26 JULI 2017. - Ministerieel besluit tot goedkeuring van het reglement van inwendige orde van het Beheerscomité van het Rijksinstituut voor de sociale verzekeringen der zelfstandigen

De Minister van Zelfstandigen, Gelet op het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen, artikel 21;

Gelet op het koninklijk besluit van 19 december 1967 houdende algemeen reglement in uitvoering van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen, artikel 73;

Gelet op de beslissing van het Beheerscomité van het Rijksinstituut voor de sociale verzekeringen der zelfstandigen van 14 december 2016, Besluit :

Artikel 1.Het bij dit besluit gevoegde reglement van inwendige orde van het Beheerscomité van het Rijksinstituut voor de sociale verzekeringen der zelfstandigen, wordt goedgekeurd.

Art. 2.Dit besluit en het bij dit besluit gevoegde reglement van inwendige orde hebben uitwerking met ingang van 1 juni 2017.

Brussel, 26 juli 2017.

W. BORSUS

Bijlage Reglement van inwendige orde van het Beheerscomité HOOFDSTUK I. - Definities

Artikel 1.In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder : - "Rijksinstituut" : het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen; - "voorzitter" : de voorzitter van de Raad van beheer, met toepassing van art 1, 1°, van het koninklijk besluit van 16 augustus 1977 tot vaststelling van de samenstelling van het beheerscomité van het Rijksinstituut voor de sociale verzekeringen der zelfstandigen - "stemgerechtigde leden" : de leden bedoeld in artikel 21, § 3, 1° tot 4°, van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen; - "leden met raadgevende stem" : de leden bedoeld in artikel 21, § 3, 6°, par. 1, van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen; - "leden" : alle stemgerechtigde leden en leden met raadgevende stem; - "administrateur-generaal" en "adjunct-administrateur-generaal" : respectievelijk, de houder van de managementfunctie die belast is met het dagelijks beheer van het Rijksinstituut en zijn adjunct-houder van een managementfunctie; - "secretaris" : de secretaris benoemd krachtens artikel 77 van het koninklijk besluit van 19 december 1967 houdende algemeen reglement in uitvoering van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen; - "secretariaat" : de secretaris en de personeelsleden van het Rijkinstituut die hem of haar bijstaan; HOOFDSTUK II. - Aangaande de vergaderingen van het Beheerscomité

Art. 2.Behalve in augustus, komt het Beheerscomité in principe elke maand bijeen op uitnodiging van de voorzitter.

Het Beheerscomité komt ook bijeen op verzoek, hetzij van ten minste twee leden of van de administrateur-generaal, hetzij van de regeringscommissaris van de voogdijminister of van de regeringscommissaris van begroting.

Art. 3.De agenda van elke vergadering wordt door de voorzitter vastgesteld na overleg met de administrateur-generaal of, bij diens afwezigheid of verhindering, met de adjunct-administrateur-generaal.

De administrateur-generaal mag de agenda in opdracht van de voorzitter vaststellen.

In de in artikel 2, tweede lid, beoogde eventualiteit, moeten de kwesties die de bijeenroeping rechtvaardigen bij voorrang op de agenda worden geplaatst.

In de in artikel 6, tweede lid, beoogde eventualiteit, worden de via elektronische weg genomen beslissingen ingeschreven, ter informatie, op de agenda van de eerste vergadering die volgt op de datum van deze beslissingen.

Art. 4.De door de secretaris aan elk lid gezonden convocatie wordt opgesteld in de vooraf door de geadresseerde gekozen taal.

Overeenkomstig artikel 74 van het koninklijk besluit van 19 december 1967, worden de agenda, de aan het Beheerscomité voor te leggen en de van hem uitgaande documenten in de twee landstalen opgesteld. Een exemplaar van de documenten wordt aan de voogdijminister gezonden.

Art. 5.Behoudens in de dringende gevallen die in artikel 6, tweede lid, worden beoogd, worden de convocatie en de agenda per e-mail aan de leden gestuurd, ten minste drie dagen vóór de voor de vergadering vastgestelde datum.

De documenten aangaande de kwesties die op de agenda werden geplaatst, worden aan de leden van het Beheerscomité beschikbaar gesteld via een beveiligde informaticatoepassing, indien mogelijk binnen de termijn die in het eerste lid wordt beoogd. Zij worden slechts in geval van absolute noodzaak bij de opening van de vergadering onder papieren vorm overhandigd.

Art. 6.De vergaderingen van het Beheerscomité hebben plaats op de zetel van het Rijksinstituut. Het comité kan echter beslissen op de zetel van een van de gewestelijke kantoren bijeen te komen, wanneer hem bijzondere kwesties aangaande dit kantoor worden voorgelegd.

Op initiatief van de voorzitter of, in geval van diens afwezigheid of verhindering, van de administrateur-generaal, kan de raadpleging van de leden van het Beheerscomité gebeuren via elektronische procedure, in uitzonderlijke gevallen welke gemotiveerd zijn door de hoogdringendheid.

Art. 7.Het Beheerscomité kan, bij meerderheid van stemmen, beslissen om te vergaderen via telefoon- of videoconferentie. HOOFDSTUK III. - Aangaande de beraadslagingen en de stemmingen

Art. 8.De voorzitter opent, leidt en sluit de debatten. Hij handhaaft de orde, verleent het woord en ontneemt het wanneer een spreker van het onderwerp afwijkt; hij belet nodeloze herhalingen, onderbrekingen en woordenwisselingen. Hij verleent het woord bij voorrang voor elk bezwaar betreffende de agenda, voor een nadere toelichting van de besproken kwestie, voor een verwijzing naar het reglement of voor een persoonlijk feit.

De leden die de vergadering met raadgevende stem bijwonen mogen zich onder dezelfde voorwaarden als de stemgerechtigde leden in de besprekingen mengen.

Art. 9.Ingeval de voorzitter afwezig of verhinderd is, wordt het voorzitterschap in de volgende volgorde van voorrang waargenomen : - door de ondervoorzitter die het mandaat het langst bekleedt of (bij gelijke anciënniteit) de oudste van hen; - door de andere ondervoorzitter; - door het stemgerechtigde lid dat het mandaat het langst bekleedt of (bij gelijke anciënniteit) het oudste van hen.

Art. 10.De kwesties worden onderzocht in de volgorde waarin zij op de agenda voorkomen. Met de instemming of op verzoek van de meerderheid van de leden van het Beheerscomité, mag de voorzitter deze volgorde wijzigen, behalve voor de kwesties beoogd bij artikel 3, derde lid.

Onder dezelfde voorwaarden mag hij beslissen het onderzoek van een of meer op de agenda geplaatste punten tot een latere datum uit te stellen of onmiddellijk over te gaan tot het onderzoek van kwesties waarvan de dringendheid of het belang behoorlijk gerechtvaardigd is.

Art. 11.De administrateur-generaal en, bij diens afwezigheid of verhindering, de adjunct-administrateur-generaal, leidt de kwesties als verslaggever in.

Hij waakt ervoor dat de door het Beheerscomité genomen beslissingen worden uitgevoerd.

Art. 12.Het Beheerscomité kan slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is.

Nochtans, na een tweede convocatie, waarin de bepalingen van artikel 72 van het koninklijk besluit van 19 december 1967 worden aangehaald en uitdrukkelijk wordt verwezen naar de punten die voor de tweede maal op de agenda zijn geplaatst, beraadslaagt het Beheerscomité geldig over deze laatste punten, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 13.Indien sommige punten, uit hoofde van hun aard, het bevoegd oordeel van ambtenaren van het Rijksinstituut of van andere personen vergen, kunnen zij worden gehoord. Zij verlaten de vergadering zodra hun opdracht vervuld is of op verzoek van de voorzitter.

Art. 14.De voorzitter brengt de beslissingen, voorstellen en adviezen in stemming of stelt de eenparigheid van stemmen van de aanwezige leden vast wanneer geen van hen de hoofdelijke stemming vraagt. Eens de stemming begonnen is, mag het woord niet meer worden verleend over de grond van de zaak.

Art. 15.Met uitzondering van de benoemingen of van de tuchtstraffen, geschieden de stemmen door handopheffing of bij naamafroeping. De voorzitter stemt het laatst. Bij staking van de stemmen, is zijn stem doorslaggevend.

De beslissingen worden bij gewone meerderheid van stemmen genomen. De onthoudingen moeten na de stemming gemotiveerd worden.

In geval van elektronische stemming, wordt het antwoord - "ja", "nee" of "onthouding" - via e-mail aan het secretariaat gestuurd, binnen de drie werkdagen volgend op de elektronische kennisgeving. Elk lid dat niet binnen de opgelegde termijn heeft geantwoord, wordt geacht zich te onthouden. Tijdens de bedoelde termijn kunnen de leden van de voorzitter of van de administrateur-generaal de bijkomende uitleg eisen die zij nuttig achten.

De beslissingen worden na de elektronische raadpleging aangenomen volgens de meerderheidsvereisten waarin de leden 1 en 2 voorzien. Het resultaat van de stemming wordt onmiddellijk via e-mail aan de leden bezorgd.

In geval van elektronische stemming, bevestigt de administrateur-generaal, of, bij diens afwezigheid, de adjunct-administrateur-generaal, de resultaten van de stemming tijdens het eerste Beheerscomité dat volgt op de bedoelde procedure

Art. 16.Wanneer het om benoemingen of tuchtstraffen gaat, is de stemming geheim.

De benoemingen zijn verworven bij volstrekte meerderheid van stemmen.

Is die meerderheid niet bereikt of staken de stemmen, wordt tot een tweede en laatste stemming overgegaan over de twee kandidaten die het grootste aantal stemmen hebben behaald of over meer kandidaten wanneer zij bij de eerste stemming gelijk werden gerangschikt.

Bij de tweede stemming is de gewone meerderheid voldoende. Staken de stemmen opnieuw, dan zijn de regels bepaald bij koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende statuut van het Rijkspersoneel toepasselijk, nl. : de klasse anciënniteit heeft voorrang op de dienstanciënniteit; bij gelijke dienstanciënniteit, is de oudste kandidaat verkozen.

Wat de tuchtstraffen betreft, is het voorstel van tuchtstraf bij staking van stemmen verworpen.

Art. 17.De leden alsook de ambtenaren of personen van wie sprake is in artikel 13 zijn verplicht het vertrouwelijk karakter te eerbiedigen van de documenten die hun worden voorgelegd, van de debatten of beraadslagingen waaraan zij hebben deelgenomen of van de stemmen die werden uitgebracht.

Art. 18.In geval van eventuele belangenvermenging of belangenconflict aangaande een agendapunt van het comité, neemt het betrokken lid geen deel aan de beraadslagingen en de stemming over dat punt.

Dezelfde verplichting is van toepassing op elke persoon die deelneemt aan de vergaderingen van het Beheerscomité. HOOFDSTUK IV. - Aangaande het secretariaat

Art. 19.De beslissingen worden vastgesteld in notulen die door de secretaris worden opgesteld en door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend. De notulen van elke vergadering moeten op de eerstvolgende vergadering aan het Beheerscomité worden voorgelegd, behalve wanneer er tussen de twee vergaderingen minder dan acht dagen zijn gelegen.

Art. 20.De notulen maken verplicht melding van : a. de agenda;b. de datum, de plaats en het uur van de vergadering;c. de naam van de leden die aanwezig zijn, die van de leden die zich hebben laten verontschuldigen of afwezig zijn;d. de naam en de hoedanigheid van de krachtens artikel 13 opgeroepen en gehoorde personen;e. de beraadslagingen en de genomen beslissingen;f. de uitslag van de stemmingen.

Art. 21.De tekst van de notulen wordt zodra mogelijk door de secretaris aan de leden bezorgd.

De voorstellen tot verbetering worden bij voorkeur elektronisch gedaan drie dagen vóór de vergadering op de agenda waarvan de goedkeuring van de notulen voorkomt, of mondeling ter zitting. In het eerste geval, moeten zij aan de secretaris geadresseerd worden.

Het Beheerscomité beslist over de goedkeuring van deze voorstellen. De bespreking van die laatste kan de gegeven beslissing niet opnieuw ter sprake brengen.

Art. 22.De secretaris bewaart het archief van het Beheerscomité. HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen

Art. 23.Iedere wijziging aan dit reglement wordt aan de voogdijminister voorgelegd en treedt in werking op de datum die wordt vastgesteld in het goedkeuringsbesluit.

Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van 26 juli 2017 De Minister van Zelfstandigen, W. BORSUS