GEWESTELIJKE OVERHEIDSDIENST BRUSSEL

2 APRIL 2019. - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de rekeningen voor het dienstjaar 2018 van de openbare centra voor maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Ter informatie : Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en Schepenen, Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs, Dames en Heren Voorzitters, Dames en Heren Leden, De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2018.

Artikel 89 § 1 van de organieke wet van 8 juli 1976Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/07/1976 pub. 18/04/2016 numac 2016000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Organieke wet betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. - Officieuze coördinatie in het Duits van de versie toepasselijk op de inwoners van het Duitse taalgebied sluiten betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, gewijzigd bij ordonnantie van 14 maart 2019, schrijft voor dat de raad voor maatschappelijk welzijn elk jaar vóór 15 juni de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande dienstjaar. Vervolgens dienen deze in toepassing van artikel 112ter § 1 van dezelfde wet, binnen 20 dagen na het vaststellen van de jaarrekeningen door de raad en, in elk geval vóór 30 juni volgend op het afsluiten van het dienstjaar, te worden verzonden aan de gemeenteraad om definitief te worden vastgesteld. De jaarrekeningen worden tegelijkertijd verzonden aan het Verenigd College. De OCMW's zullen erover waken deze termijnen te respecteren.

Hieromtrent verwijzen wij tevens naar artikel 88 § 2, van dezelfde wet dat via de ordonnantie van 8 oktober 2015 als volgt werd aangevuld : " Geen enkele begrotingswijziging kan na 1 juli worden aangenomen door de raad voor maatschappelijk welzijn indien de rekeningen van het vorige dienstjaar nog niet aan de toezichthoudende overheden zijn overgemaakt".

Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de OCMW's van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie d.d. 26 oktober 1995, het laatst gewijzigd op 15 maart 2013, bepaalt de regels voor de afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m 77).

Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder hernomen. 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken te bevatten: * De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. * Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2018, zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening.

Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. art. 74 van het algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren opgevraagd worden. * Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 § 1 van de organieke wet. * Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en het equivalent leefloon, de voorschotten, ...) op afdoende wijze worden verantwoord in het advies van de technische groep. * Indien van toepassing, de rekening 2018 van de instellingen met afzonderlijk beheer. * De ratio's, de tabel van de financiering (zie bijlage 1) en de grafieken overeenkomstig het besluit van 3 juni 1999 van het Verenigd College tot vaststelling, ter uitvoering van artikel 74 van het algemeen reglement op de comptabiliteit van de OCMW's van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en die bij de totaalbalans moeten worden gevoegd. * Een overzichtstabel met de toestand van de verschillende exploitatie- en investeringsfondsen, en de wacht- en regularisatierekeningen (rekening n-3, rekening n-2, rekening n-1, toestand eind 2018) (zie bijlage 2) * De tabellen van de pensioenfondsen, te gebruiken in functie van de beheerswijze van de pensioenen waarvoor uw OCMW heeft gekozen.(zie bijlage 3) * De tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2018 (zie bijlage 4) Ter informatie delen wij u mee dat de gemeenten werden verzocht om aan het gewestelijk toezicht de nota van het OCMW over te maken die op nauwkeurige wijze aangeeft welke begrotingsmiddelen bestemd zijn voor werkingsuitgaven, begeleiding en uitvoering in het kader van de maatregelen "artikel 60", alsook om de inhoud van een tabel (zie bijlage ter informering) te onderhandelen tijdens het overlegcomité, en deze door uw zorgen te laten invullen. Wij verzoeken u om bijzondere aandacht te besteden aan de samenhang van de informatie die u dient op te nemen in deze tabel. 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen A.Budgettaire rekening Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven: * Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het algemeen reglement de lijsten per begrotingsartikel vast te stellen van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen dienstjaar nog te innen bleven, van de vastgelegde uitgaven die op 31 december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te dragen naar het volgend dienstjaar alsmede die van het beheer van de voorraden, opgesteld door de secretaris van de naar het volgend dienstjaar overgedragen saldi, nadat ze in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris. Deze dienen ten laatste op 15 februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te worden vastgesteld; * De OCMW's moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; * In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de OCMW's interne kredietaanpassingen met betrekking tot de exploitatiedienst tot 31 januari 2019 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; * Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte resultaat (art. 100bis, § 2 van de organieke wet). Het is aanbevolen om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. * Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen, werken of diensten die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd.

B. Balans- en resultatenrekening Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat voor de bouwwerken de ABEX-index 789 van de maand mei 2018 van toepassing is (www.abex.be).

De herwaardering van de terreinen in de rekening 2018 dient gebaseerd te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, hetzij 2,13 % dat wordt berekend door het indexcijfer 2018 (1,7863) te delen door het indexcijfer 2017 (1,7491), zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van respectievelijk 12 januari 2018 en 23 januari 2017.

C. De wacht- en de regularisatierekeningen van de balans en de budgettaire rekening De wacht- en de regularisatierekeningen mogen, bij de definitieve afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen.

Daartoe verzoeken wij u de saldo's te vervolledigen in bijlage 2. Het is uiterst belangrijk de saldo's van deze rekeningen te verantwoorden in het advies van de technische groep onder de vorm van een lijst geassocieerd met hun rechtvaardiging.

D. Toestand van de schuld van het OCMW op 31.12.2018 De toestand van de schuld van het OCMW zoals deze voorkomt in de balans dient er een exacte weergave van te zijn. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel die de overeenstemming verduidelijkt tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd.

Daarnaast vindt u als bijlage 4 een in te vullen tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2018. De vereiste gegevens worden u meegedeeld door de bankinstellingen. De OCMW's die echter gebruik maken van de software "Insito" die ter beschikking wordt gesteld van het Gewest, zijn vrijgesteld om deze bijlage in te dienen.

E. Goedkeuring van de rekening 2018 en het begrotingscorrectief Artikel 9 van het algemeen reglement bevestigt de bepalingen die reeds werden voorzien bij artikel 106, § 3 van de organieke wet, wetende dat de "definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie van het eindresultaat van de begrotingsrekening". Het begrotingscorrectief van de rekening 2018 zal automatisch de in de begroting 2019 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze raad (cfr. artikel 112ter § 2 van de organieke wet). 3. Controle ter plaatse Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikels 89 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/07/1976 pub. 18/04/2016 numac 2016000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Organieke wet betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. - Officieuze coördinatie in het Duits van de versie toepasselijk op de inwoners van het Duitse taalgebied sluiten.In toepassing van deze bepalingen zullen één of meerdere agenten van onze directie zich naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten van deze controle te bespreken. 4. Nieuwe technische fiche Voor de betrokken OCMW's zal de boeking van de deelbewijzen in de vennootschap EthiasCo het onderwerp zijn van een technische nota van de Unieke Gewestelijke Commissie voor de Nieuwe Boekhouding, die later zal worden meegedeeld en tevens zal worden gepubliceerd op de website www.plaatselijke-besturen.brussels. 5. Overzending en informatiedrager De overzending van de jaarrekeningen en haar bijlagen in "papieren" vorm, ondertekend door de bevoegde overheden, blijft altijd verplicht zelfs in geval van verzending via het elektronische platform "TXchange". De bijlagen 1 tot 4 dienen elektronisch én in Excel-formaat, via het generiek emailadres financeslocales@gob.brussels te worden overgezonden en dit voorafgaand aan de indiening van de papieren en/of "TXchange"-versie.

Deze bijlagen zullen u elektronisch worden overgemaakt tegelijkertijd met de papieren versie van de huidige omzendbrief.

Elektronische overzending Voor de elektronische toezending van de jaarrekeningen nodigen wij u uit de 2 generieke emailadressen financeslocales@gob.brussels en minerve@gob.brussels te gebruiken.

Deze overdracht van gegevens in XML-formaat dient absoluut vooraf te gaan aan de indiening van de papieren versie van de jaarrekening en de eventuele verzending ervan via het elektronische platform « TXchange, zo niet zal de jaarrekening geweigerd worden.

Om het u te vergemakkelijken vindt u in bijlage een overzicht van de documenten die elektronisch en/of in papieren vorm dienen overgemaakt te worden.

De Directie Financiën - Lokale Besturen staat steeds ter uwer beschikking voor verdere inlichtingen bij deze omzendbrief.

Met dank voor uw aandacht.

De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan personen, Céline FREMAULT Pascal SMET

Uw contactpersonen bij de directie Lokale Financiën :

Biarent Angéline

02 800 3352

abiarent@sprb.brussels

Biarent Angéline

02 800 3352

abiarent@sprb.brussels

Caccia Dominioni Leopoldina

02 800 3496

lcacciadominioni@sprb. brussels

Caccia Dominioni Leopoldina

02 800 3496

lcacciadominioni@sprb. brussels

Collée Pierre

02 800 3273

pcollée@sprb.brussels

Collée Pierre

02 800 3273

pcollée@sprb.brussels

de Launois Quentin

02 800 3032

qdelaunois@sprb.brussels

de Launois Quentin

02 800 3032

qdelaunois@sprb.brussels

Doumali Loubna

02 800 3873

ldoumali@sprb.brussels

Doumali Loubna

02 800 3873

ldoumali@sprb.brussels

Marcoen Wouter

02 800 3282

wmarcoen@gob.brussels

Marcoen Wouter

02 800 3282

wmarcoen@gob.brussels

Oblin Caroline

02 800 3362

coblin@sprb.brussels

Oblin Caroline

02 800 3362

coblin@sprb.brussels

Polizzi Caroline

02 800 3479

cpolizzi@sprb.brussels

Polizzi Caroline

02 800 3479

cpolizzi@sprb.brussels

Reyskens Rosalie

02 800 3475

rreyskens@gob.brussels

Reyskens Rosalie

02 800 3475

rreyskens@gob.brussels

Willems Anne

02 800 3301

awillems@gob.brussels

Willems Anne

02 800 3301

awillems@gob.brussels

Willocx Anne

02 800 3325

awillocx@sprb.brussels

Willocx Anne

02 800 3325

awillocx@sprb.brussels

Direction des Finances Locales

financeslocales@sprb.brussels

Direction des Finances Locales

financeslocales@sprb. brussels

Directie Lokale Financiën

lokalefinancien@gob.brussels

Directie Lokale Financiën

lokalefinancien@gob. brussels

Bijlage : lijst van de verplichte documenten en bijlagen :

Papieren versie

Elektronische versie

De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement :

- de lijst per begrotingsartikel en per schuldeiser, opgesteld door de secretaris, van de vastgelegde uitgaven die op 31 december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te dragen naar het volgend dienstjaar;

V

- de lijst per begrotingsartikel en per schuldeiser, opgesteld door de secretaris, van de vastgelegde uitgaven die op 31 december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te dragen naar het volgend dienstjaar;

V

- de lijst per begrotingsartikel van het beheer van de voorraden, opgemaakt door de secretaris, van de naar het volgend dienstjaar overgedragen saldi, nadat ze in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris.

Budgettaire rekening

V

V (Minerve xml)

Balans

V

Resultatenrekening

V

Balans algemene rekeningen

V

V (Minerve xml)

Advies van de technische groep (artikel 75 van het algemeen reglement)

V

Bijlage 1 - Financieringstabel

V (Excel)

Bijlage 2 - Overzichtstabel

V (Excel)

Bijlage 3 a, b of c - Pensioenfondsen

V (Excel)

Bijlage 4 - Tabel van de leningen (met uitzondering van de ocmw's die gebruik maken van de software "insito")

V (Excel)

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld