonctions standards publiées. | één van de gepubliceerde standaardfuncties kunnen worden beschreven. |
| 2. TRANSITION | 2. TRANSITIE |
| A. Base pour la transition | A. Basis voor transitie |
| Le SPF Stratégie et Appui a organisé une nouvelle vague de maintenance | Als basis voor deze transitie heeft de FOD Beleid en Ondersteuning een |
| pour la cartographie fédérale et s'en est servi comme base pour cette | nieuwe onderhoudsgolf georganiseerd voor de federale cartografie |
| transition. 2 actions ont été entreprises dans ce cadre : | waarbinnen 2 acties werden ondernomen: |
| ? Les descriptions de fonctions standards ont été soumises au comité | ? De standaardfunctiebeschrijvingen werden voorgelegd aan het |
| de pondération pour les fonctions de niveau A. Ces fonctions ont été | wegingscomité voor de functies van het niveau A. Deze functies werden |
| pondérées par ce comité conformément à la méthode prévue par la | door het wegingscomité gewogen volgens de methodologie die in de |
| réglementation. | reglementering beschreven staat. |
| ? Les descriptions de fonctions qui n'étaient plus en usage et pour | ? Functiebeschrijvingen die niet meer gebruikt werden en waarvoor de |
| lesquelles les services RH ont confirmé qu'ils ne souhaitaient plus | HR- diensten bevestigden dat zij ze niet langer wensen te gebruiken |
| les utiliser, ont été supprimées de la cartographie fédérale. | werden verwijderd uit de federale cartografie. |
| Le résultat de cette vague de maintenance est l'arrêté ministériel du | Deze onderhoudsgolf resulteerde in het ministerieel besluit van 8 |
| 8 janvier 2021 remplaçant l'annexe 1 de l'arrêté royal du 20 décembre | januari 2021 tot vervanging van de bijlage 1 bij het koninklijk |
| 2007 portant la classification des fonctions de niveau A (Moniteur | besluit van 20 december 2007 houdende de classificatie van de functies |
| belge du 15 janvier 2021) : | van niveau A (Belgisch Staatsblad van 15 januari 2021) : |
| a. L'annexe 1 comprend la liste des descriptions de fonctions publiées | a. Bijlage 1 bevat de lijst met de gepubliceerde functiebeschrijvingen |
| et mises à jour jusqu'à la présente vague de maintenance concrétisée | die tot de huidige onderhoudsgolf bijgewerkt werd en die |
| par l'arrêté ministériel du 8 janvier 2021. Cette annexe ne fera plus | geconcretiseerd werd door het ministerieel besluit van 8 januari 2021. |
| l'objet d'un quelconque ajout et sera définitivement abrogée une fois | Deze bijlage zal niet langer aangevuld worden en zal definitief |
| que chaque membre du personnel du niveau A de la fonction publique | geschrapt worden wanneer alle personeelsleden van het niveau A van de |
| fédérale se sera vu attribuer une description de fonctions reprise à | federale overheid een functiebeschrijiving toegekend hebben gekregen, |
| l'annexe 2 de l'arrêté ministériel susmentionné. | die opgenomen is in bijlage 2 bij het bovenvermelde ministerieel |
| b. L'annexe 2 contient la liste des descriptions de fonctions | besluit. b. Bijlage 2 bevat de lijst met de standaardfuncties, geordend per |
| standards organisées par famille de fonctions. | functiefamilie. |
| Une description de fonction de l'annexe 2 se distingue de celles de | De structuur van een functiebeschrijving in bijlage 2 onderscheidt |
| l'annexe 1 par sa structure simplifiée et l'utilisation de | zich van de functiebeschrijvingen in bijlage 1 door een |
| vereenvoudiging van de opbouw en het hanteren van meer algemene | |
| formulations plus générales. | formuleringen. |
| B. Préparation par les Services d'encadrement | B. Voorbereiding door de Stafdiensten |
| Dans une prochaine phase, l'on s'attellera aux préparatifs nécessaires | In een volgende fase worden alle voorbereidingen getroffen om ervoor |
| pour que tous les collaborateurs de niveau A reçoivent à terme une | te zorgen dat alle medewerkers van niveau A op termijn een |
| description de fonction du nouveau type. | functiebeschrijving van het nieuwe type ontvangen. |
| Pour ce faire, les services RH de l'organisation préparent : | Om dit te doen, bereiden HR-diensten binnen de organisatie volgende |
| ? La cartographie de fonctions de l'organisation : à cet effet, sont | zaken voor: ? De functiecartografie van de organisatie: hiervoor wordt enerzijds |
| réalisées d'une part une analyse des familles de fonctions qui sont | een analyse gemaakt van de functiefamilies die binnen de organisatie |
| nécessaires au sein de l'organisation et d'autre part une évaluation | nodig zijn en anderzijds maakt men een inschatting van de functies die |
| des fonctions dont on a ici besoin, réparties entre les différentes | er hier nodig zijn, verdeeld over de verschillende klassen (en het |
| classes (et le nombre de titulaires de fonction). | aantal functiehouders) |
| ? Ensuite, l'on sélectionne les descriptions de fonctions standards | ? Vervolgens selecteert men de standaardfunctiebeschrijvingen die |
| qui seront utilisées dans cette cartographie et on les finalise en les | binnen deze cartografie benut zullen worden en werkt men deze af door |
| contextualisant selon la spécificité de l'organisation. | ze te contextualiseren in functie van de specificiteit van de |
| ? Dans un même temps, les fonctions qui n'ont pas de description de | organisatie ? Tegelijkertijd identificeert men voor welke functies er geen |
| fonctions standard appropriée et nécessitent donc éventuellement une | geschikte standaardfunctiebeschrijving kan gevonden worden en er dus |
| description de fonction spécifique sont identifiées. Une demande | mogelijk nood is aan een specifieke functiebeschrijving. De aanvraag |
| d'introduction d'une nouvelle description de fonctions spécifique ne | tot indiening van een nieuwe specifieke functiebeschrijving zal pas |
| pourra être initiée que lorsque l'organisation aura finalisé sa | mogelijk zijn op het moment dat een organisatie klaar is met de |
| préparation de transition vers l'attribution des descriptions de | voorbereiding van de transitie voor het toewijzen van |
| fonctions reprises à l'annexe 2 visée ci-dessus. | functiebeschrijvingen uit bijlage 2 hierboven vermeld. |
| ? Enfin, l'on définit un plan de transition qui indique dans quelle | ? Tot slot tekent men een transitieplan uit dat weergeeft volgens |
| phase et dans quel délai une description de fonction nouveau type sera | welke fasering en met welke timing men alle personeelsleden van het |
| attribuée à tous les membres du personnel de niveau A afin de pouvoir | niveau A een functiebeschrijving van het nieuwe type zal toekennen |
| totalement basculer vers le nouveau système. | zodat een volledige kanteling kan worden afgerond. |
| C. Exécution | C. Uitvoering. |
| Il est recommandé aux organisations de commencer à basculer vers le | De organisaties wordt aanbevolen te starten met de kanteling naar het |
| nouveau système de descriptions de fonction sur la base d'un plan de | nieuwe systeem van functiebeschrijvingen op basis van een |
| transition qui répond à une série de critères favorisant un | transitieplan dat aan een aantal criteria beantwoordt om de kanteling |
| déroulement optimal du basculement. | optimaal te laten verlopen. |
| 1. Il existe un plan de transition par phases dans lequel sont | 1. Er bestaat een gefaseerd transitieplan waarin de verschillende |
| distingués les différents moments des processus de basculement. Afin | momenten worden onderscheiden waarop functiehouders zullen kantelen. |
| de garantir une bonne exécution des processus RH liés aux descriptions | Om de goede uitvoering van de HR-processen gelinkt aan |
| de fonctions, l'attention des organisations est attirée sur la | functiebeschrijvingen te garanderen, wordt de aandacht van |
| nécessité d'opérer le basculement de manière cohérente. Ainsi, | organisaties gevestigd op het belang om de kanteling op een coherente |
| celui-ci peut être opéré par département dans son entièreté ou de | manier te realiseren. Zo kan er gewerkt worden per volledige afdeling |
| manière transversale, par fonction. L'essentiel pour les organisations | of kan men transversaal werken per functie. Het is essentieel voor |
| est d'accorder toute l'attention nécessaire à la situation des membres | organisaties om de nodige aandacht te besteden aan de situatie van de |
| du personnel concernés au regard des processus RH. | betrokken personeelsleden in het kader van de HR-processen. |
| 2. Une description de fonction adéquate a été identifiée pour tous les | 2. Voor alle medewerkers werd een passende functiebeschrijving |
| collaborateurs parmi les 3 types susmentionnés de description de | geïdentificeerd binnen de 3 bovenvermelde types functiebeschrijvingen |
| fonctions de la cartographie fédérale simplifiée de l'annexe 2. | van de vereenvoudigde federale cartografie in bijlage 2. |
| 3. Il est recommandé de réduire au minimum la période de transition pendant laquelle les fonctions de l'annexe 1 et de l'annexe 2 sont utilisées simultanément. L'attribution d'une nouvelle description de fonction se fait sur proposition du Service d'encadrement: une nouvelle description de fonction est identifiée pour chaque collaborateur, qui concorde avec la classe de l'actuelle description de fonction et qui correspond le mieux au contenu de la fonction. Cette description de fonction est ensuite discutée et concrétisée au cours d'un entretien de fonction entre le dirigeant et le collaborateur au début du cycle d'évaluation. D. Appui du SPF Stratégie et Appui ? Formation des collaborateurs des services d'encadrement : à l'issue de cette formation, les collaborateurs sont capables de sélectionner une nouvelle description de fonction et de la contextualiser correctement ; ? Séances d'information à intervalles réguliers, moments de concertation et d'intervision avec les collaborateurs des services d'encadrement tout au long de la phase préparatoire et de la période de transition ; ? Boîte à outils avec du matériel, des aides et des modèles pour établir la cartographie ; ? Feed-back et conseils sur la cartographie réalisée, les descriptions de fonctions finalisées et le plan de basculement. 3. MAINTENANCE DE LA CARTOGRAPHIE FEDERALE DES FONCTIONS Sans préjudice de la disposition mentionnée au point 2 B ci-dessus, les services publics fédéraux peuvent introduire une demande auprès du SPF Stratégie et Appui afin de rédiger une description de fonction spécifique. Les descriptions de fonctions spécifiques sont pondérées et la qualité ainsi que la quantité de ces descriptions de fonctions sont contrôlées dans le cadre des vagues de maintenance. La Ministre de la Fonction publique, | 3. Er wordt aanbevolen om de transitieperiode, waarbij er in de organisatie zowel functies uit bijlage 1 als uit bijlage 2 simultaan in gebruik zijn, tot een minimum te beperken. De toewijzing van een nieuwe functiebeschrijving gebeurt op voorstel van de Stafdienst: voor elke medewerker wordt een nieuwe functiebeschrijving geïdentificeerd die qua klasse overeenstemt met de huidige functiebeschrijving en die het best aansluit bij de inhoud van de functie. Deze functiebeschrijving wordt vervolgens besproken en geconcretiseerd tijdens een functiegesprek dat de leidinggevende met de medewerker voert bij de start van de evaluatiecyclus. D. Ondersteuning door de FOD Beleid en Ondersteuning ? Opleiding van medewerkers in de stafdiensten : na deze opleiding zijn medewerkers in staat om een nieuwe functiebeschrijving te selecteren en deze op een correcte manier te contextualiseren; ? Regelmatige infosessies, overleg- en intervisiemomenten met medewerkers van stafdiensten doorheen de voorbereidingsfase en de verdere transitieperiode; ? Toolkit met materiaal, tips en templates om de cartografie op te maken; ? Feedback en advies bij de gerealiseerde cartografie, de afgewerkte functiebeschrijvingen en het kantelplan. 3. ONDERHOUD VAN DE FEDERALE FUNCTIECARTOGRAFIE. Onverminderd de bepaling in punt 2 B hierboven, kunnen federale overheidsdiensten een aanvraag indienen bij de FOD Beleid en Ondersteuning om een specifieke functiebeschrijving te kunnen opstellen. Binnen het kader van de onderhoudsgolven worden de specifieke functiebeschrijvingen gewogen en worden de kwaliteit en de kwantiteit van deze functiebeschrijvingen bewaakt. De Minister van Ambtenarenzaken, |
| P. DE SUTTER | P. DE SUTTER |