24 SEPTEMBER 2007. - Ministerieel besluit houdende inrichting van de comptabiliteit van de rechtspersoonlijkheid van het Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie

De Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid, De Minister van Begroting, Gelet op het koninklijk besluit van 20 juni 1997 houdende de oprichting van het Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie als wetenschappelijke inrichting van de Staat;

Gelet op het koninklijk besluit van 12 november 1997 tot vaststelling van de werkingsmodaliteiten van de rechtspersoonlijkheid van het Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie, gewijzigd door het koninklijk besluit van 5 september 2005, inzonderheid artikelen 12 tot 14;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 16 april 2007, Besluiten : HOOFDSTUK I. - Bepalingen

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder : 1° "koninklijk besluit van 12 november 1997" het volgende besluit : - het koninklijk besluit van 12 november 1997 tot vaststelling van de werkingsmodaliteiten van de rechtspersoonlijkheid van het Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie;2° "Minister" : de Minister die Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft. 3° "Begrotingsrubrieken" : volgende begrotingsrubrieken zijn in het kader van dit ministerieel besluit van toepassing : - Werkingskosten : hieronder worden verstaan de kosten die overeenkomen met basisallocaties 12.xx of met rekeningen 60 en 61 volgens de minimumindeling van het algemeen rekeningenstelsel zoals bepaald in het KB van 12.09.1983. - Personeelskosten : hieronder worden verstaan de kosten die overeenkomen met basisallocaties 11.xx of met rekeningen 62 volgens de minimumindeling van het algemeen rekeningenstelsel zoals bepaald in het KB van 12.09.1983. - Investeringen : hieronder worden verstaan de uitgaven die overeenkomen met basisallocaties 74.xx of met rekeningen 2xx0 volgens de minimumindeling van het algemeen rekeningenstelsel zoals bepaald in het KB van 12.09.1983. - Overige kosten : hieronder worden verstaan de uitgaven die overeenkomen met rekeningen 63, 64, 65, 66 en 67 volgens de minimumindeling van het algemeen rekeningenstelsel zoals bepaald in het KB van 12.09.1983. - Opbrengsten : hieronder worden verstaan de inkomsten die overeenkomen met rekeningen 7 volgens de minimumindeling van het algemeen rekeningenstelsel zoals bepaald in het KB van 12.09.1983. HOOFDSTUK II. - Begrotingen

Art. 2.De jaarlijkse begroting, opgemaakt overeenkomstig het artikel 12 van het koninklijk besluit van 12 november 1997 en voorgelegd aan de Minister door de Beheerscommissie van de rechtspersoonlijkheid, bevat de schatting van alle inkomsten en uitgaven die in het komende dienstjaar kunnen worden voorzien. Deze rechten behoren tot het begrotingsjaar waarin zij juridisch ontstonden, ongeacht de datum van hun aanzuivering.

De begroting opgesteld onder de vorm van een budgettaire rekening bevat geen afschrijvingen en eventuele waardeverminderingen of de provisies.

Art. 3.De voorgestelde begroting hoeft niet noodzakelijk in evenwicht te zijn. Indien de totalen van de inkomsten en uitgaven niet gelijk zijn, vermeldt de begroting, volgens het geval, de oorsprong van de aanvullende middelen of de bestemming die aan het overschot dient te worden gegeven.

Indien in de begroting niet-limitatieve kredieten voorkomen dient duidelijk te worden vermeld door welke inkomsten bovengenoemde kredieten zijn gedekt.

De op de verschillende rubrieken van de uitgaven begroting aangerekende uitgaven moeten met de benamingen van deze begrotingsrubrieken overeenkomen.

De limitatieve kredieten mogen per begrotingsrubriek niet worden overschreden of overgedragen zonder voorafgaande machtiging van de Minister of van de, door zijn tussenkomst, gemachtigde ambtenaar.

Art. 4.Na goedkeuring van de begroting door de Minister, wordt een exemplaar teruggestuurd naar de Voorzitter van Beheerscommissie van de rechtspersoonlijkheid.

Indien deze kennisgeving bij de aanvang van het dienstjaar nog niet is overgemaakt, mogen de kredieten worden aangewend zoals zij werden voorgesteld. HOOFDSTUK III. - Comptabiliteit Afdeling I. - De Rekenplichtige

Art. 5.De rekenplichtige die conform artikel 11 van het koninklijk besluit van 12 november 1997 aangesteld wordt, is belast met de inning van de ontvangsten en met de betaling van de uitgaven van de rechtspersoonlijkheid.

Hij is tevens verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de geldbeleggingen en liquide middelen (met name de rekeningen 5 volgens de minimumindeling van het algemeen rekeningenstelsel zoals bepaald in het KB van 12.09.1983) en is, tenzij de Beheerscommissie er anders over beslist, aangesteld voor de bewaring van de producten, het materieel en alle andere goederen welke deel uitmaken van het vermogen.

Art. 6.De rekenplichtige legt verantwoording af tegenover het Rekenhof. Hij oefent zijn functies uit onder toezicht van de voorzitter van de Beheerscommissie van de rechtspersoonlijkheid, tegenover wie hij verantwoordelijk is voor het werk van zijn ondergeschikten.

Voor de vastlegging en de betaling van de uitgaven is de machtiging vereist van de voorzitter van de Beheerscommissie.

Met het akkoord van de Beheerscommissie kan de voorzitter zijn machtiging zoals bepaald in het vorige lid en voor zover de bedragen euro 25.000 exclusief BTW niet overschrijden, delegeren aan een of meerdere personen. Afdeling II. - De comptabiliteitsverrichtingen

Art. 7.Alle comptabiliteitsverrichtingen, ook de fondsenbewegingen en de derdengelden, moeten worden gestaafd door bewijsstukken. Deze vermelden de som, de gebruikte begrotingsrubriek, een omschrijving van de verrichting en de verwijzing naar de inschrijving in een van de bij artikel 12 van dit besluit voorziene dagboeken.

De investeringsgoederen dragen een inventarisnummer en moeten worden ingeschreven in het inventarisboek; de goederen bestemd voor voortverkoop worden genoteerd in het magazijnboek.

Al deze documenten moeten bijgehouden worden onder handgeschreven of geïnformatiseerde vorm.

Art. 8.De contante rechten worden geregistreerd op het ogenblik van hun ontvangst op de postrekening of op een rekening van een financiële instelling die door de Minister erkend is.

De gefactureerde rechten worden ingeschreven op het ogenblik dat de rekenplichtige de facturen zendt naar de schuldenaars van de rechtspersoonlijkheid. Deze worden opgemaakt op basis van de leveringsnota's, indien het verkopen van goederen betreft, en volgens de prestatiestaten voor de ontledingen en de onderzoekingen.

De uitgaven voor werken, leveringen en diensten worden betaald op voorlegging door de rechthebbenden van nota's, facturen of kwijtingen.

De contante uitgaven worden geregistreerd op het ogenblik van hun betaling via de postrekening of via een door de Minister erkende financiële rekening.

De gefactureerde schulden worden ingeschreven op het ogenblik dat de factuur ontvangen wordt door de rekenplichtige.

Creditnota's kunnen worden opgemaakt op voorwaarde dat de rechthebbende partij hiervoor bewijsstukken voorlegt.

Art. 9.De boekhoudingsstukken worden geklasseerd in volgorde van hun inschrijving in de diverse dagboeken zoals voorzien in artikel 12 van dit besluit.

Voor de werken, leveringen en diensten worden ofwel het afschrift van de contracten, ofwel de bestelbons, ofwel de processen-verbaal van toewijzing van de opdracht en van keuring bijgehouden. Bij gebrek aan een proces-verbaal, moet de aftekening voor ontvangst op de factuur zelf worden aangebracht.

Deze documenten worden apart geclasseerd, maar kunnen steeds teruggevonden worden op basis van het boekhoudsysteem.

De uitgaven voor lonen worden gestaafd door de loonstaten, waarop zich alle gegevens bevinden die deze uitgaven rechtvaardigen.

Art. 10.De betaling van de uitgaven en de inning van de opbrengsten gebeuren door middel van de postrekening of een door de Minister erkende financiële instelling.

De door de rekenplichtige gedane overschrijvingen en uitgeschreven cheques moeten door de voorzitter van de Beheerscommissie of, bij diens afwezigheid, door een door hem hiertoe aangewezen lid, medeondertekend worden.

Art. 11.Voor kleine lopende uitgaven kan de rekenplichtige een kasvoorschot worden toegekend, dat kan hernieuwd worden met de goedkeuring van de voorzitter van de Beheerscommissie nadat voor de gedane uitgaven voor kwijting afgetekende stukken werden voorgelegd.

Deze stukken worden opgenomen in een verzamelstaat met verwijzing naar de gebruikte uitgavenrubrieken. Afdeling III. - De Boeken

Art. 12.De boekhouding bestaat uit : 1° - dagboeken Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen : * de financiële dagboeken : voor elke financiële rekening is er een afzonderlijk dagboek nodig; * het dagboek van de door derden verworven rechten; * het dagboek van de door de rechtspersoonlijkheid verworven rechten; * het dagboek van de diverse verrichtingen. 2° - een grootboek Door het systeem van het dubbel boekhouden worden alle verrichtingen, opgenomen in de onderscheiden dagboeken, ook overgenomen op een grootboekrekening.De inschrijvingen in het grootboek verwijzen naar de inschrijving in het dagboek en vice-versa. 3° - een inventarisboek 4° - eventueel, een magazijnboek Al deze boeken moeten bijgehouden worden onder handgeschreven of geïnformatiseerde vorm.

Art. 13.Het grootboek bevat alle rekeningen die nodig zijn voor het opstellen van de budgettaire rekening, de resultaatrekening en de balans.

Voor elke begrotingsrubriek in inkomsten en uitgaven is er een grootboekrekening aanwezig. Voor de uitgavenrubrieken moet steeds worden gezorgd dat op elk ogenblik het nog beschikbare krediet kan worden vastgesteld.

Art. 14.Alle aankopen van investeringsgoederen en van producten van enig belang, worden in het inventarisboek ingeschreven. De inschrijvingsnummers vormen een doorlopende reeks die electronisch wordt bijgehouden.

Op het einde van elk boekjaar, wordt in een gedetailleerde lijst de waarde vermeld van de goederen welke in de balans voorkomen, aangevuld met een bijbehorende afschrijvingstabel.

Het verdwijnen of buitengebruikstellen van goederen wordt in een proces-verbaal of een ander document opgenomen en bijgehouden in het boekhoudsysteem.

Art. 15.Het magazijnboek is een weergave van het in- en uitgaan van de producten per soort met verwijzing naar de desbetreffende facturen.

Het magazijnboek wordt zonder onderbreking bijgehouden. Het saldo van de hoeveelheden moet, rekening houdend met het normale verlies, overeenstemmen met de voorraden in het magazijn en de rekening "voorraden" op de balans.

Art. 16.In het geval van een handgeschreven boekhouding gebeuren de inschrijvingen in de dagboeken. chronologisch en zonder blancoruimten of interlinies.

De te verbeteren inschrijvingen moeten op dusdanige wijze gecorrigeerd worden dat de oorspronkelijke inschrijvingen kunnen teruggevonden worden. In het geval van een handgeschreven boekhouding parafeert de persoon die deze verbeteringen heeft aangebracht deze inschrijving.

Art. 17.De geschriften voor de ten zetel van de rechtspersoonlijkheid behandelde bestuurszaken worden gehouden in de landstaal voorgeschreven door de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966. HOOFDSTUK IV. - Verslagen van de stand der boekhouding

Art. 18.Nadat alle verrichtingen in de onderscheiden dagboeken zijn ingeboekt, wordt op het einde van het jaar met deze gegevens de budgettaire rekening opgemaakt met de vermelding van de begrotingsrubrieken zoals gedefinieerd in artikel 1.

Aansluitend hierbij worden de afschrijvingen en eventuele waardeverminderingen ingeboekt, de provisies aangelegd en de nodige correcties aangebracht.

De saldi van de verschillende kosten- en opbrengstenrekeningen vormen de resultaatrekening van het boekjaar. De saldi van de andere rekeningen vormen de basis voor het opstellen van de balans en worden volgens de regels van het dubbel boekhouden gesloten en heropend.

Art. 19.De voorzitter ondertekent de in artikel 18 bedoelde documenten na voorlegging ervan aan de Beheerscommissie, die over de bestemming of de aanwending van het resultaat beslist. De voorzitter maakt ze over aan de Minister binnen de termijn vastgesteld in artikel 13 van de koninklijke besluiten van 12 november 1997. Samen met deze documenten worden ook het verslag van de vergadering van de Beheerscommissie bijgevoegd.

Art. 20.Een volledige staat van ontvangsten en uitgaven is vereist : 1° telkens als de voorlopige of periodieke stand van de boekhouding gedurende het dienstjaar moet worden voorgelegd;2° op het ogenblik dat de rekenplichtige definitief ophoudt zijn functie uit te oefenen;3° op specifieke vraag van een lid van de Beheerscommissie. Op het einde van het boekjaar of wanneer de rekenplichtige zijn functies definitief neerlegt, legt deze laatste, eventueel vertegenwoordigd door zijn rechtverkrijgenden, voor het Rekenhof rekening en verantwoording af over zijn beheer. Deze verantwoording moet geschieden in de vorm die gebruikelijk aangewend wordt voor de rapportering aan de Beheerscommissie.

Deze rekeningen worden gestaafd : 1° door een proces-verbaal van kastoestand bij het sluiten van de boeken of op het ogenblik van beëindiging van de functie van de rekenplichtige;2° de budgettaire rekening zoals die gewoonlijk aan de Beheerscommissie wordt voorgelegd.

Art. 21.Op het einde van een beheer, verklaart de opvolger dat hij tegoed en vermogen overneemt volgens de documenten waarvan sprake in artikel 20 van dit besluit. Hij maakt een exemplaar van zijn verklaring over aan zijn voorganger of aan diens rechthebbenden. HOOFDSTUK V. - Controle

Art. 22.Onverminderd de bevoegdheden van de Inspectie van Financiën en het Rekenhof, is de afdeling Interne Controle van de Dienst Begroting en Beheerscontrole van de Federale Overheidsdienst belast met het nazicht van de boekhouding van de rechtspersoonlijkheid.

De ambtenaren van deze dienst bezitten bij de uitoefening van hun functie alle bevoegdheid van onderzoek : zij mogen zich alle stavingsstukken die zij nodig achten, doen voorleggen. Zij vergewissen zich tevens van de toestand van de beheerde middelen. Zij mogen zich nochtans niet inlaten met het beheer.

Daarnaast wordt een bedrijfsrevisor aangesteld die ingeschreven is op de ledenlijst van het Instituut der Bedrijfsrevisoren. Zijn opdracht bestaat onder andere uit : - de controle uitvoeren van de aanwending van de financiële middelen voor onderzoeksprojecten die gefinancierd worden door externe financierders; - advies geven over de verhouding van het gebruik van middelen tussen deze van de rechtspersoonlijkheid enerzijds en deze van de staatsbegroting anderzijds.

Art. 23.Tenminste één keer per jaar, stuurt de afdeling Interne Controle aan de Minister, aan de voorzitter van de Beheerscommissie van de rechtspersoonlijkheid en aan de rekenplichtige een verslag van toezicht.

Zodra de ambtenaren van de afdeling Interne Controle er kennis van krijgen wijzen zij op elke situatie welke de financiële toestand van de rechtspersoonlijkheid in gevaar brengt.

Ze zijn gemachtigd de rekeningen en de toestandsopgaven, die van de boeken of documenten werden afgeschreven en waarvan het toezicht hen is opgedragen, voor eensluidend met deze geschriften te verklaren.

De begrotingen en de rekeningen worden door hun tussenkomst aan de Minister voorgelegd. HOOFDSTUK VI. - Slotbepalingen

Art. 24.Het ministerieel besluit van 30 maart 1954 houdende inrichting van de comptabiliteit van de rechtspersoonlijkheid der Rijksstations voor landbouwkundig onderzoek wordt opgeheven voor wat betreft het vroegere Nationaal Instituut voor Diergeneeskundig Onderzoek, dus het huidige Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie.

Art. 25.Dit besluit heeft uitwerking op datum van publicatie in het Belgisch Staatsblad.

Brussel, 24 september 2007.

De Minister van Begroting, F. VANDENBOSSCHE De Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid, D. DONFUT