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Meertalige weergave van Ministerieel Besluit van 25/03/2009
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Ministerieel besluit houdende richtlijnen voor de mandatarissen Arrêté ministériel établissant les instructions aux mandataires
MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST 25 MAART 2009. - Ministerieel besluit houdende richtlijnen voor de mandatarissen De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering belast met Financiën, MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE 25 MARS 2009. - Arrêté ministériel établissant les instructions aux mandataires Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé des Finances,
Gelet op de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de Vu l'ordonnance organique du 23 février 2006 portant les dispositions
bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle;
de controle; Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 19 Vu l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 19
oktober 2006 betreffende de financiële actoren, gewijzigd bij het octobre 2006 portant sur les acteurs financiers, modifié par l'arrêté
besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 13 september du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 13 septembre
2007, inzonderheid op artikel 49, § 6, eerste en vierde lid; 2007, notamment l'article 49, § 6, alinéas 1er et 4;
Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 22 Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 22 avril 2008;
april 2008; Gelet op het advies 44.535/2 van de Raad van State, gegeven op 9 juni Vu l'avis 44.535/2 du Conseil d'Etat, donné le 9 juin 2008, en
2008 met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1° van de application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois
gecoördineerde wetten op de Raad van State; coordonnées sur le Conseil d'Etat;
Overwegende dat het nodig is richtlijnen te verstrekken aan de Considérant la nécessité de mettre à disposition des mandataires des
mandatarissen om hen in staat te stellen hun functie uit te oefenen, instructions afin qu'ils puissent exercer leurs fonctions,
Besluit : Arrête :

Artikel 1.De mandataris registreert in het kostenbeheerprogramma van

Article 1er.Le mandataire enregistre dans le logiciel de gestion des
de directie Buitenlandse Handel de ontvangsten- en frais de la direction du Commerce extérieur les opérations en recettes
uitgavenverrichtingen die verbonden zijn aan de voorschotten voor de et dépenses liées aux avances relatives au poste dont il a la charge.
post waarvoor hij bevoegd is.

Art. 2.§ 1. De driemaandelijkse staat van de boekhouding wordt

Art. 2.§ 1er. L'état trimestriel de la comptabilité est tiré du
bekomen uit het bovengenoemde beheerprogramma.
Elke boeking die vermeld is in de bovengenoemde driemaandelijkse staat logiciel de gestion susmentionné.
van de boekhouding en geregistreerd is in het bovengenoemde Toute écriture portée dans l'état trimestriel de la comptabilité
kostenbeheerprogramma moet gestaafd zijn met een gedagtekend susmentionné et enregistrée dans le logiciel de gestion précité
verantwoordingsstuk waarop een referentienummer is aangebracht. s'appuie sur une pièce justificative datée et portant un numéro de
§ 2. De driemaandelijkse staat van de boekhouding bevat de vermelding référence. § 2. L'état trimestriel de la comptabilité contient la mention « Le
« De ondergetekende, ..., verklaart deze rekening, die een
samenvatting is van de ontvangsten en uitgaven die hij (zij) heeft (la) soussigné(e), ..., affirme véritable et exact, sous peines de
verricht tijdens zijn (haar) beheer, echt en nauwkeurig in al haar droit, dans toutes ses parties, le présent compte, résumé des recettes
bestanddelen, op de straffen als naar recht » en is voorzien van de et des dépenses effectuées par lui (elle) pendant la durée de sa
handtekening van de mandataris. gestion » et est revêtu de la signature du mandataire.
§ 3. Bij de driemaandelijkse staat van de boekhouding worden het § 3. L'état trimestriel de la comptabilité est accompagné de la
origineel en twee kopieën gevoegd van de verantwoordingsstukken, version originale et de deux copies des pièces justificatives ainsi
evenals een kopie van de financiële journalen van de verrichtingen die que d'une copie des journaux financiers des opérations effectuées dans
werden uitgevoerd in het bovengenoemde kostenbeheerprogramma. le logiciel de gestion susmentionné.
De verantwoordingsstukken van uitgaven zoals onder andere facturen, Les pièces justificatives de dépenses telles que les factures,
schuldvorderingen en ontvangstbewijzen van betaling worden door de déclarations de créance et récépissés de paiement notamment sont
mandataris voor goedkeuring geviseerd. visées pour approbation par le mandataire.
Indien bewaring van het origineel van een verantwoordingsstuk vereist En cas de nécessaire conservation de l'original d'une pièce
is, wordt op de kopie die de mandataris overmaakt de vermelding « justificative par le mandataire, la copie sera revêtue de la mention «
eensluidend afschrift » aangebracht, met opgave van de reden waarom copie conforme à l'original » et mentionnera la raison de la détention
het origineel bewaard wordt. de la version originale.
Zodra het niet langer vereist is het originele verantwoordingsstuk te Dès qu'il n'est plus nécessaire de conserver la pièce justificative
bewaren, zendt de mandataris het naar de directie Buitenlandse Handel. originale, le mandataire la communique à la direction du Commerce
Op het originele verantwoordingsstuk vermeldt de mandataris het extérieur. Le mandataire mentionne sur la pièce justificative
refertenummer van de kopie die ermee overeenstemt evenals de originale le numéro de référence de la copie à laquelle elle se
desbetreffende driemaandelijkse staat van de betrokken boekhouding. rapporte ainsi que l'état trimestriel de la comptabilité concerné.
§ 4. Bij de driemaandelijkse staat van de boekhouding worden twee § 4. L'état trimestriel de la comptabilité est accompagné de deux
kopies van de bankuittreksels gevoegd voor de desbetreffende periode copies des extraits bancaires couvrant la période concernée et du
en het eerste bankuittreksel voor de volgende periode, in papiervorm premier extrait bancaire de la période suivante, sur support papier ou
of in digitale vorm, alsook van de desbetreffende bijlagen. numérique ainsi que de leurs annexes.
§ 5. De mandataris verzendt het origineel en drie kopieën van de § 5. Le mandataire transmet la version originale ainsi que trois
driemaandelijkse staat van de boekhouding langs diplomatieke weg naar copies de l'état trimestriel de la comptabilité, par valise
de directie Buitenlandse Handel, uiterlijk de laatste werkdag van de diplomatique, à la direction du Commerce extérieur au plus tard le
maand die volgt op een verstreken trimester. dernier jour ouvrable du mois qui suit un trimestre écoulé.

Art. 3.De boekhoudjournaals die bekomen worden uit het voornoemde

Art. 3.Les journaux financiers sont classés par nature de paiement et
kostenbeheerprogramma worden geklasseerd per betalingswijze en per par type de devises et issus du logiciel de gestion précité. Le
munt. De mandataris bewaart ze op een wijze die hun materiële mandataire les conserve de façon à garantir leur continuité
continuïteit, hun regelmatigheid en de onomkeerbaarheid van de matérielle, ainsi que leur régularité et l'irréversibilité des
boekingen waarborgt. écritures.
Brussel, 25 maart 2009. Bruxelles, le 25 mars 2009.
De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering belast met Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé
Financiën, Begroting, Openbaar Ambt en Externe Betrekkingen, des Finances, du Budget, de la Fonction publique et des Relations
extérieures,
G. VANHENGEL G. VANHENGEL
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