25 MAART 2009. - Ministerieel besluit houdende richtlijnen voor de mandatarissen

De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering belast met Financiën, Gelet op de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle;

Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 19 oktober 2006 betreffende de financiële actoren, gewijzigd bij het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 13 september 2007, inzonderheid op artikel 49, § 6, eerste en vierde lid;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 22 april 2008;

Gelet op het advies 44.535/2 van de Raad van State, gegeven op 9 juni 2008 met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1° van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Overwegende dat het nodig is richtlijnen te verstrekken aan de mandatarissen om hen in staat te stellen hun functie uit te oefenen, Besluit :

Artikel 1.De mandataris registreert in het kostenbeheerprogramma van de directie Buitenlandse Handel de ontvangsten- en uitgavenverrichtingen die verbonden zijn aan de voorschotten voor de post waarvoor hij bevoegd is.

Art. 2.§ 1. De driemaandelijkse staat van de boekhouding wordt bekomen uit het bovengenoemde beheerprogramma.

Elke boeking die vermeld is in de bovengenoemde driemaandelijkse staat van de boekhouding en geregistreerd is in het bovengenoemde kostenbeheerprogramma moet gestaafd zijn met een gedagtekend verantwoordingsstuk waarop een referentienummer is aangebracht. § 2. De driemaandelijkse staat van de boekhouding bevat de vermelding « De ondergetekende, ..., verklaart deze rekening, die een samenvatting is van de ontvangsten en uitgaven die hij (zij) heeft verricht tijdens zijn (haar) beheer, echt en nauwkeurig in al haar bestanddelen, op de straffen als naar recht » en is voorzien van de handtekening van de mandataris. § 3. Bij de driemaandelijkse staat van de boekhouding worden het origineel en twee kopieën gevoegd van de verantwoordingsstukken, evenals een kopie van de financiële journalen van de verrichtingen die werden uitgevoerd in het bovengenoemde kostenbeheerprogramma.

De verantwoordingsstukken van uitgaven zoals onder andere facturen, schuldvorderingen en ontvangstbewijzen van betaling worden door de mandataris voor goedkeuring geviseerd.

Indien bewaring van het origineel van een verantwoordingsstuk vereist is, wordt op de kopie die de mandataris overmaakt de vermelding « eensluidend afschrift » aangebracht, met opgave van de reden waarom het origineel bewaard wordt.

Zodra het niet langer vereist is het originele verantwoordingsstuk te bewaren, zendt de mandataris het naar de directie Buitenlandse Handel.

Op het originele verantwoordingsstuk vermeldt de mandataris het refertenummer van de kopie die ermee overeenstemt evenals de desbetreffende driemaandelijkse staat van de betrokken boekhouding. § 4. Bij de driemaandelijkse staat van de boekhouding worden twee kopies van de bankuittreksels gevoegd voor de desbetreffende periode en het eerste bankuittreksel voor de volgende periode, in papiervorm of in digitale vorm, alsook van de desbetreffende bijlagen. § 5. De mandataris verzendt het origineel en drie kopieën van de driemaandelijkse staat van de boekhouding langs diplomatieke weg naar de directie Buitenlandse Handel, uiterlijk de laatste werkdag van de maand die volgt op een verstreken trimester.

Art. 3.De boekhoudjournaals die bekomen worden uit het voornoemde kostenbeheerprogramma worden geklasseerd per betalingswijze en per munt. De mandataris bewaart ze op een wijze die hun materiële continuïteit, hun regelmatigheid en de onomkeerbaarheid van de boekingen waarborgt.

Brussel, 25 maart 2009.

De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering belast met Financiën, Begroting, Openbaar Ambt en Externe Betrekkingen, G. VANHENGEL