6 MAI 2025. - Omzendbrief nr. 751. - Fietsleasebeleid

Aan de federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, het Ministerie van Defensie en de instellingen van openbaar nut die behoren tot het federaal administratief openbaar ambt zoals bepaald in artikel 1 van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken.

Geachte collega's, Geachte mevrouw, Geachte heer,

Artikelen 17bis en 100/1 van het koninklijk besluit van 13 juli 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 13/07/2017 pub. 19/07/2017 numac 2017040352 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt sluiten tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, hebben de mogelijkheid tot fietsleasing ingevoerd voor het personeel van het federaal administratief openbaar ambt.

Volgens dit koninklijk besluit is de minister bevoegd om het algemene kader voor de toegang tot en de werkingsmodaliteiten van de fietsleasing vast te stellen. Het ministerieel besluit van 3 april 2025Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 03/04/2025 pub. 10/04/2025 numac 2025002770 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Ministerieel besluit tot vaststelling van het algemene kader voor de toegang tot en de werkingsmodaliteiten van de fietsleasing sluiten tot vaststelling van het algemene kader voor de toegang tot en de werkingsmodaliteiten van de fietsleasing, bepaalt deze aspecten.

Deze omzendbrief legt op zijn beurt het fietsleasebeleid vast, en dit in uitvoering van het koninklijk besluit en het ministerieel besluit. 1. Inleiding Het doel van dit fietsleasebeleid is om op een duidelijke en transparante wijze de praktische modaliteiten te beschrijven hoe een personeelslid een fiets kan leasen.Het fietsleasebeleid bepaalt verder de rechten en plichten van de personeelsleden en de federale diensten inzake fietslease.

Het geheel van regels dat het kader vormt waarin fietsleasing plaatsvindt binnen het federaal administratief openbaar ambt bestaat uit de samenlezing van de volgende reglementaire teksten: - Het koninklijk besluit van 13 juli 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 13/07/2017 pub. 19/07/2017 numac 2017040352 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt sluiten tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, in het bijzonder artikels 17bis en 100/1 (hierna het "KB" genoemd); - Het ministerieel besluit van 3 april 2025Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 03/04/2025 pub. 10/04/2025 numac 2025002770 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Ministerieel besluit tot vaststelling van het algemene kader voor de toegang tot en de werkingsmodaliteiten van de fietsleasing sluiten tot vaststelling van het algemene kader voor de toegang tot en de werkingsmodaliteiten van de fietsleasing, dat het algemene kader en de modaliteiten bepaalt (hierna het "MB" genoemd); - Deze ministeriële omzendbrief die het fietsleasebeleid vastlegt.

Het personeelslid dient ook rekening te houden met de praktische uitvoeringsmaatregelen van de fietsleasing die in deze twee documenten zullen worden vastgelegd (zie website van de FOD BOSA - Fietslease): - De raamovereenkomst tussen de FOD BOSA en een leasemaatschappij; - De voorwaarden vastgelegd door de leasemaatschappij. 2. Definities De definities van de eerste vier onderstaande begrippen zijn vermeld in artikel 1 van het MB. - personeelslid; - fietsleaseovereenkomst; - leaseperiode; - federale dienst; - leasefiets: de geleasede fiets die het voorwerp uitmaakt van de fietsleaseovereenkomst; - engagementsverklaring: verklaring die een personeelslid moet indienen om zijn keuze voor de samenstelling van het theoretisch budget vast te leggen; - theoretisch budget: het budget dat overeenkomt met de volledige of gedeeltelijke omzetting van de eindejaarstoelage door het personeelslid; - gebruiker: een personeelslid wordt "gebruiker" genoemd vanaf het moment dat er een fietsleaseovereenkomst is afgesloten ten voordele van hem. 3. Wie kan een fiets leasen? Elk personeelslid dat tot het federaal administratief openbaar ambt behoort en dat aan alle voorwaarden van het hoofdstuk 4 hieronder voldoet kan een fiets leasen. Het federaal administratief openbaar ambt omvat volgende organisaties: - de federale overheidsdiensten (FOD) en het burgerpersoneel van het ministerie van Defensie; - de programmatorische overheidsdiensten (POD); - de wetenschappelijke instellingen; - de federale instellingen van openbaar nut (ION); - de openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ); - administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie (ADBA).

Voor een compleet en actueel overzicht van deze organisaties wordt verwezen naar de website van de FOD BOSA. In tegenstelling tot wat hierboven werd vermeld, kunnen volgende personeelsleden geen fiets leasen onder de voorwaarden van dit fietsleasebeleid: - het personeelslid dat niet behoort tot het federaal administratief openbaar ambt; - het personeelslid dat voor een federale dienst in het buitenland werkt; - het personeelslid dat niet onder de Belgische sociale zekerheid ressorteert; - het personeelslid dat in de loop van het jaar in dienst getreden is waardoor hij pas op het einde van dat jaar kan kiezen om voor het daaropvolgende jaar zijn eindejaarstoelage om te zetten in theoretisch budget.

Voor bepaalde personeelsleden gelden er specifieke voorwaarden om een fiets te leasen: - De houder van een managementfunctie die een fiets leaset in het kader van het mobiliteitsbudget (art. 15 § 3 van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten) leaset al een fiets via zijn werkgever. Deze mandaathouder kan zijn eindejaarstoelage niet gebruiken om een tweede fiets te leasen (niet-cumulatie van voordelen, zie artikel 10 - K.B. 13/07/2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt). - Het personeelslid van wie het autonoom beheer van zijn inkomsten beperkt is door een wettelijke bepaling (in het geval van een collectieve schuldenregeling, rechterlijke en/of buitengerechtelijke beschermingsmaatregel, enz.): deze specifieke wetgeving dient te worden gerespecteerd.

De federale dienst gaat deze voorwaarden na voor het afsluiten van de fietsleaseovereenkomst. 4. Voorwaarden en procedure 4.1 - Algemene reglementaire voorwaarden Het personeelslid dat aan de voorwaarden van artikel 3 van het MB voldoet kan de procedure voor fietslease opstarten.

De aandacht van het personeelslid wordt gevestigd op de bepalingen in verband met het duurzame maatschappelijke voordeel: - De fiscale bepalingen inzake de fietsvergoeding en bedrijfsfiets zijn vastgelegd in de relevante wetgeving en richtlijnen van de Federale Overheidsdienst Financiën. - De RSZ-vrijstellingen zijn geregeld door de toepasselijke reglementering van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.

Momenteel gaat het om volgende bronnen: - Fiscaal: circulaire 2024/C/22 over de vrijstelling van de fietsvergoeding en het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een leasefiets, alsook over de beroepskosten verbonden aan het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer; - RSZ: de instructies worden elk kwartaal op de website van de RSZ gepubliceerd.

Toekomstige bepalingen die de voormelde bronnen zouden wijzigen, aanvullen of vervangen, vinden van rechtswege toepassing.

Het personeelslid dat een fiets leaset dient steeds de actuele bepalingen in verband met het duurzame maatschappelijke voordeel te respecteren. Via haar website informeert de FOD BOSA de personeelsleden over de meest actuele informatie die het duurzame maatschappelijke voordeel kan beïnvloeden.

Indien het personeelslid dat een fiets leaset, gedurende een volledig inkomstenjaar niet meer aan deze voorwaarden voldoet, zal hij niet langer genieten van de gunstige fiscale en parafiscale behandeling van de leasefiets. In dat geval zullen er zowel bedrijfsvoorheffing als sociale zekerheidsbijdragen worden aangerekend op het voordeel alle aard dat ontstaat omdat de leasefiets verder kan gebruikt worden voor privédoeleinden. 4.2 - Stappenplan voor de geïnteresseerde personeelsleden 1) Berekening van het theoretisch budget Het theoretisch budget is een inschatting van het bedrag dat je zal nodig hebben om de volledige kost van de leaseperiode te financieren (inclusief btw). Hieronder wordt met "eindejaarstoelage" de bruto eindejaarstoelage bedoeld, zonder toevoeging van de patronale RSZ-bijdragen.

Je stelt je theoretisch budget samen door je eindejaarstoelage jaarlijks om te zetten, en dit voor de duur van de fietslease (in principe 36 maanden).

Om te kiezen voor de omzetting van je eindejaarstoelage, dien je een engagementsverklaring in (zie hierover meer in puntje 2 hieronder). In deze engagementsverklaring kan je kiezen om je eindejaarstoelage volledig of gedeeltelijk om te zetten in theoretisch budget. - Dit theoretisch budget bepaalt het maximumbedrag van de offertes voor leasefietsen die je kan aanvragen; - je kan het bedrag van je eindejaarstoelage voor volgend jaar inschatten via een tool die ter beschikking gesteld wordt; - je kan maximaal het volledige bedrag van de eindejaarstoelage omzetten naar theoretisch budget; je kan geen andere loonelementen toevoegen. 2) Verklaring voorafgaand aan de fietslease Een personeelslid dat een fiets wil leasen zal eerst een engagementsverklaring moeten indienen.Dit moet gebeuren ten laatste in het begin van de maand december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin hij een fiets wenst te leasen. Het is belangrijk om rekening te houden met een eventuele jaarlijkse sluiting van de administratie en met het gegeven dat een laattijdige aanvraag de behandeling van deze aanvraag sterk kan vertragen.

Het personeelslid gaat een belangrijk, bindend engagement aan door het indienen van de engagementsverklaring: - het personeelslid verbindt zich ertoe om tijdens de volledige leaseperiode de leasekost van de fiets die hij zal kiezen te dragen.

Dit betekent dat bij onvoldoende leasebudget het ontbrekende bedrag zal teruggevorderd worden door de federale dienst; - het personeelslid verbindt zich tot het respecteren van de gebruiksvoorwaarden voor de fiscale en RSZ-vrijstelling met betrekking tot de leasefiets; - het personeelslid verklaart zich akkoord met alle bepalingen van dit fietsleasebeleid.

Het kan voorvallen dat geen effectieve fietsleasing volgt binnen het jaar dat volgt op de engagementsverklaring, bijvoorbeeld in volgende gevallen: - Het personeelslid trekt zijn engagementsverklaring in (kan enkel indien hij nog geen offerte aanvaard heeft - zie punten 3 en 4 hieronder over offertes aanvragen en aanvaarden); - het personeelslid vraagt geen offertes aan; - het personeelslid aanvaardt geen enkele offerte; - de gekozen fiets kan niet in de loop van dat jaar geleverd worden; - er wordt geen fietsleaseovereenkomst afgesloten (bv. omdat bepaalde voorwaarden van het fietsleasebeleid niet of niet langer vervuld zijn).

In dergelijke gevallen wordt de engagementsverklaring zonder voorwerp beschouwd. Dit heeft als gevolg dat de eindejaarstoelage zal uitbetaald worden alsof ze niet werd omgezet in theoretisch budget. De eindejaarstoelage wordt dan zoals gebruikelijk uitbetaald, m.a.w. met de toepasselijke behandeling inzake fiscaliteit en sociale bijdragen voor een eindejaarstoelage. 3) Offertes aanvragen Na het indienen van de engagementsverklaring zal de federale dienst het dossier verwerken (onder andere om alle toegangsvoorwaarden na te gaan).Daarna kan het personeelslid offertes voor leasefietsen aanvragen bij fietshandelaars die deel uitmaken van het netwerk van de leasemaatschappij.

Het personeelslid kan binnen zijn theoretisch budget offertes aanvragen voor alle types leasefietsen. Qua elektrische fietsen worden enkel fietsen aanvaard met trapondersteuning, waaronder ook speed pedelecs (zie: Circulaire 2024/C/22 over de vrijstelling van de fietsvergoeding en het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets, alsook over de beroepskosten verbonden aan het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer).

Het personeelslid stelt zelf zijn leasepakket samen. Dit bestaat uit een fiets en eventueel bijhorende opties en accessoires. Een verzekering inzake de dekking van materiële schade en diefstal wordt steeds voorzien.

De totale kost om een fiets te leasen gedurende de volledige leaseperiode staat vast op het moment van de offerte en wijzigt niet.

Zodra de fiets in ontvangst genomen is, start de leaseperiode en wordt de totale kost omgezet in een maandelijks leasebedrag. 4) Bestelling van een leasefiets door aanvaarding van een offerte Er mag slechts een van de offertes worden aanvaard. Zodra het personeelslid een van de offertes aanvaardt, kan de leasefiets besteld worden (zie puntje 5). Door de plaatsing van deze bestelling verbindt het personeelslid (vanaf dit moment "gebruiker" genoemd) zich tot de keuze voor een loonpakket met leasefiets voor de volledige leaseperiode.

Door de bestelling van de leasefiets zal de leasingmaatschappij de persoonsgegevens van de gebruiker verwerken. Meer informatie hieromtrent kan worden bekomen bij de leasemaatschappij. De leasemaatschappij is gehouden aan de wettelijke regels m.b.t. het verwerken van de persoonsgegevens. 5) De fietsleaseovereenkomst De federale dienst heeft ervoor gekozen om de leasefietsen via een leasingmaatschappij ter beschikking te laten stellen.Nadat het personeelslid de offerte van de leasefiets aanvaard heeft, kan de federale dienst een fietsleaseovereenkomst afsluiten ten voordele van het personeelslid met de leasemaatschappij.

De leaseperiode start op de datum waarop de gebruiker de fiets in ontvangst neemt.

Gedurende de leaseperiode blijft de leasefiets ter beschikking van de gebruiker, zonder eigendomsrecht. 5. Gebruik van de leasefiets - verplichtingen van de gebruiker De leasefiets mag voor dienst- en privé-verplaatsingen gebruikt worden.Het loutere gebruik voor privédoeleinden is niet toegestaan.

De gebruiker zal de leasefiets met zorg en als een normaal voorzichtige en toegewijde persoon gebruiken gedurende de leaseperiode. Dit betekent onder meer dat de gebruiker: - de verkeersregels respecteert; - zich houdt aan eventuele voorschriften van de producent of de leverancier van de leasefiets in verband met het gebruik en/of het onderhoud van de leasefiets; - ervoor zorgt dat de leasefiets altijd voldoet aan de technische voorschriften die wettelijk voorzien zijn; - de leasefiets regelmatig nakijkt op defecten en het dagelijkse onderhoud zelf uitvoert (bandenspanning, smeren ketting, enz.); - de leasefiets regelmatig reinigt; - de leasefiets zoals voorzien, periodiek binnenbrengt voor onderhoud; - eventuele schade aan de leasefiets of aan onderdelen meldt aan de vlootbeheerder en/of de leasingmaatschappij; - geen opzettelijke schade aan de leasefiets aanbrengt; - de leasefiets niet gebruikt om deel te nemen aan wedstrijden; - de leasefiets niet gebruikt voor onwettige doeleinden; - de leasefiets niet verder verkoopt, in pand geeft, verhuurt aan derden; - bij het onbeheerd achterlaten, de leasefiets op slot doet met een fietsslot dat conform is aan de vereisten van de leasemaatschappij en/of de verzekeringsmaatschappij; - voor elektrische fietsen: de batterij gebruikt conform de voorschriften van de constructeur; - op eigen initiatief toegevoegde accessoires buiten de leaseovereenkomst op de leasefiets plaatst zonder schade te berokkenen aan de leasefiets alsook verwijdert bij beëindiging van de leaseovereenkomst. Deze accessoires zijn niet mee verzekerd bij diefstal of beschadiging; - niet rijdt onder invloed van alcohol, drugs, medicatie of andere verdovende middelen; - een fietshelm gebruikt of voor High Speed E-Bikes een bromfietshelm of een nieuwe goedgekeurde fietshelm; - goed zichtbare kledij draagt; - voor speed pedelecs: a) zorgen dat de nummerplaat steeds zichtbaar is;b) beschikken over een geldig rijbewijs AM (bromfiets) of B (auto). De mogelijke bijkomende verplichtingen opgelegd door de leasemaatschappij en/of de verzekeraar dienen ook nageleefd te worden.

Parkeerkosten, verkeersboetes en kosten ten gevolge van het niet volgen van de verkeersregels vallen steeds ten laste van de gebruiker.

Kosten verbonden aan abnormale gebruiksschade vallen ten laste van de gebruiker. 6. Gevolgen van ontoereikend leasebudget Indien de gebruiker tijdens de leaseperiode een lager bedrag aan bruto eindejaarstoelage opbouwt dan het budget dat nodig is ter financiering van de fietsleasing, is de gebruiker het ontbrekende bedrag aan de federale dienst verschuldigd.1) De terugbetaling van het ontbrekende bedrag kan gebeuren via een inhouding op zijn netto wedde, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.2) Als het ontbrekende bedrag niet via inhouding terugbetaald wordt, zal de gebruikelijke procedure voor loonschulden gestart worden.7. Einde van de fietsleasing op de voorziene einddatum Voor afloop van de leaseperiode informeert de leasemaatschappij de gebruiker over de praktische afspraken voor de inlevering of overname van de leasefiets.Met deze communicatie wordt de gebruiker gevraagd een keuze te maken: - ofwel de leasefiets op einddatum overnemen aan een bepaald bedrag; - ofwel de leasefiets op einddatum inleveren.

Na afloop van de leaseperiode kan het personeelslid in beide gevallen een nieuwe procedure voor fietsleasing opstarten overeenkomstig dit fietsleasebeleid. 8. Vroegtijdige beëindiging van de fietsleasing De fietsleasing kan vroegtijdig beëindigd worden, m.a.w. vóór het einde van de voorziene leaseperiode : - de gebruiker beëindigt de fietsleasing op schriftelijk verzoek ; - in geval van niet respecteren van het fietsleasebeleid door de gebruiker, beëindigt de federale dienst de fietsleasing op basis van een gemotiveerde beslissing.

Bij een vroegtijdige beëindiging dient de gebruiker te kiezen tussen een van deze twee opties: 1) Overname van de leasefiets mits betaling van een overnameprijs, bepaald volgens de voorwaarden van de leasemaatschappij.2) Inlevering van de leasefiets mits betaling van een verbrekingsvergoeding.Naargelang het geval zal de federale dienst of het personeelslid (gebruiker) een verbrekingsvergoeding dienen te betalen.

Brussel, 6 mei 2025.

De Minister van Ambtenarenzaken, V. MATZ