MINISTERIE VAN BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING

11 SEPTEMBER 1997. - Ministerieel besluit houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties. - Addendum

Deze publicatie geeft gevolg aan de publicatie van het besluit dat op 10 oktober 1997-ED2 op bladzijde 26781 in het Belgisch Staatsblad is verschenen.

Bijlage 5 bis gevoegd aan het ministerieel besluit van 11 september 1997 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties Voorschriften voor het activiteitenrapport en het financieel rapport ter rechtvaardiging van de aanwending van de subsidies toegekend voor de financiering van een actieplan in toepassing van het bovengenoemde K.B. van 18 juli 1997 en M.B. van 11 september 1997.

I Algemene bepalingen Onder een gecoördineerde boekhouding, voorzien in artikel 15 van het KB verstaat men het geheel van de boekhoudingen van de verschillende NGO's die deel uitmaken van een samenwerkingsverband van NGO's. De leidinggevende NGO is verantwoordelijk voor het indienen van een gecoördineerde boekhouding en zorgt ervoor dat er een duidelijk verband bestaat tussen de verschillende boekhoudingen zodat in geval van controle van het gebruik van de subsidie volgens het goedgekeurde actieplan een ondubbelzinnige en doorzichtige lectuur mogelijk is. 1) Specifieke rekeningen en intresten De NGO, of in het geval van een samenwerkingsverband van NGO's, de leidinggevende NGO, moet per type van activiteit zoals gedefihieerd in artikel 8 van het K.B. een specifieke rekening openen in België, waarop de NGO-bijdrage met betrekking tot dit type van activiteit moet worden gestort.

De fondsen die niet onmiddellijk worden aangewend, mogen belegd worden in een risicoloze beleggingsvorm. Hiertoe kan de specifieke Belgische zichtrekening gekoppeld worden aan termijnrekeningen of spaarrekeningen voor zover deze rekeningen specifiek blijven voor het betreffende type van activiteit en uitsluitend gebruikt worden voor beleggingsdoeleinden. De rekeningafschriften van deze bijbehorende rekeningen moeten bij het financieel rapport worden gevoegd. De creditintresten van deze beleggingen mogen uitsluitend ten goede komen van het betreffende type van activiteit, en dit volgens dezelfde modaliteiten als die voorzien voor de oorspronkelijke subsidie.

Alle financiële transacties met betrekking tot een bepaald type van activiteit moeten worden verricht via de specifieke rekening die hiertoe in België werd geopend. Het betreft hier met name : - ter creditering van de rekening : de NGO-bijdrage, de Administratie-subsidie (4 schijven), de in België gerealiseerde intresten en ontvangsten, met uitsluiting van alle andere financieringsbronnen; - ter debitering van de rekening : de betaling van alle kosten die verband houden met de uitvoering van de betreffende acties, met inbegrip van de transfers ten gunste van de lokale partners.

Alle kosten die rechtstreeks verband houden met een bepaalde actie of een bepaald type van activiteit moeten via de desbetreffende specifieke rekening worden betaald.

De kosten voor het personeel in België en de werkingskosten van de NGO zoals uitgesplitst in de modellen 2 en 3, mogen via een algemene rekening worden betaald.

Indien een deel van de subsidie overgedragen wordt aan een lid van een samenwerkingsverband van NGO's, dan moet dit groepslid een specifieke rekening openen voor elk type van activiteit waaraan het deelneemt.

Deze rekeningen moeten eveneens aan de bovengenoemde voorwaarden voldoen. 2) Annualiteit van de lasten De lasten die de NGO in België heeft en die in aanmerking komen voor de verantwoording van het actieplan, zijn de lasten die geboekt worden op het boekjaar dat overeenkomt met het jaar van het actieplan.De bedrijfsrevisor verifieert de juiste boeking van de lasten.

De financiële transfers naar de lokale partner moeten gebeuren tussen 1 januari en 31 december van het jaar waarop het actieplan betrekking heeft; dit geldt zowel voor de NGO-bijdragen als voor de subisidie.

Deze transfers worden vermeld in het financiële verslag door middel van tabel - model 7c.

Het is mogelijk dat de bewijsstukken van de lokale lasten, die de NGO in het kader van de partnerfinanciering hier heeft gehad, gedateerd zijn in het kalenderjaar dat volgt op dat van het actieplan. Nochtans is deze periode beperkt van 1 januari tot 31 mei. De lasten moeten verantwoord worden in het financiële verslag dat de Belgische NGO ten laatste op 31 mei bij de Administratie moet indienen.

De creditnota's moeten in de boekhouding worden opgenomen. Ze moeten aan de Administratie worden gemeld, ook als de actie reeds afgelopen is en er reeds een eindafrekening werd voorgelegd. 3) NGO-bijdrage 3.1 Subsidies afkomstig van andere overheden Wat de activiteiten van het type "partnerfinanciering", "educatie" en "dienstverlening" betreft, mogen de subsidies toegekend door andere overheden dan de Administratie ten hoogste 50 % van de bijdrage van de NGO of van het samenwerkingsverband uitmaken. Dit percentage wordt opgetrokken tot 70 % indien de NGO of het samenwerkingsverband van NGO's zich uitsluitend beperkt tot activiteiten van het type "educatie" en/of "dienstverlening".

Indien dergelijke subsidies het maximum toegelaten percentage overschrijden, dan zal het surplusbedrag worden afgetrokken van de totale kostprijs van de betreffende actie. 3.2 Valorisatie Wat de activiteiten van het type "educatie" en "dienstverlening" betreft, mogen de subsidies van de andere overheden dan de Administratie ook bestaan uit tewerkstellingssteun. De NGO's of het samenwerkingsverband van NGO's die het bedrag van dergelijke steun niet op de specifieke rekening kunnen storten, moeten aan de hand van bewijsstukken aantonen op welke manier deze steun werd gevaloriseerd.

Deze bewijsstukken worden voorgelegd samen met de bewijsstukken betreffende de eigen bijdrage. 4) Gerealiseerde inkomsten 4.1 Partnerfinanciering De financiële netto producten die geboekt kunnen worden op de Belgische bijdrage (ABOS en NGO) en voortgebracht door een lokale bankrekening waarvan de NGO ondertekenaar of medeondertekenaar is, moeten goed worden verantwoord en worden aangewend voor de betreffende actie.

Na afloop van de actie, het eventuele kredietsaldo dat de kosten voor de transfer naar de specifieke rekening in België niet dekt, overgedragen worden aan de lokale partner. 4.2 Educatie Alleen de inkomsten uit activiteiten van het type "educatie" kunnen deel uitmaken van de bijdrage van de NGO of van het samenwerkingsverband van NGO's tot het volgende actieplan. 4.3 Dienstverlening De inkomsten uit de activiteiten van het type "dienstverlening" worden afgetrokken van de totale kostprijs van de actie als de dienst al of niet direct door de Administratie werd gesubsidieerd. 5) Partnerfinanciering Wat betreft het type van activiteit "Partnerfinanciering" gelden de volgende bepalingen : - De voorbereidingskosten zijn onderworpen aan de bepalingen van punt 2 betreffende de annualiteit van de lasten, zoals hierboven vermeld. Deze kosten kunnen zowel betrekking hebben op acties van het voorgelegde actieplan als op volgende actieplannen. De subsidiëring van deze kosten is niet afhankelijk van de goedkeuring van de acties waarop ze betrekking hebben, maar van de goedkeuring van dat deel van het actieplan waarin het beleid van de NGO ter zake globaal wordt gemotiveerd en waarin de gevraagde bedragen worden gerechtvaardigd. In de overgangsfase van de nieuwe reglementering kunnen de voorbereidingskosten met betrekking tot goedgekeurde acties van het actieplan 1998 met eigen middelen gesubsidieerd worden, indien deze kosten werden gemaakt vóór 1 januari 1998. - De kosten in verband met de opvolgingsmissies uitgevoerd in een partnerland kunnen geboekt worden onder de werkingskosten van de actie voor zover ze als dusdanig gepland en gerechtvaardigd worden in het budget van de actie. - Zonder voorafgaande toestemming van de Administratie mogen de verzendingskosten niet meer bedragen dan 20 % van de waarde van de te verzenden goederen. - Fondsen mogen alleen naar een actie in een ontwikkelingsland worden getransfereerd door een overschrijving van bankrekening tot bankrekening. De lokale bankrekening waarop de getransfereerde bedragen worden gestort hoeven niet uitsluitend voorbehouden te zijn voor de uitgaven en ontvangsten met betrekking tot de door de Administratie goedgekeurde actie.

Een derogatie is mogelijk wanneer het financiële systeem van een land slecht functioneert waardoor transfers onmogelijk zijn. Deze derogatie moet nochtans aan twee voorwaarden voldoen : 1. zij moet voorafgaandelijk voorgelegd worden aan de Administratie;2. zij moet zo transparant mogelijk zijn. - Wat de lokale uitgaven betreft moet de effectief toegepaste wisselkoers vermeld worden. De Belgische en buitenlandse bankkosten met betrekking tot de transfer van fondsen moeten als dusdanig op de bewijsstukken vermeld worden. - De samenwerkingsovereenkomst met de lokale partner moet een clausule bevatten die bepaalt dat in de loop van de actie verworven eigendomsrechten ten laatste op het einde van de actie aan de lokale partner worden overgedragen. De lokale boekhouding moet in overeenstemming zijn met de wettelijke boekhoudkundige voorschriften van het land. De lokale partner moet per actie die door de Administratie wordt gesubsidieerd een lokaal kasboek bijhouden.

Na afloop van de actie moet een document van de lokale partner aan het jaarrapport worden toegevoegd waarin deze verklaart de goederen in ontvangst te hebben genomen en zich ertoe verbindt deze goederen te zullen gebruiken voor de realisatie van de gestelde doelstellingen ten gunste van de doelgroep. 6) Steun aan bursalen De NGO die subsidies ontvangt voor de steun aan een bursaal moet een verklaring op eer voorleggen waaruit blijkt dat de bursaal voldoet aan de voorwaarden van artikel 19 van het Koninklijk Besluit.Ook moet de NGO aan de bursaal vragen een verklaring op eer te ondertekenen waarin deze zich ertoe verbindt na zijn opleiding te zullen bijdragen tot een ontwikkelingsactie in een partnerland. Deze documenten worden bij het jaarrapport gevoegd.

II Controlevoorschriften 1) De NGO moet een dubbele boekhouding bijhouden waarin een onderscheid wordt gemaakt tussen lasten/producten naar aard maar ook naar afkomst (volgens activiteit en/of actie).2) De samenwerkingsovereenkomst met de lokale partner moet uitdrukkelijk voorzien dat de Administratie de zetel van de lokale partner mag bezoeken om daar inlichtingen in te winnen betreffende het beheer van de Belgische bijdrage en de uitgevoerde of nog lopende realisaties die kunnen worden toegeschreven aan die bijdrage. III Vormvereisten van het jaarrapport van een actieplan De activiteitenrapporten en financiële rapporten van het actieplan, opgesteld volgens de bepalingen van bijlage 5, moeten als volgt gestructureerd worden : A. Algemeen deel Het algemeen deel bevat de volgende financiële gegevens : 1. Overzicht van de producten en de lasten van de NGO In dit overzicht (model 1) worden alle producten opgenomen die de NGO heeft geïnd in de loop van het jaar waarop het actieplan betrekking heeft.Het betreft hier dus zowel de producten uit eigen NGO-activiteiten als de overheidssubsidies, onafhankelijk van het feit of deze producten werden aangewend om de lasten te dekken die voor of na het betreffende jaar werden gemaakt.

In het overzicht worden daarnaast ook alle lasten opgenomen die de NGO heeft gehad in de loop van het jaar waarop het actieplan betrekking heeft. Deze lasten worden op twee manieren opgesplitst : enerzijds op grond van het feit of ze al dan niet ten laste van de Administratie-subsidie vallen, en anderzijds per post, op dezelfde manier als de producten.

Dit overzicht wordt ondertekend door de bedrijfsrevisor. Wat het samenwerkingsverband van NGO's betreft wordt een dergelijk overzicht opgesteld per groepslid. 2. Tabel van "Administratiekosten" van de NGO Deze tabel bevat alle administratiekosten, onafhankelijk van het feit of deze al dan niet forfaitair worden begroot (model 2). Voor een samenwerkingsverband van NGO's dient de leidinggevende NGO een tabel in per groepslid. 3. Uitsplitsing van de personeelkosten van de NGO De NGO stelt ieder jaar een lijst op van alle personeelsleden.Voor een samenwerkingsverband van NGO's wordt per groepslid een dergelijke lijst opgesteld.

Deze lijsten worden bijgehouden op de zetel van de (leidinggevende) NGO. De lijst vermeldt, naast de naam en voornaam van elk personeelslid, zijn/haar kwalificaties en de gepresteerde uren, en geeft aan welk deel van zijn/haar tijd elk personeelslid aan de activiteiten van het actieplan, aan de door de Administratie gefinancierde projecten en aan de niet door de Administratie gesubsidieerde activiteiten heeft besteed.

Voor elk personeelslid dat voltijds of deeltijds betrokken is bij de door de Administratie gesubsidieerde activiteiten wordt op de zetel van de (leidinggevende) NGO een individueel dossier bijgehouden dat bestaat uit de diploma's en de documenten die de anciënniteit van de betrokken werknemer bevestigen evenals een jaaroverzicht van alle uitgaven die met betrekking tot deze werknemer werden gedaan, uitgesplitst per categorie (brutoloon, RSZ, bedrijfsvoorheffing,...).

De bedrijfsrevisor tekent de personeelslijsten evenals de individuele overzichten.

Aan de Administratie wordt ook een door de bedrijfsrevisor gecontroleerde overzichtstabel voorgelegd waarin alleen de personeelsleden zijn opgenomen die voltijds of deeltijds voor de door de Administratie gesubsidieerde activiteiten werken (zie model 3).

Voor een samenwerkingsverband van NGO's wordt voor elk groepslid een dergelijke tabel opgesteld.

B. Specifiek deel Dit tweede deel bevat alle gegevens die specifiek zijn voor elk type van activiteit. Voor een samenwerkingsverband van NGO's worden de documenten alleen door de leidinggevende NGO opgesteld en voorgelegd.

Voor elk type van activiteit wordt aan dit deel toegevoegd : - een activiteitenrapport; - een algemene overzichtstabel van de inkomsten en uitgaven (modellen 4a en 4e), getekend door de bedrijfsrevisor; - een overzicht van de bankverrichtingen op de specifieke zichtrekening (model 5); - een overzicht van de bankbewegingen tussen de specifieke zichtrekeningen en de beleggingsrekeningen (model 6).

In het geval van partnerfinanciering worden per actie ook nog de volgende tabellen bijgevoegd : - een overzicht van de Belgische uitgaven (model 7a); - een overzicht van de lokale uitgaven (model 7b); - een overzicht van de transfers van fondsen naar de lokale partner (model 7c).

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 11 september 1997.

R. MOREELS