← Terug naar "Ministerieel besluit houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties. - Addendum "
| Ministerieel besluit houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties. - Addendum | Arrêté ministériel portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations. - Addendum |
|---|---|
| MINISTERIE VAN BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN | MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES, DU COMMERCE EXTERIEUR ET DE LA |
| ONTWIKKELINGSSAMENWERKING | COOPERATION AU DEVELOPPEMENT |
| 11 SEPTEMBER 1997. - Ministerieel besluit houdende | 11 SEPTEMBRE 1997. - Arrêté ministériel portant mesures d'exécution de |
| uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 | l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la |
| betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele | subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de |
| ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties. - Addendum | leurs fédérations. - Addendum |
| Deze publicatie geeft gevolg aan de publicatie van het besluit dat op | La présente publication fait suite à la publication de l'arrêté publié |
| 10 oktober 1997-ED2 op bladzijde 26781 in het Belgisch Staatsblad is verschenen. | le 10 octobre 1197-ED2 page 26781 au Moniteur belge. |
| Bijlage 5 bis gevoegd aan het ministerieel besluit van 11 september | Annexe 5 bis rattachée à l'arrêté ministériel du 11 septembre 1997 |
| 1997 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 | portant mesure d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 |
| juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van | relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non |
| niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties | gouvernementales de développement et de leurs fédérations |
| Voorschriften voor het activiteitenrapport en het financieel rapport | Modalités de présentation du rapport d'activités et du rapport |
| ter rechtvaardiging van de aanwending van de subsidies toegekend voor | financier justifiant l'utilisation des subsides octroyés pour le |
| de financiering van een actieplan in toepassing van het bovengenoemde | financement d'un plan d'action en application des A.R. du 18 juillet |
| K.B. van 18 juli 1997 en M.B. van 11 september 1997. | 1997 et A.M. du 11 septembre 1997 susmentionnés. |
| I Algemene bepalingen | I Dispositions générales |
| Onder een gecoördineerde boekhouding, voorzien in artikel 15 van het KB verstaat men het geheel van de boekhoudingen van de verschillende NGO's die deel uitmaken van een samenwerkingsverband van NGO's. De leidinggevende NGO is verantwoordelijk voor het indienen van een gecoördineerde boekhouding en zorgt ervoor dat er een duidelijk verband bestaat tussen de verschillende boekhoudingen zodat in geval van controle van het gebruik van de subsidie volgens het goedgekeurde actieplan een ondubbelzinnige en doorzichtige lectuur mogelijk is. 1) Specifieke rekeningen en intresten De NGO, of in het geval van een samenwerkingsverband van NGO's, de leidinggevende NGO, moet per type van activiteit zoals gedefihieerd in | On entend par comptabilité coordonnée visée à l'article 15 de l'AR l'ensemble des comptabilités des ONG membres du groupement, introduit par l'ONG leader, qui veillera à ce que les liens entre ces différentes comptabilités soient clairement établis de manière à garantir une lecture univoque et transparente en vue du contrôle de l'utilisation du subside conformément au plan d'action approuvé, (cf. section III Présentation du rapport annuel d'un plan d'action). 1) Comptes spécifiques et intérêts L'ONG ou, pour les groupements, l'ONG leader doit ouvrir en Belgique |
| artikel 8 van het K.B. een specifieke rekening openen in België, | un compte spécifique par type d'activité défini à l'article 8 de l'AR. |
| waarop de NGO-bijdrage met betrekking tot dit type van activiteit moet | Sur ce compte, sera versée la contribution-ONG afférente au type |
| worden gestort. De fondsen die niet onmiddellijk worden aangewend, mogen belegd worden in een risicoloze beleggingsvorm. Hiertoe kan de specifieke Belgische zichtrekening gekoppeld worden aan termijnrekeningen of spaarrekeningen voor zover deze rekeningen specifiek blijven voor het betreffende type van activiteit en uitsluitend gebruikt worden voor beleggingsdoeleinden. De rekeningafschriften van deze bijbehorende rekeningen moeten bij het financieel rapport worden gevoegd. De creditintresten van deze beleggingen mogen uitsluitend ten goede komen van het betreffende type van activiteit, en dit volgens dezelfde modaliteiten als die voorzien voor de oorspronkelijke subsidie. | d'activité. Les fonds non immédiatement utilisés peuvent faire l'objet d'un placement sans risque. Pour ce faire, les comptes spécifiques belges à vue peuvent être jumelés avec des comptes à terme ou d'épargne pour autant que ces comptes restent spécifiques au type d'activité concerné et ne soient utilisés qu'aux seules fins de placement. Le relevé des mouvements bancaires de ces comptes annexes est joint au rapport financier. Les intérêts créditeurs de ces placements reviennent au type d'activité concerné selon les mêmes modalités que celles prévues pour le subside principal. |
| Alle financiële transacties met betrekking tot een bepaald type van | Toutes les opérations financières relatives à un type d'activité sont |
| activiteit moeten worden verricht via de specifieke rekening die | effectuées exclusivement à partir du compte spécifique en Belgique |
| hiertoe in België werd geopend. Het betreft hier met name : | ouvert à cet effet, à savoir |
| - ter creditering van de rekening : de NGO-bijdrage, de | - au crédit du compte : la contribution-ONG, la subvention de |
| Administratie-subsidie (4 schijven), de in België gerealiseerde | l'Administration (4 tranches), les intérêts et les recettes générées |
| intresten en ontvangsten, met uitsluiting van alle andere financieringsbronnen; - ter debitering van de rekening : de betaling van alle kosten die verband houden met de uitvoering van de betreffende acties, met inbegrip van de transfers ten gunste van de lokale partners. Alle kosten die rechtstreeks verband houden met een bepaalde actie of een bepaald type van activiteit moeten via de desbetreffende specifieke rekening worden betaald. De kosten voor het personeel in België en de werkingskosten van de NGO zoals uitgesplitst in de modellen 2 en 3, mogen via een algemene rekening worden betaald. Indien een deel van de subsidie overgedragen wordt aan een lid van een samenwerkingsverband van NGO's, dan moet dit groepslid een specifieke rekening openen voor elk type van activiteit waaraan het deelneemt. Deze rekeningen moeten eveneens aan de bovengenoemde voorwaarden voldoen. 2) Annualiteit van de lasten De lasten die de NGO in België heeft en die in aanmerking komen voor de verantwoording van het actieplan, zijn de lasten die geboekt worden op het boekjaar dat overeenkomt met het jaar van het actieplan. De | en Belgique, à l'exclusion de toutes autres sources de financement; - au débit du compte : toutes les dépenses relatives à l'exécution des actions concernées, y compris les transferts effectués au profit des partenaires locaux. Toutes les charges directement imputables à une action ou un type d'activités donné seront payées exclusivement à partir du compte spécifique y afférent. Les charges résultant des frais du personnel travaillant en Belgique ainsi que les frais de fonctionnement de l'ONG tels que ventilés dans les modèles 2 et 3 peuvent être payés à partir d'un compte général. Si une partie du subside est transférée à un membre d'un groupement, ce dernier doit ouvrir un compte spécifique pour chaque type d'activité auquel il participe. Ces comptes doivent respecter les modalités susmentionnées. 2) Annualité des charges Les charges encourues par l'ONG en Belgique prises en considération pour la justification du plan d'action sont les charges imputées à l'exercice comptable correspondant à l'année du plan d'action. Le |
| bedrijfsrevisor verifieert de juiste boeking van de lasten. | révisieur d'entreprise vérifie la correcte imputation de ces charges. |
| De financiële transfers naar de lokale partner moeten gebeuren tussen | Les transferts financiers vers les partenaires locaux doivent être |
| 1 januari en 31 december van het jaar waarop het actieplan betrekking | effectués entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année civile à |
| heeft; dit geldt zowel voor de NGO-bijdragen als voor de subisidie. | laquelle se rapporte le plan d'action, tant pour ce qui concerne la |
| Deze transfers worden vermeld in het financiële verslag door middel | contribution de l'ONG que le subside. Ces transferts sont mentionnés |
| van tabel - model 7c. | dans le rapport financier au moyen du tableau modèle 7c. |
| Het is mogelijk dat de bewijsstukken van de lokale lasten, die de NGO | Les pièces justificatives afférentes aux charges encourues localement |
| in het kader van de partnerfinanciering hier heeft gehad, gedateerd | dans le cadre du financement du partenaire peuvent porter des dates de |
| zijn in het kalenderjaar dat volgt op dat van het actieplan. Nochtans | l'année civile qui suit celle du plan d'action. Ces dates ne peuvent |
| is deze periode beperkt van 1 januari tot 31 mei. De lasten moeten | cependant être comprises qu'entre le 1er janvier et le 31 mai. Ces |
| verantwoord worden in het financiële verslag dat de Belgische NGO ten | charges sont à justifier dans le rapport financier que l'ONG belge |
| laatste op 31 mei bij de Administratie moet indienen. | remet à l'Administration au plus tard le 31 mai. |
| De creditnota's moeten in de boekhouding worden opgenomen. Ze moeten | Les notes de crédit sont obligatoirement reprises dans la |
| aan de Administratie worden gemeld, ook als de actie reeds afgelopen | comptabilité. Elles sont signalées à l'Administration même si l'action |
| is en er reeds een eindafrekening werd voorgelegd. | est terminée et a déjà fait l'objet d'une justification finale. |
| 3) NGO-bijdrage | 3) Contribution de l'ONG |
| 3.1 Subsidies afkomstig van andere overheden | 3.1 Subsides d'autres pouvoirs publics |
| Wat de activiteiten van het type "partnerfinanciering", "educatie" en | Pour les activités de type "financement du partenaire", "éducation" et |
| "dienstverlening" betreft, mogen de subsidies toegekend door andere | "offre de services", les subsides attribués par d'autres pouvoirs |
| overheden dan de Administratie ten hoogste 50 % van de bijdrage van de | publics que l'Administration peuvent intervenir pour 50% au maximum |
| NGO of van het samenwerkingsverband uitmaken. Dit percentage wordt | dans la contribution de l'ONG ou du groupement. Ce pourcentage est |
| opgetrokken tot 70 % indien de NGO of het samenwerkingsverband van | porté à 70 % si l'ONG ou le groupement n'exerce que des activités de |
| NGO's zich uitsluitend beperkt tot activiteiten van het type | type "éducation" et/ou "offre de services". |
| "educatie" en/of "dienstverlening". | |
| Indien dergelijke subsidies het maximum toegelaten percentage | Si de tels subsides dépassent le montant maximum autorisé, le surplus |
| overschrijden, dan zal het surplusbedrag worden afgetrokken van de | |
| totale kostprijs van de betreffende actie. | devra être défalqué du coût total de l'action considérée. |
| 3.2 Valorisatie | 3.2 Valorisation |
| Wat de activiteiten van het type "educatie" en "dienstverlening" | Pour les activités de type "éducation" et "offre de services", les |
| betreft, mogen de subsidies van de andere overheden dan de | |
| Administratie ook bestaan uit tewerkstellingssteun. De NGO's of het | subsides des pouvoirs publics autres que l'Administration peuvent |
| samenwerkingsverband van NGO's die het bedrag van dergelijke steun | consister en des aides à l'emploi. L'ONG ou le groupement, ne pouvant |
| niet op de specifieke rekening kunnen storten, moeten aan de hand van | verser le montant de telles aides sur le compte spécifique, doit |
| bewijsstukken aantonen op welke manier deze steun werd gevaloriseerd. | |
| Deze bewijsstukken worden voorgelegd samen met de bewijsstukken | indiquer à l'aide de pièces probantes la manière de valoriser ces |
| betreffende de eigen bijdrage. | aides au moment où elle apporte la preuve de sa contribution. |
| 4) Gerealiseerde inkomsten | 4) Revenus générés |
| 4.1 Partnerfinanciering | 4.1 Financement du partenaire |
| De financiële netto producten die geboekt kunnen worden op de | |
| Belgische bijdrage (ABOS en NGO) en voortgebracht door een lokale | Les produits financiers nets directement imputables à l'apport belge |
| bankrekening waarvan de NGO ondertekenaar of medeondertekenaar is, | (AGCD + ONG) générés par un compte bancaire local de l'ONG belge |
| moeten goed worden verantwoord en worden aangewend voor de betreffende | doivent être affectés à la réalisation de l'action concernée et dûment |
| actie. | justifiés. |
| Na afloop van de actie, het eventuele kredietsaldo dat de kosten voor | A l'issue de l'action, le solde créditeur éventuel dont l'importance |
| de transfer naar de specifieke rekening in België niet dekt, | ne couvre pas les frais de transfert vers le compte spécifique en |
| overgedragen worden aan de lokale partner. | Belgique, est remis au partenaire local. |
| 4.2 Educatie | 4.2 Education |
| Alleen de inkomsten uit activiteiten van het type "educatie" kunnen | Pour les activités de type "éducation" uniquement, les revenus générés |
| deel uitmaken van de bijdrage van de NGO of van het | par les activités peuvent intervenir dans la contribution de l'ONG ou |
| samenwerkingsverband van NGO's tot het volgende actieplan. | du groupement dans le plan d'action suivant. |
| 4.3 Dienstverlening | 4.3 Offre de services |
| De inkomsten uit de activiteiten van het type "dienstverlening" worden | Pour les activités de type "offre de services", les revenus générés |
| afgetrokken van de totale kostprijs van de actie als de dienst al of | sont déduits du coût total de l'action si le service est déjà |
| niet direct door de Administratie werd gesubsidieerd. | directement ou indirectement subsidié par l'Administration. |
| 5) Partnerfinanciering | 5) Financement du partenaire |
| Wat betreft het type van activiteit "Partnerfinanciering" gelden de | Pour le type d'activité "Financement du partenaire", sont |
| volgende bepalingen : | d'application les dispositions suivantes : |
| - De voorbereidingskosten zijn onderworpen aan de bepalingen van punt | - Les frais de préparation doivent respecter l'annualité des charges |
| 2 betreffende de annualiteit van de lasten, zoals hierboven vermeld. | telle que définie au point 2 ci-dessus. Ces frais peuvent se rapporter |
| Deze kosten kunnen zowel betrekking hebben op acties van het | tant à des actions qui figurent dans le plan d'action présenté que |
| voorgelegde actieplan als op volgende actieplannen. De subsidiëring | |
| van deze kosten is niet afhankelijk van de goedkeuring van de acties | dans le plan d'action suivant. La subsidiation de ces frais n'est pas |
| waarop ze betrekking hebben, maar van de goedkeuring van dat deel van | liée à l'approbation des actions auxquelles ils sont liés mais à |
| het actieplan waarin het beleid van de NGO ter zake globaal wordt | l'approbation de la partie du plan d'action où est motivée de façon |
| gemotiveerd en waarin de gevraagde bedragen worden gerechtvaardigd. In | globale la politique suivie par l'ONG en cette matière et où sont |
| de overgangsfase van de nieuwe reglementering kunnen de | justifiés les montants demandés. Pour assurer la transition avec la |
| voorbereidingskosten met betrekking tot goedgekeurde acties van het | nouvelle réglementation, des frais de préparation liés à des actions |
| actieplan 1998 met eigen middelen gesubsidieerd worden, indien deze | approuvées du plan d'action 1998 peuvent être couverts par l'apport |
| kosten werden gemaakt vóór 1 januari 1998. | propre si ces frais sont intervenus avant le 1er janvier 1998. |
| - De kosten in verband met de opvolgingsmissies uitgevoerd in een | - Les frais des missions de suivi effectuées dans un pays partenaire |
| partnerland kunnen geboekt worden onder de werkingskosten van de actie | peuvent être imputés à charge des frais de fonctionnement des actions |
| voor zover ze als dusdanig gepland en gerechtvaardigd worden in het | pour autant qu'ils aient été planifiés et justifiés comme tels dans le |
| budget van de actie. | budget des actions. |
| - Zonder voorafgaande toestemming van de Administratie mogen de | - Les frais d'expédition ne peuvent, sans accord préalable de |
| verzendingskosten niet meer bedragen dan 20 % van de waarde van de te verzenden goederen. - Fondsen mogen alleen naar een actie in een ontwikkelingsland worden getransfereerd door een overschrijving van bankrekening tot bankrekening. De lokale bankrekening waarop de getransfereerde bedragen worden gestort hoeven niet uitsluitend voorbehouden te zijn voor de uitgaven en ontvangsten met betrekking tot de door de Administratie goedgekeurde actie. Een derogatie is mogelijk wanneer het financiële systeem van een land slecht functioneert waardoor transfers onmogelijk zijn. Deze derogatie moet nochtans aan twee voorwaarden voldoen : | l'Administration, s'élever à plus de 20% de la valeur des biens expédiés. - Les transferts de fonds vers une action dans un pays en voie de développement doivent obligatoirement se faire par virements de compte bancaire à compte bancaire. Les comptes locaux sur lesquels sont versés les fonds transférés ne doivent pas être réservés exclusivement aux seules dépenses et recettes afférentes à l'action approuvée par l'Administration. Une dérogation est possible lorsque le système financier d'un pays est dans un état de délabrement tel qu'il ne permet plus les transferts. Cette dérogation doit cependant répondre à deux conditions : |
| 1. zij moet voorafgaandelijk voorgelegd worden aan de Administratie; | 1. elle doit être concertée au préalable avec l'Administration; |
| 2. zij moet zo transparant mogelijk zijn. | 2. elle doit répondre le mieux possible au principe de transparence. |
| - Wat de lokale uitgaven betreft moet de effectief toegepaste | - Le taux de change effectif appliqué lors des transferts est |
| wisselkoers vermeld worden. De Belgische en buitenlandse bankkosten | mentionné pour les dépenses locales. Les frais bancaires, tant en |
| met betrekking tot de transfer van fondsen moeten als dusdanig op de | Belgique qu'à l'étranger, relatifs aux transferts de fonds doivent |
| bewijsstukken vermeld worden. | apparaître comme tels dans les justificatifs. |
| - De samenwerkingsovereenkomst met de lokale partner moet een clausule | - L'accord de collaboration avec le partenaire local doit prévoir au |
| bevatten die bepaalt dat in de loop van de actie verworven eigendomsrechten ten laatste op het einde van de actie aan de lokale partner worden overgedragen. De lokale boekhouding moet in overeenstemming zijn met de wettelijke boekhoudkundige voorschriften van het land. De lokale partner moet per actie die door de Administratie wordt gesubsidieerd een lokaal kasboek bijhouden. Na afloop van de actie moet een document van de lokale partner aan het jaarrapport worden toegevoegd waarin deze verklaart de goederen in ontvangst te hebben genomen en zich ertoe verbindt deze goederen te zullen gebruiken voor de realisatie van de gestelde doelstellingen ten gunste van de doelgroep. | plus tard au terme de l'action un transfert des droits de propriété des biens acquis au cours de l'action au bénéfice du partenaire local. La comptabilité locale doit répondre aux obligations légales du pays en matière comptable. Le partenaire local doit tenir un livre de caisse local par action subsidiée par l'Administration. Au terme de l'action, est joint au rapport annuel le document établi par le partenaire local pour acter la réception des biens et son engagement à les utiliser à la poursuite des objectifs définis en faveur du groupe cible. |
| 6) Steun aan bursalen | 6) Soutien de boursiers |
| De NGO die subsidies ontvangt voor de steun aan een bursaal moet een | L'ONG qui a obtenu des subsides pour le soutien d'un boursier établit |
| verklaring op eer voorleggen waaruit blijkt dat de bursaal voldoet aan | une déclaration sur l'honneur attestant que le boursier satisfait aux |
| de voorwaarden van artikel 19 van het Koninklijk Besluit. Ook moet de | conditions émises à l'article 19 de l'arrêté royal. Elle demande |
| NGO aan de bursaal vragen een verklaring op eer te ondertekenen waarin | également au boursier de signer une déclaration sur l'honneur par |
| deze zich ertoe verbindt na zijn opleiding te zullen bijdragen tot een | laquelle il s'engage à intégrer, après sa formation, une action de |
| ontwikkelingsactie in een partnerland. Deze documenten worden bij het | développement dans un pays partenaire. Ces documents sont joints au |
| jaarrapport gevoegd. | rapport annuel. |
| II Controlevoorschriften | II Modalité de contrôle |
| 1) De NGO moet een dubbele boekhouding bijhouden waarin een | 1) L'ONG doit tenir une comptabilité en partie double dans laquelle |
| onderscheid wordt gemaakt tussen lasten/producten naar aard maar ook | une distinction des charges/produits est faite par nature mais aussi |
| naar afkomst (volgens activiteit en/of actie). | par destination (selon l'activité et/ou l'action). |
| 2) De samenwerkingsovereenkomst met de lokale partner moet | 2) L'accord de collaboration avec le partenaire local doit prévoir |
| uitdrukkelijk voorzien dat de Administratie de zetel van de lokale | explicitement que l'Administration puisse se rendre au siège du |
| partner mag bezoeken om daar inlichtingen in te winnen betreffende het | |
| beheer van de Belgische bijdrage en de uitgevoerde of nog lopende | partenaire local pour y obtenir des informations sur la gestion de |
| realisaties die kunnen worden toegeschreven aan die bijdrage. | l'apport belge et les réalisations effectuées ou en cours grâce à cet |
| III Vormvereisten van het jaarrapport van een actieplan | apport. III Présentation du rapport annuel d'un plan d'action |
| De activiteitenrapporten en financiële rapporten van het actieplan, | Les rapports d'activités et financier du plan d'action, établis sur |
| opgesteld volgens de bepalingen van bijlage 5, moeten als volgt | base des dispositions contenues dans l'annexe 5, seront structurés de |
| gestructureerd worden : | la manière suivante : |
| A. Algemeen deel | A. Volet général |
| Het algemeen deel bevat de volgende financiële gegevens : | Le volet général comprend les données financières suivantes : |
| 1. Overzicht van de producten en de lasten van de NGO In dit overzicht (model 1) worden alle producten opgenomen die de NGO heeft geïnd in de loop van het jaar waarop het actieplan betrekking heeft. Het betreft hier dus zowel de producten uit eigen NGO-activiteiten als de overheidssubsidies, onafhankelijk van het feit of deze producten werden aangewend om de lasten te dekken die voor of na het betreffende jaar werden gemaakt. In het overzicht worden daarnaast ook alle lasten opgenomen die de NGO heeft gehad in de loop van het jaar waarop het actieplan betrekking heeft. Deze lasten worden op twee manieren opgesplitst : enerzijds op grond van het feit of ze al dan niet ten laste van de Administratie-subsidie vallen, en anderzijds per post, op dezelfde manier als de producten. Dit overzicht wordt ondertekend door de bedrijfsrevisor. Wat het samenwerkingsverband van NGO's betreft wordt een dergelijk overzicht opgesteld per groepslid. 2. Tabel van "Administratiekosten" van de NGO Deze tabel bevat alle administratiekosten, onafhankelijk van het feit of deze al dan niet forfaitair worden begroot (model 2). Voor een samenwerkingsverband van NGO's dient de leidinggevende NGO een tabel in per groepslid. | 1. Liste de l'ensemble des produits et des charges de l'ONG Cette liste (modèle 1) reprend toutes les produits perçus par l'ONG au cours de l'année du plan d'action, tant les produits générés par les activités propres de l'ONG que les subsides octroyés par les donateurs publics et ce, indépendamment du fait que ces produits soient destinés à couvrir des charges antérieures ou postérieures à l'année concernée. La liste reprend également toutes les charges de l'ONG au cours de l'année du plan d'action. Elle les ventile d'une part selon qu'elles soient ou non imputées à charge des subsides de l'Administration, d'autre part selon leur affectation de manière similaire aux produits. Cette liste est signée par le réviseur d'entreprise. Pour les groupements, une liste est élaborée par membre du groupement. 2. Tableau des "Frais administratifs" de l'ONG Les frais administratifs qu'ils soient ou non calculés sur une base forfaitaire, figurent dans ce tableau (modèle 2). Pour les groupements, l'ONG leader introduit un tableau par membre. |
| 3. Uitsplitsing van de personeelkosten van de NGO De NGO stelt ieder jaar een lijst op van alle personeelsleden. Voor een samenwerkingsverband van NGO's wordt per groepslid een dergelijke lijst opgesteld. Deze lijsten worden bijgehouden op de zetel van de (leidinggevende) NGO. De lijst vermeldt, naast de naam en voornaam van elk personeelslid, zijn/haar kwalificaties en de gepresteerde uren, en geeft aan welk deel van zijn/haar tijd elk personeelslid aan de activiteiten van het actieplan, aan de door de Administratie gefinancierde projecten en aan de niet door de Administratie gesubsidieerde activiteiten heeft besteed. Voor elk personeelslid dat voltijds of deeltijds betrokken is bij de door de Administratie gesubsidieerde activiteiten wordt op de zetel van de (leidinggevende) NGO een individueel dossier bijgehouden dat bestaat uit de diploma's en de documenten die de anciënniteit van de betrokken werknemer bevestigen evenals een jaaroverzicht van alle uitgaven die met betrekking tot deze werknemer werden gedaan, uitgesplitst per categorie (brutoloon, RSZ, bedrijfsvoorheffing,...). De bedrijfsrevisor tekent de personeelslijsten evenals de individuele overzichten. Aan de Administratie wordt ook een door de bedrijfsrevisor gecontroleerde overzichtstabel voorgelegd waarin alleen de personeelsleden zijn opgenomen die voltijds of deeltijds voor de door de Administratie gesubsidieerde activiteiten werken (zie model 3). Voor een samenwerkingsverband van NGO's wordt voor elk groepslid een dergelijke tabel opgesteld. B. Specifiek deel | 3. Ventilation des dépenses de personnel de l'ONG L'ONG dresse par année civile un liste de tout le personnel de l'ONG. Pour les groupements, la liste est dressée par membre du groupement. Les listes sont tenues au siège de l'ONG (leader). Elles reprennent les nom et prénom de chaque membre du personnel, ses qualifications, et la durée de ses prestations. Elles précisent la part du temps que chaque membre du personnel a consacrée aux activités du plan d'action et aux projets financés par l'Administration ainsi qu'à d'autres activités non subsidiées par l'Administration. Pour chaque membre du personnel travaillant à temps plein ou à temps partiel au profit d'activités subsidiées par l'Administration, est également tenu au siège de l'ONG (leader) un dossier individuel contenant notamment les diplômes et les documents attestant l'ancienneté de l'agent ainsi qu'un état récapitulatif annuel de toutes les dépenses qui le concernent ventilées par type (rémunération brute, ONSS, précompte professionnel, Y). Le réviseur signe les listes du personnel ainsi que les états récapitulatifs individuels. Un tableau récapitulatif contrôlé par le réviseur d'entreprise est présenté à l'Administration (modèle 3); il reprend uniquement les personnes travaillant à temps plein ou à temps partiel au profit d'activités subsidiées par l'Administration (voir modèle 3). Pour les groupements, un tel tableau sera dressé par chacun des membres. B. Volet spécifique |
| Dit tweede deel bevat alle gegevens die specifiek zijn voor elk type | Ce second volet reprend les données spécifiques à chaque type |
| van activiteit. Voor een samenwerkingsverband van NGO's worden de | d'activité. Pour les groupements, les documents sont élaborés et |
| documenten alleen door de leidinggevende NGO opgesteld en voorgelegd. | présentés par l'ONG leader uniquement. |
| Voor elk type van activiteit wordt aan dit deel toegevoegd : | Pour chaque type d'activé, est joint : |
| - een activiteitenrapport; | - un rapport d'activité |
| - een algemene overzichtstabel van de inkomsten en uitgaven (modellen | - un tableau récapitulatif général des recettes et dépenses (modèles |
| 4a en 4e), getekend door de bedrijfsrevisor; | 4a à 4e) |
| - een overzicht van de bankverrichtingen op de specifieke | - un relevé des opérations bancaires du compte spécifique à vue |
| zichtrekening (model 5); | (modèle 5) |
| - een overzicht van de bankbewegingen tussen de specifieke | - un relevé des mouvements bancaires entre comptes spécifiques à vue |
| zichtrekeningen en de beleggingsrekeningen (model 6). | et de placement (modèle 6). |
| In het geval van partnerfinanciering worden per actie ook nog de | Pour le financement du partenaire, sont également joints par action, |
| volgende tabellen bijgevoegd : | les tableaux suivants : |
| - een overzicht van de Belgische uitgaven (model 7a); | - un relevé des dépenses belges (modèle 7a) |
| - een overzicht van de lokale uitgaven (model 7b); | - un relevé des dépenses locales (modèle 7b). |
| - een overzicht van de transfers van fondsen naar de lokale partner | - un relevé des transferts de fonds vers le partenaire local (modèle |
| (model 7c). | 7c). |
| Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | Pour la consultation du tableau, voir image |
| Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 11 | Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 11 septembre 1997. |
| september 1997. | |
| R. MOREELS | R. MOREELS |