6 MAI 2025. - Circulaire n° 751. - Politique de leasing vélo

Aux services publics fédéraux et aux services qui en dépendent, au Ministère de la Défense, ainsi qu'aux organismes d'intérêt public appartenant à la fonction publique administrative fédérale telle que définie à l'article 1er de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique.

Chers collègues, Madame, Monsieur, Les articles 17bis et 100/1 de l'arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale ont introduit la possibilité du leasing vélo pour le personnel de la fonction publique administrative fédérale.

Conformément à cet arrêté royal, le ministre est compétent pour fixer le cadre général relatif à l'accès et aux modalités de fonctionnement du leasing vélo. L'arrêté ministériel du 3 avril 2025 fixant le cadre général relatif à l'accès et aux modalités de fonctionnement du leasing vélo définit ces aspects.

La présente circulaire définit à son tour la politique de leasing vélo, et ce, en exécution de l'arrêté royal et de l'arrêté ministériel. 1. Introduction L'objectif de la présente politique de leasing vélo consiste à décrire de manière claire et transparente les modalités pratiques selon lesquelles un membre du personnel peut prendre un vélo en leasing.En outre, la politique de leasing vélo définit les droits et obligations des membres du personnel et des services fédéraux en matière de leasing vélo.

L'ensemble de règles qui forme le cadre dans lequel s'inscrit le leasing vélo au sein de la fonction publique administrative fédérale consiste en la lecture conjointe des textes réglementaires suivants : - L'arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, en particulier les articles 17bis et 100/1 (ci-après dénommé « l'AR ») ; - L'arrêté ministériel du 3 avril 2025 fixant le cadre général relatif à l'accès et aux modalités de fonctionnement du leasing vélo, qui définit le cadre général et les modalités (ci-après dénommé « l'AM ») ; - La présente circulaire ministérielle qui définit la politique de leasing vélo.

Le membre du personnel doit également tenir compte des mesures d'exécution pratiques du leasing vélo qui seront définies dans ces deux documents (voir le site web du SPF BOSA - Leasing vélo) : - L'accord-cadre entre le SPF BOSA et une société de leasing ; - Les conditions fixées par la société de leasing. 2. Définitions Les définitions des quatre premiers concepts ci-dessous sont mentionnées à l'article 1er de l'AM. - membre du personnel; - contrat de leasing vélo; - période de leasing; - service fédéral; - vélo en leasing : le vélo pris en leasing qui fait l'objet du contrat de leasing vélo ; - déclaration d'engagement : déclaration qu'un membre du personnel doit soumettre pour confirmer son choix relatif à la constitution du budget théorique ; - budget théorique : le budget correspondant à la conversion totale ou partielle de l'allocation de fin d'année par le membre du personnel ; - utilisateur : un membre du personnel est appelé « utilisateur » à partir du moment où un contrat de leasing vélo a été conclu à son avantage. 3. Qui peut prendre un vélo en leasing ? Chaque membre du personnel qui appartient à la fonction publique administrative fédérale et qui satisfait à toutes les conditions du chapitre 4 ci-dessous peut prendre un vélo en leasing. La fonction publique administrative fédérale comprend les organisations suivantes : - les services publics fédéraux (SPF) et le personnel civil du ministère de la Défense ; - les services publics de programmation (SPP) ; - les établissements scientifiques ; - les organismes d'intérêt public (OIP) fédéraux ; - les institutions publiques de sécurité sociale (IPSS) ; - les services administratifs à comptabilité autonome (SACA).

Un aperçu complet et actuel de ces organisations est disponible sur le site web du SPF BOSA. Contrairement à ce qui a été mentionné ci-dessus, les membres du personnel suivants ne peuvent pas prendre un vélo en leasing dans les conditions prévues par la présente politique de leasing vélo: - le membre du personnel qui n'appartient pas à la fonction publique administrative fédérale; - le membre du personnel qui travaille pour un service fédéral à l'étranger ; - le membre du personnel qui ne relève pas de la sécurité sociale belge ; - le membre du personnel qui est entré en service dans le courant de l'année de sorte qu'il ne peut choisir qu'en fin d'année de convertir son allocation de fin d'année en budget théorique pour l'année suivante.

Certains membres du personnel sont soumis à des conditions spécifiques pour prendre un vélo en leasing : - Le titulaire d'une fonction de management qui prend un vélo en leasing dans le cadre du budget mobilité (art. 15 § 3 de l'arrêté royal du 21 octobre 2001 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation) prend déjà un vélo en leasing par l'intermédiaire de son employeur. Ce mandataire ne peut pas utiliser son allocation de fin d'année pour prendre un deuxième vélo en leasing (non-cumul des avantages, voir article 10 - A.R. 13/07/2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale). - Le membre du personnel pour lequel la gestion autonome de ses revenus est limitée en vertu d'une disposition légale (en cas de règlement collectif de dettes, mesure de protection judiciaire et/ou extrajudiciaire, etc.) : cette législation spécifique doit être respectée.

Le service fédéral vérifie ces conditions avant de conclure le contrat de leasing vélo. 4. Conditions et procédure 4.1 - Conditions réglementaires générales Le membre du personnel qui satisfait aux conditions de l'article 3 de l'AM peut lancer la procédure de leasing vélo.

L'attention du membre du personnel est attirée sur les dispositions relatives à l'avantage sociétal durable : - Les dispositions fiscales relatives à l'indemnité vélo et au vélo d'entreprise sont définies dans la législation et les directives pertinentes du Service public fédéral Finances. - Les exonérations de l'ONSS sont régies par la réglementation applicable de l'Office national de sécurité sociale.

Il s'agit actuellement des sources suivantes : - Au niveau fiscal : circulaire 2024/C/22 relative à l'exonération de l'indemnité vélo et de l'avantage résultant de la mise à disposition d'un vélo d'entreprise ainsi qu'aux frais professionnels liés à l'utilisation du vélo pour les déplacements domicile-lieu de travail ; - ONSS : les instructions sont publiées chaque trimestre sur le site web de l'ONSS. Les dispositions ultérieures qui modifieraient, compléteraient ou remplaceraient les sources précitées sont applicables de plein droit.

Le membre du personnel qui prend un vélo en leasing doit toujours respecter les dispositions actuelles relatives à l'avantage sociétal durable. Via son site web, le SPF BOSA informe les membres du personnel des informations les plus récentes susceptibles d'influencer l'avantage sociétal durable.

Si le membre du personnel qui prend un vélo en leasing ne satisfait plus à ces conditions au cours d'une année de revenus complète, il ne bénéficiera plus du traitement fiscal et parafiscal favorable du vélo en leasing. Dans ce cas, tant le précompte professionnel que les cotisations de sécurité sociale seront prélevés sur l'avantage de toute nature qui découle du fait que le vélo en leasing peut continuer à être utilisé à des fins privées. 4.2 - Plan par étapes pour les membres du personnel intéressés 1) Calcul du budget théorique Le budget théorique est une estimation du montant dont vous aurez besoin pour financer le coût total de la période de leasing (T.V.A. comprise).

Ci-dessous, l'« allocation de fin d'année » fait référence à l'allocation brute de fin d'année, sans l'ajout des cotisations patronales à l'ONSS. Vous établissez votre budget théorique en convertissant votre allocation de fin d'année annuellement, et ce, pour la durée du leasing vélo (en principe 36 mois).

Pour opter pour la conversion de votre allocation de fin d'année, vous devez introduire une déclaration d'engagement (pour plus d'informations à ce sujet, voir le point 2 ci-dessous). Dans cette déclaration d'engagement, vous pouvez choisir de convertir tout ou partie de votre allocation de fin d'année en budget théorique. - Ce budget théorique détermine le montant maximum des offres de vélos en leasing que vous pouvez demander ; - vous pouvez estimer le montant de votre allocation de fin d'année pour l'année suivante à l'aide d'un outil mis à votre disposition ; - vous pouvez convertir au maximum le montant total de l'allocation de fin d'année en budget théorique ; vous ne pouvez pas ajouter d'autres éléments salariaux. 2) Déclaration préalable au leasing vélo Un membre du personnel qui souhaite prendre un vélo en leasing devra d'abord soumettre une déclaration d'engagement.Cela doit se faire au plus tard au début du mois de décembre de l'année précédant l'année au cours de laquelle il souhaite prendre un vélo en leasing. Il convient de tenir compte d'une éventuelle fermeture annuelle de l'administration et du fait que toute demande tardive peut retarder fortement le traitement de la demande.

Le membre du personnel prend un engagement important et contraignant en soumettant la déclaration d'engagement : - le membre du personnel s'engage à supporter le coût de leasing du vélo qu'il choisira pendant toute la période de leasing. Cela signifie qu'en cas de budget de leasing insuffisant le service fédéral effectuera le recouvrement du montant manquant ; - le membre du personnel s'engage à respecter les conditions d'utilisation pour l'exonération fiscale et de l'ONSS en ce qui concerne le vélo en leasing ; - le membre du personnel marque son accord avec toutes les dispositions de la présente politique de leasing vélo.

Il peut arriver qu'aucun leasing vélo effectif ne soit mis en place dans l'année qui suit la déclaration d'engagement, par exemple dans les cas suivants : - Le membre du personnel retire sa déclaration d'engagement (il ne peut le faire que s'il n'a pas encore accepté d'offre - voir les points 3 et 4 ci-dessous concernant la demande d'offres et l'acceptation d'une offre) ; - le membre du personnel ne demande pas d'offre ; - le membre du personnel n'accepte aucune offre ; - le vélo choisi ne peut pas être livré dans le courant de cette année ; - aucun contrat de leasing vélo n'est conclu (par exemple, parce que certaines conditions de la politique de leasing vélo ne sont pas ou plus remplies).

Dans ces cas, la déclaration d'engagement est considérée sans objet.

Par conséquent, l'allocation de fin d'année sera payée comme si elle n'avait pas été convertie en budget théorique. L'allocation de fin d'année est alors payée comme d'habitude, c'est-à-dire avec le traitement fiscal et en matière de cotisations sociales applicable à une allocation de fin d'année. 3) Demande d'offres Une fois la déclaration d'engagement soumise, le service fédéral traitera le dossier (entre autres pour vérifier toutes les conditions d'accès).Ensuite, le membre du personnel pourra demander des offres pour des vélos en leasing à des concessionnaires de vélos qui font partie du réseau de la société de leasing.

Le membre du personnel peut demander des offres pour tous les types de vélos en leasing dans les limites de son budget théorique. En ce qui concerne les vélos électriques, seuls les vélos avec assistance au pédalage sont acceptés, y compris les speed pedelecs (voir : Circulaire 2024/C/22 relative à l'exonération de l'indemnité vélo et de l'avantage résultant de la mise à disposition d'un vélo d'entreprise ainsi qu'aux frais professionnels liés à l'utilisation du vélo pour les déplacements domicile - lieu de travail).

Le membre du personnel compose lui-même son package leasing comprenant un vélo et éventuellement les options et accessoires correspondants.

Une assurance couvrant les dommages matériels et le vol est prévue d'office.

Le coût total du leasing vélo pendant toute la période de leasing est fixé au moment de l'offre et ne change pas. La période de leasing commence une fois le vélo reçu et le coût total est converti en montant mensuel de leasing. 4) Commande d'un vélo en leasing par l'acceptation de l'offre Une seule des offres peut être acceptée. Une fois que le membre du personnel a accepté l'une des offres, le vélo en leasing peut être commandé (voir point 5). En passant cette commande, le membre du personnel (appelé « utilisateur » à partir de ce moment-là) s'engage à opter pour un package salarial avec vélo en leasing pour toute la période de leasing.

Dans le cadre de la commande du vélo en leasing, la société de leasing traitera les données à caractère personnel de l'utilisateur. De plus amples informations à ce sujet peuvent être obtenues auprès de la société de leasing. La société de leasing est tenue de respecter les dispositions légales relatives au traitement des données à caractère personnel. 5) Le contrat de leasing vélo Le service fédéral a choisi de mettre les vélos en leasing à disposition par le biais d'une société de leasing.Après que le membre du personnel ait accepté l'offre du vélo en leasing, le service fédéral peut conclure un contrat de leasing vélo au profit du membre du personnel avec la société de leasing.

La période de leasing commence à la date à laquelle l'utilisateur reçoit le vélo.

Pendant la période de leasing, le vélo en leasing reste à la disposition de l'utilisateur, sans qu'il en soit propriétaire. 5. Utilisation du vélo en leasing - obligations de l'utilisateur Le vélo en leasing peut être utilisé pour les déplacements de service et privés.L'utilisation exclusivement à des fins privées n'est pas autorisée.

L'utilisateur utilisera le vélo en leasing avec soin et en tant que personne normalement prudente et diligente pendant la période de leasing. Cela signifie notamment que l'utilisateur : - respecte le code de la route ; - se conforme à d'éventuelles prescriptions du fabricant ou du fournisseur du vélo en leasing en ce qui concerne l'utilisation et/ou l'entretien du vélo en leasing ; - veille à ce que le vélo en leasing soit toujours conforme aux prescriptions techniques prévues par la loi ; - vérifie régulièrement que le vélo en leasing ne présente pas de défauts et effectue lui-même l'entretien quotidien (pression des pneus, lubrification de la chaîne, etc.) ; - nettoie régulièrement le vélo en leasing ; - apporte le vélo en leasing pour l'entretien périodique prévu ; - signale au gestionnaire de la flotte et/ou à la société de leasing tout dommage causé au vélo en leasing ou à des pièces ; - n'endommage pas intentionnellement le vélo en leasing ; - n'utilise pas le vélo en leasing pour participer à des courses ; - n'utilise pas le vélo en leasing à des fins illégales ; - ne revend pas, ne met pas en gage et ne loue pas le vélo en leasing à des tiers ; - verrouille le vélo en leasing à l'aide d'un antivol conforme aux exigences de la société de leasing et/ou de la compagnie d'assurance lorsqu'il le laisse sans surveillance ; - pour les vélos électriques : utilise la batterie conformément aux prescriptions du fabricant ; - place les accessoires ajoutés de sa propre initiative en dehors du contrat de leasing sur le vélo en leasing sans causer de dommages au vélo en leasing et les retire à la fin du contrat de leasing. Ces accessoires ne sont pas assurés en cas de vol ou de dégradation ; - ne conduit pas sous l'influence d'alcool, de drogues, de médicaments ou d'autres stupéfiants ; - utilise un casque de vélo ou, pour les vélos électriques à grande vitesse, un casque de cyclomoteur ou un nouveau casque de vélo homologué ; - porte des vêtements clairement visibles ; - pour les speed pedelecs : a) s'assurer que la plaque d'immatriculation soit toujours visible ;b) être titulaire d'un permis de conduire AM (cyclomoteur) ou B (voiture) en cours de validité. Les éventuelles obligations supplémentaires imposées par la société de leasing et/ou l'assureur doivent également être respectées.

Les frais de stationnement, les amendes de roulage et les frais résultant du non-respect du code de la route sont toujours à charge de l'utilisateur. Les coûts occasionnés par des dommages d'usure anormale sont à la charge de l'utilisateur. 6. Conséquences d'un budget de leasing insuffisant Si, au cours de la période de leasing, l'utilisateur cumule un montant d'allocation brute de fin d'année inférieur au budget nécessaire au financement du leasing vélo, il est redevable du montant manquant au service fédéral.1) Le remboursement du montant manquant peut se faire par une retenue sur son traitement net, conformément à la législation applicable.2) Si le montant manquant n'est pas remboursé via une retenue, la procédure habituelle pour les dettes salariales sera lancée.7. Fin du leasing vélo à la date de fin prévue Avant l'expiration de la période de leasing, la société de leasing informera l'utilisateur des modalités pratiques de remise ou de reprise du vélo en leasing.Par cette communication, l'utilisateur est invité à faire un choix : - soit reprendre le vélo en leasing à la date de fin pour un certain montant ; - soit rendre le vélo en leasing à la date de fin.

Au terme de la période de leasing, le membre du personnel peut démarrer une nouvelle procédure de leasing vélo dans ces deux cas, conformément à la présente politique de leasing vélo. 8. Résiliation anticipée du leasing vélo Le leasing vélo peut être résilié de manière anticipée, c'est-à-dire avant la fin de la période de leasing prévue : - l'utilisateur met fin au leasing vélo sur demande écrite ; - en cas de non-respect de la politique de leasing vélo par l'utilisateur, le service fédéral met fin au leasing vélo sur la base d'une décision motivée.

En cas de résiliation anticipée, l'utilisateur doit choisir entre l'une de ces deux options : 1) Reprise du vélo en leasing moyennant le paiement d'un prix de reprise défini selon les conditions de la société de leasing.2) Restitution du vélo en leasing avec paiement d'une indemnité de rupture.Le service fédéral ou le membre du personnel (utilisateur), selon le cas, devra payer une indemnité de rupture.

Bruxelles, le 6 mai 2025.

La Ministre de la Fonction Publique, V. MATZ